Краткое руководство по уставам проектов

Проекты нуждаются в одобрении, прежде чем они могут быть выполнены. Устав проекта — это документ планирования проекта, который продает проект заинтересованным сторонам и спонсорам. Если вы сможете показать его жизнеспособность и окупаемость инвестиций, работа получит зеленый свет для продвижения вперед.

Но в уставе любого успешного проекта есть много элементов. Если вы новичок в управлении проектами, шаблон устава проекта поможет вам убедиться, что вы соблюдаете все основные пункты. Мы включили бесплатную справку по шаблону устава проекта в качестве примера того, что должен включать в себя устав проекта.

Итак, что же такое устав проекта? Следующее краткое руководство поможет вам получить более полное представление о том, что когда вы будете продвигать свой следующий проект, у вас будет все необходимое для достижения успеха.

Что такое Устав проекта?

Устав проекта — это заявление о масштабах, целях и людях, которые участвуют в проекте. Он начинает процесс определения ролей и обязанностей этих участников и обрисовывает в общих чертах цели и задачи проекта. Устав также определяет основные заинтересованные стороны и определяет полномочия руководителя проекта в начале плана проекта.

Связанный: Бесплатный шаблон Устава проекта для Word

Следуйте приведенному ниже краткому руководству по написанию и реализации устава управления проектами.

Ключевые элементы Устава проекта

Устав управления проектом служит справочным документом. Он должен определить эти три основных момента.

1. В чем суть проекта? Каковы цели и задачи проекта? Как вы планируете достичь этих целей и задач?
2. Почему существует этот проект? Обеспечьте общее понимание проекта. Устав должен сообщать о своей ценности и/или причине существования каждому, кто принимает в нем участие, от команды до менеджера проекта, стейкхолдеров, спонсоров и т. д.
3. Можем ли мы согласиться на этот проект? Устав действует как контракт между спонсором проекта, ключевыми заинтересованными сторонами и командой проекта. Отмечая обязанности каждой стороны, участвующей в проекте, всем становится ясно, каковы их обязанности.

Как создать устав проекта

Итак, это общие штрихи, и хотя в описании проекта нет необходимости вдаваться в подробности, в нем есть гораздо больше ключевых элементов, чем эти общие положения. Помните, что приведенные ниже разделы должны быть короткими, поскольку они относятся к более подробным документам по планированию проекта, таким как описание содержания, бюджет проекта, план управления рисками или запрос предложений.

1. Укажите информацию о проекте

В этот первый раздел устава проекта вы должны включить общую информацию о проекте, такую ​​как его название, описание и сведения о спонсоре проекта, руководителе проекта, членах команды и заинтересованных сторонах.

2. Определите роли и обязанности команды проекта

Важной функцией устава проекта является документирование того, кто является членами вашей команды и каковы их роли и обязанности. Вы также должны определить основные заинтересованные стороны. Всегда важно отметить заинтересованные стороны в любом проекте, поскольку именно им вы будете отчитываться и, в некотором смысле, управлять их ожиданиями. Чем раньше вы узнаете, кто они, тем быстрее вы сможете разработать продуктивный план управления заинтересованными сторонами.

3. Определите цели проекта и задачи проекта

Руководителям проектов важно различать эти два понятия. Цели проекта — это преимущества высокого уровня, которые должен создать проект, а цели проекта — это конкретные вехи или шаги, необходимые для их выполнения. Если у вас нет четкой цели, ваш проект не достигнет цели.

4. Представьте бизнес-кейс

Устав проекта нуждается в экономическом обосновании, потому что в нем, по сути, излагаются причины для осуществления проекта. Это помогает руководителям проектов объяснить, какие потребности бизнеса удовлетворяет проект, и каковы ожидаемые финансовые выгоды и окупаемость инвестиций для заинтересованных сторон проекта. Хороший способ продать проект — иметь представление о том, какую пользу проект принесет спонсорам и заинтересованным сторонам. Выясните, каковы эти преимущества, и перечислите их здесь.

