Заключение контрактов на закупки: типы контрактов и лучшие практики

То, как вы собираете элементы, необходимые для выполнения проекта, называется закупками, что является причудливым способом сказать, как вы получаете товары и услуги, необходимые для проекта. Если у вас нет постоянного или хотя бы контролируемого запаса материалов, необходимых для выполнения проекта, вы собьетесь с пути и поставите под угрозу успех проекта.

Когда вам нужны расходные материалы от третьей стороны, важно, чтобы вы заключили соглашение, чтобы убедиться, что вы получите то, что вам нужно, и оно будет доставлено, когда вам это нужно. Все эти детали определяются в так называемом договоре о закупках. Нет проекта, если нет контракта на поставку.

Основы заключения контрактов на закупки

Существует много типов контрактов в области закупок, но прежде чем мы углубимся в них, нам необходимо иметь четкое представление о том, что такое закупки и почему они имеют решающее значение для успеха проекта. Закупки относятся к методам, структурированным методам и средствам, которые организация использует для получения того, что ей нужно, по хорошей цене и в срок, при этом выстраивая прочные отношения с поставщиками и поставщиками.

Во-первых, вам нужно определить товары или услуги, которые вам нужны. Как только вы это узнаете, вы можете начать изучать список поставщиков, которые могут удовлетворить ваши требования по цене в рамках ограничений вашего бюджета. Затем вы переходите к стадии переговоров, чтобы убедиться, что эти потребности удовлетворяются. Когда это так, обе стороны завершают заказ на покупку с указанием цены, доставки и процесса оплаты.

Затем поставки доставляются в согласованную дату, и эта поставка проверяется, чтобы убедиться, что она соответствует соглашению. Затем вы ведете хорошие записи по администрированию контрактов и сохраняете документы, как и в случае любой деловой операции. Чем более гладким будет этот процесс, тем счастливее будут все участники, и тем больше вероятность того, что между обеими сторонами будут установлены связи, чтобы гарантировать, что будущие закупки будут такими же. Для успешной реализации проекта необходим надежный контракт.

Что такое договор о закупках?

Заключение контрактов на закупки — это процесс заключения юридически обязывающих соглашений между подрядчиками и поставщиками в ходе управления проектом. Эти контракты необходимы для проектов, чтобы получить необходимые материалы, поставки и услуги.

Использование контрактов и закупок помогает покупателю и продавцу прийти к соглашению об этих материалах, товарах и услугах. Это соглашение включает оплату счетов и выполнение условий контракта. Договор о закупках является юридически обязывающим документом между покупателем и продавцом, который не только определяет отношения в их нынешнем виде с точки зрения бизнеса, но и защищает их интересы.

Параметры контракта на поставку включают выбор поставщика и продукта, проверку поставщика, определение условий путем переговоров и управление этим процессом посредством заказа, оплаты и доставки материала, поставки или услуги.

Почему важно заключать контракты на закупки

Заключение контрактов на закупки важно, потому что оно служит для максимизации прибыли и поддержания устойчивости предприятий на конкурентном рынке. Договор о закупках дает обеим сторонам возможность работать вместе с уверенностью, что ни одна из них не использует преимущества другой. Это также помогает бизнесу диверсифицировать свои ресурсы для более эффективной работы, передавая работу третьим сторонам, которые могут сделать ее более рентабельной.

Типы договоров о закупках

Когда дело доходит до контрактов, существует несколько способов заключить соглашение. Эти различные типы договоров о закупках сопряжены с различными рисками для одной или другой стороны и подходят для строительных проектов, объем которых более или менее определен с самого начала. К основным трем видам договоров о закупках относятся следующие:

