Как создать оперативный план, который вы действительно будете использовать

Вероятно, у вас есть бизнес-план, который поможет вам создать систему для роста и предложит финансовые перспективы на будущее. Бизнес-план часто необходим, если вы хотите привлечь инвесторов или подать заявку на финансирование.

У вас также может быть стратегический план, определяющий ваше направление на следующие несколько лет. А как же оперативный план?

Оперативный план подобен инструкции, в которой разъясняется, как вы будете выполнять свой стратегический план. Оно включает:

• Список задач и процессов внутри вашей компании
• Подробное объяснение ролей и обязанностей для вас и ваших сотрудников
• График достижения ваших стратегических целей

Разница между оперативным и стратегическим планами

Хотя легко спутать стратегические и оперативные планы, они работают рука об руку и предлагают разные преимущества. Например:

• Стратегический план определяет цели организации, а оперативный план описывает, что необходимо сделать для достижения этих целей. Чтобы создать оперативный план, вам нужно сначала иметь стратегический план.
• Стратегический план распространяется на всю организацию, а оперативный план — на отдел. Различные отделы имеют уникальные функции для достижения организационных целей. Например, предположим, что стратегический план состоит в том, чтобы увеличить доход на 10%. В этом случае оперативный план финансового отдела может включать расчет нормы прибыли, в то время как отдел маркетинга проводит кампании по увеличению продаж.
• Стратегический план охватывает определенный период, обычно пять или десять лет. Напротив, оперативный план детализирует действия по реализации этой стратегии в виде недельных, месячных, квартальных или годовых графиков. Например, план отдела маркетинга может включать еженедельный график публикаций в социальных сетях и ежемесячный обзор показателей вовлеченности.

Как операционный план помогает стартапам выживать и двигаться быстрее

План может показаться бесплодным размышлением о будущем — вы просто создаете еще один документ, который теряется в Dropbox или Google Drive. Но это скорее признак плохого плана, чем критика планирования.

Стартапы могут думать, что они слишком малы, чтобы им нужен оперативный план, а некоторые оправдывают ограниченное планирование или его отсутствие «гибкостью». Тем не менее отсутствие планирования является одной из главных причин неудачи стартапов, по данным University Lab Partners, независимого исследовательского проекта, созданного в сотрудничестве с Калифорнийским университетом в Ирвайне.

Без плана владельцам бизнеса приходится ежедневно пересматривать и перераспределять приоритеты усилий компании. По крайней мере, это отнимает много времени; довольно часто это приводит к непоследовательным и даже конкурирующим усилиям, превращая прямой путь к стратегическим целям в извилистую, петляющую линию.

Оперативный план также может улучшить командную работу за счет четкого определения обязанностей и, как следствие, ответственности. Каждый член команды лучше понимает свою роль и то, что от него ожидается. Каждый может внести свой вклад, и каждая часть работает на достижение стратегических целей.

Оперативный план также помогает идентифицировать разрозненную информацию из других областей бизнеса. Например, стратегическая цель по увеличению прибыли может в операционном плане потребовать от отдела маркетинга повышения осведомленности о наиболее прибыльных продуктах. Этот запрос действует как естественный стимул для сотрудничества с отделами продаж или данных, которым принадлежат данные о марже для товарных запасов.

Наконец, оперативный план может повысить производительность. Сотрудники могут работать быстрее, потому что они точно знают, что делать. Задачи, которые не соответствуют оперативным и стратегическим целям, могут соскользнуть с их тарелки.

Исследование Gallup показало, что ясность ожиданий является одной из самых основных потребностей сотрудников и имеет жизненно важное значение для производительности. Тем не менее, как показало другое исследование Gallup, лишь около половины сотрудников знают, чего от них ожидают на работе. Хорошо написанный оперативный план переводит цели и ожидания в письменной форме.

Как написать оперативный план, который стоит затраченных усилий

Чтобы создать операционный план, вам сначала нужен стратегический план для определения целей и сроков вашей организации. Каждый проект и задача в операционном плане связаны с «почему» вашего операционного плана.

Например, если стратегическая цель состоит в том, чтобы увеличить годовой доход на 40 % за два года, существует множество проектов — элементов операционного плана, — которые могут вам помочь. Как вы решаете, какие проекты продолжать?

