10 лучших стратегий реализации проектов

Ваша организация не может закрыть пробелы между стратегией и выполнением проекта? Это непростая задача.

К счастью, есть стратегии (и инструменты!), которые можно использовать для преодоления этих пробелов, и вы не одиноки в этой проблеме. Давайте узнаем, как правильные стратегии и инструменты могут помочь вам закрыть пробелы и способствовать успешному выполнению проекта. Мы выслушаем мнение экспертов и рассмотрим ключевые выводы, которые руководители проектов могут сразу же применить на практике в своих программах и проектах.

Что такое реализация проекта?

В течение пяти групп процессов жизненного цикла проекта существует несколько целей и результатов для каждой фазы. После инициации проекта и процессов планирования начинается выполнение проекта.

Успешные генеральные директора Рэм Чаран и Ларри Боссиди определяют исполнение в своей книге «Руководство: дисциплина достижения цели»: «Исполнение — это определенный набор моделей поведения и методов, которыми компании должны овладеть, чтобы иметь конкурентное преимущество. Это отдельная дисциплина».

Выполнение проекта — это третья фаза жизненного цикла проекта и одна из наиболее важных фаз проекта. На этом этапе вы создадите свои результаты и представите их своим клиентам и ключевым заинтересованным сторонам. Обычно это самая длинная фаза жизненного цикла проекта и, как и ожидалось, самая требовательная.

Основная цель выполнения проекта состоит в том, чтобы завершить работу, определенную в плане управления проектом, и достичь ключевых целей проекта. На этом этапе руководитель проекта фокусируется на следующих ключевых процессах:

• Управление людьми
• Следующие процессы
• Доведение информации до всех ключевых заинтересованных сторон, спонсоров и членов команды

Когда вы выполняете проект, вам нужно управлять многими вещами: ресурсами, затратами, расписанием и многим другим. ProjectManager — это программное обеспечение для управления работой и проектами, которое имеет несколько представлений проекта, которые могут делать это более эффективно. Создавайте диаграммы Ганта, назначайте задачи и отслеживайте прогресс, чтобы делиться данными с заинтересованными сторонами и поддерживать связь с командой проекта в режиме реального времени. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Этапы выполнения проекта

Выполнение проекта, как и управление проектом, разбито на этапы, чтобы вы не упустили ничего важного. Восемь шагов проекта могут немного отличаться в зависимости от проекта и того, как работает ваша организация, но мы изложили основы ниже.

1. Выполнение содержания проекта

Вы запланировали объем проекта, собрали требования и определили его с помощью структуры декомпозиции работ. После того, как эта область была подтверждена, пришло время ввести ее в действие. Это также включает в себя контроль содержания, который является частью этапов мониторинга и контроля проекта.

2. Управляйте своей командой

Постановка задач команде — это только начало; вам нужно следить за их работой и следить за тем, чтобы они работали с максимальной отдачей, отслеживая их рабочую нагрузку и устраняя любые узкие места, которые могут помешать их прогрессу.

3. Внесите изменения

Это приводит к изменениям, которые необходимы для каждого проекта. Независимо от того, насколько хорош ваш план, будут изменения, которые повлияют на ваш график и бюджет. Вам необходимо следить за проектом, рекомендуемыми изменениями и предпринимать корректирующие действия, чтобы не сбиться с пути.

4. Обновите заинтересованные стороны

Ваши заинтересованные стороны инвестируют в проект, и вам необходимо управлять их ожиданиями. Один из способов сделать это — регулярно общаться с ними. Управляйте этими сообщениями, выясняя, как часто они хотят получать обновления и как они предпочитают получать эти обновления.

5. Проводите тимбилдинговые упражнения

Надлежащее выполнение происходит только тогда, когда команды работают вместе. Это сотрудничество включает в себя множество вещей, таких как инструменты для их соединения, а также доверие. Упражнения по построению команды — это способ завоевать доверие, особенно для новых команд, у которых не так много общего опыта.

6. Отмечайте вехи

Некоторые, возможно, захотят отложить празднование до финальной сдачи, но наличие вех, признание их и вознаграждение команды на этапе выполнения — это то, как вы поддерживаете моральный дух, что влияет на производительность.

7. Регулярно встречайтесь

Чтобы держать ваших заинтересованных лиц в курсе, вам необходимо иметь четкое представление о производительности и прогрессе проекта. Существуют инструменты, которые отслеживают и сообщают о производительности, но вам также необходимо регулярно встречаться с командой проекта и получать отчеты о состоянии и отзывы.

8. Изменения документа

Как мы уже отмечали, изменение является частью проекта. У вас может возникнуть соблазн быстро определить и отреагировать на изменения, что очень важно. Но не документируя эти изменения в плане проекта, вы создаете себе проблемы. Эти документы по управлению изменениями предлагают исторические данные для будущих проектов, а также объясняют действия в текущем.

