Руководство по созданию идеального календаря по связям с общественностью на 2023 год

Одной из важнейших составляющих успешных связей с общественностью является своевременность. Своевременность дает средствам массовой информации и их аудитории повод заботиться о вашем бренде. Проблема заключается в согласовании того, что актуально для вашего бренда, что актуально для целевых СМИ и что актуально для каждой аудитории — и все это одновременно. Для этого нужно не только идти в ногу с тенденциями в вашей отрасли, но и видеть их впереди всех остальных. Идеальный пример пиара? Путеводитель по праздничным подаркам. Покупатели обычно не задумываются и не читают их до ноября, но отделы по связям с общественностью и маркетинга работают над ними уже весной или летом. Вам нужно время, чтобы составить свой план, представить средства массовой информации и предоставить им все необходимое для составления своего гида по подаркам к началу праздничных покупок. Вот почему такие успешные пиарщики, как вы, заслуживают пятерки за то, что они работают. Как вы можете быть в курсе тенденций, сезонов, того, что делают СМИ, что происходит в вашей компании, и заставить все это работать вместе? Если вы похожи на любого из знакомых мне PR-специалистов, вам наверняка поможет подробный календарь — главный календарь, который сочетает в себе сезонный календарь с маркетинговым календарем вашего бренда и редакционными календарями средств массовой информации, из которых вы хотите получить освещение. Такой календарь PR-контента — это больше, чем большой список дат. Это сама по себе стратегия и проект, определяющий все, что необходимо для PR-освещения, и работающий в обратном направлении от вашего целевого охвата, целей и кампаний. Это руководство поможет вам создать свой собственный.

Что такое PR-календарь?

PR-календарь — это календарь или план проекта, в котором указаны все ключевые компоненты, необходимые для продвижения и обеспечения PR или освещения в СМИ. Он также может сопоставить их с другими важными маркетинговыми кампаниями и деловыми мероприятиями, чтобы вы могли видеть, как ваш график PR согласуется с остальной частью бизнес-плана. Важное замечание о вашем PR-календаре заключается в том, что это не просто календарь дат публикации или крайних сроков. Он фактически разбивает различные этапы процесса и все задачи, связанные с ними, на управляемую временную шкалу. Все второстепенные сроки, встречи и встречи, связанные с кампанией, а также запросы на активы от команды дизайнеров и цитаты от руководителей. Все задачи, которые вы можете придумать заранее, необходимы для получения большого охвата. Конечно, список необходимых дел зависит от индивидуальной PR-стратегии вашей компании. Пример того, что может быть включено в календарь PR, включает:

• Даты публикации статей или других материалов в СМИ.
• Опубликуйте даты для контента вашего бренда в рамках кампании (например, объявление о награде, пресс-релиз или публикация новостей в социальных сетях).
• Крайние сроки для цитат, которые вы, ваша команда или ваши руководители даете журналистам.
• Даты отправки образцов продукции рецензентам и влиятельным лицам.
• Сроки подачи заявок и награждения.

Все, что вам нужно сделать или запомнить для покрытия земли, является честной игрой.

Зачем командам по связям с общественностью и маркетингу нужен PR-календарь?

Уже есть бизнес-календари, маркетинговые календари, календари контента и многое другое. Почему также должны существовать PR-календари и почему они должны быть у вашей команды? Это только ради чувства организованности? Ну да и нет. Не сбрасывайте со счетов влияние на производительность и производительность, которое переполнение может оказать на вашу маркетинговую команду. Если кто-то не знает, что происходит или что нужно сделать, это может создать путаницу, которая приведет к задержкам и ошибкам в проекте. Вот почему PR-календарь — это больше, чем просто организация и цветовое кодирование. Это о:

Согласование связей с общественностью с другими видами деятельности

Думайте о разных календарях в вашем Календаре Google как о разных слоях вашего PR и маркетинга. Каждый из них показывает отдельный вид, но все вместе вы получаете полную картину. Общий бизнес-календарь — это ядро, на котором должно основываться все остальное. Маркетинговый календарь — это второй уровень — то, как вы сообщаете свой основной календарь своим клиентам с помощью таких вещей, как запуски и кампании. Календарь контента может быть третьим слоем, показывающим, какой контент вы будете использовать для реализации этих кампаний. Считайте свой PR-календарь последним слоем; показывая, как вы будете использовать публичность и видимость для усиления ваших маркетинговых сообщений. Изучив их все, вы получите полное представление о том, как связи с общественностью связаны с другими видами деловой и маркетинговой деятельности.

