10 систем продуктивности, которые действительно работают

Кто не хочет быть более продуктивным?

Что ж, один из способов сделать это — внедрить систему продуктивности. И есть из чего выбрать!

Давайте рассмотрим 10 самых популярных систем продуктивности, которые вы можете попробовать.

Что такое продуктивная система?

Система продуктивности — это, по сути, любой набор стратегий, процедур и философий, призванных помочь людям быть более продуктивными.

Это может быть простой набор правил, соблюдение которых поможет вам сосредоточиться на задаче, или способ упорядочить ваши задачи, чтобы их было легче выполнять (или что-то среднее между ними).

Конечные цели «производительности» в этих системах — это сочетание лучшего:

• Расстановка приоритетов. Чтобы быть более продуктивным, нужно знать, на чем сосредоточиться. Если у вас есть 8 часов на работу и 10 часов на задачи, вам нужно выяснить, какие 2 часа задач отбросить или делегировать. Таким образом, вы максимизируете ценность ваших рабочих 8 часов.
• Фокус. Системы продуктивности также пытаются улучшить ваше внимание. Если вы сможете избавиться от отвлекающих факторов и сосредоточиться исключительно на своей работе, вы в конечном итоге сделаете больше.
• Эффективность. Связанные с этими концепциями системы продуктивности также пытаются повысить вашу общую эффективность. Другими словами, одна из ваших целей — увеличить скорость выполнения задач удовлетворительным образом.

Системы продуктивности, которые работают

Без лишних слов давайте рассмотрим некоторые из лучших систем продуктивности, которым вы можете следовать в 2021 году:

1. Основной список дел.

Это старичок, но хороший. И не закатывайте глаза, если вы на самом деле не пробовали!

Базовый список дел является классикой не просто так. Идея проста; разбейте все свои проекты, цели и обязанности на удобоваримые, легко подсчитываемые задачи.

Составьте списки этих задач и установите для них приоритеты: приоритеты A являются срочными, приоритеты B могут подождать пару дней, а приоритеты C могут быть отложены на некоторое время.

Эту систему трудно поддерживать последовательной, и она не идеальна для всех стилей работы или всех людей.

Тем не менее, это отличное место для начала, если вы никогда раньше не пробовали систему повышения производительности.

2. Техника помидора.

Техника Pomodoro имеет скромное происхождение в 1980-х годах и была разработана Франческо Чирилло. Основная идея состоит в том, чтобы использовать таймер, чтобы разбивать рабочий день на короткие спринты с перерывами между ними. Например, вы можете работать 25 минут, отдыхать 5 минут и повторять. После 3 повторений этого цикла можно сделать длительный перерыв (от 20 до 30 минут).

Различные исследования показали, что разные временные интервалы являются «идеальными», а индивидуальные предпочтения сильно различаются. Так что придется немного поэкспериментировать, чтобы выяснить, какая схема сфокусированной работы и чередования перерывов подходит вам лучше всего.

Тем не менее, частые перерывы и сосредоточенность во время «концентрации» отлично подходят для повышения вашей производительности (и поддержания вашего морального духа на достаточно высоком уровне).

3. Матрица Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра не содержит советов или предложений о том, как работать более эффективно. По своей сути это простая система расстановки приоритетов. Но при правильном использовании он может помочь вам достигать гораздо большего каждый день.

Матрицу Эйзенхауэра иногда называют матрицей «срочно-важно», потому что она классифицирует приоритет задач с точки зрения как срочности, так и важности. Срочность задачи относится к тому, как скоро она должна быть выполнена, а ее важность — к тому, насколько она важна для ваших долгосрочных целей.

Задача может быть срочной, но не важной, и важной, но не срочной.

Как только вы правильно разделите свои задачи на категории в зависимости от срочности и важности, вы можете сосредоточить все свои усилия в первую очередь на срочных и важных задачах и каждый день добиваться большего прогресса.

4. Система «Getting Things Done» (GTD).

Первоначально разработанная Дэвидом Алленом (и тема его популярной книги с таким же названием), Getting Things Done — это система повышения производительности, разработанная для того, чтобы помочь вам повысить свою производительность с течением времени.

