19 лучших бесплатных приложений для повышения производительности малого бизнеса в 2020 году

Опубликовано: 2019-11-16

Сохранение продуктивности имеет решающее значение, когда вы пытаетесь управлять растущим бизнесом.

Как владельца бизнеса и лидера, вас постоянно тянет в тысячу разных направлений. Между ответами на электронные письма службы поддержки, обновлением вашего магазина и продвижением ваших продуктов трудно понять, на чем сосредоточиться, чтобы убедиться, что вы тратите свое время на задачи, которые двигают иглу.

Мотивационные цитаты могут быть хорошим дополнением, чтобы вдохновить вас на действия и помочь вам в течение дня, но они не являются эффективным способом помочь вам добиться цели в долгосрочной перспективе. С другой стороны, лучшие приложения для повышения производительности гарантируют, что вы тратите свое время на правильные задачи, избавляетесь от дел, которые вам не нужно делать, и автоматизируете рутинную работу, которая не стоит ничьего времени.

Чтобы помочь вам начать работу, мы составили этот список из 19 лучших приложений для повышения производительности. У нас есть для вас два списка: 11 лучших приложений для повышения производительности для предпринимателей и 8 лучших приложений для повышения производительности для малого бизнеса. Каждое из них поможет вам и/или вашей команде повысить продуктивность в 2020 году. Более того, все эти приложения можно использовать бесплатно.

Список для бесплатного чтения: Мотивация электронной коммерции

Не можете сосредоточиться на развитии своего малого бизнеса? Получите доступ к нашему бесплатному кураторскому списку высокоэффективных статей о продуктивности.

11 лучших бесплатных приложений для повышения производительности для предпринимателей в 2020 году

Отличное место для начала, когда вы пытаетесь повысить производительность всей компании, — это ваше собственное время. В конце концов, если вы не мудро управляете своим временем, вы, скорее всего, станете препятствием для других членов вашей команды.

Используйте эти 11 приложений для повышения производительности для предпринимателей, чтобы свести к минимуму отвлекающие факторы, разумно управлять своим временем и быть уверенным, что вы всегда работаете над своими самыми важными делами.

1. Время спасения

Лучшее бесплатное приложение для управления временем

RescueTime — это приложение для управления временем, которое будет отслеживать и подсчитывать, сколько времени вы тратите на различные типы задач.

Например, может быть, вам кажется, что вы просматриваете социальные сети всего несколько минут в день. RescueTime может точно показать вам, сколько времени вы тратите на прокрутку своих каналов. Результаты могут вас удивить и показать, что вам нужно свести к минимуму это отвлечение.

Или, может быть, вы считаете, что вырезание и вставка данных из одного приложения в другое не требует столько усилий, сколько вы тратите на это, и что это стоит автоматизировать. RescueTime может показать вам, сколько времени вы сэкономите с помощью такого инструмента автоматизации, как Zapier.

Если вы чувствуете, что работаете много часов, но недостаточно успеваете, RescueTime может помочь вам увидеть и понять, где вы тратите слишком много времени на задачи, которые не имеют достаточного влияния. Это позволяет вам находить возможности делегировать эти задачи, автоматизировать их или избегать определенных отвлекающих факторов.

2. Оставайтесь в фокусе

Лучшее бесплатное приложение для повышения производительности, блокирующее отвлекающие факторы

Если вы обнаружите, что тратите слишком много времени на социальные сети, новостные сайты или другие отвлекающие факторы в Интернете, вы можете использовать StayFocusd — расширение для Chrome — чтобы полностью заблокировать доступ к этим сайтам.

StayFocusd работает, позволяя вам указать, сколько времени вы готовы потратить на определенные типы веб-сайтов. Поэтому, если вы хотите ограничить прокрутку Twitter до 10 минут в день, вы можете настроить это в StayFocusd. Когда ваши 10 минут истекут, StayFocusd заблокирует ваш доступ к Твиттеру на то время, на которое вы укажете.