Проблемы реализации проекта

Проблем больше, чем мы описали, поскольку что-то может пойти не так или отклониться от плана проекта. Вот почему мониторинг и отслеживание во время выполнения так важны. Вот некоторые распространенные проблемы, на которые следует обратить внимание.

Расползание масштаба — это когда масштаб проекта выходит за рамки его первоначальных целей. Это может произойти из-за того, что заинтересованные стороны хотят изменений, проблем с цепочкой поставок и многого другого. Ваша задача — просматривать каждое изменение и расставлять приоритеты или игнорировать их соответствующим образом.

Наличие доверчивой команды требует от каждого ответственности за свою работу. Без ответственности у вас будут длительные задержки и более высокие затраты. Подотчетность вашей команды является частью успешного управления вашей командой.

Вы должны были разработать план управления рисками на этапе планирования, и он пригодится вам при выполнении проекта. Это позволяет выявлять проблемы по мере их возникновения и быстро реагировать на них.

Пробелы в исполнении

Организации, которые реализуют стратегию управления для превращения стратегических целей в ценность для бизнеса, откроют для себя «большую систему» ​​для достижения успеха — руководителей высшего звена, менеджеров среднего звена, менеджеров проектов и проектных групп.

Ранее в этом году вышла еще одна книга Тодда Уильямса «Заполнение пробелов в исполнении». Книга Уильямса делает еще один шаг вперед, четко определяя «шесть пробелов в исполнении», которые необходимо устранить для достижения повторяемого успеха проекта.

Согласно последнему отчету PMI Pulse of the Profession 2017, «руководители высшего звена по-прежнему в основном сосредоточены на объединении формулировок и реализации стратегий, а также на решении проблем, связанных с технологиями и бизнес-подрывами». Исследование Уильямса выявляет пробелы, которые мы упускали.

Исследование Уильямса выявило шесть основных пробелов, препятствующих успешному выполнению проекта:

• Отсутствие общего понимания
• Незаинтересованные исполнительные спонсоры
• Несоответствие стратегическим целям
• Плохое управление изменениями
• Неэффективное корпоративное управление
• Слабое руководство

Реальность такова, что исправление каждого пробела по отдельности не является решением. Настоящая проблема заключается в поиске решений, разработке планов действий и реализации стратегий для устранения всех шести пробелов. По словам Уильямса, это не высшая математика, но понимание того, как каждый пробел влияет на ваши программные инициативы, является ключом к самой важной фазе вашего проекта: реализации.

Закрытие разрыва в исполнении

Есть две части, чтобы закрыть разрыв:

• Согласование целей и задач стратегического плана с планом реализации
• Выполнение в программе и проекте достижения результатов, которые соответствуют этим целям

Устранение этого разрыва в исполнении, также известного как разрыв в стратегии, является одной из самых неприятных задач, с которыми сегодня сталкиваются руководители предприятий. Разрыв в исполнении — это воспринимаемый разрыв между стратегиями и ожиданиями компании и ее способностью достигать этих целей и претворять идеи в жизнь.

Шаблон плана выполнения проекта

Если вы ищете шаблон выполнения проекта, у нас есть бесплатный шаблон плана действий для Excel, в котором описаны действия, которые вам необходимо предпринять. В нем указано, кто назначен на задачу, крайний срок, какие ресурсы необходимы и многое другое. Это статический документ, но если вы не готовы перейти на ПО для управления проектами, он вам пригодится.

Стратегические советы по улучшению выполнения проекта

Давайте рассмотрим некоторые стратегии, способствующие успешному выполнению проекта.

1. Начните с конца в уме

Рекомендуется рассмотреть возможность согласования вашей стратегии с прогнозируемыми конечными результатами. Большой проблемой при переходе от концепции к реализации является просто отсутствие четко определенных целей и задач. Руководители, которые не могут определить, чего они хотят достичь, вряд ли могут рассчитывать на то, что лидеры проектов поймут их стратегию и будут вести свои проекты с каким-либо значимым вкладом.

2. Заручитесь поддержкой вашей основной команды

Четко определенный проект помогает заручиться поддержкой вашей команды и заинтересованных сторон. Объяснение видения, лежащего в основе стратегических решений, дает этой основной команде более глубокое понимание того, как их знания и работа будут способствовать более широкому целому. Использование программного обеспечения для совместного управления проектами — это идеальный способ заставить всех работать в команде, не забывая при этом о главных целях.

