Методы оценки проекта: краткое руководство

Успешный проект начинается с успешной оценки. Чтобы правильно запланировать работу по выполнению вашего проекта, вам необходимо знать сроки, затраты, объем, риск и многое другое. Все эти соображения являются частью методов оценки проекта.

Методы оценки полезны для принятия решений о жизнеспособности вашего проекта. Если вы решите двигаться вперед, они необходимы для точного прогнозирования проектов. Давайте определим методы оценки проекта, включая контрольный список того, что необходимо оценить, и предложим некоторые из наиболее популярных методов, которые вы можете реализовать.

Что такое методы оценки проекта?

Методы оценки проекта — это инструменты, которые помогают менеджерам проектов прогнозировать стоимость, время и другие переменные, связанные с предстоящим проектом. Эти методы оценки позволяют более точно прогнозировать ключевые элементы в каждом проекте и включают стоимость, время, объем, риск, ресурсы и качество. Оценки распределения ресурсов, как правило, больше используются в гибких ИТ-операциях.

Цель методов оценки проекта — помочь клиентам понять, какие инвестиции необходимы для реализации проекта. Менеджер проекта должен продать проект клиенту и убедить его, что он получит возврат своих инвестиций. Если проект одобрен, менеджер проекта нуждается в этих методах оценки, чтобы составить осуществимый план реализации проекта вовремя и в рамках бюджета.

В частности, методы оценки проекта включают приблизительный расчет цены, времени или других измеримых аспектов проекта. Эти методы оценки необходимы для клиентов, заинтересованных сторон и процесса планирования проекта, потому что без них вы делаете предположения. Вместо этого методы оценки проекта позволяют вам рассчитать реалистичное число.

Программное обеспечение для управления проектами может помочь при использовании методов оценки. ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение для управления проектами, которое не только помогает вам оценить стоимость проекта, время, ресурсы и многое другое, но также имеет функции, необходимые для планирования, мониторинга и составления отчетов по этому проекту. Наши диаграммы Ганта позволяют оценить время, стоимость и ресурсы, чтобы помочь вам составить расписание проекта, включая структуру разбивки работ, связывание зависимых задач, чтобы избежать узких мест, и даже фильтрацию критического пути. Установив базовый уровень, вы сможете автоматически рассчитывать дисперсию по мере выполнения проекта, чтобы не сбиться с пути. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Контрольный список оценки проекта

Мы рассмотрели основные элементы, которые должны быть частью ваших методов оценки проекта, но полезно узнать о них по отдельности. Как отмечалось выше, существует шесть основных областей, которые следует оценивать при исследовании или планировании проекта. Это стоимость, время, объем, риск, ресурсы и качество. Давайте рассмотрим каждый из этих элементов проекта более подробно.

1. Стоимость

Стоимость — это то, что думает большинство людей, когда они думают о методах оценки. Это понятно, поскольку большинство проектов обсуждаются в долларах и центах. Проекты — это инвестиции, и если вы не можете получить отдачу от этих инвестиций, вы не реализовали успешный проект.

Если вы знакомы с управлением проектами, то знаете тройное ограничение: стоимость, объем и время. Это три основные силы, влияющие на любой проект. Стоимость — это просто деньги; у вас либо не хватает средств для завершения проекта, либо вы тратите слишком много, и в итоге стоимость проекта оказывается намного выше, чем предполагалось. Ни один из сценариев не идеален.

Точное прогнозирование стоимости проекта перед его выполнением важно для вашего клиента и заинтересованных сторон. Эта цифра часто определяет, будут ли они продвигаться вперед с проектом или нет. Это также помогает вам управлять ожиданиями вашего клиента в отношении проекта, поэтому выяснение того, сколько вам потребуется и когда вам это понадобится, является критически важной оценкой проекта.

2. Время

Еще одним столпом тройного ограничения является время. Это относится к общему количеству времени, которое потребуется для завершения проекта и сопутствующих задач. Если вы знаете, сколько времени потребуется вашей команде для выполнения своих задач, эти задачи можно включить, чтобы предложить довольно точную оценку времени.

Это жизненно важно для менеджера проекта, когда он начинает формулировать план и график проекта. В то время как менеджеры проектов хотят знать, сколько времени занимает проект, а участники проекта, безусловно, заинтересованы в сроках, есть и другие причины, по которым время является важной оценкой проекта.

Точно так же, как деньги определяют финансирование проекта, знание того, сколько времени займет проект, позволяет руководителю проекта планировать выделение необходимых ресурсов. Координация ресурсов зависит от разработанного графика. Время также сообщает, когда будут получены основные результаты.