StayFocusd также имеет ядерную опцию, которая позволяет вам блокировать доступ ко всем веб-сайтам или ко всем веб-сайтам, кроме тех, которые вам нужны (например, Google Docs), когда вы должны сосредоточиться на конкретной задаче. Это отличный инструмент, когда вам нужно свести к минимуму отвлекающие факторы, но вам не хватает силы воли, чтобы сделать это самостоятельно.

3. Бумеранг для Gmail и Outlook

Лучший бесплатный инструмент повышения производительности для устранения отвлекающих факторов электронной почты

Если вы обнаружите, что электронная почта является одним из самых больших источников вашего отвлечения, вам может помочь Boomerang для Gmail и Outlook. Используйте функцию паузы в папке «Входящие», чтобы предотвратить попадание новых писем в папку «Входящие» в то время, когда вам нужно сосредоточиться. Когда вы будете готовы, включите почтовый ящик, чтобы ваша электронная почта пришла.

Что хорошего в Boomerang по сравнению с простым закрытием почтового ящика, так это то, что вы можете создавать исключения для доставки. Скажем, вам нужно сосредоточиться, но вы также ждете важное электронное письмо от вашего делового партнера или инвестора. Вы можете добавить эти адреса электронной почты в исключения, чтобы они обходили ваш блокировщик и поступали в вашу учетную запись.

Вы также можете отправить автоматический ответ всем, кто отправляет вам электронные письма, когда ваш почтовый ящик приостановлен, чтобы сообщить им, что будет задержка, прежде чем вы получите сообщение. Это может быть полезно для предоставления альтернативной контактной информации, которую люди могут использовать, если им нужно срочно связаться с вами.

4. Тодоист

Лучшее бесплатное приложение для управления списком дел

Если вам нужно приложение для отслеживания всех ваших дел, Todoist — отличный вариант. Вы можете использовать его бесплатный план для создания до 80 проектов, что позволяет легко разделить невыполненные задачи на столько разных списков, сколько вам нужно.

Например, вы можете создать отдельные списки для рабочих и домашних дел и управлять обоими списками из одного приложения. Или вы можете получить еще больше детализации, создав списки для работы, дома, поручений, электронной почты, конкретных проектов, долгосрочных целей и всего остального, что вам нужно классифицировать в отдельную группу.

Преимущество Todoist в его простоте. Добавьте быструю строку с описанием того, что вам нужно сделать, а затем отметьте ее, когда она будет завершена. По сути, это копия рукописного списка дел, но он работает, где бы вы ни находились, и на любом устройстве, которое вы используете, в тот момент, когда вам в голову приходит список дел.

5. Канбан-поток

Лучшее бесплатное приложение для продуктивной техники Pomodoro Technique

KanbanFlow предоставляет вам все преимущества канбан-доски с инструментами, необходимыми для выполнения ваших задач с использованием техники помидора.

Начните с настройки дорожек и добавления задач. Когда вы будете готовы приступить к одному из них, вы можете нажать пару кнопок, чтобы начать 25-минутный Помидор. KanbanFlow уведомляет вас, когда пора сделать перерыв, и даже позволяет записывать этот Помидор в табель учета рабочего времени, если это необходимо.

Еще одна уникальная особенность KanbanFlow заключается в том, что когда вы приостанавливаете таймер до его завершения, он спрашивает вас, почему вы его приостановили. Это может быть полезно для выяснения того, что вас чаще всего отвлекает, когда вы пытаетесь сосредоточиться, чтобы вы могли провести мозговой штурм, чтобы свести к минимуму отвлекающие факторы.

6. Гмэйл

Лучшее бесплатное приложение для повышения производительности для управления электронной почтой

Gmail — отличный бесплатный инструмент для работы с электронной почтой, но его многочисленные функции также делают его отличным инструментом для повышения производительности.

Чувствуете, что постоянно отвечаете на одни и те же вопросы снова и снова? Сэкономьте время, необходимое для ввода ответов, создав готовые ответы — сохраненные фрагменты текста, которые вы можете добавить в любое электронное письмо всего за несколько кликов.