GTD, по сути, состоит из 5 шагов:

Шаг 1 — «Захват», во время которого вы записываете все, что занимает ваш разум (включая все ваши задачи и текущие заботы).

Шаг 2 — «Прояснение», где вы можете превратить эти хаотичные мысли в задачи и действия.

Шаг 3 — «Организация», где вы будете расставлять приоритеты задач в зависимости от срочности и важности (звучит знакомо?).

Шаг 4 — «Отражение», где вы можете внести коррективы по своему усмотрению.

Шаг 5 — «Вовлечение», когда вы можете начать выполнять свои задачи одну за другой.

GTD также побуждает практиков разделять задачи на 6 областей в зависимости от временного горизонта:

• текущие действия
• текущие проекты
• области внимания
• цели на 1-2 года
• долгосрочные видения
• и общие жизненные цели.

5. Система Zen to Done (ZTD).

Созданная Лео Бабаута и вдохновленная GTD, система Zen to Done (ZTD) следует некоторым схожим принципам.

ZTD отличается от GTD тем, что больше ориентирован на личное развитие и оптимизацию привычек, чем на отдельные задачи и проекты.

В ZTD вы будете следовать аналогичному процессу в GTD, обрисовывая в общих чертах все свои мысли и в конечном итоге сводя их к горстке «наиболее важных задач» (MIT), которые вы хотите выполнять каждый день.

Со временем вы оцените и улучшите свои привычки, системы и поведение, придерживаясь рутины и выполняя свои MIT без отвлекающих факторов.

6. Ежедневная тройная система.

Ежедневная система производительности trifecta — это способ упростить и организовать ваши общие рабочие цели. Идея состоит в том, чтобы сосредоточиться на 3 основных вещах, которые вы хотите выполнять каждый день; Вы можете записать их вечером перед работой или утром.

Если вы сделаете все 3 дела в течение дня, вы выиграете! Это так просто.

Очевидно, что у этой стратегии есть несколько недостатков. Не все задачи и цели имеют одинаковый вес, и не все из них легко поддаются количественной оценке, поэтому свести их к «3» может быть сложно.

Тем не менее, это отличный способ сузить кругозор и получить удовольствие от достижения ежедневной цели.

7. Журнал пуль.

Некоторое время назад популярный среди хипстеров журнал пуль — это больше, чем просто художественный проект, которым можно похвастаться в Instagram. Разработанный Райдером Кэрроллом как решение, позволяющее оставаться сосредоточенным и продуктивным, несмотря на СДВГ, вы можете использовать маркированный журнал для повышения производительности практически в любой сфере жизни.

Пулевой журнал обычно опирается на почерк (и буквальные журналы) для организации ваших мыслей.

Вы создадите индекс, наметите свои цели и попрактикуетесь в «быстрой регистрации», которая опирается на систему символов и аббревиатур для создания краткого письма и общения — и вы создадите эту систему самостоятельно.

Здесь есть много возможностей для гибкости и индивидуальной адаптации. Это не идеальное решение для всех, но если вам нравится идея рукописного ввода, и вы чаще обнаруживаете, что ваши мысли рассеяны, это может быть идеальным.

8. Подход «съешь лягушку».

Не волнуйся. В этой системе мы не едим настоящих лягушек. Пока не…

Марк Твен однажды сказал: «Если ваша работа состоит в том, чтобы съесть лягушку, лучше всего делать это первым делом с утра. И если ваша работа состоит в том, чтобы съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую».

Вся идея системы продуктивности «съешь лягушку» состоит в том, чтобы организовать свои задачи и приоритеты от самых сложных к наименее сложным.

Выполнение самого сложного дела в течение дня в первую очередь гарантирует, что вы будете на пике концентрации, продуктивности и энергии, когда будете это делать, а когда вы закончите, по умолчанию все будет казаться проще.

Это очень просто, но работает (по крайней мере, для некоторых из нас).

9. Система канбан-досок.

