Планирование управления проектом: лучшие практики и ключевые компоненты

В мире цифрового маркетинга вам нужно наметить свой курс. Вот тут-то и приходит на помощь комплексный, эффективный и действенный план проекта.

Помните историю с рекламной кампанией KFC «FCK» в Великобритании еще в 2018 году? Когда у KFC закончились цыплята, и они превратили эту ошибку в маркетинговый триумф? Это не было счастливой случайностью. Это был тщательно срежиссированный шедевр.

Что поставлено на карту? По данным Harvard Business Review , колоссальные 60% организаций признают, что недостаточно эффективно связывают стратегию с исполнением.

К счастью для вас, наш старший менеджер проектов, Хлоя Оман, готова поделиться с вами лучшими практиками и ключевыми компонентами, чтобы убедиться, что вы выполняете каждую стратегию наилучшим образом.

Ключевые компоненты эффективного плана проекта

Когда вы приступаете к разработке плана проекта, вы, по сути, прокладываете железнодорожные пути, по которым будет следовать ваш поезд цифрового маркетинга.

Вот как сделать так, чтобы ваши пути были хорошо построены и ваш поезд не сошел с рельсов:

1. Четко определите свои цели и задачи. Прежде чем что-либо приводить в действие, определите, чего вы пытаетесь достичь. Ваши цели должны быть SMART: конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и ограниченными по времени. В сфере цифрового маркетинга это может означать привлечение трафика, повышение коэффициента конверсии или повышение узнаваемости бренда.

2. Подробный объем и требования проекта. Понимание широты и глубины вашего проекта имеет решающее значение. Укажите свою целевую аудиторию, каналы, которые вы будете использовать, и типы контента, который вы будете производить. Например, если вы ориентируетесь на занятых профессионалов, подкасты или публикации в LinkedIn могут быть более подходящими, чем длинные статьи.

3. Распределение ресурсов и составление бюджета. Опишите доступные ресурсы, включая персонал, инструменты и бюджет. Мы рекомендуем согласовать ресурсы со стратегическими целями, чтобы максимизировать рентабельность инвестиций. Распределяйте с умом и не бойтесь меняться, если определенные элементы кампании не справляются со своей задачей.

4. Обратите внимание на временные рамки и крайние сроки. Постройте временную шкалу, отображающую ход вашего проекта от начала до завершения. Цифровой маркетинг — это постоянно меняющийся ландшафт, и гибкость имеет ключевое значение. Тем не менее, уравновешивайте скорость и качество, устанавливая контрольные точки и сроки, чтобы проекты выполнялись, а заинтересованные стороны были информированы.

5. Управление рисками и планирование на случай непредвиденных обстоятельств. Согласно отчету Deloitte, 85% гибких и устойчивых организаций пережили шторм в периоды экономической нестабильности. Это включает в себя наличие плана на случай непредвиденных обстоятельств и адаптацию, когда происходит неожиданное. Определите потенциальные риски, такие как изменения алгоритма или изменения в поведении потребителей, и сформулируйте стратегии для их снижения.

Лучшие практики для создания всеобъемлющего и эффективного

Чтобы создать план проекта, который был бы всеобъемлющим и эффективным, подумайте об этом как об оркестровке симфонии. Вам нужны правильные инструменты, идеальная композиция и, конечно же, способность адаптироваться по ходу исполнения.

Вот лучшие практики, чтобы убедиться, что ваш план проекта содержит все правильные заметки:

Вовлекайте все заинтересованные стороны в процесс планирования. Получение информации от всех заинтересованных сторон — от творческого гения до гуру аналитики — гарантирует, что ваш план учитывает различные точки зрения и опыт. Активное взаимодействие с заинтересованными сторонами значительно повышает показатели успешности проекта. Это старая поговорка в действии: две (или больше) головы лучше, чем одна.

Проведите тщательный анализ потребностей: какие потребности лежат в основе вашего проекта? Анализ таких факторов, как рыночный спрос, болевые точки клиентов и стратегии конкурентов, даст вам ценную информацию.

Разбейте свой проект на управляемые задачи. Сложные проекты необходимо разбивать на небольшие задачи. Этот подход, известный как структурная разбивка работ (WBS), является основой планирования управления проектами. В контексте цифровой маркетинговой кампании это может означать разделение вашего проекта на этапы, такие как исследование, создание контента и распространение.

Регулярно просматривайте и обновляйте планы проектов. Ваш план проекта — это не реликвия, которую нужно закрепить на камне. Это живое, дышащее существо, которое должно адаптироваться к приливам и отливам рынка. Регулярный пересмотр и уточнение плана может привести к своевременной и обоснованной корректировке курса.

Инструменты и программное обеспечение для планирования проектов в цифровом маркетинге

Представьте, что вы шеф-повар на высокотехнологичной кухне. У вас есть все ингредиенты, но вам нужна правильная посуда и техника, чтобы создать кулинарный шедевр. То же самое касается инструментов планирования проектов цифрового маркетинга.

Правильные инструменты и программное обеспечение могут превратить ваш проект из сырой концепции в хорошо реализованную кампанию. Вот разбивка типов инструментов, которые вы должны рассмотреть:

Программное обеспечение для управления проектами

Asana: Известная своим удобным интерфейсом, Asana позволяет вам организовывать задачи, устанавливать сроки и распределять обязанности. Это как ваша цифровая доска, где вы можете визуально все спланировать.

Асана - Планирование управления проектами

Trello: карточная система Trello отлично подходит для тех, кто любит организовывать с помощью стикеров, но хочет цифровое решение. Он гибкий, интуитивно понятный и, как отмечается в пользовательском отчете Atlassian, широко используется как предприятиями, так и небольшими командами.

