Основы управления проектами: определения, методы и инструменты

Добро пожаловать в управление проектами 101. Управление проектами может показаться пугающей дисциплиной, но как только вы поймете основы и соедините это с некоторой интуицией, вы будете на пути к руководству успешными проектами, независимо от вашей ситуации.

Может быть, вас неожиданно назначили руководить проектом, и на кону стоит большое повышение, или, может быть, вы член команды, который хочет лучше понять свою роль в проекте. Тем не менее, мы собираемся дать вам краткий обзор основных деталей, связанных с управлением проектами, для получения полезной информации.

Если вам нужна дополнительная помощь в управлении проектами, ознакомьтесь со всеми нашими ресурсами и инструментами управления проектами, чтобы полностью раскрыть свой потенциал. ProjectManager — это мощное программное обеспечение для управления проектами, которое могут использовать как опытные, так и начинающие менеджеры проектов и члены команды для управления проектами. Начните бесплатно сегодня.

Первая основа управления проектами — это определение проекта, которое позволяет нам понять, что такое управление проектами и почему оно так важно для организации любого типа.

Что такое проект?

Проект — это последовательность задач, ведущих к одной цели. Проекты имеют ограничения, такие как время, люди и ресурсы, необходимые для завершения проекта. Все зависит от того, каких результатов вы хотите достичь и когда вы хотите их достичь.

Эти результаты являются вашим результатом, который дает результаты. Это все, что произведено или предоставлено благодаря проекту. Результаты могут быть как результатом самого проекта, так и результатами процесса проекта, такими как план проекта, отчеты или другие документы. Проекты состоят из сроков. У каждой задачи и этапа проекта есть срок выполнения, что означает, что у вашего проекта есть расписание.

Бюджеты также являются частью проекта. Вам нужны деньги, чтобы заплатить за ресурсы для удовлетворения потребностей проекта в отведенное время. Типичные ресурсы включают в себя рабочую силу, рабочие материалы и оборудование. Бюджет проекта описывает эти расходы. Теперь, когда мы определили, что такое проект, мы можем определить управление проектами как дисциплину.

Что такое управление проектами?

Управление проектами — это дисциплина, которая заключается в использовании методологий, инструментов и методов управления проектами для управления жизненным циклом проекта, который представляет собой набор этапов, общих для каждого проекта. Несмотря на то, что в проектной группе есть несколько ролей управления проектом, менеджер проекта обычно отвечает за надзор за процессом планирования, выполнения и мониторинга проектов от начала до конца.

Давайте рассмотрим четыре основополагающие концепции управления проектами, которые формируют дисциплину управления проектами: жизненный цикл проекта, тройное ограничение управления проектами, области знаний по управлению проектами и некоторые из различных методологий управления проектами, которые вы можете использовать в качестве руководителя проекта.

Жизненный цикл проекта

Жизненный цикл проекта описывает пять фаз, через которые проходят все проекты. Вот краткий обзор каждого из них.

1. Инициация: здесь вы определяете объем проекта, цели, организацию проекта, его экономическое обоснование, его ограничения, заинтересованные стороны, каковы риски, средства управления проектом, структуру отчетности и т. д.
2. Планирование: здесь вы строите дорожную карту, которая приведет вас из точки А в точку Б, что означает создание графика задач, сроков и ресурсов, необходимых для выполнения всего вовремя.
3. Исполнение: проект начинается, и план проекта приводится в действие.
4. Мониторинг и контроль. Чтобы обеспечить выполнение проекта в соответствии с планом, вам необходимо настроить механизмы для мониторинга прогресса. Если проект идет не так, как планировалось, работайте над контролем и решением проблем до того, как они станут проблемами.
5. Закрытие: проекты — это временные начинания, поэтому они в конечном итоге подходят к концу и должны быть официально закрыты. Но это не так просто, как производство результатов; есть документы, которые нужно подписать, ресурсы, которые нужно перераспределить, и другие незавершенные концы, которые нужно связать.