5. Опишите объем проекта

Что входит и не входит в объем работ? Масштаб — это границы вашего проекта, такие как дата его начала и время завершения. Итак, каковы элементы в рамках проекта, например те части процесса проекта, в отличие от задач или действий, выходящих за рамки пошагового процесса проекта? Опишите основные результаты и этапы проекта. Позже, на этапе планирования, вам потребуется создать описание содержания, в котором более подробно описывается содержание проекта.

6. Создайте временную шкалу проекта

Временная шкала проекта — это упрощенная версия расписания вашего проекта. Эта временная шкала проекта должна показывать основные результаты, вехи и этапы проекта, чтобы заинтересованные стороны понимали общую картину.

7. Составьте бюджет проекта

Хотя вы будете вдаваться в подробности при создании бюджета проекта, здесь вы хотите получить приблизительную цифру ожидаемых затрат по проекту. Определите бюджет проекта и укажите, кто будет иметь право расходовать средства. Включите ориентировочную стоимость определенных вами задач, но имейте в виду, что новые требования и задачи проекта потребуют корректировки этого бюджета.

8. Обратите внимание на ключевые допущения и ограничения

Важно записать все допущения или ограничения, которые могут повлиять на разработку или выполнение плана вашего проекта. Отмечать ключевые предположения очень важно для управления заинтересованными сторонами, поскольку установление четких ожиданий является ключом к успеху. Вы также хотите иметь хотя бы общее представление о том, как вы собираетесь справляться с ограничениями проекта. Если вы не расскажете об этом сейчас, вам придется играть в догонялки позже.

9. Регистрируйте ключевые риски проекта

Определите все потенциальные риски, которые могут возникнуть в проекте, чтобы вас не застали врасплох. Здесь вы захотите выделить наиболее вероятные или серьезные риски, чтобы заинтересованные стороны знали о них на раннем этапе. За этим должен последовать реестр рисков и план управления рисками в вашем плане проекта, где вы подробно описываете, как вы будете устранять эти риски и кто в команде отвечает за их обнаружение и устранение.

10. Определите требования проекта и критерии успеха

Команда управления проектом и заинтересованные стороны проекта должны прийти к соглашению относительно критериев успеха. Наиболее распространенными аспектами, определяющими успех проекта, являются тройные элементы ограничений: время, стоимость и объем. Но в зависимости от проекта может быть много требований к проекту, таких как уровни допустимого риска и стандарты качества.

Шаблон и пример Устава проекта

Написание устава проекта требует времени и усилий, и это может быть непросто, если вы новичок в планировании проектов. Но вам не о чем беспокоиться, вы можете использовать наш бесплатный шаблон устава проекта, чтобы начать работу. Используйте его в качестве примера устава проекта для дальнейшей работы.

Программное обеспечение может помочь вам организовать свой чартер

Даже с помощью шаблона устав проекта требовал много работы. Программное обеспечение для планирования проекта может помочь вам систематизировать всю информацию, необходимую для создания устава.

ProjectManager имеет представление динамического списка, которое делает больше, чем другие программные инструменты, которые просто оцифровывают ваш список дел. Прикрепляйте файлы к каждому элементу в вашем списке, устанавливайте приоритет и добавляйте теги, чтобы их было легче найти. Отслеживайте, устанавливая сроки выполнения для каждого элемента. Мы показываем вам процент выполнения. Создайте свой устав правильно и вовремя, используя ProjectManager бесплатно уже сегодня.

Каково использование Устава проекта?

Для запуска проекта требуется много документов. Еще до того, как вы начнете, вам нужно будет создать многое, от плана проекта до бюджета проекта и многого другого. Во всех этих документах подробно изложены пункты, которые вы в общих чертах выделили в своем заявлении о проекте. Итак, зачем вам еще один документ, не является ли он излишним?

