10 совещаний по проекту, которые помогут вашей команде управления проектом

Совещания по проекту часто кажутся помехой вашей работе. Если вы не работаете по повестке дня или не управляете этими собраниями, это может быть правдой. Но встречи имеют решающее значение для планирования проекта и совместной работы команды. Вот почему так много совещаний по проектам, и каждое имеет свою направленность и важность. Давайте рассмотрим 10 различных типов совещаний по управлению проектами и дадим им определение, и начнем с определения того, что такое совещание по проекту.

Что такое проектные встречи?

Совещание по проекту — это регулярно проводимое мероприятие, на котором часть или вся команда проекта и заинтересованные стороны собираются для обсуждения проекта. В цикле управления проектом существует множество типов совещаний по проекту. Некоторые встречи по управлению проектами происходят ежедневно, в то время как другие разнесены по времени. Все зависит от срочности и типа проводимой встречи. Это не означает, что собрание предназначено исключительно для обмена обновлениями, за исключением случаев, когда речь идет о заинтересованных сторонах. Совещания по проектам для команд объединяют группу для решения проблемы или улучшения прогресса для достижения определенных целей и ожиданий. Встреча также может быть использована для улучшения командной работы, что ведет к повышению производительности и морального духа.

Типы совещаний по проекту

Что касается совещаний по управлению проектами, существует несколько различных типов. Некоторые распространенные из них включают отчет о ходе работы, обсуждение цели проекта или генерирование идей, обсуждение проблем, возникших в ходе проекта, а также одобрение или отклонение идей. Есть также встречи, которые вращаются вокруг людей, которые посещают. Они могут включать в себя регулярные встречи команды и встречи с заинтересованными сторонами, которые носят более общий характер и информируют заинтересованные стороны только о вехах.

Каким бы ни было совещание, его будет вести руководитель проекта, поэтому коммуникативные навыки так важны для этой должности. Совещания становятся более продуктивными, если ими управляют данные в реальном времени. ProjectManager — это программное обеспечение для онлайн-управления проектами, которое создает отчеты с оперативными данными. Вы можете быстро создать отчет о состоянии для обзора, отчет о проделанной работе, чтобы увидеть, как у вас дела, отчет об отклонениях, чтобы убедиться, что вы на правильном пути, и многое другое. Все отчеты настраиваются, поэтому вы можете фильтровать их, чтобы отображались только те данные, которые вы хотите видеть. Затем вы можете поделиться ими с заинтересованными сторонами, чтобы держать их в курсе.

10 ключевых встреч по проекту

Совещания по управлению проектами — это коммуникативные мероприятия, а четкая коммуникация — это то, что держит проекты в нужном русле. Поэтому существует множество различных типов совещаний по проекту, которые проводятся неоднократно в течение жизненного цикла проекта. Вот 10 наиболее важных из них.

1. Стартовая встреча проекта

Стартовая встреча может быть не самой первой встречей проекта, но первой значимой встречей. Здесь представляются руководитель проекта, клиент и проектная команда, а также формулируются цели проекта. Стартовое совещание по проекту начинается со знакомства, обзора истории клиента и обсуждения масштабов проекта. Также обсуждаются роли и обязанности команды проекта, а также следующие шаги.

2. Совещание по статусу проекта

На совещании по отчету о состоянии проекта члены команды предоставляют данные, которые менеджер проекта использует для проверки состояния проекта за определенный период времени. Это нужно не только для информирования руководителя проекта, но и для обеспечения подотчетности команды проекта. Вы захотите поговорить о том, что было сделано и что еще предстоит сделать, а также о предстоящих вехах. Вы также захотите просмотреть бюджет, оценить риски и запланировать предстоящие встречи, чтобы убедиться, что все обсуждаемое было решено.

3. Совещание по рассмотрению проекта

Совещание по обзору проекта также называется совещанием после завершения проекта и проводится после его завершения. Независимо от того, было ли это успехом или неудачей, обзорная встреча полезна тем, что на ней перечисляется, что сработало, а что нет. Вскрытие особенно полезно, поскольку оно дает руководителям проектов возможность гарантировать, что те же самые ошибки больше не повторятся. Встреча начинается с повторения целей проекта и открытия обсуждения для команды, которая должна иметь возможность честно критиковать работу, препятствия и риски. Вы также захотите поговорить о бюджете, о том, что было использовано, а что нет и почему. В то же время должен быть праздник для успешного проекта.

4. Всеобщая встреча

Всеобщее собрание или ратуша собирает все в компании. В процесс вовлечены все сотрудники, включая руководителей групп, исполнительную команду, заинтересованные стороны и др. На этих собраниях обсуждаются вопросы, затрагивающие всю организацию, такие как доходы, стратегия и т. д. Для проекта это включает всю команду проекта, от руководителя проекта до заинтересованных сторон и всех, кто находится между ними. Их можно проводить, чтобы делиться новостями, согласовывать события, отмечать вехи или задавать вопросы.

