5 шагов к закрытию проекта (контрольный список включен)

Так много времени и усилий тратится на планирование проекта, что часто забывают, что окончание проекта — закрытие проекта — не менее важно. Даже после того, как проект технически завершен, требуется много работы.

Например, есть много задач, которые вам еще предстоит выполнить. Они могут быть процедурными, но это не делает их менее важными. Есть утверждения, подписи, платежи, все это может показаться вам бумажной работой, но скажите об этом члену команды, ожидающему оплаты.

Не говоря уже о том, что когда вы заканчиваете один проект, вы, вероятно, планируете другой. Следовательно, вы хотите получить поддержку перехода для этого перехода. Вам придется высвобождать ресурсы, архивировать документы и не забывайте отмечать успех проекта вечеринкой или каким-либо праздником. Это тоже важно.

Наш бесплатный шаблон закрытия проекта — отличный ресурс, который поможет вам вспомнить, что еще осталось сделать.

Что такое закрытие проекта?

Закрытие проекта является последней фазой проекта. Это когда менеджер проекта проверяет, что клиент, заинтересованная сторона или заказчик приняли результаты проекта. Если проект или продукт продолжаются после проекта, то необходимо настроить техническое обслуживание.

Менеджер проекта также просматривает весь проект перед его закрытием, оценивая эффективность и сравнивая ее с базовым уровнем. Команда проекта будет частью этого процесса, предлагая свои наблюдения и отзывы, которые собраны в документе извлеченных уроков. Это дает ориентиры для будущих проектов.

Важность закрытия проекта заключается не только в подписании всей документации, выполнении любых контрактов с поставщиками и освобождении команды для участия в других проектах. Это гарантирует, что первоначальные цели проекта были достигнуты, и связывает любые незавершенные вопросы, такие как риск или вопросы, которые остались открытыми.

Шаги к закрытию проекта

Закрытие проекта — это заключительный этап вашей работы, последний этап жизненного цикла проекта, и, как и любой другой аспект проекта, он требует процесса. Ниже приведены пять шагов, которые вы должны предпринять, чтобы убедиться, что вы расставили все точки над I и зачеркнули все T, а также в полной мере воспользовались опытом.

1. Организуйте вскрытие

Управление проектом — это не только задачи и ресурсы, бюджет и сроки, это опыт, на котором вы можете постоянно учиться. Хотя вы должны были учиться на протяжении всего проекта, сейчас самое время оглянуться назад без давления и отвлекающих факторов, которые могли бы притупить ваше внимание.

Соберите основную команду, чтобы получить отзывы о том, что сработало, а что нет. Поощряйте честность. Документируя ошибки и успехи проекта, вы создаете каталог, содержащий исторические данные. Вы можете вернуться и просмотреть информацию на предмет прецедентов при планировании новых проектов.

Проекты никогда не бывают отдельными вещами, а являются частью континуума, где особенности могут различаться, но общие методы обычно остаются одними и теми же. После закрытия любого проекта появляется огромное количество знаний.

2. Заполните документы

Как уже отмечалось, проекты генерируют стопки документов. Эти документы должны быть подписаны и одобрены заинтересованными сторонами. Все требует внимания и должно быть подписано, что является юридическим доказательством того, что эти документы действительно заключены. Это включает в себя закрытие всех контрактов, которые вы могли заключить с внутренними партнерами или поставщиками, или любых других ресурсов, с которыми вы заключили контракт.

Это включает в себя рассмотрение всех просроченных платежей. Вы хотите убедиться, что все счета, комиссии, сборы, бонусы, все, что у вас есть, оплачены. Завершите все расходы, связанные с проектом. Это не делается, если за это не платят.

