Инициация проекта: как правильно начать свой проект

Великие проекты часто начинаются с больших надежд и ожиданий. Но если этап инициации проекта не будет успешным, проект может сбиться с курса и привести к катастрофе. Вы должны закрепить свой проект с самого начала, предоставив ему структуру. Идеи в изобилии, но наличие плана проекта и его выполнение позволяют вам воплотить эти надежды и идеи в жизнь.

Конечно, есть и другие фазы управления проектом, но инициация проекта — это первый и часто самый важный шаг. С сильной фазой инициации проекта вы находитесь на пути к завершению проекта вовремя и в рамках бюджета.

Что такое инициация проекта?

Инициация проекта — это первая фаза жизненного цикла проекта. Именно в этот момент определяется возможность или причина для проекта, и проект разрабатывается, чтобы воспользоваться этой возможностью. Также на этом этапе проекты утверждаются или отклоняются ключевыми заинтересованными сторонами, поэтому вам необходимо провести технико-экономическое обоснование и анализ затрат и результатов, чтобы убедиться, что проект имеет ценность для бизнеса.

Инициация проекта — это напряженная фаза проекта, на которой вам нужно будет провести много планирования и исследований, чтобы ваша проектная идея воплотилась в реальность. ProjectManager — это программное обеспечение для управления проектами, которое предлагает несколько представлений проектов, таких как диаграммы Ганта, доски канбан и информационные панели проектов, чтобы вы могли отслеживать риски, задачи, время и ресурсы.

В чем важность этапа инициации проекта?

Этап инициации проекта важен по нескольким причинам. Основная причина заключается в том, что на этом этапе менеджеры проекта собирают проектную команду и создают проектную документацию, чтобы убедить заинтересованные стороны в ценности проекта. Как только эти заинтересованные стороны проекта решат продолжить работу над проектом, команда управления проектом может продолжить этапы планирования проекта, выполнения проекта и мониторинга проекта, пока проект не будет завершен. Проекты просто не могут начаться без надлежащей фазы инициации управления проектом.

Документация по инициации проекта

Как уже упоминалось, документация по инициации проекта помогает проектам перейти от концепции к реальности. Ниже приведены наиболее часто используемые документы для запуска проекта, которые помогут вам выделить преимущества вашего проекта и создать основу для плана проекта.

Именно на этом этапе собирается команда и создается экономическое обоснование для детального определения проекта.

Бизнес-кейс

Бизнес-кейс используется для объяснения причины запуска проекта. Экономическое обоснование показывает, как использование финансовых и других ресурсов поддерживает потребности бизнеса. Бизнес-кейс будет адаптируемым, соответствующим размеру и риску проектного предложения, но его структура будет одинаковой для всех проектов. Он касается не технических вопросов, а бизнес-задач проекта, и он должен быть всеобъемлющим.

В идеале бизнес-кейс должен быть простым для понимания, логичным и актуальным. Ключевые аспекты необходимо отслеживать, измерять и обосновывать. Также должны быть подотчетность и обязательства в отношении доставки и связанных с этим затрат.

Структура бизнес-кейса должна быть следующей:

• Предисловие
• Оглавление
• Исполнительный брифинг, который включает в себя, что представляет собой проект, каковы будут результаты этого проекта и почему его следует предпринять.
• Введение, объясняющее движущие силы бизнеса, масштабы проекта и финансовые показатели
• Предварительная оценка стоимости, например, приблизительный порядок величины
• Анализ с предположениями и определением затрат и выгод, включая риск
• Заключение с указанием дальнейших шагов
• Приложение

Устав проекта

Устав проекта описывает цель проекта и то, как он будет структурирован и реализован. В нем подробно описаны видение, цели, объем и результаты проекта. Также описаны обязанности проектной группы и заинтересованных сторон.

Этот следующий шаг помогает четко определить видение и цели проекта. Он определяет объем проекта и перечисляет результаты.

В уставе проекта также перечислены роли и обязанности команды проекта и определены заказчики и заинтересованные стороны проекта. Именно в этот момент проект организуется структурно, документируя план проекта и перечисляя все риски, проблемы и предположения.

Устав команды

Устав команды похож на устав проекта, только в нем основное внимание уделяется ролям и обязанностям команды проекта. Основная цель этого документа — помочь командам лучше понять, как они могут работать вместе для достижения своих целей.

Документ об инициации проекта (PID)

Документ об инициации проекта используется при управлении проектами с помощью структуры PRINCE2. Документ об инициации проекта используется для определения элементов проекта, требующих утверждения заинтересованными сторонами, таких как экономическое обоснование, объем, риски, критерии успеха и другие важные аспекты инициации проекта.

Ключевые этапы этапа инициации проекта

Как указано выше, этап инициации проекта можно разбить на несколько простых шагов. Вот 5 шагов для запуска большинства проектов. Не стесняйтесь корректировать этот процесс инициации проекта, чтобы он лучше соответствовал потребностям вашей команды.

1. Создайте документы об инициации проекта

Как указано выше, документы об инициации проекта являются одним из основных результатов этого этапа. Имея устав проекта, экономическое обоснование, документ об инициировании проекта и другую вспомогательную проектную документацию, вы настроите свой проект на успех.

2. Проведите технико-экономическое обоснование

После утверждения бизнес-кейса следующим шагом является проведение технико-экономического обоснования, в котором задокументированы потенциальные решения возможности или бизнес-проблемы, для решения которых предлагается проект. Он направляет вас к правильному подходу к проекту.