• Посмотрите на свои данные. Где самые большие возможности?
• Поговорите со своей командой. Какие причины приводят к наибольшему количеству отказов в продажах или доставляют больше всего головной боли службе поддержки клиентов?
• Почитайте о своей отрасли. Где отраслевые исследования показывают, что компании оставляют больше всего денег на столе? Например, почти 70% корзин покупок в электронной коммерции брошены, а электронные письма о брошенных корзинах имеют впечатляющие показатели открытия и кликов.

Вы можете определить разнообразный набор потенциальных проектов, которые помогут вам достичь ваших стратегических целей, таких как:

• Проведение маркетинговой кампании в социальных сетях
• Публикация загружаемого ресурса для поощрения подписки по электронной почте
• Реализация реферальной программы для существующих клиентов
• Участие в отраслевой выставке

Приоритизируйте проекты на основе их вероятного влияния на вашу стратегическую цель, а затем распределите обязанности между членами команды, разбивая проект на практические задачи.

На этом этапе определите (или спросите!), нужны ли сотрудникам дополнительные ресурсы. Например, понадобится ли человеку, проводящему социальную кампанию, платформа автоматизации для планирования публикаций заранее или просмотра сводной статистики по вовлеченности публикаций?

Разбейте каждый результат на отдельные задачи и назначьте сроки. Например, для создания кампании в социальных сетях разбивка может выглядеть следующим образом:

• Директор по продажам определяет продукты или услуги для продвижения.
• Бухгалтер предоставляет бюджет кампании.
• Директор по маркетингу пишет творческий бриф, чтобы установить правила обмена сообщениями, и поручает членам команды выполнять творческие активы.
• Копирайтер пишет три версии текста, чтобы проверить вовлеченность.
• Графический дизайнер создает графические ресурсы для кампании.

Если вы владелец малого бизнеса, вы можете справиться со всеми этими ролями и обязанностями. Или, если у вас всего несколько сотрудников, один человек может выполнять несколько функций. Важная работа состоит в том, чтобы разбивать и назначать задачи.

Когда дело доходит до установления реалистичных сроков, полезно получить мнение сотрудников, особенно если один человек работает над несколькими проектами или над несколькими частями одного и того же проекта. Но будьте осторожны, не давайте сотрудникам слишком много времени. Люди склонны откладывать на потом, когда у них большие сроки, а закон Паркинсона гласит, что «работа расширяется, чтобы заполнить время, отведенное для ее завершения».

Сроки будут сорваны. Но наличие крайнего срока означает, что вы будете знать, как только задача не будет завершена вовремя, чтобы вы могли решить проблему и вернуть более крупный проект в нужное русло. Проект, разбитый на задачи с указанием сроков, является хорошим признаком того, что у вас есть четкий оперативный план.

Как узнать, работает ли ваш оперативный план?

После того, как ваш операционный план готов, вам нужно наметить влияние ваших усилий на детальном уровне. Например, если вашей стратегической целью является расширение клиентской базы, а ваш операционный план включает маркетинговую кампанию по электронной почте, несколько ключевых показателей эффективности могут помочь измерить успех:

• Коэффициент открытия электронной почты, который в основном отражает силу строки темы.
• Рейтинг кликов, который оценивает эффективность копии и предложения
• Коэффициент конверсии целевой страницы, который измеряет релевантность целевой страницы.

Сведение воедино всего, от стратегического плана до оперативного плана и результатов, задач и показателей, может показаться сложной задачей. Некоторые рамки, такие как цели и ключевые результаты или OKR, могут помочь.

В OKR цели — это цели, которых хочет достичь ваша компания, а ключевые результаты — это то, как вы измеряете прогресс в достижении этих целей. У вас могут быть общекорпоративные, отделные и индивидуальные OKR — все вложенные друг в друга — которые помогают связать работу сотрудников с общими целями.

Оглядываясь назад, чтобы оценить ваш оперативный план и уточнить следующий

После того, как вы закончите проект, назначьте посмертную встречу. Во время встречи подведите итоги проекта, просмотрите результаты и определите, что сработало, а что нет.

Задокументируйте упражнение, чтобы вы могли определить лучшие практики, а также области для улучшения. Ты взял на себя слишком много? Были ли задачи недостаточно разбиты? Была ли острая потребность в недостающем ресурсе?

Эта информация может помочь вам в следующий раз составить лучший оперативный план. Это может просто сделать процесс оперативного планирования более эффективным. То, на что могли уйти дни, может занять всего несколько часов, как только люди ознакомятся с процессом.

Финальный продукт? Процесс, которого никто не боится, план, который держит всех в курсе, и наилучшие шансы на достижение амбициозных стратегических целей.

Иллюстрация Сьорда ван Левена