Хотя это правда, что вы собираетесь изучить эту тему на детальном уровне, это ваш первый проход, и есть причина, по которой он более общий и предшествует всему остальному. Ниже приведены три основных варианта использования документа:

1. Он нужен для авторизации вашего проекта. Это документ, который продает проект вашим заинтересованным сторонам и в общих чертах определяет, какова будет их окупаемость инвестиций. Это похоже на презентацию в лифте, поэтому проект должен продаваться.
2. Он служит основным торговым документом. Когда вы представляете это заинтересованным сторонам, у них теперь есть сводка, которую они могут распространять или представлять при обращении по поводу других проектов, чтобы они могли сосредоточить свои ресурсы там, где они необходимы.
3. Это документ, который остается с вами на протяжении всего жизненного цикла проекта. Вы будете ссылаться на него повсюду, будь то на собраниях или для помощи в управлении объемом работ. Устав действует как дорожная карта без всяких мелочей, отвлекающих вас от других материалов проекта.

Советы по написанию устава управления проектами

Существует процесс написания устава проекта, который начинается с понимания видения проекта. Это заявление о видении не может быть расплывчатым, оно должно отражать цель вашего проекта, определяя конечную цель для команды проекта.

Зрение

Как только у вас появится ясное видение, вы сможете разбить его на более практичные части.

• Задача. Перечислите от трех до пяти целей проекта, будьте SMART: конкретными, измеримыми, достижимыми, реалистичными и ограниченными по времени.
• Сфера. Теперь наметьте формальные границы проекта, описав, как бизнес может измениться или измениться в результате реализации вашего проекта, а также отметьте, что относится к объему работ, а что нет. Так вы лучше контролируете проект.
• Практические результаты. Опишите каждый из результатов, которые должен произвести проект. Как только вы устраните их все, вы закрепите свой устав и будете готовы двигаться дальше. Вы можете использовать шаблон WBS, чтобы помочь определить ваши результаты.

организовать

Когда вы строите структуру своего устава, вам необходимо определить четыре подмножества. Это делается путем перечисления следующего:

1. Клиенты/Конечные пользователи. Чтобы завершить этот список, спросите себя: что такое клиент и/или конечный пользователь в контексте этого проекта? Кто заказчики проекта? Есть ли конкретное физическое или юридическое лицо, ответственное за принятие результатов проекта?
2. Заинтересованные стороны. Как отмечалось ранее, определение заинтересованных сторон проекта имеет решающее значение. Это физическое или юридическое лицо внутри или вне проекта, имеющее особый ключевой интерес в этом проекте. Это может быть финансовый контролер, контролирующий расходы, или генеральный директор, но кто бы это ни был, у них будет немного другая направленность в зависимости от их роли.
3. Роли. Вам необходимо назначить ключевые роли и обязанности тем, кто участвует в реализации проекта, от спонсора проекта, совета проекта и менеджера проекта. После каждой записи пишется краткое изложение, определяющее их роль и обязанности в проекте.
4. Структура. Теперь вам нужно определить линии отчетности между этими различными ролями в проекте. Для этого используйте организационную схему проекта. Он отображает структуру организации, а также отношения и роли тех, кто участвует в проекте.

Диаграммы Ганта — традиционный инструмент планирования проектов. Они превращают ваши задачи и сроки в наглядные временные шкалы. В ProjectManager есть онлайн-диаграмма Ганта и другие инструменты планирования, которые позволяют назначать задачи и отслеживать ход выполнения в режиме реального времени. Более того, вы можете быстро отфильтровать критический путь, а затем установить базовый уровень для сравнения запланированных усилий с фактическими. Соблюдайте график и оставайтесь в рамках своего бюджета с помощью ProjectManager.