У вас есть электронные письма, которые вам всегда нужно добавить в справочную папку или отправить своему бухгалтеру? Создавайте фильтры, чтобы автоматически помечать или пересылать электронные письма от определенного человека или с определенной строкой темы (например, «Счет-фактура»). Вы также можете использовать их, чтобы очистить свой почтовый ящик, создав фильтры для автоматического архивирования или удаления определенных электронных писем.

Вы можете использовать одно из многочисленных дополнений Gmail, чтобы создавать задачи в приложениях для управления проектами, таких как Trello или Asana, отправлять электронные письма непосредственно в Slack или добавлять электронные письма в Evernote, не выходя из папки «Входящие». Это позволяет легко обрабатывать электронные письма, как только они приходят, и доставлять их туда, где они в конечном итоге должны быть.

7. Эверноут

Лучшее бесплатное приложение для продуктивной работы

Каждое программное обеспечение, которое вы используете, имеет свой собственный метод сохранения информации. Файлы на вашем компьютере сохраняются на жесткий диск. Документы Google сохраняются на Google Диске. Вы добавляете в закладки веб-страницы, которые хотите сохранить в своем браузере, и отправляете электронные письма, на которые вам может понадобиться снова ссылаться, в папках вашего почтового приложения.

Проблема с этим подходом? Трудно понять, где искать, когда вам нужно найти что-то, что вы не забыли сохранить. Evernote решает эту проблему, предоставляя вам центральный источник всех заметок и документов, которые вам нужно сохранить.

Evernote позволяет делать текстовые или голосовые заметки на любом устройстве и сохранять их в своей учетной записи. Но вы также можете интегрировать его с Google Диском, Gmail и Outlook, чтобы сохранять документы и электронные письма, которые вам могут понадобиться позже, или использовать его веб-клиппер для сохранения полных копий веб-страниц в вашей учетной записи Evernote.

Тогда, когда вам понадобится найти что-то, что, как вы знаете, у вас есть, вам не придется гадать, где вы это сохранили. Вы можете просто выполнить поиск в своей учетной записи Evernote.

8. ЛастПасс

Лучшее бесплатное приложение для управления паролями

Использование одного и того же пароля на каждом посещаемом вами сайте — плохая идея для всех, но особенно проблематична для владельцев бизнеса, которым необходимо убедиться, что хакеры не смогут получить доступ к их бизнес-документам, веб-сайтам, банкам и бухгалтерским программам.

Но придумать и запомнить уникальные пароли — это само по себе задача. Вот где LastPass приходит на помощь. С LastPass вы можете создавать длинные, надежные, уникальные пароли для каждого сайта, на который вам нужно войти. Он сохраняет эти пароли в вашей учетной записи LastPass, поэтому вам не нужно запоминать логин или сбрасывать пароль.

Бесплатный план LastPass позволяет сохранять данные для входа в систему до 20 учетных записей, поэтому вы можете использовать его для защиты входа в систему для наиболее важных инструментов. Или вы можете обновиться всего за 3 доллара в месяц, чтобы создавать и сохранять безопасные логины для всего.

9. Запир

Лучшее бесплатное приложение для повышения производительности для автоматизации ваших задач

Zapier — это коннектор приложений, который позволяет легко перемещать данные из одного приложения в другое без опыта программирования. Он подключается к более чем 1500 приложениям, чтобы помочь вам автоматизировать рабочие процессы.

Например, Shopify Zaps от Zapier автоматически добавляет новые заказы в электронную таблицу, добавляет новых клиентов в ваш инструмент маркетинга по электронной почте, создает задачи в вашем инструменте управления проектами для новых заказов и публикует новые продукты в социальных сетях. Это гарантирует выполнение этих задач, но не требует никаких действий с вашей стороны.

Любые рутинные задачи, связанные с копированием и вставкой данных из одной системы в другую, скорее всего, можно автоматизировать с помощью Zapier. Настройка этих автоматизаций занимает всего несколько минут и позволит вам сэкономить время, чтобы сосредоточиться на более важных задачах.