Канбан-доска предназначена для визуальной организации задач. Вы можете создать разные столбцы для представления различных этапов данного процесса, таких как «мозговой штурм», «подготовка», «выполнение» и «последующие действия».

Затем вы можете создавать карточки для представления различных клиентов, проектов или задач и перемещать эти карточки по каждому столбцу по мере достижения новых вех.

Это выгодно, потому что оно визуальное, и его можно сделать общедоступным, что делает его полезным для организации в команде.

Однако не все задачи можно легко свести к форме карточек и столбцов, что делает ее хуже подходящей для абстрактных задач и проектов.

10. Система продуктивности Сайнфелда.

Да, тот самый Сайнфелд.

Согласно одному отчету, Джерри Сайнфелд помог продвигать и популяризировать систему продуктивности, основанную на постоянстве. Идея проста.

Чтобы побудить себя писать, Сайнфелд вкладывал деньги в большой настенный календарь и отмечал красным крестиком каждый день, когда ему удавалось писать. Со временем это произвело глубокий психологический эффект; он выработал повторяемую привычку и не осмеливался «разорвать цепь».

Каждый день, когда он размышлял о писательстве, он был мотивирован на достижение своей цели — хотя бы по какой-то другой причине, кроме как поставить красный крестик в календаре и продолжить серию.

Есть много способов проявить творческий подход с этим подходом. Вы можете вознаградить себя определенным образом. Вы можете использовать что-то другое, кроме календаря, для отслеживания своего прогресса.

Но если вы заинтересованы в том, чтобы делать что-то постоянно, делать это каждый день и визуализировать и/или праздновать это, это может облегчить формирование этой привычки.

Ценность систем производительности

Зачем нужна система производительности? Почему ты не можешь просто взять себя в руки и работать усерднее?

Ну, честно говоря, ты, наверное, можешь работать усерднее. Но нажимая клавиши клавиатуры с большей силой и проводя больше часов в офисе, вы только продвинетесь вперед.

Системы повышения производительности предоставляют вам ряд преимуществ, в том числе:

• Вероятно, вы уже работаете изо всех сил. Итак, что вы можете сделать, чтобы работать лучше, на самом деле? Системы продуктивности дают вам чувство направления. Они дают вам новые стратегии, которые можно попробовать, новые приоритеты, которым нужно следовать, и новые потенциальные цели, которые можно поставить перед собой.
• Поскольку вы будете регулярно следовать этой системе, вы также выиграете от последовательности. Вместо того, чтобы начинать рабочий день без плана и с быстрой сменой приоритетов, у вас будет что-то регулярное, на чем можно закрепиться.
• Единство команды. Если вы управляете командой, системы продуктивности еще более ценны. Поскольку вы можете координировать всю команду вокруг единой системы, вы можете держать всех на одной волне и, возможно, поощрять более тесное сотрудничество.
• Показатели успеха/неудачи. Как узнать, достигаете ли вы своих целей по продуктивности? Как узнать, правильно ли ты все делаешь? Хорошие системы продуктивности имеют четкие показатели вашего успеха и неудачи; должно быть очевидно, правильно ли вы следуете системе и делаете ли вы успехи в рамках этой системы.

Независимо от того, привержены ли вы одной системе повышения производительности или хотите попробовать несколько последовательно, одно можно сказать наверняка; трудно понять, работает ли ваша система продуктивности.

Вы делаете больше, чем обычно? Меньше, чем обычно? Одинаковый?

Если у вас нет последовательной и объективной метрики для отслеживания вашего прогресса, вы никогда не сможете окончательно ответить на этот вопрос…

Вот почему мы создали EmailAnalytics.

Подключитесь к EmailAnalytics — это займет всего минуту. Когда вы это сделаете, вы сможете начать отслеживать всю свою активность в электронной почте, включая время и даты наибольшей нагрузки, количество отправленных и полученных электронных писем, среднее время ответа и многое другое.

Это лучший способ контролировать свою производительность, рабочую нагрузку и десятки других показателей, связанных с вашей работой. Подпишитесь на бесплатную пробную версию сегодня и убедитесь в действии!