Тройное ограничение

Независимо от того, какой метод вы используете для управления проектом, понимание тройного ограничения является ключевым. Все проекты выполняются с определенными ограничениями. Это стоимость, время и объем. То есть проекты должны укладываться в бюджет, выполняться вовремя и соответствовать согласованному объему.

Если вы думаете о тройном ограничении как о треугольнике, то, если вы управляете стоимостью, временем и объемом, треугольник — это качество. Таким образом, если вы управляете стоимостью, временем и объемом проекта, вы будете соответствовать требованиям заказчика к качеству.

Но тройное ограничение — это нечто большее; это похоже на балласт на корабле, и он поддерживает баланс проекта независимо от того, насколько бурными становятся воды. Например, если вам нужно больше денег, вам придется скорректировать время или объем проекта. Соответственно, если у вас мало времени, то бюджет или объем придется изменить.

Если вы помните о тройном ограничении при управлении своим проектом, а также о фазах проекта и инструментах управления, то у вас есть средства для внесения необходимых корректировок, которые помогут сохранить проект в нужном русле. Это формула успеха.

Области знаний по управлению проектами

Области знаний по управлению проектами можно просто определить как категории, описывающие различные типы работы, выполняемой руководителями проектов и членами групп для успешного завершения проектов. Руководители проектов должны быть очень хорошо осведомлены в каждой из этих 10 областей знаний по управлению проектами, чтобы они могли направлять команды через жизненный цикл проекта и следить за тем, чтобы тройное ограничение было хорошо сбалансировано.

1. Управление интеграцией проекта
2. Управление содержанием проекта
3. Управление временем проекта
4. Управление стоимостью проекта
5. Управление качеством проекта
6. Управление человеческими ресурсами проекта
7. Управление коммуникациями проекта
8. Управление рисками проекта
9. Управление закупками проекта
10. Управление заинтересованными сторонами проекта

Если вам интересна эта тема, вы можете посетить наш блог по областям знаний по управлению проектами, чтобы получить дополнительную информацию об этих ключевых принципах управления проектами.

Методологии управления проектами

Существует много способов структурировать процесс проекта, и руководители проектов являются экспертами в одном или нескольких из них. Самый традиционный называется «Водопад», который следует линейному подходу к управлению проектом, разбивая проект на очень структурированную последовательность.

Другой подход, набирающий популярность, называется Agile и исходит из разработки программного обеспечения. Это процесс, который работает небольшими фазами или циклами, называемыми «спринтами», и подходит для небольших команд. Как и его название, процесс включает в себя изменения, является гибким и постоянно меняет направление в соответствии с отзывами клиентов.

Почему управление проектами важно?

Каждому бизнесу, некоммерческой или любой другой организации необходимо выполнять проекты, что делает управление проектами важным для любой организации.

Эффективное управление проектами означает не только то, что ваша команда будет выполнять проекты вовремя и в рамках бюджета, но и принесет другие выгоды для всей организации, такие как повышение производительности, снижение затрат, лучшее руководство и мотивация сотрудников.

В двух словах, управление проектами помогает организациям стать более эффективными за счет планирования и мониторинга задач, целей и производительности команды.

Что такое менеджер проекта?

Менеджер проекта – это лицо, ответственное за проект. Это ясно, но это может быть слишком простым объяснением. Менеджер проекта ведет проект через каждую фазу. Это означает, что они несут ответственность за первую продажу проекта заинтересованным сторонам, а затем за планирование и определение объема проекта.

Что делает менеджер проекта?

Менеджеры проектов определяют все задачи, необходимые для достижения целей проекта, а затем упорядочивают эти задачи в графике. Затем этим задачам и графикам выделяются ресурсы, необходимые для достижения целей проекта. Это означает сбор команды, получение необходимых инструментов, расходных материалов, обеспечение безопасности сайта и любых необходимых ресурсов.

Менеджер проекта также является лицом, составляющим бюджет проекта для оплаты этих ресурсов. Они несут ответственность за управление всей документацией, а затем за архивирование этих документов в конце проекта. Они также управляют рисками и контролируют ход проекта, чтобы убедиться, что люди работают беспрепятственно и в рамках графика и бюджета.

