Дизайн проекта в управлении проектами: краткое руководство

Этап разработки проекта является самым первым шагом при планировании проекта. Он закладывает основу для этапа инициации проекта и планирования проекта, а также для важных документов, таких как устав проекта и план проекта.

Что такое дизайн проекта?

Дизайн проекта — это процесс мозгового штурма, в ходе которого команда управления проектом начинает обдумывать проект с точки зрения высокого уровня, определяя цели, методологии, ресурсы и критерии успеха, чтобы установить проектный подход, который будет представлен заинтересованным сторонам, а затем приступит к инициации проекта. и этапы планирования проекта. На этом этапе проекта принимаются решения о том, как управлять и управлять.

Затем, после этапа разработки проекта, можно создать проектное предложение, устав проекта и план проекта. Эти проектные документы затем будут использоваться для управления этапом выполнения жизненного цикла проекта.

Однако мышление, которое происходит во время разработки проекта, не столько сосредоточено на деталях, сколько работает на более высоком уровне с точки зрения управления проектом. Программное обеспечение для планирования проектов может помочь в организации как общей стратегии, так и конкретных деталей проекта.

ProjectManager, например, имеет диаграммы Ганта для составления подробных расписаний, а также доски канбан для удобного сотрудничества по стратегическим аспектам разработки проекта. Управляйте своей стратегией, планируйте, планируйте, выполняйте и отчитывайтесь в одном простом в использовании программном обеспечении для управления проектами. Попробуйте бесплатно сегодня.

Какова цель процесса разработки проекта?

Дизайн проекта определяет общую методологию проекта, которая будет использоваться, и обзор проекта. Он описывает основные результаты, продукты или функции, которые будут завершены. В дизайне проекта также приблизительно оценивается бюджет и описывается, как отслеживать и оценивать прогресс. Заинтересованным сторонам может быть представлено несколько проектов, которые затем могут выбрать тот, который, по их мнению, лучше всего соответствует их потребностям.

Почему этап разработки проекта важен?

Дизайн проекта — важный первый шаг к успешному проекту. Дизайн проекта — это стратегическая организация идей, материалов и процессов с целью достижения цели. Руководители проектов полагаются на хороший дизайн, чтобы избежать ловушек и предоставить параметры для поддержания важнейших аспектов проекта, таких как график и бюджет.

Процесс разработки проекта: как разработать проект шаг за шагом

Существуют шаги, которые необходимо предпринять для определения дизайна проекта и разработки стратегии реализации. Это самые важные шаги в проекте. Поэтому вы хотите вовлечь свою команду и заинтересованные стороны в процесс, чтобы убедиться, что вы охватываете все основы. Потратьте время, чтобы полностью завершить этот этап.

1. Определите свое видение проекта

Каково ваше видение проекта? Это не какая-то радужная надежда, а заявление о видении, в котором рассматривается проблема, требующая решения. Это означает выяснение причины для проекта. Заявление о видении — это официальный документ, в котором указывается потенциал проекта. Он представляется заинтересованным сторонам, чтобы показать жизнеспособность проекта и его преимущества.

Это не длинный подробный документ. У вас может быть краткое идеалистическое видение результата проекта; в конце концов, так вы продаете проект. Итак, нарисуйте картину успеха проекта и поместите ее в более широкий контекст.

2. Сформулируйте проблему, которую будет решать ваш проект

Чтобы поддержать этот документ концепции, вам необходимо определить проблему, которую необходимо решить. Поэтому часто требуется оценка потребностей, чтобы вы могли увидеть препятствия, с которыми сталкивается бизнес. Это позволит согласовать проблему, которую вы решаете, с организацией и ее стратегией. Он также предоставит вам необходимые данные для разработки оптимального решения проблемы.

Для начала, какую информацию вы собираете? Какие источники существуют для этой информации, и как вы будете собирать информацию? Затем проанализируйте и определите проблемы, для решения которых создается ваш проект. Соберите эти результаты в документ.

3. Оцените ресурсы проекта, которые потребуются

Затем вам нужно определить необходимые ресурсы для выполнения проекта. Ресурсы — это что угодно, от людей до оборудования и объектов, необходимых для успешного завершения проекта.

Хороший способ определить ресурсы — это тот же подход, которым журналисты подходят к выпуску новостей, используя пять вопросов: кто, что, где, когда и почему. Кто вам нужен для выполнения проекта, какие инструменты управления ресурсами необходимы, где будет выполняться работа, когда начнется и закончится проект и зачем нужны эти ресурсы?

4. Обрисуйте цели вашего проекта

Вы не сможете достичь своих целей, если сначала не определили их. Цель — это то, что в конце проекта можно наблюдать и измерить. Цель совпадает с решением проблемы.

Создайте заявление о цели, которое объясняет, как цели решаются в проекте. Чтобы сделать это хорошо, примените метод SMART, который означает конкретный, измеримый, достижимый, реалистичный и актуальный во времени. Каждая цель должна быть определена этими терминами.