3. Объем

Последнее тройное ограничение — область действия. Масштаб проекта — это просто все, что должно быть сделано в проекте для его успешной реализации. Другими словами, руководители проектов должны оценить объем работы, необходимый для получения конечного результата. Делая это, в том числе какие задачи задействованы, вы будете знать материалы, необходимые для выполнения проекта.

Масштаб прекрасно сочетается со временем и стоимостью, создавая тройное ограничение и основу, на которой должны основываться любые методы точной оценки проекта. На самом деле объем, время и стоимость настолько взаимозависимы, что они являются ключевыми для управления проектом.

Если, например, проект требует больше времени, то либо объем, либо стоимость должны измениться. То же самое верно, если возникают дополнительные расходы. Это похоже на балансировку, когда успех проекта держится на этих трех ногах. Но это не означает, что они являются единственными оценками, необходимыми для методов оценки.

Связанный: Бесплатный шаблон содержания проекта для Word

4. Риск

Помимо тройного ограничения, но не менее важным является проектный риск. Риск — это все, что не ожидается, но происходит и влияет на проект. Риск может быть плохим и в основном воспринимается как негативный, но есть и позитивные риски, которые могут быть возможностями.

Если вы хотите уменьшить риск или воспользоваться им, вам необходимо оценить, что может произойти, чтобы быть готовым. Методы оценки риска включают в себя определение того, что может произойти, и разработку плана реагирования на это. Это может не охватывать все основы, но это дает вам больше возможностей для действий.

Это начало плана управления рисками. Также будут члены команды, которые будут нести ответственность за выявление рисков, и если возникнет проблема, будут члены команды, которые владеют ею. Это означает, что они несут ответственность за отслеживание его прогресса по мере его смягчения или использования в интересах проекта.

5. Ресурс

Ресурсы — это все, что вам нужно для выполнения проекта, включая вашу команду, материалы, оборудование и так далее. Естественно, ресурсы тоже нуждаются в методах оценки. Вы не хотите начинать выполнение проекта, не зная, сколько субподрядчиков вам понадобится или какое программное обеспечение будет использовать ваша команда.

Управление ресурсами помогает вам знать, что вам нужно и когда вам это нужно, чтобы не было задержек, поскольку команды ждут оборудования для работы над задачами. Вам также необходимо знать, кто свободен и когда, чтобы им можно было поручить работу. Важно знать, кому какая работа назначена, чтобы сбалансировать их распределение.

Понятно, что хотя тройное ограничение включает в себя три наиболее важных фактора успешного завершения проекта, они не единственные. Конечно, ресурсы имеют решающее значение. Их может быть еще труднее оценить, поскольку они часто исходят от множества продавцов, поставщиков и сторонних организаций, неподконтрольных руководителю проекта.

6. Качество

Наконец, проект не будет успешным, если не будут выполнены ожидания в отношении качества. Вы можете сдать проект вовремя и даже в рамках бюджета, но без удовлетворения требований, установленных клиентами или заинтересованными сторонами вашего клиента, это провальный проект.

Качество соответствует определенным правилам или ожиданиям, в зависимости от проекта. Могут быть экологические ограничения или продукт должен работать так, как рекламируется. Какими бы ни были ограничения по качеству, они могут привести к увеличению затрат времени и денег на проект.

Точная оценка ожидаемого уровня качества дает информацию для остальных пяти оценок, приведенных выше. В некотором смысле все шесть этих проектных оценок связаны или, по крайней мере, взаимосвязаны. Какие бы оценки качества вы ни придумали, они обязательно повлияют на ваши затраты и время, возможный объем, риск и ресурсы.

Типы методов оценки проекта

Теперь, когда мы понимаем, что мы оцениваем, давайте рассмотрим некоторые из наиболее популярных методов оценки проектов. Проекты, скорее всего, будут использовать один или несколько из них при оценке, и чем больше вы используете, тем больше вероятность того, что ваши оценки будут точными.

1. Оценка сверху вниз

Оценки сверху вниз — это метод оценки, который начинается с общего времени проекта, а затем разбивает его на этапы, которые затем разбиваются на задачи. Это классический метод оценки, в котором используется такой вид, как структурная разбивка работ (WBS).

Это обычно используется, когда клиент требует, чтобы проект был завершен в течение определенного периода времени. Этот метод оценки проекта хорошо работает для этого сценария, поскольку у вас есть блок времени, и вы можете разделить его на действия, чтобы уложиться в срок.

2. Восходящая оценка

Это обратный метод оценки, описанный выше. Вместо того, чтобы разбивать временную шкалу на задачи, вы оцениваете каждую задачу и объединяете их в оценку всего проекта.

