Предположения проекта: краткое руководство

Делать предположения обычно не одобряют. Однако в управлении проектами предположения о проекте необходимы для планирования проекта. Но чем предположения проекта отличаются от предположений, которые часто вводят нас в заблуждение в повседневной жизни?

Давайте посмотрим, как предположения проекта определяются в управлении проектами и почему они так важны. Затем мы узнаем о журнале допущений проекта и о том, чем допущения отличаются от ограничений и рисков. Мы даже добавим пример предположения проекта для большей ясности.

Что такое предположения проекта?

Предположение о проекте используется при планировании проекта для определения фактора, который является истинным, реальным или достоверным, даже если нет доказательств. Вы должны исходить из того, что существуют определенные истины, чтобы приступить к планированию вашего проекта.

Это не означает, что все предположения проекта верны; иногда они есть, а иногда нет. Вот почему, когда вы делаете предположение о проекте, вы должны быть очень осторожны и тщательно его анализировать.

Допущение в управлении проектами может быть событием или обстоятельством, которое ожидается в течение жизненного цикла проекта. Вы можете думать об этом как об обоснованном предположении. Руководители проектов обычно имеют многолетний опыт и извлекли уроки из предыдущих проектов. Это придает их предположениям больше доверия, чем некоторым новичкам.

Планирование проекта основывается на многих предположениях. Чем разумнее эти предположения, тем лучше проект. ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение для управления проектами, которое поможет вам превратить предположения в жизнеспособный план проекта. Наши интерактивные диаграммы Ганта организуют ваши задачи, связывают зависимости, чтобы избежать задержек, и даже фильтруют критический путь. Затем вы можете установить базовый уровень для отслеживания отклонений проекта в режиме реального времени, чтобы не сбиться с пути. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Почему предположения проекта важны?

Предположения проекта важны, потому что вы можете двигаться вперед без них. Просто невозможно доказать все в плане проекта. Вы оцениваете затраты, продолжительность и многое другое. Предположения открывают дверь в проект и его планирование.

Определив предположения проекта, вы сможете лучше понять, являются ли цели и действия проекта реалистичными и достижимыми с учетом имеющихся у вас временных рамок. Анализ допущений является частью управления рисками проекта.

Если вы проанализируете предположения, сделанные в вашем проекте, и они окажутся неверными, вам придется пересмотреть свой план проекта. Вот почему допущения проекта необходимо выявлять, отслеживать и управлять ими на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Создание журнала предположений проекта

Чтобы идентифицировать, отслеживать и управлять предположениями, вы должны создать журнал предположений проекта. Это ключевой элемент данных для создания плана проекта и его пересмотра на протяжении всего проекта.

Именно на этапе инициации проекта менеджер проекта ведет журнал предположений. Он информирует о написании устава проекта. Здесь вы будете делать предположения высокого уровня. Предположения, основанные на задачах, которые считаются более низким уровнем, делаются во время выполнения проекта.

Хотя вы создаете журнал предположений проекта на ранней стадии проекта, его следует регулярно просматривать и пересматривать. Затем вы можете закрыть ложные предположения и продолжить отслеживать активные.

При составлении журнала предположений не забудьте включить следующее для каждого предположения.

• Предположение о дате регистрируется
• Какая это категория, например бюджет, расписание и т. д.
• Назовите и опишите предположение
• Влияние допущения, такое как высокое, среднее или низкое
• Оцените неопределенность предположения от высокого, среднего до низкого
• Назначьте владельца, ответственного за предположение
• Определите план действий по смягчению воздействия, если предположение верно
• Установить дату следующей проверки предположений
• Обратите внимание на статус предположения, например закрыто или открыто.

Предположения проекта и ограничения проекта

Предположения проекта — это одна из многих вещей, которые должен учитывать руководитель проекта, работая над составлением плана проекта. Давайте обсудим некоторые другие вещи, которые руководитель проекта должен определить в начале проекта, чтобы успешно реализовать его.

Как мы уже говорили, предположение о проекте — это то, во что верят в проекте. Это может быть событие или обстоятельства, которые могут произойти в течение жизненного цикла проекта. Менеджер проекта может делать такие предположения о проекте, потому что у него есть опыт, он может исследовать исторические данные и обращаться за советом к экспертам.

Ограничение проекта — это ограничение проекта. Это может быть что угодно, от бюджета до расписания и ресурсов, которые потребуются для выполнения проекта. Согласно Книге знаний по управлению проектами Института управления проектами (PMBOK), в проектах существует шесть ограничений: объем, качество, график, бюджет, ресурсы и риск.

Как и в случае с предположениями проекта, эти ограничения определяются в начале проекта и создают границы, в которых будет выполняться проект. Как правило, существует два типа ограничений. Бизнес-ограничения — это проблемы высокого уровня, которые зависят от вашей организации. Эти ограничения редко меняются. Технические ограничения ограничивают выбор дизайна. Они фиксированы, и их изменения повлияют на план проекта.