Программное обеспечение для управления проектами может помочь вам организовать все эти документы. ProjectManager действует как концентратор для всех файлов вашего проекта. Вы можете отслеживать их в нашем представлении списка, которое больше, чем обычное приложение списка дел. Во-первых, вы можете увидеть процент выполнения каждого элемента в списке. Теперь вы знаете, заплатили ли этому подрядчику и можете ли вы подписать контракт. Вы даже можете настроить уведомления, чтобы убедиться, что ваши платежи доставляются вовремя. Попробуйте сами, воспользовавшись этой бесплатной пробной версией.

3. Освобождение ресурсов

Вы собираете команду для проекта, и теперь вы должны распустить их. Это формальный и очень важный процесс, который освобождает их для следующего проекта. Каждая команда объединяется благодаря сочетанию навыков и опыта, которые они привносят в проект. Проект определяет членов команды, с которыми вы хотите работать, и каждый проект будет немного отличаться, что отразится на команде, нанятой для его выполнения.

Это справедливо как для внутренних, так и для внешних ресурсов. Внешние могут быть более очевидными, поскольку вы заключили с ними контракт, и этот контракт будет иметь срок действия. Когда все закончится, убедитесь, что им всем заплатили в полном объеме, чтобы они могли расписаться и уйти. Но внутренние ресурсы остаются, поэтому вы должны напомнить себе, что их время работы над проектом также ограничено, и вы можете заблокировать проекты другой команды, если не освободите свои ресурсы после завершения проекта.

4. Архивные документы

Из старых проектов можно извлечь уроки, поэтому вы регулярно встречаетесь со своей командой во время проекта и оглядываетесь на процесс после него. Однако если у вас нет архива, в который можно было бы вытащить старые записи, все полученные знания будут потеряны из-за плохой организации и управления. Вы упорно трудились, чтобы иметь отличную проектную документацию, не теряйте ее.

Связанный: Что такое журнал решений по проекту?

Прежде чем закрыть проект, заархивируйте все документы, любые примечания и данные, которые могут оказаться полезными. Даже если вы никогда не получите к нему доступ, необходимо сохранить документальный след работы, проделанной над любым проектом, для других людей в организации. Это могут быть юридические группы, HR-группы или даже ваш преемник. Вы никогда не знаете, когда кому-то, возможно, придется вернуться и ответить на вопрос или узнать, как была решена старая проблема. Воспринимайте это как запасение припасов на зиму.

5. Празднуйте успех

Если для вас это звучит глупо, значит, вы не выполняете свою работу. Нет ничего глупого в том, чтобы вознаграждать вашу команду за хорошо выполненную работу. Это создает завершение, в чем и состоит вся эта часть проекта, но также сажает семя, которое прорастет в последующих проектах, когда вы будете работать с членами старой команды.

Контрольный список закрытия проекта

Чтобы убедиться, что вы закрыли свой проект правильно, следуйте этому пошаговому контрольному списку закрытия проекта.

1. Начните с самого начала с созданного вами документа содержания проекта и убедитесь, что вы выполнили все перечисленные там требования.
2. Убедитесь, что все результаты были переданы и подписаны заинтересованными сторонами, получив их одобрение и удовлетворение.
3. Другие проектные документы также должны быть подписаны соответствующим лицом, включая любые незавершенные контракты и соглашения с поставщиками и другими подрядчиками.
4. После того, как документы будут подписаны, обработайте их, оплатите все счета и закройте все контракты, связанные с проектом.
5. Сложите вместе все документы, включая окончательные отчеты по проекту, а затем систематизируйте и заархивируйте их как исторические данные, чтобы использовать их в будущем.
6. Используйте собранные документы для определения и документирования уроков, извлеченных в ходе проекта, включая любые отзывы заинтересованных сторон, чтобы не совершать тех же ошибок в будущих проектах.
7. Назначьте помощника по переходу, который будет следить за проектом после его завершения, чтобы закрытие проекта было тщательным.
8. Освободите или переназначьте ресурсы проекта, включая вашу команду и другой персонал проекта, а также любое оборудование или арендованную площадку, используемую для проекта.
9. Если вы не использовали программное обеспечение для управления проектами, приобретите его, так как оно помогает контролировать не только жизненный цикл проекта, но и процесс тщательного закрытия проекта.
10. Наконец, но, пожалуй, самое главное, отпразднуйте это вместе с проектной командой. Они проделали работу и заслужили признание и возможность выпустить пар до начала следующего проекта.

