Как составить план управления программой

Программа представляет собой набор проектов, которые связаны друг с другом и поэтому управляются вместе для достижения максимальной эффективности. Преимущества управления этими похожими проектами делают их лучше вместе, чем по отдельности.

Однако это не означает, что эти программы не требуют такой же лазерной фокусировки на планировании, как и отдельные проекты. План управления программой работает аналогично любому плану проекта в том смысле, что он определяет политику, процедуры и процессы, которым необходимо следовать и достигать целей и задач вашей программы.

Управление программами против управления проектами

Прежде чем объяснять, что такое план управления программой, важно четко понимать разницу между управлением программой и управлением проектами. Во многом они похожи, за исключением одного фундаментального отличия.

Разница заключается в том, что в управлении проектами ваши усилия направлены исключительно на быстрое получение конечного результата, без ущерба для качества и соблюдения согласованных сроков и бюджета. Однако управление программами следует путеводной звезде создания выгод для организации за счет синергии от совместного управления несколькими проектами.

Еще одно отличие состоит в том, что проекты могут быть переданы по контракту. Организация, выполняющая проект, работает на заинтересованное лицо, которое может или не может быть частью этой организации. Компания по недвижимости, возводящая небоскреб, скорее всего, будет запрашивать предложения у строительных подрядчиков, а не выполнять проект собственными силами.

Однако управление программами почти всегда осуществляется внутри организации. То есть руководитель программы — это не контрактник, а часть более крупного бизнеса; и руководитель программы неразрывно связан со своими стратегическими целями и задачами.

Подводя итог, можно сказать, что проекты носят временный характер и предоставляют услугу или продукт, а программы представляют собой группу связанных проектов, которыми коллективно управляют для получения преимуществ, которых невозможно достичь по отдельности.

Что такое план управления программой?

Для управления чем-либо требуется план, и это, безусловно, верно для программ.

План управления программой существует для управления, выполнения и контроля программы, ее целей и задач. Таким образом, план программы, как и любой другой план, будет содержать общий обзор и стратегию программы. Для этого программа должна быть четко определена, а ее объем очерчен.

План разрабатывается менеджером программы, который понимает стратегию и цели программы. План программы больше связан с преимуществами, чем с результатами. Его параметры успеха не такие, как у проекта, в том смысле, что он не обязательно требует качественного выполнения в срок и в рамках бюджета. Для плана программы успех зависит от того, насколько программа удовлетворяет потребности и выгоды организации.

Ключевые элементы плана управления программой

Любая программа будет иметь зависимости и ограничения. План программы должен определить их и включить в план. Это включает в себя то, как преимущества программы будут реализованы посредством ее управления.

Поскольку программа представляет собой набор множества проектов, полезно включить в план дорожную карту. Дорожная карта обычно настраивается как временная шкала, на которой задачи, составляющие проект, являются точками с датами начала и окончания. Однако, поскольку это программа, на временной шкале отображено несколько проектов, что помогает выработать стратегию и сотрудничать.

План будет включать управление, организационную структуру и процесс, используемый для планирования, контроля и выполнения плана программы. Это включает в себя график, план коммуникаций, закупки, риски, процедуру закрытия и все другие общие аспекты создания любого плана проекта.

Вам нужно будет определить ключевые результаты. Даже у программы есть результаты, поскольку она состоит из проектов. Результаты могут быть не основной целью программы, но они являются важными вехами, которые необходимо понимать.

Советы по созданию плана управления программой

При составлении плана управления программой необходимо помнить об определенных вещах. Они, как правило, похожи на создание плана управления проектом, но не забывайте о различиях между ними. Помните, что план проекта направлен на результат, но программы имеют более стратегическую цель для PMO.

Список целей и задач

Тем не менее, первое, что нужно сделать любому, кто составляет какой-либо план, — это определить, чего он пытается достичь. Перечислите цели и задачи, чтобы убедиться, что ваш план соответствует этим параметрам. Вы не сможете достичь своих целей, если они не ясны.

Поэтому общение, как и во всех проектах, имеет первостепенное значение. Без назначенного канала, определенной частоты и целей, на кого направлены ваши сообщения, возникнут проблемы.