По сути, все, что связано с проектом, находится в компетенции менеджера проекта. Они являются руководителями проекта и управляют командами, выполняющими план проекта. Однако они не боссы. Менеджер проекта продал идею проекта спонсору или заинтересованному лицу, и они отчитываются перед ними о ходе проекта.

Поэтому руководитель проекта — это очень организованный человек, целеустремленный и увлеченный процессом. Руководитель проекта должен хорошо работать в условиях стресса, обеспечивать лидерство и знать, как мотивировать людей делать все возможное. Помимо навыков работы с людьми, навыки общения имеют первостепенное значение. И они должны знать методы и приемы, которые помогают успешно реализовывать проекты.

Инструменты управления проектами

Как вы могли заметить, проекты могут быть сложными. Вы планируете, составляете расписание и контролируете, чтобы убедиться, что все элементы проекта работают без сбоев. Чем больше инструментов в ваших руках, тем легче управлять проектом и вашими задачами. Программное обеспечение для управления проектами может содержать все инструменты, необходимые для помощи менеджерам проектов и членам команды в каждом аспекте их проектов.

Когда это программное обеспечение для управления проектами основано на облаке, данные и совместная работа могут происходить в режиме реального времени, что обеспечивает более точную картину проекта и помогает в принятии решений. Кроме того, программное обеспечение для управления проектами часто содержит множество основных инструментов для управления проектами, подобных рассмотренным ниже.

Панели мониторинга

Панели мониторинга проекта собирают метрики из всех частей проекта. Затем эти цифры отображаются в виде удобных для чтения диаграмм и графиков, что позволяет менеджеру или члену команды в режиме реального времени наблюдать за ходом выполнения проекта и данными. Информационные панели также могут помочь в составлении отчетов. Запуск проекта означает отчетность спонсорам проекта о ходе проекта. Графики и диаграммы можно фильтровать, чтобы предоставить только те данные, которые вам нужны для целевых отчетов.

Диаграммы Ганта

Онлайн-диаграммы Ганта — отличный инструмент для планирования, поскольку они графически отображают список задач на временной шкале. У каждой задачи есть крайний срок, который создает линию, отмечающую начало и конец этой задачи. Затем задачи могут быть связаны, если они зависимы.

В идеале вы можете поделиться диаграммой Ганта со своей командой и отслеживать их прогресс по мере того, как они обновляют свои статусы. В некоторых диаграммах Ганта полоса между датами начала и окончания заполняется по мере того, как команда работает над своими задачами, и если вам нужно изменить расписание, вы можете просто перетащить полосу, чтобы отразить новую дату выполнения.

Инструменты управления задачами

Существуют инструменты управления задачами, которые позволяют создавать списки дел для себя и назначать задачи членам команды. Иногда к этим задачам могут быть прикреплены заметки, файлы, ссылки и изображения, относящиеся к задаче, и члены команды могут вести диалог и сотрудничать на уровне задачи. Вы также можете автоматизировать уведомления по электронной почте, чтобы знать, когда задача завершена, и напоминать людям о приближающихся сроках.

Табель учета рабочего времени и инструменты рабочей нагрузки

С точки зрения управления людьми, работающими над проектом, который сам по себе может быть проектом, существуют расписания. Это онлайн-документы, которые упрощают каждому сотруднику отслеживание и запись отработанных часов, а по завершении они могут быть переданы руководителю для подписания.

Когда дело доходит до управления рабочей нагрузкой, инструменты распределения ресурсов позволяют сразу увидеть, правильно ли вы распределили свои ресурсы по всему проекту, чтобы все работали, а рабочая нагрузка была сбалансирована. В некоторых случаях вы также можете запускать отчеты из своего программного обеспечения для управления рабочей нагрузкой.

Шаблоны управления проектами

Мы предлагаем десятки бесплатных шаблонов управления проектами, которые помогут вам сэкономить время и оптимизировать ваши проекты. Вот некоторые важные документы по управлению проектами, которые вы можете скачать бесплатно.

