Как использовать журнал решений по проекту для получения оптимальных результатов

Проекты — это серия решений. В идеале каждое решение должно быть результатом тщательного исследования, консультаций с командой и исторических данных. Руководители проектов используют журнал решений, чтобы держать заинтересованные стороны в курсе того, кто санкционировал решение и как оно было принято.

Журнал решений — это важный инструмент коммуникации, который должны понимать все менеджеры проектов. Вы можете использовать программное обеспечение для управления проектами, шаблоны или просто блокнот для отслеживания решений. Но прежде чем мы перейдем к тому, как его создать, давайте лучше разберемся с определением журнала решений по проекту.

Что такое журнал решений?

Журнал решений — это запись решений, которые привели к выбору, который вы делаете в ходе проекта. Это может быть информация о собрании, запись или документ проекта — все это собирается в журнале решений и передается спонсору проекта.

Проблемы с коммуникацией — это смерть для проекта. Журнал решений служит инструментом коммуникации, который предоставляет вспомогательную информацию заинтересованным сторонам. Решения принимаются не только на запланированных встречах: их также можно принимать на случайных встречах или между парой членов команды. Журнал решений документирует всю эту информацию.

Таким образом, журнал решений представляет собой список важных решений, которые были согласованы в ходе проекта. Хотя журнал решений по проекту используется не всеми, кто занимается управлением проектами, он определенно набирает обороты.

Зачем нужен журнал решений?

Решения могут решить или разрушить проект. Заинтересованные стороны заинтересованы в принятых решениях. Точно так же, как они регулярно обновляются презентациями заинтересованных сторон и отчетами о состоянии, журнал решений объясняет, почему решения были приняты и кто их санкционировал.

Документация является ключом к проектам, и хотя основной мир управления проектами, возможно, еще не полностью принял журнал решений, они всегда использовали тщательную документацию. Документация предлагает исторические данные, необходимые для планирования будущих проектов, а также является частью плана управления рисками при рассмотрении решений.

Журнал решений может быть просто напоминанием о ходе действий. В течение жизненного цикла проекта принимается множество решений, и иногда людям в проектной группе требуется напоминание, чтобы избежать ненужных конфликтов. В нем также объясняется, кто принял это решение и почему, что может помочь команде избежать разногласий.

Наличие журнала решений по проекту, который является единственным источником правды, доступным для всех и легким для обмена с заинтересованными сторонами, имеет важное значение для успешного выполнения проекта. ProjectManager — это облачное программное обеспечение, которое объединяет гибридные команды, менеджеров и заинтересованных лиц с помощью инструмента управления работой в режиме реального времени.

Храните журнал решений по проекту, журнал изменений, журнал проблем, журнал рисков, журнал действий, журнал рейдов, реестр рисков или любой другой журнал, который вы используете, в представлении списка задач нашего программного обеспечения. Вы можете прикреплять файлы, делиться ими с командой и получать уведомления о добавлении новых элементов. Присоединяйтесь к более чем 35 000 пользователей по всему миру и бесплатно начните работу с ProjectManager уже сегодня.

Элементы журнала решений

Журнал решений помогает в анализе изменений, поскольку в нем фиксируются ключевые данные для принятия решений. По сути, это как электронная таблица. В каждом столбце отмечена определенная часть решения. Вот некоторые из пунктов, которые должны быть включены в любой журнал принятия решений:

• Название проекта: Сохраняет вместе все решения, принятые в проекте.
• Менеджер проекта: Ответственное лицо
• Идентификационный номер: присвойте один каждому решению, чтобы его было легче найти.
• Название решения: название решения отличает его от других решений, принятых в течение жизненного цикла проекта.
• Дата: когда вы приняли решение и любые сроки, связанные с ним
• Область: какой аспект проекта вы обсуждаете
• Описание: Обзор принятого вами решения
• Обоснование: причина решения и любые приведенные комментарии или разногласия.
• Альтернативы: другие варианты, которые вы обсуждали, но от которых отказались.
• Ожидаемый эффект: Кратко опишите, что, по вашему мнению, изменит решение.
• Участники: перечислите всех, кто внес свой вклад в решение
• Подпись утверждения: подпись, обычно от руководителя проекта.

Пример журнала решений

Давайте составим теоретический случай, чтобы пройти этот процесс. Для нашего примера с журналом решений давайте рассмотрим строительную площадку, которая задается вопросом, использовать ли сталь или дерево при создании каркаса меньшего подсобного помещения для большего здания.

Журнал решений будет содержать все указанные выше данные, такие как название проекта, имя менеджера проекта, идентификатор и название, например, «Backhouse Frame». Вовлеченные люди будут как минимум руководителем проекта, архитектором и подрядчиком.