10. Гугл

Лучший бесплатный инструмент повышения производительности для минимизации приложений

Вам нужно быстро конвертировать валюту, узнать, который час в стране, которая находится за океаном, или выполнить сложные математические вычисления? Вам не нужны отдельные приложения для любой из этих задач, вам просто нужен Google.

У Google есть множество функций, которые отображаются над результатами обычного поиска и помогают вам быстро выполнять задачи, для которых в противном случае вам понадобилось бы отдельное приложение:

Введите расчет в строку поиска, чтобы получить ответ в результате.
Узнайте, сколько времени в Австралии или увидеть разницу во времени между Австралией и Нью-Йорком.
Конвертируйте доллары США в евро или иены.
Найдите самый дешевый отель в городе, куда вы едете.
Установите таймер для Pomodoro или секундомер для учета времени, потраченного на задачу.

Эти инструменты поиска ограничивают количество приложений, которые должны быть открыты на вашем экране, и количество входов и выходов из различных программ в течение дня.

11. Редактор Хемингуэя

Лучшее бесплатное приложение для повышения производительности для четкого и безошибочного письма

Написание занимает достаточно времени, и вам не нужно беспокоиться о том, есть ли у вас орфографические и грамматические ошибки, или о том, будет ли то, что вы пишете, достаточно простым для понимания другими.

Редактор Hemingway избавляет вас от этих забот, указывая на орфографические и грамматические ошибки, показывая, какие из ваших предложений слишком трудны для чтения, и указывая на слова и фразы с более простыми альтернативами.

Вы можете либо писать непосредственно в редакторе Hemingway, либо, если вы не хотите, чтобы вас беспокоили его рекомендации во время написания, вставьте свой текст в инструмент, чтобы очистить его, когда вы закончите писать. Это хороший способ зафиксировать свои мысли, не отвлекаясь на попытки довести все до совершенства.

Список для бесплатного чтения: Тактика копирайтинга для предпринимателей

Контент вашего веб-сайта стоит вам продаж? Узнайте, как улучшить текст вашего веб-сайта, с помощью нашего бесплатного тщательно подобранного списка высокоэффективных статей.

8 лучших бесплатных приложений для повышения производительности для малого бизнеса в 2020 году

Как только вы превратили свой собственный тайм-менеджмент в науку, вы готовы приступить к повышению производительности всей вашей команды.

Используйте эти восемь бесплатных приложений для повышения производительности в масштабах всей компании, чтобы каждый имел доступ к маркетинговым инструментам для малого бизнеса, необходимым им для максимально эффективной работы.

1. Трелло

Лучшее бесплатное приложение для повышения производительности конвейерных рабочих процессов

Если вы управляете проектами, которые должны быть переданы от одного человека или команды другому, прежде чем они будут завершены, Trello — идеальное приложение для повышения эффективности управления проектами.

С помощью доски Trello вы можете создавать разные дорожки для каждого шага вашего процесса, перемещать задачи из дорожки в дорожку по мере выполнения каждой из них, назначать задачи людям, которым необходимо их выполнить, и отслеживать ход выполнения каждой незавершенной задачи в взглянуть мельком.

Trello идеально подходит для таких рабочих процессов, как контент-маркетинг, в котором участвуют писатели, редакторы и графические дизайнеры, или для найма и подбора персонала, когда HR и менеджеры по найму должны выполнять определенные задачи на разных этапах процесса.

2. Асана

Лучшее бесплатное приложение для повышения производительности для небольших команд

В то время как Trello отлично подходит для конвейерных рабочих процессов, бесплатный план Asana дает вам немного больше гибкости в том, как ваша команда выбирает работу.

Представление доски Asana работает точно так же, как в Trello, позволяя вашей команде управлять задачами и проектами на доске Kanban. Но если это представление не подходит для вашей команды, вы также можете просматривать задачи в более традиционном списке дел или даже в календаре.

Еще одним преимуществом Asana является возможность централизованного управления несколькими проектами. В Trello вам нужны отдельные доски для каждого из ваших рабочих процессов, но Asana позволяет назначать задачи из любого проекта кому угодно в вашей организации с центральной панели инструментов.