Шаблон плана проекта

План проекта — это документ, который объясняет все, что касается вашего проекта. От того, как это запланировано, до того, как это будет выполнено и завершено. Этот бесплатный шаблон плана проекта поможет вам начать работу над вашими проектами.

Шаблон бюджета проекта

Каждый проект нуждается в ресурсах, таких как люди, материалы и оборудование. Эти ресурсы стоят денег, поэтому вам потребуется оценить все расходы по проекту, чтобы создать бюджет проекта. Этот бесплатный шаблон идеально подходит для начинающих менеджеров проектов.

Шаблон временной шкалы проекта

Важно создать временную шкалу проекта, в которой указано, как будет выполняться работа над проектом, включая даты начала и окончания для всех ваших задач. Этот бесплатный шаблон временной шкалы проекта поможет вам в этом.

Что такое программное обеспечение для управления проектами?

Программное обеспечение для управления проектами делает тяжелую работу, позволяя менеджерам легко планировать, планировать и отслеживать проекты гораздо быстрее и эффективнее, чем традиционные методы, такие как составление графиков проекта вручную.

Программное обеспечение для управления проектами можно определить как тип программного обеспечения, которое включает в себя инструменты управления проектами, упомянутые выше, наряду с другими функциями, такими как расписания, совместная работа в режиме реального времени или неограниченное хранилище файлов, так что менеджеры проектов и команды могут отслеживать проекты в одна центральная платформа.

Однако не все программы для управления проектами работают одинаково. На рынке существует множество вариантов, и хотя некоторые из них просты в использовании, они могут не предоставлять все необходимые инструменты планирования, планирования и отслеживания.

ProjectManager — это надежное программное обеспечение для управления проектами, оснащенное всеми инструментами управления проектами, которые могут понадобиться любому руководителю проекта, независимо от вашего уровня знаний. ProjectManager — это мощный инструмент, который позволяет проектным группам планировать, управлять и отслеживать свою работу в режиме реального времени, а также обеспечивает менеджерам прозрачность, необходимую им для того, чтобы члены команды работали с максимальной отдачей.

Как ProjectManager помогает в управлении проектами

ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение для управления проектами, которое помогает вам управлять всеми аспектами ваших проектов. Программное обеспечение для управления проектами, такое как ProjectManager, делает управление проектом управляемым.

Хранить документы

Все документы, созданные на этапе инициации проекта, можно сохранить в ProjectManager. Таким образом, вы сможете собрать все в одном месте, что позволит легко найти то, что вам нужно. Не беспокойтесь о загрузке больших файлов и изображений, ProjectManager имеет неограниченное хранилище файлов.

Планируйте и планируйте работу

Когда вы планируете свой проект, ProjectManager берет на себя всю тяжелую работу. Онлайн-диаграмма Ганта помогает планировать, сопоставляя все ваши задачи на временной шкале проекта. Теперь вы можете связать зависимости, установить этапы и даже начать назначать членов команды.

Мониторинг прогресса

Когда команды выполняют свои задачи, ProjectManager предоставляет вам инструменты для отслеживания и контроля их хода выполнения. Функции управления ресурсами гарантируют, что ни один член команды не несет всю нагрузку, а их рабочая нагрузка сбалансирована. Кроме того, наша панель мониторинга в режиме реального времени может отслеживать прогресс, стоимость, состояние и многое другое.

Конечно, управление проектами — это нечто большее, чем эта статья «Управление проектами 101». Это становится глубоким. И он постоянно развивается. Тем не менее, есть одна константа в центре урагана, управляющего проектом: инструменты. ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами с информационными панелями в реальном времени, онлайн-диаграммами Ганта и функциями для управления рабочей нагрузкой, ресурсами, расписаниями и всеми аспектами вашего проекта. Узнайте, как это может помочь вам добиться успеха, воспользовавшись бесплатной 30-дневной пробной версией сегодня!