Различия заключаются в том, что предположения считаются верными, но ограничения верны. Предположения, как правило, хороши для проекта, а ограничения — нет. Если предположение оказывается ложным, это может быть плохо для проекта, в то время как ложные ограничения — это хорошо.

Предположения проекта и риски проекта

Понятно, что предположения проекта означают то, что должно произойти. Вы можете посмотреть на проектный риск аналогичным образом. Риски могут быть хорошими или плохими, но они также являются предположениями. Если риск действительно возникает в проекте, то это уже не риск, а вопрос и проблема, которую необходимо либо разрешить, либо использовать.

Но предположения проекта и риск проекта, хотя и похожи, не являются одним и тем же. Они расходятся в своей точке зрения. Если возникает риск, это влияет на проект либо положительно, либо отрицательно. Однако, если допущение не выполняется в течение жизненного цикла проекта, это влияет на проект.

Примеры предположений проекта

Мы обсудили предположения и то, насколько они важны для планирования проекта. Они настолько важная часть планирования, что вам необходимо вести журнал предположений проекта. Мы также обсудили, как предположения проекта имеют общие черты с ограничениями и рисками проекта и чем они отличаются.

Прежде чем мы закончим, давайте рассмотрим несколько примеров. Примеры предположений проекта помогают поместить абстрактные определения в реальный мир, где они существуют в вашем проекте. Давайте кратко рассмотрим некоторые предположения, которые могут возникнуть в ходе управления проектом.

Одно из предположений, которые вы делаете, заключается в том, что у вас будут все ресурсы, необходимые для завершения проекта в отведенные сроки. Это означает, что квалифицированные члены команды, оборудование, материалы и т. д. Возможно, вы предполагаете, что эти члены команды будут доступны, а не в отпуске. Вы предполагаете, что временные рамки проекта не наступят на крупный праздник, который может нарушить производство.

Это может быть что-то такое, казалось бы, тривиальное, как предположение, что все заинтересованные стороны будут присутствовать на ваших собраниях. Может показаться, что это не имеет большого значения, но если вы знаете ожидания ваших заинтересованных сторон, у вас не будет всей информации, необходимой для соответствующего планирования.

Другое предположение заключается в том, что имеющееся у вас оборудование находится в хорошем рабочем состоянии. Он должен поддерживаться и быть наготове, чтобы вы могли, скажем, производить те виджеты, в которых отчаянно нуждается рынок. Но если оборудование нуждается в ремонте или замене, вы не сможете удовлетворить этот спрос раньше своих конкурентов.

Вот ваши поставщики. Если вы занимаетесь строительством, вам необходимо иметь материалы на месте в запланированное время. Скорее всего, у вас хорошие отношения с вашими продавцами и поставщиками. Они доставят, как и ожидалось. Но если они этого не сделают, то проект, вероятно, не уложится в срок, что может привести к эффекту домино, которого вы точно не хотите.

ProjectManager помогает отслеживать предположения проекта

Чтобы избежать этих ложных предположений, вам необходимо программное обеспечение для управления проектами, которое может отслеживать данные в реальном времени. ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение для управления проектами, которое может отслеживать предположения вашего проекта в режиме реального времени. Это позволяет руководителям проектов принимать более взвешенные решения. Кроме того, наши инструменты управления рисками помогут вам выявлять, отслеживать и снижать риски в ваших проектах.

Мониторинг в режиме реального времени с интерактивными информационными панелями

Менеджеры проектов должны проверять свой прогресс и производительность на протяжении всего жизненного цикла проекта. Наши информационные панели в режиме реального времени дают им представление высокого уровня, когда они хотят. Настройка не требуется, наш инструмент автоматически собирает и вычисляет шесть показателей проекта, которые отображаются в виде удобных для чтения графиков и диаграмм.

Управляйте ресурсами, чтобы не отставать от расписания

Вы делаете предположение, что ваши ресурсы будут работать так, как ожидалось. Если вы заметили проблему с рабочей нагрузкой на панели мониторинга в реальном времени, просто переключитесь на диаграмму рабочей нагрузки. Он имеет цветовую кодировку, что позволяет легко увидеть, кто перегружен, а кому нужно больше работы. Затем сбалансируйте рабочую нагрузку команды на графике. Это так просто.

Наш инструмент также позволяет легко видеть доступность вашей команды при планировании задач, отслеживать время, которое они тратят на эти задачи, с помощью защищенных расписаний и предоставляет им совместную платформу для обмена файлами, комментирования и совместной работы. Единственное предположение, в верности которого вы можете быть уверены, заключается в том, что ProjectManager поможет вам реализовать успешный проект.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, которое помогает планировать, планировать и отслеживать проекты. Наши функции управления рисками, задачами и ресурсами помогут вам лучше управлять проектами. Присоединяйтесь к командам NASA, Siemens и Nestle, которые уже используют наше программное обеспечение для достижения успеха. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.