Отчеты об эффективности проектов: краткое руководство

Для успешного проекта вам нужна общая картина информации о производительности вашей работы (WPI). Отчеты о производительности предоставляют эту информацию, помещая данные об измерении производительности, обеспечении качества и подотчетности в контекст.

Отчеты об эффективности (например, отчет о состоянии проекта) не просто показывают ключевые показатели эффективности. Они также могут указать, что можно улучшить, и определить риски проекта. Программное обеспечение для управления проектами может помочь в составлении этой отчетности, но сначала давайте более подробно рассмотрим отчеты об эффективности проекта.

Что такое отчет об эффективности?

Отчетность об эффективности — это процесс документирования и определения проектов, продуктов или услуг, которые производит компания, и измерения их успеха с помощью системы отчетности, которая охватывает объем, затраты, обеспечение качества и график. Отчеты об эффективности используются для определения того, насколько хорошо работает компания и соответствует ли она поставленным целям и задачам.

Для этого вы собираете данные из конкретной работы и анализируете их. После завершения этого анализа вы можете внести предложения по улучшению процесса принятия решений в ваших бизнес-процессах.

Существуют разные цели для отчетов об эффективности. Например, отчет об эффективности может быть посвящен одному проекту или члену команды, но может охватывать всю компанию. Отчеты об эффективности, как правило, содержат следующие общие данные:

• Цели и задачи компании
• Видение на пять лет
• Ключевые показатели эффективности (KPI)
• Частота измерения KPI
• Источник отслеживаемых данных

По теме: 5 бесплатных шаблонов отчетов о проектах

Почему важны отчеты об эффективности?

Отчеты об эффективности дают представление об эффективности бизнеса и позволяют вам отслеживать свою деятельность и определять свои сильные и слабые стороны.

Отчет о производительности также можно использовать для сравнения вашей производительности с конкурентами. Это позволит вам узнать, где вы отстаете, и может увеличить ваше конкурентное преимущество. Но отчеты о производительности также могут контролировать вашу рабочую силу.

Отчеты об эффективности позволяют составлять годовые отчеты и соблюдать требования, если ваш бизнес регулируется кодексом и отраслевыми правилами. Но большинство компаний используют его для повышения эффективности своего бизнеса, а также для создания четкой и эффективной коммуникации.

Вы можете более эффективно выполнять и систематизировать собранные данные, используя программное обеспечение для управления проектами. ProjectManager собирает данные в режиме реального времени, чтобы сделать отчеты более точными. Интерактивная информационная панель автоматически вычисляет эти данные и отображает их в виде удобных для чтения графиков и диаграмм, показывающих такие показатели проекта, как время, дисперсия и т. д. Настройка не требуется. ProjectManager дает вам мгновенный отчет о производительности. Попробуйте бесплатно сегодня!

Как внедрить отчеты об эффективности

Отчеты о производительности могут варьироваться от компании к компании. Однако в целом процесс будет проходить по аналогичным этапам. Воспользуйтесь этими советами, чтобы создать собственный отчет об эффективности:

1. Знайте свою аудиторию: кто является вашей целевой аудиторией для отчета? Хотя чаще всего вы будете доставлять отчеты руководителям, это также повлияет на сотрудников компании. В зависимости от того, для кого предназначен отчет об эффективности, определите, будет ли он общим или конкретным, чтобы он был для них полезен.
2. Определите цели . Следующий шаг — понять, что вы хотите, чтобы отчет о производительности делал. Какова миссия вашей компании или цели и задачи проекта? Это позволяет вам оценивать и измерять свою производительность, чтобы увидеть, достигаете ли вы этих целей.
3. Напишите резюме: в отчете о производительности будет много данных, поэтому вы хотите начать его с резюме, которое дает читателю краткий обзор деталей. Этот синопсис важен, потому что он предлагает четкое и краткое изложение фактов.
4. Поделитесь оценкой эффективности: здесь вы подробно описываете части бизнеса или проекта, которые вы оцениваете. Это может включать финансовое состояние компании или проекта, отраслевые сравнения и нефинансовые количественные данные.
5. Сделайте это визуальным: Ничто не усыпляет людей быстрее, чем надгробный текст. Добавление визуальных элементов не только украшает страницу, но и предоставляет легко усваиваемые данные, которые можно понять с первого взгляда.
6. Не забудьте подтвердить это: орфографические ошибки, грамматические ошибки или другие опечатки уменьшат влияние отчета и будут выглядеть непрофессионально. Лучше всего, чтобы другой человек вычитал его, так как он с большей вероятностью уловит небольшие ошибки.

