Внедрение процесса: краткое руководство

По мере роста бизнеса ему необходимо искать новые процессы или способы улучшения существующих процессов. Возможно, компания хочет масштабировать и поддерживать свой рост или повысить производительность и эффективность. Каковы бы ни были цели, реализация процесса — это то, как они достигают этих целей.

Если вы хотите улучшить свои бизнес-процессы, вам нужно знать, что такое внедрение процессов и почему это так важно. Кроме того, мы объясним, что такое план реализации процесса и какие шаги необходимо предпринять для его создания. Затем вы узнаете, как программное обеспечение для управления проектами может помочь вам сократить потери и сэкономить время.

Что такое реализация процесса?

Внедрение процессов — это стратегический подход к внедрению новых процедур или бизнес-процессов в организации. Бизнес внедряет изменения, когда хочет оптимизировать задачи, стать более эффективным, сократить количество ошибок или стимулировать рост бизнеса. Примеров всего несколько, но любое изменение бизнес-процессов требует внедрения процессов.

Как вы понимаете, это делается не по прихоти. Бизнес-цели достигаются с помощью структурированного плана с четкими инструкциями по реализации стратегии. Это означает перечисление задач, которые будут выполняться в ходе повседневной работы предприятия. Он включает в себя управление изменениями и затрагивает каждый отдел, поэтому задействованы человеческие ресурсы.

Бизнес-подразделения по понятным причинам опасаются стагнации. Самоуспокоенность — первый признак того, что у компании проблемы, поскольку конкуренты всегда ищут преимущество, которым можно воспользоваться. Внедрение процесса — это то, как бизнес может оставаться конкурентоспособным, имея структуру для управления изменениями.

Что такое план реализации процесса?

Для достижения стратегических целей бизнеса должен быть план реализации процесса. Это документ, определяющий шаги, которые приведут команду проекта от того места, где они находятся, к тому, как они могут достичь своей общей цели. Его также называют стратегическим планом.

План реализации процесса включает в себя стратегию, процесс и действия, необходимые для достижения стратегической цели. Эти планы являются подробными и охватывают все, от объема плана реализации до затрат, которые будут его финансировать, таких как бюджет. Подробно описаны все необходимые шаги, включая даты начала и окончания, а также продолжительность проекта. Это похоже на управление изменениями, которое контролирует изменения и управляет ими на протяжении всего их жизненного цикла.

Наличие плана реализации процесса сообщает команде об усилиях, чтобы все знали, что нужно сделать, когда это будет сделано и кто чем будет заниматься. Наличие плана необходимо для бесперебойной реализации процесса. Без плана превращения стратегии в практические шаги нет дорожной карты, которая бы направляла команду проекта от начала до конца.

Когда вы беретесь за такое масштабное предприятие с серьезными последствиями для бизнеса, разумно использовать программное обеспечение для управления проектами, чтобы упростить работу. ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, которое позволяет командам планировать, управлять и отслеживать свой план реализации процессов в режиме реального времени. Диаграммы Ганта организуют шаги на визуальной временной шкале, чтобы показать проект в одном месте. Команды могут быть назначены и установлен базовый уровень для отслеживания запланированных усилий в сравнении с фактическими усилиями в режиме реального времени. Теперь вы можете быть уверены, что соблюдаете график и не выходите за рамки бюджета. Получите ProjectManager сегодня бесплатно.

Почему важна реализация процесса?

Реализация процесса важна по многим причинам. Мы набросали несколько выше, но это заслуживает более пристального внимания. Во-первых, это отличный способ помочь вам преобразовать ресурсы вашего проекта в более качественный продукт. Если вы производитель, это может помочь вам уменьшить количество ошибок сотрудников в их работе. Это также может обеспечить более последовательный и надежный вывод. Даже если вы просто говорите о документации, реализация процесса может помочь убедиться, что все на самом деле подписали документы.

Вы также можете повысить эффективность процессов, будь то повторяющиеся процессы или автоматизация повторяющихся задач, которые оптимизируют рабочие процессы. Это может сократить потери, позволить командам сосредоточиться на более сложных задачах и помочь более эффективно распределять ресурсы. Сотрудники, которые освобождаются от выполнения простых задач, которые можно автоматизировать, могут взять на себя больше работы.

Если вы хотите поощрять соблюдение отраслевых стандартов, внедрение процессов может помочь с документацией, чтобы вы соблюдали любые законы, регулирующие ваш бизнес. Это может помочь вам придерживаться рекомендаций по качеству, если документация направляет вашу работу. Сотрудники могут лучше понять эти организационные процессы и свою роль в них, что приведет к повышению производительности.

Мы упоминали, что внедрение процессов облегчает масштабирование компании, особенно когда задачи требуют координации со стороны многих людей или отделов. Новые процессы могут помочь создать более эффективную систему работы. Это приводит к другим улучшениям, когда процессы постоянно оцениваются и развиваются. Наконец, эти улучшения включают улучшенный мониторинг и измерение производительности, когда вы используете ключевые показатели производительности (KPI), чтобы определить успех реализации вашего процесса.

Процесс внедрения за 7 шагов

Чтобы воспользоваться преимуществами новых процессов в вашем бизнесе, вы должны знать, как их внедрить. Ниже приведены семь шагов, которые помогут вам воспользоваться преимуществами реализации процесса.