Реализация

У вас есть видение, и вы организовали различные части вашего проекта. Теперь вам предстоит разработать план их реализации. Здесь есть четыре части:

1. План. Если вы собираетесь внедрять, то вам нужен план реализации. Это способ создать атмосферу доверия для ваших клиентов и заинтересованных сторон путем перечисления фаз, действий и временных рамок жизненного цикла проекта.
2. Вехи. Вехи отмечают основные этапы проекта и объединяют мелкие задачи в более крупные куски работы. В проекте должно быть только несколько из них, поэтому они являются вехами, но они являются важным способом подтверждения завершения ключевого результата.
3. Зависимости. Перечислите все ключевые зависимости и их важность для проекта. Это задачи или действия, которые связаны друг с другом, поскольку они будут влиять на проект в течение его жизненного цикла.
4. Ресурсный план. Какие ресурсы задействованы в проекте? Разбейте этот список на рабочую силу, оборудование и материалы. Так вы узнаете, что вам нужно, еще до того, как оно вам понадобится, и сможете более точно оценить свой бюджет. По мере продвижения проекта и внесения изменений вам потребуется адаптировать свой план ресурсов. В ProjectManager есть инструменты управления рабочей нагрузкой и ресурсами, которые позволяют быстро увидеть рабочую нагрузку каждого и при необходимости переназначить задачи. Это удерживает всех от чрезмерной или недостаточной работы.

Риски, проблемы и бюджет

Мы почти закончили, но ни один устав не будет полным без учета потенциальных рисков и проблем, которые могут сорвать проект. Это включает в себя предположения и ограничения, связанные с проектом.

Риск — это потенциальная проблема, которая может возникнуть или не возникнуть в проекте. Риск не всегда отрицательный, так как есть такая вещь, как положительный риск, и вы должны быть готовы к этому.

Проблема — это то, что уже произошло в проекте. По сути, риск — это будущее время, а проблема — настоящее время, но вы должны быть готовы ко всем возможностям при создании устава управления проектом.

Наконец, со всей приведенной выше информацией вы можете набросать приблизительную цифру того, сколько будет стоить реализация проекта в отведенные вам сроки. Затем вы представляете свой устав, и как только он утвержден и подписан, начинается настоящая работа.

Сделайте следующий шаг в планировании с помощью ProjectManager

Устав закладывает основу для проекта. Он обеспечивает видение и определяет, где будут размещены все части. Это отличная структура, но это не план. Устав ведет к планированию проекта, а ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами, которое вам необходимо для управления вашим проектом от начала до конца.

Диаграммы Ганта для планирования

Для превращения устава в план требуется инструмент, достаточно гибкий, чтобы реагировать и приспосабливаться к множеству связанных задач. Онлайн-представление проекта диаграммы Ганта берет задачи и заполняет временную шкалу проекта, где зависимости могут быть связаны, чтобы впоследствии избежать узких мест. Устанавливайте вехи, быстро редактируйте даты и даже назначайте работу членам команды.

Совместная работа над задачами

При назначении команд очень важно, чтобы им были даны четкие указания. У менеджеров проектов слишком много дел, чтобы тратить время на микроуправление своими командами.

ProjectManager упрощает назначение, но благодаря неограниченному хранилищу файлов вы можете прикрепить столько документов и изображений, сколько необходимо для обучения. Комментарии можно делать на уровне задачи, поэтому между членами команды всегда есть открытый канал для общения и совместной работы.

Отчет обо всем

Мощным окном в проект является функция отчетности, которая создает подробные отчеты по проекту всего за несколько кликов. Менеджеры могут фильтровать отчеты, чтобы показать только то, что им нужно, например ход выполнения задачи или отклонение от проекта. Эти отчеты отслеживают проект, чтобы держать его в курсе, но также могут быть предоставлены заинтересованным сторонам, чтобы держать их в курсе.

После того, как вы написали устав проекта и получили одобрение от заинтересованных сторон, вам потребуются правильные инструменты для управления масштабом, задачами и ресурсами вашего проекта, чтобы обеспечить его выполнение в рамках бюджета и в соответствии с графиком. ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами, которое мгновенно сообщает об обновлении статусов, чтобы вы знали, где находится ваш проект и как обеспечить его успешное завершение. Попробуйте наше отмеченное наградами программное обеспечение прямо сейчас, воспользовавшись бесплатной 30-дневной пробной версией.