Группы процессов управления проектами: краткое руководство

Проекты сложные. Есть тысячи вещей, которые постоянно влияют на проект и требуют от вас перераспределения ресурсов, чтобы не сбиться с пути.

Чтобы придерживаться графика и управлять затратами, вам необходимо собирать и обрабатывать данные проекта в пяти группах управления проектами PMBOK.

Каковы 5 групп процессов управления проектами PMBOK?

Для начала давайте рассмотрим пять групп процессов управления проектами, определенных в Книге знаний по управлению проектами (PMBOK), опубликованной Институтом управления проектами (PMI), ведущей отраслевой торговой группой.

Руководители проектов используют пять фаз управления проектами для структурирования проектов и управления ими от начала до конца. Каждый из этих этапов служит определенной цели, и менеджеры проектов должны контролировать их, чтобы гарантировать, что проект не сбивается с курса. Программное обеспечение для управления проектами помогает менеджерам проектов оставаться на вершине каждой из этих групп процессов.

Группы процессов управления проектами следующие.

Начальная фаза

PMBOK определяет этап инициации проекта как «процесс формального признания того, что новый проект существует или что существующий проект должен быть продолжен на следующем этапе».

На этом этапе руководители проектов обсуждают ценность проекта для бизнеса, а также его осуществимость. Вы также исследуете влияние на заинтересованные стороны. Если проект считается жизнеспособным и ценным, он реализуется. Если нет, то заброшен.

На этом этапе вы также должны создать экономическое обоснование, отвечающее на эти вопросы. Экономическое обоснование включает предполагаемые затраты и выгоды проекта. Существует также технико-экономическое обоснование, чтобы увидеть, имеет ли проект смысл для организации и ее заинтересованных сторон. Затем следует устав проекта, который отвечает на вопрос, кто, что и где в проекте.

Конечно, есть и другие, например:

• Анализ заинтересованных сторон
• Выбор команды
• Определение ролей и обязанностей
• Выбор проектного офиса
• Правильный выбор инструментов, оборудования и коммуникационной инфраструктуры

После того, как проект подписан и готов к реализации, проводится стартовое совещание. Используйте стартовое совещание, чтобы собрать всех членов проектной команды на одной волне, чтобы проект мог начаться правильно.

Этап планирования

Как только инициация проекта завершена и проект получает зеленый свет, можно приступать к этапу планирования проекта. В процессе планирования заинтересованные стороны и команда проекта узнают, как достичь конечного результата проекта или услуги.

На этом этапе вы документируете план проекта, а также определяете результаты и требования проекта. Вы создаете график проекта, предназначенный для управления временем, стоимостью, качеством, изменениями, рисками и любыми вопросами, связанными с проектом.

Вы также пользуетесь этой возможностью для управления ресурсами, такими как команды, внешние поставщики, материалы и оборудование. Вы также определяете роли, обязанности и место членов команды в структуре проекта.

Существует также создание реестра заинтересованных сторон. Это важный документ, в котором перечислены все основные заинтересованные стороны и спонсоры проекта. Это часть управления заинтересованными сторонами и может включать в себя то, как и когда вы информируете заинтересованные стороны о ходе проекта.

Менеджер проекта отвечает за руководство этапом планирования проекта и делает точную оценку времени, бюджета и ресурсов. Именно на этом этапе проекта вы планируете объем, используете структурную декомпозицию работ (WBS) для организации задач, составляете планы закупок и определяете каналы связи и частоту.

При составлении плана управления проектом полезно иметь программное обеспечение для управления проектами для организации вашей работы. ProjectManager имеет надежные списки задач, которые делают больше, чем просто собирают задачи. Представление списка задач (одно из пяти различных представлений проекта, которые позволяют гибридным командам работать так, как они хотят) может устанавливать приоритет, прикреплять файлы, добавлять описания, назначаться членам команды и отслеживать статус. Попробуйте ProjectManager бесплатно уже сегодня.

Фаза выполнения

На этом этапе вы готовы создать продукт или услугу, которые вы запланировали. Таким образом, этот этап, как правило, является самым продолжительным в проекте. Это то место, где вы тратите большую часть своей энергии и ресурсов, поддерживая проект в соответствии с различными проектными ограничениями.

Фаза выполнения тесно связана со следующей фазой проекта, мониторингом и контролем. Руководителю проекта поручено отслеживать производительность и прогресс, чтобы обеспечить соответствие фактических усилий запланированным усилиям.

Этап мониторинга и контроля

При выполнении плана проекта менеджер проекта отслеживает и контролирует производительность, чтобы работа выполнялась в соответствии с графиком и в рамках бюджета. Руководители проектов постоянно измеряют показатели, чтобы убедиться, что они соответствуют поставленным задачам.

