Как создать документ об инициации проекта (шаблон включен)

Прежде чем вы сможете начать проект — даже до того, как вы сможете его спланировать — вам сначала нужно определить проект в деталях. Это позволяет менеджеру проекта заручиться поддержкой ключевых заинтересованных сторон проекта и гарантировать, что все исследования были проведены, чтобы перейти к этапу планирования без каких-либо заминок.

Вот почему документ об инициации проекта (PID) так важен. Чтобы понять почему, давайте определимся с термином и сравним его с другой проектной документацией. Мы рассмотрим его важность и то, как создать документ инициации проекта, включая все его многочисленные компоненты. Вы даже можете скачать бесплатный шаблон документа об инициации проекта для Word, чтобы помочь вам начать работу.

Что такое документ об инициации проекта (PID)?

Документ об инициации проекта (PID) используется для тщательного определения проекта. Это похоже на устав проекта, но более подробно. Он используется в основном в методологии PRINCE2, которая является аббревиатурой от PRojects IN Controlled Environments. PID является линейным и основанным на процессах, разбивая проект на определенные этапы, и в основном используется в Великобритании.

Хотя документ об инициации проекта является последней частью фазы инициации проекта, его можно рассматривать как основу плана проекта, который возникает на следующем этапе. Это также помогает получить поддержку проекта от его основных заинтересованных сторон и информирует команду проекта о том, что должно произойти.

Документ об инициации проекта — это постоянно действующий документ, который часто пересматривается и пересматривается на протяжении всего жизненного цикла проекта. Вещи меняются, и эти изменения должны отражаться в документе об инициации проекта. Это невероятно важный документ по тем и другим причинам, к которым мы вскоре вернемся.

Его также можно считать стартовым оружием в гонке за завершение проекта. После того, как у вас есть трасса с документом об инициации проекта, вам нужно транспортное средство, чтобы эффективно проехать по ней. ProjectManager — это удостоенное наград программное обеспечение для управления проектами, которое берет ваш PID и превращает его в работоспособный план проекта. Наша надежная диаграмма Ганта помогает планировать и планировать задачи и ресурсы проекта, связывать все четыре типа зависимостей задач, чтобы избежать дорогостоящих задержек, и даже фильтровать критический путь для выявления важных задач. Как только ваш план будет готов, установите базовый уровень, чтобы зафиксировать запланированные усилия и сравнить их с вашими фактическими усилиями в режиме реального времени. Это поможет вам сохранить ваш проект в соответствии с графиком и в рамках его бюджета. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Почему важно создать документ об инициации проекта?

Есть так много причин, по которым документ об инициации проекта важен. Это, вероятно, самый важный проектный документ, созданный на этапе инициации, поскольку в нем собрано большинство других проектных документов этого этапа. Таким образом, документ об инициировании проекта гарантирует, что проект будет полностью понят, прежде чем передать его совету проекта и попросить их финансовой поддержки.

Еще одним важным аспектом документа об инициации проекта является то, что он выступает в качестве основы. Совет проекта и менеджер проекта могут обращаться к нему и отслеживать свой прогресс. Они делают это, собирая данные о фактическом процессе и сравнивая их с документом об инициации проекта. Это также может помочь определить проблемы, которые могут возникнуть и повлиять на объем, стоимость или время проекта.

Документ об инициации проекта также является отличным инструментом для введения новых участников проекта в курс дела. Они могут узнать все, что им нужно знать о проекте, в одном месте, например, о причинах проекта, бизнес-обосновании, рисках, способах управления и многом другом.

Что должно быть включено в документ об инициации проекта?

Мы много говорили о том, что такое документ об инициации проекта и почему он важен, но нам еще предстоит вдаваться в подробности о том, что он включает. Возможно, это самая важная часть нашего обсуждения. Здесь мы опишем различные разделы документа об инициации проекта и то, что они делают.

Определение проекта

Для начала документ об инициировании проекта кратко описывает проект и приводит краткое описание следующего.

