Определение проекта: значение проекта

Что такое определение проекта? Мы много говорим о конкретных аспектах управления проектами, но иногда полезно начать с корня и углубиться в основы.

Чтобы полностью понять концепции управления проектами высокого уровня, важно знать простые ответы. Когда вы можете воспользоваться этим знанием, вам будет легче освоить более сложные концепции. Независимо от того, являетесь ли вы менеджером проекта или заинтересованным лицом, дайте определение вашему следующему проекту с учетом этих советов по управлению проектами.

Определение проекта

Проект — это набор задач, которые необходимо выполнить, чтобы достичь определенной цели или результата. В зависимости от размера и масштаба проекта эти задачи могут быть простыми или сложными, но все проекты можно разбить на цели и действия, необходимые для их достижения.

Организации и частные лица управляют проектами с широким спектром целей. Они могут принимать разные формы, от строительства здания до планирования мероприятия и даже выполнения определенной обязанности. Ритейлеры, например, могут заниматься проектами, улучшающими способ отслеживания выполнения заказов. Строительные бригады завершают проекты каждый раз, когда они что-то планируют и строят — и так далее!

7 ключевых терминов проекта, которые нужно знать

Независимо от проекта существуют универсальные термины, которые используются независимо от типа проекта, размера проекта или любого другого фактора. Знайте эти семь терминов как свои пять пальцев, и вы будете на шаг впереди еще до начала проекта:

1. Жизненный цикл проекта

Жизненный цикл проекта включает пять фаз, через которые должны пройти все проекты от начала до конца. Пять фаз жизненного цикла проекта служат самой базовой схемой, которая дает определение проекта. Этими пятью фазами являются инициация, планирование, выполнение, мониторинг и закрытие.

2. Объем проекта

Масштаб проекта является ключевым аспектом этапа планирования проекта. Во многих отношениях это отправная точка. Для определения масштаба проекта руководитель проекта и его команда должны установить цели и задачи, детализировать результаты, создать задачи, установить важные даты и многое другое. Масштаб проекта определяет желаемые результаты и все конкретные факторы, которые будут влиять на их достижение.

3. Заинтересованная сторона

Заинтересованная сторона относится ко всем и каждому, кто участвует в проекте. Заинтересованное лицо может быть вовлечено на каждом этапе проекта или только определенным образом. Анализ заинтересованных сторон помогает классифицировать, как инвесторы, члены команды, поставщики, подрядчики и другие лица могут повлиять на ваш проект.

4. Результат

Результат относится к конкретным результатам, которые создает проект. Результаты могут быть «материальными» или «нематериальными», что означает, что они могут быть физическим продуктом или чем-то концептуальным. Как правило, результаты — это потребность, которая в первую очередь вдохновила проект. Если кто-то нанимает строителя для проектирования и строительства офисных помещений, офис становится осязаемым результатом.

5. Веха

Вехи — это заранее определенные достижения, которые помогают отслеживать ход проекта. Думайте о вехах как о контрольных точках. Эти контрольные точки определяются до начала проекта, поэтому руководитель проекта и команда знают, когда они находятся на пути к достижению результатов. Без вех трудно понять, находится ли проект на пути к успеху или его нужно изменить.

6. Ресурсы

Ресурс — это все, что необходимо для завершения проекта. В строительном проекте материалы являются важным ресурсом. При этом другие ресурсы, такие как время, рабочая сила и оборудование, не менее важны. Менеджер проекта должен иметь возможность идентифицировать все ресурсы проекта, чтобы создать план ресурсов и соответствующим образом управлять ресурсами. Когда ресурсы остаются неучтенными, ими легко распоряжаться неправильно.

7. Зависимости

Зависимости проекта относятся к тому, как ресурсы должны быть разделены и распределены в рамках проекта. Многие проекты будут использовать одни и те же физические материалы для разных целей и на разных этапах. Понимание этой зависимости — единственный способ убедиться, что ресурсов достаточно. Точно так же все проекты разбиты на задачи. Когда одна задача не может начаться до завершения другой, эти задачи имеют общую зависимость.

Что значит работать над проектом

Будь то руководитель проекта, член команды или любой другой участник проекта, они являются членами большой команды проекта, и их действия напрямую влияют на других членов команды. Как и в любой команде, вы «выигрываете» или «проигрываете» как единое целое, поэтому невероятно важно общаться и слушать других членов команды, чтобы координировать усилия и добиваться успеха. Большинство неудач и провалов проектов являются прямым результатом плохой коммуникации или отсутствия сотрудничества.

Почему это имеет значение, если работа выполняется? Работа над проектом заключается в понимании проекта в целом так же, как и в выполнении работы. Единственный способ увидеть эту общую картину — слушать команду и учиться друг у друга.

Что такое управление проектами?

Процесс управления проектом начинается с концепции проекта и продолжается на протяжении всего жизненного цикла проекта. Это требует детального знания ресурсов компании и того, как их назначать для выполнения задач, обязанностей, событий и других проектов.

Широкий спектр отраслей зависит от методов и инструментов управления проектами для выполнения проектов. Вот несколько примеров таких отраслей: строительство, информационные технологии, машиностроение, маркетинг и реклама. Любая команда, работающая вместе для достижения общей цели, участвует в той или иной форме управления проектами.

Что делает менеджер проекта?