Планировать общение

Коммуникация включает в себя информирование заинтересованных сторон. В случае программ заинтересованными сторонами являются те в вашей организации, обычно на руководящем уровне, которые хотят, чтобы отдача от их инвестиций отражалась в вашей отчетности по программе. План программы должен наметить эти коммуникации, как часто и с какими материалами, включая определение их ожиданий.

Сделать временную шкалу

Далее вам придется иметь дело с графиком и объемом всех проектов в вашей программе. Это означает ваш общий бюджет и то, как он царит в рамках вашей программы. Вам придется найти баланс между этими двумя аспектами программы. Хотя у вас нет графика, который заканчивается качественным результатом, у вас есть ряд меньших сроков, присущих каждому проекту, которые должны управляться в вашем плане программы.

Включите ваших заинтересованных сторон

Убедитесь, что вы планируете не только с заинтересованными сторонами, но и с вашей командой. Прозрачность важна. Команда находится на переднем крае вашего проекта, и они предоставят вам ценные данные благодаря своему участию и наблюдению. В свою очередь, вы хотите, чтобы они знали план программы, чтобы они могли сделать осознанный выбор, когда вынуждены действовать.

После того, как вы встретились с заинтересованными сторонами и командами, ответственными за выполнение различных проектов, у вас есть как макро-, так и микропредставление о проекте. Это будет информировать ваш план программы, когда вы его завершите.

Как ProjectManager помогает с планами управления программой

Не забывайте, что все это планирование может быть облегчено с помощью онлайн-инструмента управления программой, такого как ProjectManager. Наш онлайн-инструмент гарантирует, что у вас будет самая актуальная информация для принятия более эффективных решений на основе данных.

Управлять программой сложно, но еще сложнее, если вы перескакиваете с одного проекта на другой для сбора данных. В представлении «Обзор проектов» вы получаете список всех проектов в вашей программе. Вы видите название проекта, кто им управляет, команду, которая его выполняет, и статус. Из этого высокоуровневого представления вы можете управлять своей программой.

Создание пользовательских информационных панелей программы

В представлении «Обзор проектов» вы также можете организовать и сгруппировать свои проекты. Когда вы выбираете определенные проекты и группируете их в папку, вы можете затем фильтровать эту группу на панели обзора, которая показывает шесть диаграмм, отслеживающих программные показатели, такие как работоспособность, рабочая нагрузка и прогресс. Благодаря этому высокоуровневому представлению о ходе и производительности вашей программы вы можете выявлять проблемы и вносить изменения для точной настройки эффективности вашей программы.

Отслеживайте свои проекты с помощью дорожной карты

Еще одним мощным инструментом является дорожная карта программы, которая собирает все проекты вашей программы и отображает их на временной шкале диаграммы Ганта. Вы можете увидеть все свои программы вплоть до уровня задач в одном месте, узнать, как они связаны друг с другом и есть ли какие-либо зависимости. Но это не статичное представление. Фильтруйте по исполнителю, менеджеру проекта или клиенту, просматривайте продолжительность, запланированные даты начала и окончания и многое другое. Показывайте заинтересованным сторонам ключевые показатели во время презентаций.

Чтобы ресурсы соответствовали возможностям вашей программы, у нас есть надежное управление ресурсами для всей вашей программы. Функции помогают отслеживать ресурсы вашей программы, управлять ими и составлять отчеты о них. На нашей странице рабочей нагрузки вы найдете инструменты для балансировки рабочей нагрузки ваших команд для повышения производительности.

ProjectManager — это отмеченный наградами онлайн-инструмент, который помогает организовать программы так, чтобы максимизировать их прибыльность. Наша информационная панель в режиме реального времени, динамические дорожные карты и отчеты в один клик предоставляют вам инструменты для управления, отслеживания и составления отчетов о прогрессе и производительности, чтобы ваша программа соответствовала общим стратегическим целям. Узнайте, как мы можем помочь вашему плану управления программой, воспользовавшись этой бесплатной 30-дневной пробной версией уже сегодня.