Недостатком Asana является то, что его бесплатный план рассчитан только на 15 членов команды, поэтому, если у вас есть большая команда людей, которым необходимо сотрудничать, вам необходимо обновиться. В бесплатном плане Trello нет ограничений на количество людей, которых вы можете добавить на свои доски.

3. Слабость

Лучшее бесплатное приложение для продуктивной работы в режиме реального времени

Slack — это приложение для чата, которое позволяет командам общаться друг с другом в режиме реального времени. Отдельные члены команды могут отправлять мгновенные сообщения друг другу в чат, когда асинхронность электронной почты недостаточно быстра, а целые команды могут создавать свои собственные каналы для обсуждения для совместной работы всей команды.

Но где Slack действительно сияет, когда дело доходит до производительности, так это в его огромной библиотеке приложений. Вы можете подключить Slack практически к любому другому приложению, которое вы используете, чтобы делать такие вещи, как создание запросов в службу поддержки из обсуждений Slack, сохранение вложений непосредственно в Dropbox или Google Drive или добавление задач, полученных в Slack, в ваш список дел.

Существуют также приложения Slack, которые помогут вам автоматизировать процесс получения информации от ваших коллег. Вы можете добавить приложение, которое автоматически собирает обновления для ежедневного стендапа, принимает заказы на обед с обслуживанием или отправляет еженедельные опросы вовлеченности сотрудников.

Некоторые из этих приложений бесплатны, а некоторые платны, но большая библиотека приложений Slack дает вам множество вариантов на выбор.

4. Google Документы, Таблицы и Слайды

Лучшие бесплатные приложения для повышения производительности для совместной работы в режиме реального времени

Google Docs, Sheets и Slides упрощают совместную работу над созданием текстовых документов, электронных таблиц и слайд-шоу. Участники могут вместе работать над этими активами в режиме реального времени, видя, где другие в настоящее время вносят изменения, чтобы никто не отменял то, что делает кто-то другой.

Вы также можете контролировать, что другие могут делать с созданными вами активами, давая им разрешение на просмотр, комментирование или внесение изменений в ваши активы. Используйте режим предложения, чтобы предложить владельцу документа принять или отклонить изменения или оставить комментарий, если есть вопросы или требуются дополнительные пояснения.

Лучшее в этом наборе инструментов то, что все исторические версии созданных вами ресурсов сохраняются и доступны. Поэтому, если кто-то вносит изменения, которые вам не нравятся, или вам нужно вернуться к предыдущей версии, вы можете не только просмотреть все предыдущие версии, но и вернуться к ним всего за несколько кликов.

5. Гугл Диск

Лучшее бесплатное приложение для повышения производительности для обмена файлами и папками

В то время как многие компании используют Dropbox, Google Drive — лучшее предложение, если вы ищете бесплатный инструмент для обмена файлами и хранения. Бесплатный план Dropbox Basic дает вам только 2 ГБ хранилища, но вы получаете 15 ГБ с Google Диском (хотя это пространство используется совместно с вашей учетной записью Gmail, если она у вас есть).

Google Диск работает более естественно, если вы также используете такие инструменты Google, как Документы, Таблицы и Презентации. Файлы, которые вы создаете с помощью этих инструментов, автоматически сохраняются на Google Диске. Вы можете создавать общие папки на Google Диске и автоматически предоставлять всем, у кого есть доступ к папке, такой же доступ к файлам в этой папке.

Инструмент резервного копирования и синхронизации Google Диска также позволяет легко автоматически создавать резервные копии любых файлов, которые вы сохраняете на своем компьютере, на свой Google Диск и получать доступ к этим файлам без необходимости открывать веб-приложение Google Диска. Это еще один способ получить все, что вам нужно, в одном месте, чтобы вам не приходилось гадать, где хранятся файлы.