Менеджер проекта — это больше, чем просто менеджер в традиционном понимании. Этот человек является лидером проектной группы и наблюдает за каждым аспектом проекта, от начала до конца. Менеджер проекта обычно пишет план проекта, проводит собрания команды, назначает задачи и проводит тесты контроля качества, чтобы убедиться, что все работает гладко. Однако руководитель проекта не может нести весь проект на спине. Одна из их ключевых обязанностей, по сути, состоит в том, чтобы уметь возлагать различные обязанности на членов команды.

С помощью своей команды менеджеры проектов будут составлять графики и бюджеты проектов. Они также будут создавать отчеты по проекту на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Как видите, их обязанности широко распространены, но это не значит, что они должны быть слишком тонкими. В идеале руководитель проекта создает основу проекта — как фундамент дома. Затем они назначают других людей для отделки каждой комнаты.

Определение проекта: лучшие практики управления проектами

Независимо от проекта, размера команды или чего-то еще, есть практики, которые экспоненциально увеличивают шансы на успех. Как ни важно достигать цели и достигать результатов, не менее важно создать позитивную культуру в рамках проекта. Эти пять советов могут показаться простыми, но они меняют мир:

Установите регулярные проверки команды

Легко встречаться с командой «по мере необходимости», но как только проект начинается, становится все труднее найти время в расписании каждого. Вместо этого планируйте регулярные встречи еще до начала проекта. Эти встречи служат для проверки, когда члены команды могут сообщать друг другу новости, высказывать опасения, задавать вопросы, вносить коррективы и делать все, что им может понадобиться. Когда эти проверки уже встроены в расписание, никто не ждет встречи, пока не произойдет сбой или проблема.

делегат

Часть того, что дает определение проекта, — это знание того, как делегировать. Будь то менеджеры проекта или член команды, в какой-то момент им, скорее всего, понадобится помощь с задачей. Теперь это не означает просто передать задачу кому-то еще. Это означает, что каждый член команды имеет равные обязанности. Вместо этого лучшие менеджеры проектов знают, как отказаться от части контроля и делегировать полномочия членам команды.

Знай команду

Все в команде управления проектом должны быть знакомы с сильными и слабыми сторонами и особенностями друг друга. Например, если члену команды нужна информация из другого отдела, он должен точно знать, у кого спросить. Это знакомство сокращает потерянное время. Для менеджера проекта особенно важно очень хорошо знать свою команду.

Когда участник проекта знает эти вещи, он может принимать решения, которые учитывают сильные стороны членов его команды, а не их слабости. Знание команды является важным аспектом создания позитивной культуры в рамках проекта, поскольку она отмечает способности каждого.

Отмечайте вехи

Говоря о позитивной культуре, никогда не недооценивайте силу того, чтобы выделить момент, чтобы отметить достижение важной вехи. Достижение одного означает, что команда добилась значительного прогресса, и проект все еще находится в процессе. По крайней мере, важно объявлять о достижении вех во время проверки команды. Это держит всех на одной странице и повышает эффективность команды.

Выберите превосходные инструменты управления проектами

Управление проектами — чрезвычайно сложная работа. Без надлежащих инструментов легко допустить ошибку, стать неорганизованным и даже не завершить проект. Лучший способ защитить свой проект от этих ошибок — выбрать инструменты, упрощающие весь процесс.

Лучшее программное обеспечение для управления проектами делает именно это. Использование программного обеспечения для управления проектами раскрывает весь потенциал вашей команды и проекта и выводит конечный результат на новый уровень. Ключевым моментом является поиск интуитивно понятного и удобного в использовании программного обеспечения для управления проектами, не идущего на компромиссы в отношении функциональности.

Как ProjectManager упрощает управление проектами

ProjectManager — это удостоенное наград программное обеспечение для управления проектами, которое делает управление проектами проще, чем когда-либо. Наше облачное программное обеспечение позволяет всей команде работать над проектом в полевых условиях или в пути, а наш современный интерфейс сочетает функциональность с удобной навигацией. Это означает, что больше не нужно тратить время на попытки ознакомиться с новым инструментом и больше времени на совершенствование определения вашего проекта.

План на диаграммах Ганта

Планируйте свои проекты от начала до конца с помощью мощной функции диаграммы Ганта в ProjectManager, которая позволяет поэтапно планировать задачи проекта. Вы даже можете создавать зависимости и устанавливать вехи. Кроме того, вы можете импортировать файлы Excel и файлы Microsoft Project, поэтому переход на наше программное обеспечение не составит труда.

Отслеживание на панелях проектов

По мере того, как команда проекта продвигается вперед с задачами, менеджеры проектов могут отслеживать каждое обновление статуса на нашей информационной панели в режиме реального времени, которую вы можете персонализировать, чтобы отображать наиболее важные показатели. Каждое изменение задачи отслеживается и автоматически обновляется в красочных, легко читаемых диаграммах и графиках. Следить за ходом вашего проекта еще никогда не было так просто!

Получите все эти и другие функции, используя ProjectManager. Все эти инструменты доступны в нашем программном обеспечении, чтобы помочь вам планировать, отслеживать и составлять отчеты о вашем проекте в режиме реального времени. Посмотрите, что он может сделать для вас, приняв участие в этой бесплатной 30-дневной пробной версии!