1. Сформируйте команду проекта

Реализация процесса – это выполнение плана. В большинстве планов участвуют несколько человек, поэтому первый шаг — собрать команду на основе опыта и навыков участников. Наличие правильных людей означает, что вы можете использовать их для мозгового штурма лучших подходов. Скорее всего, вы также будете работать в разных отделах, а это значит, что вам нужны команды, умеющие работать в разных направлениях.

2. Определите свой бизнес-процесс

При наличии правильной команды следующим шагом будет определение целей. Вы можете применять такие методы, как сопоставление бизнес-процессов, которые помогают внедрять или улучшать процессы, на которые вы ориентируетесь. Вам также придется просмотреть все задачи в вашем плане реализации процесса и выяснить, какие ресурсы потребуются команде для успешного выполнения проекта. Команда может помочь менеджерам работать совместно, разрабатывая план действий.

3. Установите цели и задачи для реализации процесса

Когда вы определяете бизнес-процесс, у вас будут цели и задачи, которые необходимо выполнить. После того, как они были приняты, важно использовать анализ пробелов, чтобы наметить путь к достижению ваших целей. Гэп-анализ определяет, где находится ваш бизнес и где он хочет быть. Крайне важно установить цели и задачи, чтобы ваш бизнес понял, как достичь того, чего он хочет.

3. Составьте план реализации

После мозгового штурма с вашей командой, определения бизнес-процессов и постановки ваших целей и задач по внедрению новых процессов, пришло время написать план. У вас должно быть все необходимое, например, ресурсы, необходимые для выполнения проекта. Теперь вам нужно определить задачи, которые проведут вас от начала до конца. Включите этапы проекта, продолжительность и сроки, а также роли и обязанности всех участников.

5. Поддержите свою команду

Чтобы внедрение процесса прошло успешно, команда должна понимать новые бизнес-процессы. Это, вероятно, включает обучение, мастер-классы, семинары, презентации или обучение и наставничество команды.

6. Внедрите улучшенный бизнес-процесс

Теперь вы готовы внедрить процессы с четкими целями и конкретной целью улучшения. На этом этапе вы захотите следить за процессом, чтобы убедиться, что вы достигаете поставленных целей. Наличие измеримых KPI гарантирует, что вы достигнете своей целевой стратегии внедрения.

7. Проведите обзор после внедрения

После того, как вы выполнили план реализации процесса, вы захотите просмотреть его, чтобы увидеть, что было сделано правильно, а где нет. Это помогает информировать о новых планах реализации процессов, но также может быть полезно для уточнения шагов, чтобы убедиться, что вы достигаете поставленных целей.

ProjectManager помогает с внедрением процессов

Управление реализацией процесса требует множества различных инструментов. Вы должны управлять командами, ресурсами, затратами и отслеживать свой прогресс и производительность, чтобы убедиться, что вы соблюдаете график своего плана внедрения. ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, обладающее функциями, необходимыми для планирования, управления и отслеживания вашего проекта в режиме реального времени.

Используйте несколько представлений проекта

Кросс-функциональным командам требуется набор мощных инструментов, синхронизированных друг с другом. Менеджеры составляют план реализации на диаграмме Ганта, которая упорядочивает задачи, связывает все четыре типа зависимостей и даже может фильтровать критический путь. Команды будут использовать разные инструменты для выполнения этих заданий. Если они работают в гибкой среде, они захотят отобразить наши спринты, используя представление канбан-доски, чтобы управлять своим невыполненным заданием и планировать спринты. Если они производители, они могут предпочесть наши надежные списки задач. Какой бы инструмент вы ни использовали, все данные обновляются одновременно в режиме реального времени, поэтому все совместно работают над одной и той же актуальной информацией.

Отслеживайте прогресс в режиме реального времени

Когда у вас есть план реализации на диаграмме Ганта, вы можете установить базовый уровень. Это фиксирует план и позволяет сравнить его с вашим фактическим прогрессом. Получите общий обзор всего проекта с помощью нашей информационной панели в режиме реального времени. Он собирает оперативные данные и отображает их в виде удобных для чтения графиков и диаграмм, показывающих время, стоимость, рабочую нагрузку и многое другое. Не требуется трудоемкая настройка, как в случае с легким программным обеспечением. Он готов, когда вы готовы. А если вам нужна дополнительная информация, используйте наши настраиваемые инструменты отчетности, которыми также можно поделиться, чтобы информировать заинтересованных лиц.

Чтобы убедиться, что реализация вашего процесса работает с имеющимися у вас ресурсами для достижения бизнес-целей, вам необходимо управлять каждым шагом плана реализации процесса. Наше программное обеспечение имеет функции управления задачами, управления рисками и управления ресурсами, которые помогут вам достичь ваших целей, будь то проект, внедрение процесса или план управления изменениями.

ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение для управления проектами, которое позволяет командам планировать, управлять и отслеживать процесс реализации. Наша платформа для совместной работы позволяет командам обмениваться файлами, комментариями и многим другим, независимо от того, находятся ли они в разных отделах или в разных часовых поясах. Присоединяйтесь к командам Avis, Nestle и Siemens, которые используют наше программное обеспечение для достижения успеха. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.