Планирование PR вокруг праздников и трендов

Еще один способ, которым PR-календарь облегчит работу всей вашей команды, — это возможность заранее планировать любые сезонные праздники или тенденции, к которым ваш бренд может присоединиться для рекламы. Например, руководства по подаркам, о которых мы говорили ранее. Эти важные, срочные кампании могут быстро подкрасться к вам, если у вас нет их — и подготовительной работы, которую они требуют — запланированной заранее. С помощью календаря вы можете в настоящее время блокировать сезонные тенденции или события, относящиеся к вашей отрасли, и добавлять их в свой календарь как ежегодно повторяющиеся элементы — они больше никогда не всплывут.

Более простое внутреннее и внешнее сотрудничество

Наконец, когда вы сотрудничаете настолько, насколько этого требуют связи с общественностью, у вас есть много разных людей, за которых вы несете ответственность — внешние сотрудники, такие как журналисты и издатели, коллеги и сотрудники, а также фрилансеры, работающие с вашей компанией. Календарь PR можно предоставить всем, кто участвует в проектах, и это поможет вам в совместной работе и более легком общении, не пропуская внешние сроки, которые могут пожертвовать охватом.

Годовая доходность

Наконец, календарь PR даст результаты на годы вперед. Первый созданный календарь будет начинаться каждый год после процесса планирования со скелетом идей. Контент — пресс-релизы, сообщения в блогах, кампании и т. д. — можно творчески переназначать, что значительно экономит время. Итак, вы готовы организовать свою команду, контакты, с которыми вы работаете, и себя. С чего начать?

1. Выберите свой формат

Во-первых, вам нужно решить, где будет жить ваш PR-календарь. Как бы я ни любил бумажные календари и маркеры, я не рекомендую их для маркетинговых и PR-планов. Это означает, что вы можете выбрать старую добрую электронную таблицу, простой цифровой календарь или специальный инструмент для редактирования календаря. У каждого варианта есть свои плюсы и минусы, поэтому учитывайте потребности своей команды.

2. Определитесь с типами контента

После того, как вы решили, где будет жить PR-календарь, пришло время начать создавать свои кампании и процессы внутри него. Один из первых шагов, которые вам нужно сделать, это определить типы контента, которые вам понадобятся для реализации и усиления вашего контента и PR-покрытия. Это может включать:

• Смолы
• События
• PR-кампании
• Содержание блога
• Посты/кампании в социальных сетях
• Печать обеспечения

Если это пиар, то его можно (и нужно) планировать в календаре. Хороший способ структурировать вещи — дать каждому формату контента собственную категорию в любом инструменте, который вы используете.

3. Планируйте периодичность публикации

Затем вам нужно подумать, насколько «полным» станет ваш календарь. Другими словами, как часто вы хотите, чтобы контент публиковался в рамках вашей стратегии, будь то «заработанные» или «собственные» медиа. Делая это, вы хотите принять во внимание несколько различных факторов. Во-первых, насколько ваша команда способна публиковать собственный контент и получать освещение? Особенно, если вы привлекаете дизайнеров для создания ресурсов, руководителей для предоставления предложений и другой совместной работы, вам нужно сделать сроки для остальной части вашей команды достижимыми. Вы также хотите оставить достаточно свободного места или свободного времени, чтобы реагировать на более актуальные тенденции и события по мере их появления. Во-вторых, какие сезонные тренды или кампании окажут наибольшее влияние? Вы хотите, чтобы ваша целевая аудитория всегда была в центре внимания, но также стоит размещать контент в «более спокойное» время, пока ваша команда работает за кулисами над большим проектом, где компания берет на себя весь PR и маркетинг. останавливается на короткое время. Как только вы узнаете ограничения, с которыми вы работаете, вы можете установить цели для своего контента, например ежемесячные видеоролики, еженедельные сообщения в блогах и сообщения в прессе, а также ежедневные сообщения в социальных сетях.