Вот некоторые из ключевых задач, связанных с этой фазой проекта:

• Проверка содержания и контроль изменений
• Контроль расписания
• Контроль затрат
• Контроль качества
• Отчеты об эффективности
• Контроль рисков
• Административный договор

Заключительный этап

Своевременная передача окончательного результата, в рамках бюджета и в соответствии с ожиданиями ваших заинтересованных сторон в отношении качества важна, но это не конец проекта. Вам все еще нужно связать некоторые свободные концы. На этом все действия завершаются, проект закрывается, а значит, вам нужно подписать документы и выполнить контракты.

Рекомендуется вскрытие проекта. Во время вскрытия руководитель проекта и команда анализируют, что сработало, а что нет, чтобы узнать, как они могут улучшить процессы в следующем проекте. Они делают это, перечисляя лучшие практики и уроки, которые они извлекли.

Затем вы можете освободить свою команду и отпраздновать успех проекта. Последняя часть может показаться не решающей, но это так! Поддержание командного духа на высоком уровне за счет подтверждения их тяжелой работы положительно повлияет на будущие проекты.

Разница между группами процессов управления проектами PMBOK и областями знаний

Мы подробно описали пять групп процессов в управлении проектами, и все они являются предметом контроля в управлении проектами. Чтобы управлять этими группами процессов управления проектами, вам необходимо использовать области знаний по управлению проектами.

Десять областей знаний по управлению проектами

Существует 10 областей знаний по управлению проектами. Они есть:

• Управление интеграцией проекта
• Управление содержанием проекта
• Управление временем проекта
• Управление стоимостью проекта
• Управление качеством проекта
• Управление ресурсами проекта
• Управление коммуникациями проекта
• Управление рисками проекта
• Управление закупками проекта
• Управление заинтересованными сторонами проекта

Области знаний по управлению проектами не совпадают с группами процессов управления проектами. Основное различие заключается в том, что группы процессов описывают то, что должен делать менеджер проекта, а области знаний — это то, что менеджер проекта должен знать.

В частности, области знаний используются во всех группах процессов управления проектами. Области знаний состоят из процессов. У них есть входы, инструменты, методы и выходы. Это функции управления проектами, которые помогают реализовать успешные проекты.

Когда вы используете области знаний по управлению проектами?

Области знаний работают во всех группах процессов управления проектами. Группы процессов — это место, где вы разбиваете и классифицируете проект. Это последовательность проекта от начала до конца. Вы можете использовать области знаний на каждом этапе процесса.

Хороший способ понять разницу состоит в том, что области знаний классифицируют процессы, в то время как группы процессов управления проектами представляют собой этапы или фазы проекта. Области знаний не имеют логической связи, но группы процессов управления проектами ведут от одной к другой.

Как группы процессов управления проектами, так и области знаний лучше работают вместе, когда они работают на программном обеспечении для управления проектами. Программное обеспечение для управления проектами поможет вам контролировать группы процессов и приведет вас к успешному проекту.

Как ProjectManager помогает с группами процессов PMBOK

ProjectManager — это облачное программное обеспечение, которое предоставляет менеджерам проектов более подробные данные для принятия более эффективных решений, а также предоставляет гибридным командам несколько представлений проекта, чтобы выполнять работу так, как они предпочитают. Есть функции, которые помогают на каждом этапе процесса. От неограниченного хранилища файлов для центрального узла документации при запуске до проверки того, что сработало, а что нет во время закрытия.

Начните с правильной ноги в группе процессов планирования

Планирование является одной из наиболее сложных групп процессов. Вам нужен инструмент, который может организовать ваши задачи, связать зависимости и установить вехи. Представление проекта с диаграммой Ганта в ProjectManager делает это и многое другое. Вы можете отфильтровать критический путь вместо выполнения трудоемких вычислений. Затем установите базовый уровень и отслеживайте запланированные усилия по сравнению с фактическими.

Улучшите фазу выполнения с помощью различных представлений проекта

ProjectManager имеет несколько представлений проекта. Менеджеры могут использовать представление Ганта или листа, в то время как команды могут управлять своей рабочей нагрузкой с помощью канбан-досок, списков задач и календарей. Это объединяет гибридные команды, где бы они ни находились. Канбан-доска визуализирует рабочий процесс на этапе выполнения, позволяя членам команды управлять своим невыполненным заданием и планировать спринты. Между тем, менеджеры получают прозрачность, необходимую для точного распределения ресурсов и обеспечения полной загрузки команд.

Отслеживание прогресса в группе процессов мониторинга и контроля

Во время группы процессов мониторинга и контроля данные в реальном времени пригодятся. Данные дают менеджерам представление о ходе и эффективности проекта. Интерактивные информационные панели ProjectManager рассчитывают такие показатели, как отклонение проекта, затраты и т. д., для мгновенного отчета о состоянии без необходимости тратить время на настройку инструмента, как в случае с другими инструментами.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение с функциями для организации, мониторинга и составления отчетов по вашему проекту. Функции составления отчетов одним щелчком мыши фильтруют подробные данные и могут быть легко переданы заинтересованным лицам, а программное обеспечение для управления ресурсами гарантирует, что каждый получит то, что ему нужно, когда ему это нужно для выполнения своей работы. Попробуйте ProjectManager сегодня бесплатно!