3. Лидеры проектов доводят свои проекты до финишной черты

Чтобы стратегии были реализованы, убедитесь, что у вас есть талант с необходимыми навыками руководства проектами для управления проектом. Эмоциональный интеллект и самосознание продолжают оставаться важным набором навыков для руководителей проектов.

4. Создайте высокоэффективную команду

Стремитесь создать высококвалифицированную команду, которая поможет определить правильные стратегии и согласования для ваших программ и проектов. Руководители проектов, которые могут согласовать свое видение и работать со своими командами, будут успешно реализовывать ключевые программы и проекты, а согласование видения и стратегии с реализацией поможет вам закрыть эти пробелы.

5. Мониторинг прогресса и производительности посредством подотчетности

Реализация любой стратегии предполагает встречи для обсуждения различных необходимых проектов и программ. Встречи имеют решающее значение для того, чтобы помочь сфокусировать внимание на этом этапе, чтобы сделать следующее:

• Управление людьми
• Следите за процессами
• Сообщайте информацию всем ключевым заинтересованным сторонам, спонсорам и членам команды

Совещания — отличный способ закрепить соглашения, задокументировать действия, выявить риски/проблемы и привлечь вашу команду к ответственности за выполнение для достижения результатов.

Держите линию связи открытой на протяжении всего проекта. Обязательно следите до, во время и после совещаний в отношении нерешенных задач, проблем и рисков. Избегайте микроуправления и корректируйте свой стиль руководства в зависимости от ситуации и члена команды.

Дополнительные шаблоны управления проектами, которые помогут с выполнением проекта

Вы видели наш бесплатный шаблон плана действий для Excel, но это только один из десятков шаблонов проектов, которые мы предлагаем. Существуют бесплатные шаблоны для каждого этапа вашего проекта, включая этап выполнения. Вот несколько, чтобы помочь с выполнением.

Шаблон информационной панели проекта

Часть выполнения проекта заключается в том, чтобы убедиться, что он соответствует вашему графику и бюджетным ограничениям. Наш бесплатный шаблон панели мониторинга проекта для Excel отслеживает такие показатели, как задачи, рабочая нагрузка, затраты и многое другое. Конечно, вам нужно вводить данные, но если вы не используете облачное программное обеспечение для управления проектами, это ваш лучший выбор.

Шаблон отслеживания задач проекта

Еще один способ убедиться, что ваши задачи выполняются по плану, — использовать наш бесплатный шаблон отслеживания задач проекта для Excel. Это позволяет вам увидеть запланированные усилия по сравнению с фактическим эффектом, чтобы вы могли выявлять любые аномалии и быстро устранять их. Это отличный инструмент управления задачами, который также можно использовать в качестве контрольного списка задач, шаблона отслеживания проектов и анализа задач.

Шаблон расписания

Другой важной частью фазы выполнения является управление вашей командой. Наш бесплатный шаблон табеля учета рабочего времени для Excel позволяет отслеживать их время на работе, рассчитывая стоимость часа, отпуска и сверхурочных. Отслеживайте, сколько времени они тратят на свои задачи, и получайте другое представление о проекте, чтобы помочь вам следить за ним.

Использование ProjectManager для выполнения проекта

Стратегия и теория помогут вам только тогда, когда дело доходит до реализации: вам нужны правильные инструменты, чтобы гарантировать, что ваш план проекта увенчается успехом. ProjectManager имеет мощный набор инструментов, которые помогут вам выполнить план вашего проекта.

Отслеживайте выполнение проекта в режиме реального времени

Получите общее представление о своем проекте с помощью информационных панелей в режиме реального времени. Нет необходимости в настройке, как в случае с другим легким программным обеспечением. Наш инструмент автоматически собирает и вычисляет оперативные данные и отображает их в красочных графиках. Ознакомьтесь с шестью показателями проекта, которые отслеживают ход выполнения и производительность, от времени и стоимости до рабочей нагрузки и работоспособности.

Управляйте задачами более эффективно

Панель инструментов позволяет менеджерам следить за проектом, а наши инструменты управления задачами помогают членам команды выполнять повседневные задачи. Наше отмеченное наградами программное обеспечение имеет несколько представлений проектов, в том числе представление списка, где члены команды могут видеть все назначенные им задачи, их приоритет и дату выполнения. Легко обновлять ход выполнения, добавлять комментарии и прикреплять файлы к задачам, поэтому вся работа остается ориентированной на проект. Прозрачность является ключом к хорошему исполнению, и ProjectManager имеет ее в избытке.

Если вы ищете инструмент, который поможет вам реализовать эти стратегии во время выполнения вашего проекта, есть ProjectManager. Наше облачное программное обеспечение для управления проектами предлагает данные в режиме реального времени, поэтому вы можете видеть, что происходит, как это происходит. Попробуйте бесплатно с 30-дневной пробной версией.