Трелло

Airtable: Picture Excel на стероидах. Airtable сочетает в себе структуру электронных таблиц с гибкостью базы данных. Это особенно удобно для календарей контента, отслеживания кампаний и анализа данных.

Airtable для управления проектами

Инструменты для совместной работы и коммуникации

Иметь эти инструменты в своем арсенале планирования проектов — все равно, что быть хорошо оснащенным шеф-поваром, готовым приготовить безупречную еду. Выберите те, которые подходят для рабочего процесса вашей команды, и вы будете на пути к организации успешной кампании цифрового маркетинга.

Slack: Slack — это виртуальный охладитель воды для команд, которым важно общение . Его способность интегрироваться с множеством других инструментов и создавать каналы по разным темам делает его бесценным для поддержания связи и синхронизации.

Slack для общения

Google Workspace. Когда дело доходит до совместного редактирования документов, электронных таблиц и презентаций, Google Workspace — лучший выбор. Совместная работа в режиме реального времени очень проста, и почти наверняка ваши заинтересованные стороны уже знакомы с ней.

Приложения Google Workspace

Figma: Если ваш проект включает в себя элементы дизайна, Figma — это инструмент для совместного проектирования, который позволяет нескольким членам команды одновременно работать над одним и тем же файлом дизайна. Думайте об этом как о Google Docs, но для дизайна.

Figma — инструмент управления проектами

Программное обеспечение для отслеживания ресурсов и бюджета

Harvest: Благодаря функциям отслеживания времени и выставления счетов Harvest идеально подходит для отслеживания ресурсов, затрачиваемых на различные аспекты вашего проекта, и обеспечения вашего бюджета.

Инструмент отслеживания времени сбора урожая

Smartsheet: если управление ресурсами и отслеживание бюджета требуют более ориентированного на проект подхода, Smartsheet предлагает набор инструментов для планирования, отслеживания и составления отчетов о финансах и ресурсах проекта в одном месте.

Smartsheet — решения для управления

Quickbooks: когда вам нужен строгий бухгалтерский учет при составлении бюджета, QuickBooks — надежное решение. Это особенно полезно, если ваш проект включает сложное управление финансами.

Возможности Quickbooks

Примеры форматов планов проектов цифрового маркетинга

Когда дело доходит до структурирования шаблона плана проекта цифрового маркетинга, разнообразие — это приправа к жизни. Различные проекты могут потребовать различных подходов.

Ниже приведены три распространенных типа планов проектов, которые доказали свою эффективность в цифровом маркетинге.

1. Диаграмма Ганта

Диаграммы Ганта известны и надежно эффективны. Диаграмма Ганта — это, по сути, визуальная временная шкала, показывающая продолжительность задач и то, как они перекрываются.

Пример: представьте, что вы запускаете новый продукт и вам нужна комплексная маркетинговая кампания. Диаграмма Ганта может отображать параллельные временные рамки для создания контента, продвижения в социальных сетях и маркетинга по электронной почте.

Легче определить ключевые вехи, показав, как эти действия взаимосвязаны, например, когда выпустить тизер или начать кампанию по рассылке по электронной почте.

Инструменты: Microsoft Project — классический инструмент для создания диаграмм Ганта, хотя TeamGantt предлагает более удобные функции для совместной работы, специально предназначенные для диаграмм Ганта.

2. Контрольный список

Контрольный список разбивает ваш проект на ряд задач, каждая из которых имеет флажок, готовый для отметки по завершении.

Пример. Если вы проводите маркетинговую кампанию с участием влиятельных лиц, ваш контрольный список может включать: выявление потенциальных влиятельных лиц, обращение к влиятельным лицам, подтверждение сотрудничества, создание сводок кампании и обмен ими, отслеживание хода кампании и анализ результатов кампании.

По мере выполнения каждой задачи она помечается галочкой, что четко указывает на прогресс.

Инструменты: Todoist — это простой, но мощный инструмент для создания контрольных списков, а Asana также можно настроить для использования в качестве более сложного контрольного списка.

3. Канбан-доска

Вдохновленная производственным процессом Toyota в 1940-х годах, Канбан-доска — это визуальный инструмент управления, который помогает вам классифицировать задачи по столбцам, обычно помеченным как «Сделать», «Выполняется» и «Выполнено».

Пример. Если вы управляете кампанией контент-маркетинга, канбан-доска может помочь отслеживать различные фрагменты контента по мере их прохождения через такие этапы, как создание идей, написание, редактирование и публикация. Это обеспечивает непрерывный поток контента и помогает выявить узкие места.

Инструменты: Trello — это детище канбан-досок, но Jira также широко используется, особенно если вы внедряете гибкие методологии.

Успех в цифровом маркетинге благодаря планированию управления проектами

• Ключевые компоненты: убедитесь, что в вашем плане проекта четко определены цели и задачи, и что вы понимаете объем и требования.Бдительно следите за своими ресурсами и бюджетом и устанавливайте реалистичные сроки и сроки. И помните, у хорошего капитана всегда есть план на случай непредвиденных обстоятельств.
• Передовой опыт. Вовлеките все заинтересованные стороны в процесс планирования и проведите тщательный анализ потребностей, чтобы понять, что необходимо для предстоящего путешествия.Разбейте гигантскую задачу на выполнимые задачи и регулярно пересматривайте и обновляйте свой план, чтобы реагировать на изменения.
• Инструменты и программное обеспечение: оснастите свой корабль лучшими доступными инструментами.От программного обеспечения для управления проектами, такого как Asana и Trello, до средств связи, таких как Slack, и программного обеспечения для отслеживания ресурсов, такого как Harvest, крайне важно иметь на борту правильную технологию.