Бесплатные шаблоны, которые помогут с закрытием проекта

Есть много вещей, которые нужно отслеживать, когда вы закрываете проект. Вы не хотите пропустить какие-либо важные шаги и оставить некоторые документы неподписанными или не обсуждать извлеченные уроки, чтобы избежать тех же ошибок в следующем проекте. ProjectManager — отличное программное обеспечение, а также лучший онлайн-сайт для всего, что касается управления проектами. Это включает в себя десятки бесплатных шаблонов. Вот некоторые из них, которые помогут вам сделать все мелочи, необходимые для правильного закрытия проекта.

Шаблон закрытия проекта

Все, что вам нужно зафиксировать при закрытии проекта, описано в нашем бесплатном шаблоне закрытия проекта для Word. Вы можете убедиться, что заинтересованные стороны подписали каждый документ, подрядчики получили оплату и их контракты закрыты, а ваша команда была освобождена от проекта, чтобы они могли приступить к следующему.

Шаблон извлеченных уроков

Чтобы закрыть проект, требуется много административной работы, но это также должно быть время для размышлений. Наш бесплатный шаблон извлеченных уроков для Excel — отличный инструмент для фиксации успехов и проблем, возникших в ходе жизненного цикла проекта. Вы описываете, что произошло, как это повлияло на проект и что вы будете делать по-другому в будущих проектах, чтобы избежать повторения этих ошибок. Это классический документ закрытия проекта.

Шаблон действий

Бесплатный шаблон элементов действий для Excel — отличное место, чтобы извлечь уроки, полученные в приведенном выше шаблоне, и превратить их в план. Как только вы увидите ошибки, которые вы сделали в прошлом, вы сможете сформулировать план действий, чтобы не повторять их. Этот бесплатный шаблон позволяет создавать задачи, назначать их членам команды, добавлять приоритет, чтобы вы знали, какие из них идут первыми, и даже указывать сроки и отслеживать статус.

Ваш проект закрыт — используйте ProjectManager для следующего!

Теперь мы знаем, что правильное закрытие проекта поможет вам правильно начать следующий проект. Если вы планируете и управляете своими проектами в централизованном программном обеспечении для управления проектами, таком как ProjectManager, у вас будет доступ ко всем вашим предыдущим проектам.

Таким образом, когда вы планируете новый проект, вы можете быстро просматривать старые документы, задачи, комментарии и шаблоны в системе. Это также упрощает адаптацию к следующему проекту, так как члены команды уже должны быть в системе.

Создание отчетов для потомков

Программное обеспечение для автоматизированной отчетности может оказать огромную помощь в этом процессе. ProjectManager позволяет менеджерам создавать отчеты одним щелчком мыши. Сюда входят отчеты, такие как отчеты о расписании, поэтому вы можете быстро увидеть количество часов, отработанных членом команды за время работы над проектом. Вы также можете создавать дополнительные отчеты для заинтересованных сторон, такие как отчеты о состоянии, отчеты об отклонениях или отчеты о плане проекта. Все это автоматизировано в нашем программном обеспечении для управления проектами, что поможет вам завершить проект еще быстрее.

Экономия времени и наличие форы при запуске нового проекта — это то, как вы эффективно сокращаете время и затраты. ProjectManager оптимизирует проект для вас от начала до конца.

Частью закрытия проекта является возможность планировать и выполнять его. Вот где на помощь приходит ProjectManager. Будучи облачным программным обеспечением, оно позволяет вам и вашей команде получать данные в режиме реального времени при мониторинге и составлении отчетов по проекту. Кроме того, ваша документация станет более доступной и безопасной. Убедитесь сами, воспользовавшись бесплатной 30-дневной пробной версией.