• Контракт с фиксированной ценой : Контракт с фиксированной ценой или паушальный контракт - это когда сумма, уплачиваемая за материалы, товары или услуги, устанавливается во время подписания контракта и не меняется после этого независимо от того, есть ли внешние или внутренние воздействия. которые увеличивают расходы или задерживают график. Преимущество этого типа контракта заключается в том, что он четко определяет роли и обязанности обеих сторон с точки зрения того, что должно быть поставлено и сколько это будет стоить. Это наиболее распространенный, простой и простой в управлении тип контракта.
• Контракт о возмещении затрат: договор о возмещении затрат или о контроле над расходами заключается в том, что покупатель соглашается оплатить материалы и оборудование, а также любые косвенные расходы, такие как заработная плата и коммунальные услуги, которые являются частью производства продукта или услуги. Чтобы сделать это стоящим для покупателя, им присуждается фиксированная плата или процент от прибыли сверх себестоимости. Это возлагает большую часть рисков на плечи продавца. Они будут возмещены только после подтверждения расходов. Если объем проекта меняется, продавец берет на себя все дополнительные расходы. Чтобы сделать это выгодным для продавца, он встроит дополнительные расходы, которые сведут корректировки к минимуму и улучшат их чистую прибыль.
• Контракт на время и материалы : Контракты на время и материалы возмещают поставщикам затраты на материалы, которые они используют, и оплачивают время, которое они тратят на проект. Это заставляет продавца действовать так, как если бы он был сторонним сотрудником подрядчика. Этот контракт работает лучше всего, когда объем проекта трудно определить, поскольку контракт допускает некоторую гибкость. Однако при использовании одного из этих контрактов покупатель должен будет обеспечить больший контроль, чтобы убедиться, что проект идет по графику и не выходит за рамки бюджета.

Ключевые процессы и лучшие практики для договоров о закупках

Хотя контракт и подписан, это не означает, что процесс завершен. Есть, конечно, работы, которые были заключены по контракту и выполняются в соответствии с условиями контракта.

Подчеркните прозрачность

Одна вещь, которую вы можете сделать, чтобы убедиться, что все идет гладко, — это сделать прозрачность процесса закупок приоритетом. Повышение прозрачности работы поставщиков помогает укрепить эти отношения и способствует достижению наилучших результатов для всех участников.

Мониторинг прогресса

Вы захотите внимательно следить за условиями контракта и управлять ими, особенно за расходами, связанными с работой, чтобы сократить затраты. Вместо того, чтобы использовать электронные таблицы, которые необходимо постоянно обновлять и которые часто подвергаются риску распространения старых версий, лучше автоматизировать эти процессы с помощью цифрового инструмента.

Эффективность идентификации

Оптимизация процесса закупок также имеет ключевое значение. Сбор и мониторинг поставщиков помогают обеспечить выполнение условий контракта. Использование онлайн-инструмента управления проектами снизит затраты, избегая ошибок, допущенных вручную, которые могут замедлить работу при соблюдении условий контракта.

Как ProjectManager помогает с закупками

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, которое помогает планировать, контролировать и составлять отчеты о закупках вашего проекта. Мониторинг и отслеживание ваших закупок гарантирует, что затраты и график соответствуют условиям и положениям контракта. Есть способы сделать это лучше, чем с помощью электронной таблицы.

Используйте нашу онлайн-диаграмму Ганта для управления своими контрактами. Наглядная временная шкала Ганта позволяет увидеть полный жизненный цикл контракта в одном месте и отследить все связанные с ним ресурсы и затраты. Установите даты начала и окончания контракта. Когда в инструмент добавляются обновления статуса, вы можете просмотреть свой прогресс, чтобы увидеть, соблюдаются ли условия контракта.

Добавьте затраты и ресурсы в диаграмму Ганта, и вы сможете запланировать те материалы, которые вам нужны, в определенное время в проекте. Поскольку наше программное обеспечение основано на облаке, вся информация о проекте находится в режиме реального времени, что позволяет отслеживать данные в реальном времени. Например, информационная панель в режиме реального времени собирает информацию и автоматически вычисляет ее для отображения на удобных для чтения графиках и диаграммах для высокоуровневого представления отклонений проекта, затрат, времени и многого другого.

ProjectManager.com — это облачное программное обеспечение, которое помогает вам более эффективно организовывать закупки и управлять ими. Отслеживайте контракты с неограниченным хранилищем файлов, составляйте планы закупок и отслеживайте их ход в режиме реального времени, чтобы убедиться, что все условия контракта соблюдены. Попробуйте ProjectManager бесплатно уже сегодня.

.