Типы отчетов

Используйте отчет о производительности, чтобы сравнить фактический проект с планом. Вы можете сделать это для различных точек данных. Шесть распространенных типов отчетов об эффективности включают следующее:

• Отчет о состоянии проекта: фиксирует состояние проекта на данном этапе его жизненного цикла. Отчет о состоянии — это моментальный снимок текущего объема, времени, стоимости и качества проекта.
• Отчет о ходе выполнения: Отмечает, что было выполнено в проекте с момента последнего отчета о ходе выполнения.
• Отчет о прогнозировании: оценивает то, что ожидается в проекте, например будущие показатели и ожидаемое состояние проекта на данный момент. Это используется для лучшего использования ресурсов.
• Отчет о тенденциях: сравнивает производительность проекта с тем же периодом в предыдущем отчете. Это можно делать ежемесячно, ежеквартально, раз в полгода или ежегодно.
• Отчет об отклонениях: отображает разницу между фактическим и запланированным ходом выполнения проекта.
• Отчет о освоенном объеме: объединяет объем, график и эффективность затрат с использованием методов управления освоенным объемом. Этот отчет часто является частью отчета о состоянии проекта.

Связанный: Бесплатный шаблон отчета о состоянии для Excel

Как анализировать и действовать в соответствии с отчетами о производительности

После того как вы настроили отчеты об эффективности для своей организации или проекта, следующим шагом будет анализ этих отчетов и принятие мер. Эта работа, как правило, поручается менеджерам, хотя часто она передается на аутсорсинг специализированным аналитикам, которые разбираются в бизнес-аналитике.

Данные, которые вам необходимо проанализировать, могут быть количественными, например результаты продаж и маркетинга, или качественными, например, ответы, которые вы получаете в ходе опросов клиентов. Какой бы тип данных вы ни анализировали, вам нужна структура для детализации процесса, начиная с постановки целей и заканчивая планом действий.

Важно, чтобы вы определили продолжительность вашего анализа, будь то месяц, квартал или годовой отчет о проекте или компании. Этого периода времени должно быть достаточно, чтобы вы могли определить тенденции в данных. Полезно иметь отчеты, которые могут фильтровать данные, не относящиеся к вашему анализу.

Когда вы просматриваете данные, ищите то, что относится к цели вашего анализа. Затем определите и задокументируйте тенденции, которые вы видите, особенно то, что наиболее важно и соответствует целям вашего анализа. Затем вы захотите подвести итоги и разработать план действий, который поможет вам улучшить свою работу.

Как распространять информацию

После того, как вы выполнили всю работу по составлению отчетов и анализу производительности, вам необходимо передать эту информацию.

Отчеты должны быть обнародованы. Заинтересованные стороны, очевидно, будут заинтересованы в том, что раскрывается в отчетах об эффективности. Но чтобы внести необходимые улучшения, к которым вас приведут данные, ваша команда также должна быть проинформирована.

Результаты анализа отчетов об эффективности должны быть адаптированы для вашей аудитории. Будь то записка, электронная почта или даже отчет по отчету, вы должны выбрать лучший способ донести данные до своей аудитории. Чтобы лучше реализовать свой план действий, вы также можете созвать собрание.

Как ProjectManager помогает с отчетами о производительности

ProjectManager — это облачное программное обеспечение, которое отслеживает ход вашего проекта в режиме реального времени. ProjectManager помогает вам организовать задачи и ресурсы для планирования вашего проекта. Он также имеет функции для измерения производительности и обмена этими знаниями с заинтересованными сторонами и командой для улучшения.

Создавайте расписания проектов на диаграммах Ганта

Прежде чем вы сможете измерить производительность, вам нужно установить базовый уровень. Когда вы создаете расписание проекта, диаграмма Ганта ProjectManager позволяет связать зависимости, отфильтровать критический путь и установить базовый план. Диаграмма Ганта позволит вам сравнить запланированные и фактические усилия и создать отчеты для измерения отклонений проекта.

Точно отслеживайте время в табелях учета рабочего времени

Если вы измеряете производительность отдельных членов команды, безопасные табели учета рабочего времени ProjectManager предоставляют данные о том, сколько времени им требуется для выполнения своих задач. Табели учета рабочего времени также могут автоматически заполнять повторяющиеся задания и дополнительно оптимизировать процесс расчета заработной платы, блокируя табели учета рабочего времени после их отправки для большей безопасности.

Создавайте отчеты о производительности за считанные секунды

Кроме того, ProjectManager — это все, что вам нужно для создания отчетов о производительности. Вы можете создавать отчеты о состоянии и портфолио, планы проектов, задачи, расписания, доступность, рабочую нагрузку и отклонения. Все наши отчеты настраиваются, фильтруются для просмотра только тех данных, которые вам нужны, и могут быть сохранены в формате PDF, Excel или CSV, чтобы помочь вам проанализировать и поделиться результатами с заинтересованными сторонами и командой.

ProjectManager — это удостоенное наград программное обеспечение, которое планирует, отслеживает и составляет отчеты о выполнении проекта. Инструменты управления ресурсами позволяют командам работать с полной отдачей, а с нашими многочисленными представлениями проектов они могут работать так, как хотят. Поддерживайте продуктивность команд и следите за выполнением проектов, где бы и когда бы они ни находились, с помощью ProjectManager. Попробуйте ProjectManager сегодня бесплатно!