Это более точный метод, поскольку использование небольших задач для построения более крупного расписания даст вам более точную оценку времени, которое потребуется для завершения проекта. Проблема в том, что этот метод оценки требует больше времени.

3. Аналоговая оценка

Аналоговая оценка — это метод, при котором руководитель проекта просматривает предыдущий аналогичный проект и изучает его переменные, чтобы получить оценку времени и стоимости текущего проекта. Это сравнение работает лучше всего, когда есть больше данных, которые приводят к большей точности.

Это метод оценки сверху вниз, поскольку руководитель проекта сначала оценивает стоимость проекта, а затем разбивает ее на более мелкие части. Полезно использовать этот метод оценки, когда у вас ограниченные ресурсы для оценки.

4. Параметрическая оценка

Это еще один метод оценки, который использует данные прошлых проектов. В этом методе оценки предпринимаются попытки скорректировать данные, чтобы отразить различия между прошлым проектом и новым, который вы оцениваете.

Беря детали из предыдущего проекта и оценивая их пропорционально, руководитель проекта может более точно оценить текущий проект. Иногда это называют параметрическим моделированием.

5. Трехточечная оценка

Часто при оценке снизу вверх используется трехточечная оценка. В этом случае вместо оценки продолжительности одной задачи применяются три оценки. Одна — оптимистическая оценка, другая — пессимистическая и, наконец, наиболее вероятная догадка. Среднее из них будет использоваться в качестве фактической оценки.

Возможно, вы знакомы с трехточечной оценкой, если когда-либо использовали метод программы, оценки и обзора (PERT). Он также использует так называемое средневзвешенное значение в качестве метода оценки для более точного прогнозирования.

6. Экспертное заключение

Обращение за помощью к экспертам или тем, кто имеет опыт управления проектом такого типа, безусловно, является наиболее распространенным методом оценки. Это, конечно, быстрее и проще, чем производить расчеты. Люди склонны доверять другим, которые прошли через подобный опыт.

Это гибкий метод оценки, который можно использовать для оценки сверху вниз или снизу вверх. В некоторых случаях эксперты и опыт не соответствуют вашему текущему проекту. Эксперты по-прежнему могут быть полезными, но их мнения должны быть смягчены другими методами оценки.

Методы оценки и менеджер проектов

ProjectManager — это программное обеспечение для управления проектами, которое помогает превратить методы оценки в планы и графики проекта. Наше программное обеспечение предоставляет данные в режиме реального времени, поэтому руководители проектов могут отслеживать прогресс и производительность по мере их возникновения. Использование программного обеспечения — лучший инструмент в вашем арсенале для корректировки планов, когда оценки неверны. Методы оценки — это обоснованные предположения, а данные в реальном времени — это факты.

Мониторинг затрат в режиме реального времени

Трудно убедиться, что ваши оценки точны и что вы не переплачиваете. Отсутствие возможности отслеживать эти затраты может означать проблемы для успеха проекта. Вот почему у нас есть информационные панели в режиме реального времени, которые дают вам общее представление о проекте, автоматически вычисляя и отображая шесть показателей, включая затраты. Для более глубокого погружения есть табели учета рабочего времени и отчеты о расписаниях, затратах и ​​многом другом, которые можно настроить, чтобы сосредоточиться только на том, что вы хотите видеть.

Следите за областью действия

То же самое касается масштаба вашего проекта. Вы сделали точную оценку, но соответствует ли ей проект? У нас есть инструменты управления ресурсами, которые позволяют отслеживать нагрузку вашей проектной группы. Если они перераспределены или недораспределены задачами, это может означать проблемы. Бегло взглянув на диаграмму рабочей нагрузки с цветовой кодировкой, становится ясно, кто чем занимается. Затем вы можете сбалансировать рабочую нагрузку на диаграмме, чтобы ваша команда оставалась продуктивной и не сбивалась с пути.

Методы оценки важны. Руководители проектов могут использовать нашу диаграмму Ганта или представление в виде листа, чтобы планировать проект и определять затраты, время, объем и многое другое. Но как только проект стартует, резина отправляется в путь. Вам лучше иметь инструмент управления проектами, который может отслеживать в режиме реального времени и отслеживать ваше время, объем и стоимость, чтобы добиться успеха.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, которое помогает планировать, контролировать и составлять отчеты по проектам на протяжении всего их жизненного цикла. Наша платформа для совместной работы означает, что вы можете легко обмениваться файлами и сотрудничать независимо от того, находитесь ли вы в офисе, на выезде или работаете удаленно. Присоединяйтесь к командам NASA, Siemens и Nestle, которые уже используют наш инструмент. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.