• Цель: причина проекта, будь то новый продукт, заполнение рыночной ниши и т. д.
• Цели и задачи: Определите цели, долгосрочные результаты и задачи, краткосрочные результаты проекта.
• Критерии успеха: объясните, как вы будете измерять проект, чтобы определить, успешен он или нет.
• Предположения и ограничения: перечислите то, что вы считаете верным, и то, что вы доказали, с точки зрения того, что может повлиять на проект.

Бизнес-кейс

Бизнес-кейс — это документ, обосновывающий проект. Это похоже на то, что обсуждается в определении проекта, но более подробно. Он определит такие вещи, как преимущества проекта, его стоимость и риск и т. д.

Объем проекта

Здесь вы описываете все, что необходимо сделать для завершения проекта, включая определение его целей, ограничений и управления рабочим процессом.

Бюджет проекта

Здесь вы сможете максимально точно оценить стоимость проекта. Это делается с помощью ряда различных методов, так как вы хотите быть как можно ближе к фактической стоимости, чтобы избежать потери денег. Поэтому используйте мнения экспертов, исторические данные и разбейте проект на задачи и оцените затраты, связанные с этими задачами, чтобы получить свой бюджет.

Сроки реализации проекта

Список всех ваших результатов, действий и задач поможет вам запланировать проект. Каждая задача должна иметь дату начала и дату окончания. Затем вы захотите разместить задачи на визуальной временной шкале, чтобы вы могли видеть весь проект, выложенный на одной странице.

Связанный: 12 лучших шаблонов планирования проектов для Excel

Разбивка проекта

Чтобы случайно не пропустить задачу на временной шкале проекта, используйте структуру разбивки работ. Это иерархическая древовидная диаграмма с окончательным результатом наверху и всеми остальными результатами, которые ведут вас туда, разветвляясь оттуда вниз. Знание всех ваших результатов поможет вам определить все задачи, необходимые для их производства.

Ресурсный план

Ресурсы — это все, что вам нужно для выполнения проекта, включая вашу команду, оборудование, материалы и т. д. В этом документе будут перечислены все эти ресурсы, сколько каждого из них вам нужно и когда они вам понадобятся. Эти усилия будут координироваться, чтобы быть максимально эффективными.

План рисков

Риск присущ всем проектам, как положительным, так и отрицательным, и его необходимо учитывать. В плане рисков будут определены эти риски и что с ними делать, если они станут проблемами в проекте. Вы захотите назначить члена команды, чтобы он отвечал на них, и установить приоритет, влияние и вероятность возникновения.

План управления изменениями

Изменение — это еще одна данность в проекте, где вступает в действие план управления изменениями. Он создает процесс для управления этими изменениями, чтобы их можно было просмотреть и утвердить или отклонить. В случае одобрения в плане также будет подробно описано, как изменение будет доведено до сведения и внедрено в проект.

Роли и обязанности команды проекта

В этом документе будут определены роли и обязанности всех участников проекта. В нем также объясняется, кому отчитываться и кто в команде ответит на любые вопросы, которые могут возникнуть у члена команды. Это будет четко сообщено всем до начала проекта.

Управление проектом

Чтобы проекты выполнялись по графику, менеджеры должны следить за их ходом и производительностью. Контроль проекта используется для обеспечения того, чтобы проект согласовывался с его планом и бюджетом, выполнялся должным образом и соответствовал стандартам качества.

План коммуникации

Заинтересованные стороны должны быть информированы, но им не нужно вникать в суть проекта. План коммуникации определяет, кто и что должен знать, как часто они должны обновляться и какой метод получения данных является их предпочтительным. План коммуникации также может включать информирование всех участников проектной группы.

Шаблон документа об инициации проекта

Так что вам не нужно создавать его с нуля, мы включили бесплатный шаблон документа инициации проекта для Word. Он описывает все различные разделы, которые мы определили выше, и полностью настраивается, поэтому вы можете добавлять или удалять разделы по своему усмотрению. Прикрепление всей подтверждающей документации сделает этот бесплатный шаблон инициации проекта бесценным.