6. Понятие

Лучшее бесплатное приложение для управления знаниями команды

Один из лучших способов сохранить продуктивность вашей команды — обеспечить всем легкий доступ к информации, необходимой им для работы. Это сложный подвиг, когда каждая команда использует свою систему для документирования и хранения своих знаний.

Notion исправляет это, упрощая командам создание внутренних баз знаний, к которым любой сотрудник может найти и получить доступ. Создавайте разные рабочие области для разных групп, таких как отдел кадров, отдел маркетинга, продаж и обслуживания клиентов, а затем выполняйте поиск во всех сразу, чтобы быстро найти знания, задокументированные любой командой.

С бесплатным планом Notion вы можете добавлять неограниченное количество членов команды и создавать до 1000 блоков хранилища, что идеально подходит для растущих компаний, которые хотят собирать информацию о компании на раннем этапе, но не имеют больших бюджетов.

7. Волновой учет

Лучшее бесплатное приложение для простой бухгалтерии

Wave — это бесплатный многофункциональный инструмент для бизнес-бухгалтерии, который позволяет владельцам бизнеса и их финансовым командам совместно отслеживать продажи, счета-фактуры, расходы и прибыль.

С бесплатным планом Wave вы получаете неограниченное количество транзакций по банковскому счету, выставление счетов и сканирование квитанций, что упрощает сбор и консолидацию всех ваших деловых расходов и доходов. Добавьте бизнес-кредитные карты ваших сотрудников, чтобы фиксировать их расходы, и попросите их отправить фотографии квитанций с помощью мобильного приложения Wave.

Вы также можете принимать платежи через Wave (хотя за транзакции взимается комиссия) и автоматически конвертировать платежи в иностранной валюте. Наконец, добавьте в свою систему своих бухгалтеров и счетоводов, чтобы все работали с одними и теми же данными, и установите разрешения, чтобы все видели только то, что вы хотите, чтобы они видели.

8. Облачное приложение

Лучшее бесплатное приложение для обмена снимками экрана

Скриншоты полезны для четкого общения как внутри компании, так и за ее пределами, но делиться снимками экрана может быть обременительно. CloudApp позволяет легко делать скриншоты и короткие видеоролики, а также делиться ими с кем угодно через веб-ссылку. Это помогает владельцам бизнеса давать четкие и наглядные инструкции своим сотрудникам, а сотрудникам — клиентам.

Чтобы бесплатно использовать CloudApp в своем бизнесе, каждый сотрудник, которому это нужно, должен будет создать свою бесплатную учетную запись. Хотя это не позволит хранить все скриншоты вашего бизнеса в одном месте, вы можете легко делиться ими друг с другом с помощью ссылок, которые могут быть защищены паролем, если они отображают защищенную информацию.

Выбор правильных приложений для повышения производительности для себя и своего бизнеса

В то время как наличие правильных приложений для повышения производительности может помочь вам сосредоточиться на задачах, которые двигают иглу, слишком большое количество приложений может привести к снижению производительности.

Поэтому, прежде чем вы начнете загружать приложения и отправлять их своим командам, потратьте некоторое время, чтобы определить, что вам больше всего мешает стать более продуктивным.

Являются ли отвлекающие факторы самым большим препятствием на пути к продуктивности? Если да, то могут помочь такие инструменты, как RescueTime, StayFocusd, Boomerang и KanbanFlow.

Общая производительность вашего бизнеса страдает из-за того, что люди не уверены, каковы их приоритеты, или из-за того, что они не могут найти то, что им нужно для продвижения вперед? Если это так, настройте свои команды с помощью таких приложений, как Trello, Asana, Google Drive или Notion.

Вы боретесь за эффективное сотрудничество? Такие инструменты, как Slack, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Drive и Wave Accounting, могут стать идеальным решением.

Вы пытаетесь общаться четко? Попробуйте редактор Hemingway и CloudApp. Или, если вы изо всех сил пытаетесь запомнить слишком много информации, полагайтесь на такие инструменты, как Evernote, Todoist или LastPass.

Определите основную причину своей несовершенной продуктивности, и вы сделаете первый шаг к повышению продуктивности в 2020 году.