5. Структурируйте стратегию своего проекта

Для достижения целей проекта должна быть разработана стратегия. Стратегия — это процесс достижения целей проекта в рамках ограничений проекта, таких как его ресурсы, график, бюджет и т. д. Как создать стратегию для достижения целей проекта?

Рассмотрите прецеденты и оглянитесь на аналогичные проекты из прошлого и на то, что они могли бы показать с точки зрения плюсов и минусов применяемых ими стратегий. Лучшие практики управления проектами всегда являются хорошей основой, а затем постепенно выстраивают стратегию, прокладывая путь к успеху.

6. Подготовьте план на случай непредвиденных обстоятельств

Любой руководитель проекта знает, что очень немногие вещи идут по плану. Должен быть запасной план, чтобы быстро и правильно реагировать на проблемы по мере их возникновения в проекте. Таким образом, это должно быть включено в дизайн вашего проекта.

Ищите негативные риски, присущие проекту. Они встроены в различные места, например в команды, которым может не хватать навыков, неизбежные пропуски работы, текучесть кадров и т. д. Графики могут страдать от задержек. Область применения могла быть плохо определена. Расходы занижены, или средства иссякают. Составьте план по устранению этих рисков.

7. Создайте план оценки

Проект всегда должен находиться на стадии оценки. План оценки поможет вам следить за проектом и, возможно, даже предупредит вас, когда он начнет отклоняться от намеченного пути. Используйте этот план для анализа компонентов проекта, результатов и воздействия.

Результаты — это измеримые изменения, а воздействия — насколько хорошо достигаются цели проекта. Таким образом, план оценки представляет собой подробный документ, определяющий критерии для определения результативности и эффективности проекта путем отслеживания прогресса по всем аспектам проекта.

8. Оцените затраты и создайте бюджет проекта

Бюджет описывает финансовые ресурсы, которые управляют проектом. Бюджет назначит стоимость каждому из требований проекта. Создание бюджета проекта означает формализацию финансовых ресурсов, которые будут выделены на проект. Это начинается с выбора способа оценки затрат, определения воздействия и отчета об оценке.

9. Создайте проектное предложение

Все это приводит к предложению проекта, чтобы объяснить, почему проект должен быть выполнен и каковы его преимущества. Предыдущие шаги суммируются, выписывается видение проекта и краткое описание проблемы, с которой оно связано. Затем сформулируйте цели проекта и наметьте стратегию, которая будет использоваться для достижения этих целей.

Пример дизайна проекта

Руководители проектов используют инструменты управления проектами, такие как диаграммы Ганта, для структурирования своих проектов. Вот простой пример дизайна проекта, который показывает, как идеи дизайна проекта добавляются в этот инструмент планирования проекта.

Для этого примера дизайна проекта давайте посмотрим на строительный проект. Как вы можете видеть на изображении ниже, на этапе разработки проекта руководители проектов могут использовать диаграммы Ганта для добавления основных задач и результатов, а также для построения структуры разбивки работ по проекту, чтобы наметить этапы выполнения проекта.

Диаграммы Ганта ProjectManager состоят из двух основных частей. С левой стороны есть электронная таблица, которая позволяет руководителям проектов вводить информацию, которая будет использоваться для автоматического создания графика проекта с правой стороны. На этой временной шкале будут отображаться не только задачи проекта, но и этапы, зависимости задач и сроки выполнения результатов проекта.

Что ProjectManager может сделать, чтобы помочь в разработке вашего проекта

Разработка проекта требует много работы, но использование инструментов управления проектами облегчает процесс создания схемы, подробно описывающей различные части проекта. Помимо использования диаграмм Ганта для организации идей дизайна проекта в виде временной шкалы, вы также можете использовать доски канбан для управления рабочим процессом с помощью ProjectManager.

Планируйте рабочие процессы с помощью канбан-досок

В ProjectManager есть функция канбан, созданная для визуализации рабочих процессов. Этап разработки проекта предполагает сотрудничество между членами группы управления проектом, которым необходимо обмениваться файлами и общаться в режиме реального времени, что может быть достигнуто с помощью канбан-досок ProjectManager, которые позволяют проектным группам лучше общаться и структурировать дизайн проекта.

Легко увидеть, как этот процесс может помочь вам на протяжении всей разработки проекта, поскольку вы собираете больше документов для определения своего проекта. Затем, как только вы выполните все необходимые действия, вы сможете использовать информационные панели ProjectManager в режиме реального времени для отслеживания хода выполнения проекта.

Отслеживайте проекты с помощью информационных панелей в реальном времени

Информационные панели ProjectManager в режиме реального времени помогают менеджерам проектов отслеживать стоимость проекта, сроки и ход выполнения после того, как дизайн проекта станет реальностью. Эти мощные информационные панели можно использовать для отслеживания нескольких проектов в портфолио.

Только надежное программное обеспечение для управления проектами может обрабатывать все данные, необходимые для качественного проектирования проекта. ProjectManager — это облачный инструмент, в котором есть такие функции, как онлайн-диаграмма Ганта, помогающие планировать, а также другие, помогающие распределять бюджет и ресурсы. Посмотрите, как это может помочь вам, воспользовавшись бесплатной 30-дневной пробной версией.