Документ об инициации проекта и план проекта

Документ об инициации проекта может очень походить на план проекта. Как мы увидим, когда разобьем его на различные компоненты, некоторые элементы будут одинаковыми. Например, оба будут иметь график проекта, иметь дело с ресурсами и бюджетом. Но хотя они и похожи, они не одинаковы.

Во-первых, документ об инициации проекта является более высокоуровневым, чем план проекта. План проекта специально разработан, чтобы наметить шаги, которые будут выполнять проект от начала до конца, в результате чего будет получен результат. Он используется больше как дорожная карта, в то время как документ об инициации проекта представляет собой подробный обзор всего проекта, включая причину его существования.

Еще одно различие между документом об инициации проекта и планом проекта заключается в том, что PID является частью PRINCE2. Вы вряд ли найдете такую ​​документацию в проекте, работающем по другой методологии. Возьмем каскадный подход, у него будет аналогичный документ, но он будет называться Уставом проекта, который охватывает большую часть той же области.

Документ об инициации проекта и краткое описание проекта

Краткое описание проекта похоже на документ об инициации проекта с точки зрения масштаба, но опять же отличается с точки зрения деталей. В то время как PID получает информацию от совета проекта, который будет принимать решение об утверждении проекта или нет, краткое описание проекта представляет собой краткое описание ключевых элементов проекта.

Менеджер проекта или руководитель проекта создает документ инициации проекта. Обычно они начинают создавать PID после составления и согласования краткого описания проекта. В некотором смысле, он инициирует документ об инициации проекта. Это позволяет избежать выполнения большого объема детальной работы, которая отвергается правлением проекта или заинтересованными сторонами.

ProjectManager помогает вам управлять проектом

Шаблоны — это прекрасно, но это статические документы, которые требуют ручного обновления. Когда вы управляете проектом, вам нужна эффективность. ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами, которое предоставляет вам все функции, необходимые для перехода от этапа инициации проекта к его выполнению, мониторингу и контролю. Наше неограниченное файловое хранилище дает вам центральный узел для хранения всех вспомогательных проектных документов из вашего документа об инициации проекта, чтобы они всегда были под рукой. Но это только начало того, что наше программное обеспечение может сделать для вас.

Контролируйте свой проект с помощью информационных панелей в реальном времени

После того, как проект выполнен, менеджеры активно участвуют в мониторинге и контроле этого проекта, чтобы убедиться, что он соответствует графику и бюджету проекта. Панели мониторинга проектов в режиме реального времени предоставляют высокоуровневый обзор хода выполнения и производительности проектов. Они собирают оперативные данные и отображают их в виде удобных для чтения графиков и диаграмм, показывающих время, затраты, рабочую нагрузку и многое другое. В отличие от облегченных инструментов, настройка не требуется. Он готов, когда вы готовы.

Поддерживайте продуктивность команд с помощью функций управления ресурсами

Один из способов убедиться, что вы не сбились с пути, — управлять ресурсами. Самым важным вашим ресурсом, конечно же, является проектная команда. Вы можете сохранить их доступность, включая PTO и глобальные праздники, чтобы упростить назначение им задач. Затем используйте диаграмму рабочей нагрузки с цветовой кодировкой, чтобы убедиться, что никто не перегружен. Если это так, просто перераспределите ресурсы прямо из диаграммы, чтобы сбалансировать их рабочую нагрузку и сохранить их работоспособность и производительность.

Есть много других функций, которые помогают в управлении задачами, например, несколько представлений проектов, которые позволяют членам команды работать с нужными им инструментами, и функции управления рисками, которые выявляют и отслеживают проблемы до тех пор, пока они не будут устранены. Автоматизированные рабочие процессы повышают эффективность, а настройки утверждения задач обеспечивают только качество. Документ инициативы проекта настраивает проект на успех, а ProjectManager обеспечивает его успех.

ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение для управления проектами, которое объединяет команды независимо от того, где они находятся и когда работают. Делитесь файлами, комментируйте на уровне задач и выполняйте другие действия, чтобы улучшить совместную работу. Присоединяйтесь к командам таких компаний, как Avis, Nestle и Siemens, которые используют наше программное обеспечение для успешной реализации проектов. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.