Дискуссия может касаться цены и безопасности. Соберите эти плюсы и минусы и внесите их в журнал решений по проекту. Изучите влияние и альтернативы, например, как сталь повлияет на бюджет, а дерево может потребовать дополнительных стабилизирующих элементов. Это способ ознакомиться с лучшими практиками и посмотреть, какие из них больше всего подходят для проекта.

Примите решение, запишите его в журнале и попросите руководителя проекта подписать его. Затем передайте документ заинтересованным сторонам проекта, скажем, владельцу собственности, который заказал работу. Это дает заинтересованным сторонам контекст для обсуждения и принятия решения, а также направляет субподрядчиков при создании конструкции.

Как использовать журнал решений

Используйте журнал всякий раз, когда в проекте принимается решение. Это не обязательно означает незначительные решения, но чем больше, тем лучше. Включите любое решение, которое влияет на проект. Скорее всего, заинтересованные стороны в какой-то момент расстроятся и потребуют знать, почему было сделано то, то или другое. Журнал решений — это способ общаться с ними, а также поддерживать решение.

Таким образом, журнал решений по проекту важен не тогда, когда вы его пишете, а тем более, когда вам предоставляется возможность защищать свое решение. Если вам брошен вызов или решение поставлено под сомнение, журнал поможет вам.

Если журнал решений пересматривается, это должно быть отмечено в протоколе решения. Вы также хотите задокументировать это решение. Объясните, почему было принято такое решение и почему оно было изменено. Затем обновите журнал и создайте новый, отражающий изменение.

Шаблоны журнала решений

Вы можете вести журнал решений самостоятельно в любой электронной таблице или даже в текстовом редакторе, но существует множество бесплатных шаблонов журнала решений, которые помогут вам это сделать, если это будет проще. Вот некоторые из наиболее популярных, которые мы нашли в Интернете.

SampleTemplates

SampleTemplates содержит более девяти различных шаблонов журнала решений для PDF и Word. Они охватывают ряд различных отраслей, поэтому вы сможете найти шаблон, который соответствует вашим конкретным потребностям.

WordTemplatesонлайн

В WordTemplatesOnline есть бесплатные шаблоны журнала решений для Excel, Word и PDF. Они предлагают множество различных шаблонов журналов для различных видов деловых встреч, таких как рекомендации и принципы пенсионных планов, один, который фиксирует ключевые решения и риски, другие, которые включают приоритет, статус и многое другое.

Конечно, шаблоны статичны и не могут использоваться для эффективной совместной работы. Вместо использования шаблона журнала решений лучше использовать программное обеспечение для управления вашими решениями и отслеживания изменений в вашем проекте.

Как ProjectManager помогает с журналами решений

ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления работой, которое объединяет гибридные команды и помогает им работать более продуктивно. Благодаря множеству представлений проектов, подходящих каждому стилю работы, и данным в режиме реального времени, способствующим совместной работе и лучшему мониторингу проектов, ProjectManager также является отличным способом отслеживания процесса принятия решений.

Используйте информационные панели для отслеживания KPI

Прежде чем вы сможете принять решение, вам нужны данные, которые помогут вам лучше понять проблему. Приборная панель ProjectManager в режиме реального времени и отчеты в один клик автоматически собирают показатели проекта. Панель инструментов отслеживает время, стоимость, рабочую нагрузку и многое другое, предоставляя вам мгновенный отчет о состоянии.

Создавайте визуальные рабочие процессы с помощью канбан-досок

Вместо использования статического шаблона в качестве журнала решений используйте представление канбан-доски. Канбан-доска — это визуальный инструмент, который показывает рабочий процесс. Вы можете настроить каждый столбец как одну из категорий в вашем журнале решений, и карты могут фиксировать соответствующие данные. Затем вы можете использовать эту функцию для назначения и отслеживания хода выполнения этого изменения после его авторизации.

Следуйте своему плану на диаграммах Ганта

Фактически, вы можете планировать все изменения, внесенные в ваш проект, с помощью диаграммы Ганта ProjectManager. Просто переключитесь с канбана на представление диаграммы Ганта, и вы увидите работу, изложенную на временной шкале проекта. Теперь вы можете добавлять зависимости, фильтровать критический путь и устанавливать базовый уровень для отслеживания запланированных усилий в сравнении с фактическими усилиями.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, которое объединяет гибридные команды, независимо от того, где они находятся, в каком отделе они работают и на каком уровне квалификации, и предоставляет им инструменты для более эффективной совместной работы. Наше программное обеспечение для управления работой содержит инструменты управления ресурсами, расписания и многое другое, чтобы помочь вам работать более эффективно. Присоединяйтесь к командам NASA, Nestles и Siemens, которые уже используют наше программное обеспечение. Начните работу с ProjectManager прямо сейчас.