4. Проведите мозговой штурм и добавьте идеи контента

После того, как вы определили структуру и ритм своего календаря, вы можете приступить к мозговому штурму контента и PR-идей и добавить их в пустые ячейки календаря. Вы захотите провести мозговой штурм, например:

• Сюжетные ракурсы для продвижения СМИ
• Гостевое содержание и идейное лидерство
• Контент для блога вашей компании
• Кампании в социальных сетях и по электронной почте
• Контент, продвигающий события, награды и другой PR

Вы также захотите попытаться организовать вещи вокруг соответствующих тем или сезонных тенденций, насколько это возможно.

5. Добавьте отраслевой контент

Календари PR меняются в зависимости от отрасли. Контент, необходимый для одного бизнеса, может быть совершенно ненужным для другого. Привлечение внимания к отраслевому контенту адаптирует календарь к вашим потребностям. Рассмотрите возможность добавления следующих тем:

6. Включите контактную информацию

PR требует сотрудничества множества людей. Чтобы создать постоянный поток действий, включите контактную информацию для всех необходимых внутренних и внешних коммуникаций. Это включает в себя:

7. Держите движущиеся части организованными

Наконец, вам нужно действительно использовать и поддерживать свой новый календарь. Звучит очевидно, но проверка редакционного календаря каждый день перед началом работы — это новая привычка. Вот несколько способов облегчить выработку этой привычки:

• Установите руководящие принципы цветового кодирования, чтобы сделать информацию легко усваиваемой для «быстрой проверки».
• Выделите время для обновления календаря каждую неделю.
• Поднимите календарь на собраниях команды (или сразу после них).

Кроме того, если вы используете специальный инструмент редакционного календаря, такой как маркетинговый календарь CoSchedule, вы можете планировать контент, подключив календарь к своему блогу WordPress, профилям в социальных сетях и инструменту маркетинга по электронной почте. Это позволяет вам создавать и даже планировать исходящий контент из одного и того же календаря. Специальные инструменты также упрощают разбиение проектов на конкретные действия с помощью шаблонов проектов и задач и других функций, которые могут быть недоступны в электронной таблице, которую вы создаете самостоятельно. PR-календарь устраняет подавляющее чувство жонглирования несколькими проектами в несколько этапов. Но цели PR могут быть достигнуты только при максимальном использовании календаря. Используйте следующие четыре идеи, чтобы наилучшим образом оптимизировать свой календарь.

Будьте гибкими

Ваш календарь не выгравирован на камне. Возможности для пиара могут появиться случайным образом, некоторые события потребуют действий после, поэтому будьте гибкими в своем подходе. Приветствие перемен или реакция на ситуацию часто побуждает к инновациям.

Учет времени выполнения заказа

Лучший PR-план — не торопиться. Учет надлежащего времени между началом проекта и завершением проекта. Достаточный график позволяет с комфортом соблюдать сроки и вносить изменения в содержание.

Используйте соответствующие хэштеги

Используйте соответствующие хэштеги, чтобы связать контент с текущими событиями. Создание контента заблаговременно экономит время, но пользователи учитываются в тенденциях. Поддерживайте актуальность контента, добавляя хэштег.

Оцените предыдущую деятельность по связям с общественностью

Оценка деятельности по связям с общественностью за предыдущие годы оценивает успехи, выделяет области улучшения и показывает, как лучше всего двигаться вперед. Поразмышляйте над следующими вопросами:

• Что сработало для вас хорошо? Что провалилось?
• Какие идеи превзошли ожидания? Как можно расширить эти идеи?
• Откуда вы получили внимание СМИ?
• Откуда ключевые конкуренты привлекли внимание СМИ?

Отсюда используйте свои ответы, чтобы вдумчиво разработать или изменить свой PR-календарь.

Начать сейчас

Календарь PR устранит трения и подавляющие чувства жонглирования несколькими проектами в несколько этапов. Однако только тогда, когда вы его используете. Если у вас еще нет календаря, чтобы разобраться со всем этим, пришло время начать внедрять его в свою стратегию прямо сейчас. Чтобы получить помощь в его создании, попробуйте наш бесплатный шаблон PR-календаря или взгляните на наше программное обеспечение уже сегодня. Этот пост был первоначально опубликован 1 июля 2020 г. Он был обновлен 29 декабря 2021 г. и снова 20 декабря 2022 г.