Технико-экономическое обоснование исследует возможность и документирует то, что требуется для успешного завершения проекта. Он также определит любые другие решения, если таковые имеются. В настоящее время описываются риски и проблемы, а также то, каким будет предлагаемое решение для каждой из них, если они возникнут.

3. Соберите команду проекта

Проект не может быть инициирован без команды: это ключевая часть разработки проекта. Итак, далее идут должностные инструкции для людей, которые будут реализовывать план проекта, включая их цели и обязанности.

Создание проектной группы требует как можно более четкого определения ролей каждого члена, чтобы работа шла гладко. Начните с перечисления всех обязанностей по должности и того, перед кем будет отчитываться человек в этой роли.

Создание подробной организационной схемы может помочь. Если перечислить навыки и опыт, необходимые для каждой должности, ее будет легче заполнить. Также полезно отметить, требуется ли какая-либо квалификация. Конечно, также должны быть определены критерий производительности, заработная плата и условия труда.

4. Получите одобрение фазы инициации вашего проекта

Перед тем, как запросить одобрение заинтересованных сторон, просмотрите документы об инициации проекта, чтобы убедиться, что не было пропущено ни одного шага. Также важно просмотреть выявленные риски и посмотреть, не упущено ли что-то. Прежде чем переходить к следующему этапу, проверьте, не изменились ли ваши предположения и ограничения.

Только правильно начав проект, можно успешно завершить его. Проведя тщательный этап инициации проекта, вы четко определите масштаб и создадите отличную команду, чтобы довести этот проект до успешного завершения.

5. Подготовьте свою команду к началу проекта

После того, как устав вашего проекта будет утвержден, вам нужно будет провести стартовое совещание по проекту с вашей проектной командой и заказчиком проекта. Во время этой стартовой встречи будут установлены общие цели и ожидания в отношении масштабов проекта, сроков и результатов, среди прочего. Это гарантирует плавный переход к этапам планирования и реализации проекта.

6. Настройте офис управления проектами (PMO)

Офис управления проектом — это физическое пространство в офисе или на рабочем месте, где во время проекта находятся менеджер проекта и вспомогательный персонал. В нем находится коммуникационная инфраструктура и все технологии, необходимые для проекта.

Первое, что нужно сделать, это выяснить, где должен находиться проектный офис, а затем убедиться, что инфраструктура правильно настроена с использованием правильных инструментов и оборудования PMO.

Теперь пришло время определить роли и обязанности сотрудников проектного офиса и определить надлежащие стандарты и процессы. На этом этапе проектный офис может предоставлять услуги проектам, находящимся под его опекой.

Шаблоны управления проектами для помощи на этапе инициации проекта

Мы создали десятки шаблонов управления проектами, чтобы помочь вам сэкономить время при подготовке документации по запуску проекта. Вот несколько из них.

Шаблон бизнес-кейса

Экономическое обоснование является одним из основных инструментов, позволяющих показать заинтересованным сторонам проекта, что преимущества вашего проекта перевешивают его потенциальные риски или ограничения. Хорошее экономическое обоснование имеет основополагающее значение для перехода проектов от идеи к завершению.

Шаблон устава проекта

Устав проекта — это первый шаг к созданию полностью разработанного плана управления проектом. Этот шаблон поможет вам собрать важную информацию, чтобы легко создать устав проекта.

Шаблон устава команды

Устав команды помогает руководителям проектов разъяснить членам своей команды, как устроена команда, каковы их роли и обязанности, что является ключом к успеху в управлении командой.

Шаблон дорожной карты проекта

Этот шаблон дорожной карты проекта поможет вам легко создать наглядную временную шкалу, которую можно будет включить в состав документации по запуску проекта. Это простой способ быстро поделиться хронологией проекта с общего представления.

Использование ProjectManager после инициации проекта

Теперь, когда вы завершили этап инициации проекта, пришло время составить план проекта. Попробуйте ProjectManager, наше отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами. У вас будет доступ к набору мощных инструментов, которые помогут вам планировать, отслеживать и составлять отчеты по проектам.

Диаграммы Ганта для планов

Используйте наши онлайн-диаграммы Ганта для перехода вашего проекта от инициации к этапу планирования. Наметьте свои задачи и свяжите задачи, которые имеют зависимости. Установите сроки и назначьте задачи членам команды, чтобы каждый знал свои обязанности по проекту. Вы даже можете добавлять комментарии и вложения к задачам, чтобы члены команды имели все необходимое для начала работы.

Инструменты управления ресурсами для поддержания проекта в нужном русле

Если член команды болеет или перегружен, менеджеры даже могут переназначать задачи и перераспределять рабочую нагрузку одним нажатием кнопки с помощью наших инструментов управления ресурсами. Эти мощные функции помогают гарантировать, что вся работа, проделанная вами на начальных этапах, принесет свои плоды.

Связанный контент

• Лучшее программное обеспечение для управления проектами на 2023 год
• Руководство по управлению проектами
• Группы процессов управления проектами: краткое руководство
• Тройное ограничение в управлении проектами: время, объем и стоимость
• 10 областей знаний по управлению проектами (PMBOK)

При инициировании проекта необходимо многое спланировать и контролировать. Программное обеспечение для онлайн-управления проектами, такое как ProjectManager, предлагает инструменты планирования и отслеживания, такие как диаграммы Ганта, информационные панели в реальном времени и списки задач, для управления проектом от инициации до закрытия. Узнайте, как ProjectManager может помочь вам с вашими проектами, воспользовавшись этой бесплатной 30-дневной пробной версией.