5. Совещание по планированию спринта

Scrum — это гибкий способ работы, при котором проекты разбиваются на блоки, называемые спринтами. Обычно это всего 2-4 недели. В совещании по планированию спринта участвуют скрам-мастер, скрам-менеджер по продукту и скрам-команда. Они встречаются, чтобы рассмотреть незавершенные работы и решить, какие из них будут обработаны предстоящей весной. Это совместная работа, называемая церемонией схватки. Перед встречей скрам-мастер и менеджер по продукту проверяют возможности команды, сроки и используют информацию из предыдущих спринтов для определения нового.

6. Заседание руководящего комитета

Руководящие комитеты — это тип управления, в котором участвуют заинтересованные стороны, которые несут ответственность за надзор за проектом и оказание ему поддержки. Другой термин для группы, которая работает, чтобы помочь проекту в достижении его целей, — это совет заинтересованных сторон, высшее руководство, рабочая группа проекта или комитет по надзору за проектом. Частота совещаний по управлению зависит от проекта, хотя обычно это происходит после достижения контрольной точки.

7. Встреча с заинтересованными сторонами

Встреча заинтересованных сторон используется для представления заинтересованных сторон в проекте друг другу. Он используется для получения согласия, а также определяет цели проекта. Это также время, когда можно провести интервью с заинтересованными сторонами, чтобы получить представление об их целях и перспективах, о том, как они хотят получать обновления и многое другое. Руководители проектов также будут встречаться с заинтересованными сторонами на протяжении всего жизненного цикла проекта, чтобы информировать их о прогрессе.

8. Совещание по планированию на случай непредвиденных обстоятельств

План на случай непредвиденных обстоятельств — это сценарий «что, если» на тот случай, если в проекте возникнут вопросы или проблемы, требующие изменения его объема, расписания или бюджета. Эти вопросы могут быть экологическими, техническими и т. д. Это означает, что совещание по планированию на случай непредвиденных обстоятельств — это возможность провести мозговой штурм с командой проекта и соответствующими заинтересованными сторонами для выявления рисков и, если они предлагают, способов реагирования на них. Затем вам нужно определить серьезность и вероятность возникновения этих рисков и то, как они могут повлиять на проект. Это приведет к тому, что менеджер проекта создаст план на случай непредвиденных обстоятельств.

9. Заседание Совета по контролю изменений

Панель управления изменениями предназначена для рассмотрения запросов на изменение, которые происходят в проекте. Затем они оцениваются и получают одобрение, отсрочку или отказ. Этот процесс происходит во время собрания совета по контролю за изменениями. Однако, если команда проекта и спонсор уже отметили важность изменения, маловероятно, что совет по контролю за изменениями пойдет против их предложения на своем собрании.

10. Ежедневная встреча по скраму

Ежедневное собрание по схватке проводится каждый день спринта. Эти встречи обычно проходят в одном и том же месте и в одно и то же время, хотя в идеале это время должно быть началом дня для подготовки к последующей работе. Ежедневные скрам-собрания короткие, длятся не более 15 минут, чтобы разговор оставался актуальным. Совещание, также называемое ежедневным стендап-совещанием, включает в себя преданных своему делу членов команды, которые проводят весну, скрам-мастера и, в большинстве случаев, владельца продукта. Это не встречи по решению проблем, а ответы на три вопроса: что было сделано вчера? Что предстоит сделать сегодня? Есть ли препятствия?

Какие шаблоны управления проектами могут помочь при проведении совещаний по проекту?

Совещания по проекту важны, и все они служат определенной цели в управлении проектами. Чтобы ваша встреча прошла должным образом, у нас есть несколько бесплатных шаблонов, которые вы можете скачать. ProjectManager, конечно же, является программным обеспечением для управления проектами, но также имеет полный набор бесплатных шаблонов управления проектами для каждой фазы вашего проекта, включая эти шаблоны совещаний по управлению проектами.

Шаблон протокола собрания

В протоколах собраний фиксируются соответствующие моменты в печатном виде, и убедитесь, что эти выводы выполнены после завершения собрания руководителей проекта. Наш бесплатный шаблон протокола собрания для Word позволяет легко собирать и распространять эту информацию, а также повестку дня, действия и сведения о следующем собрании.

Шаблон отчета о состоянии проекта

Когда вы планируете собрание по статусу проекта, используйте наш бесплатный шаблон отчета о статусе проекта, чтобы собрать необходимые данные. Это помогает вам общаться с вашими заинтересованными сторонами с помощью такой информации, как сводка проекта за отчетный период, состояние проекта и даже взгляд на риски и препятствия, которые произошли.

Шаблон информационной панели проекта

Независимо от того, какое совещание по проекту вы проводите, информационная панель предоставляет важные данные. Информационные панели предлагают высокоуровневое представление проекта. Использование нашего бесплатного шаблона панели мониторинга проекта для Excel позволяет вводить данные о задачах, рабочей нагрузке, продолжительности задач и стоимости, которые затем автоматически отображаются в виде цветных графиков, которые легко усваиваются на совещаниях по управлению проектами.

ProjectManager помогает вам управлять собраниями проекта

Шаблоны полезны, но ограничены. Во-первых, их необходимо вводить вручную, тогда как ProjectManager — это онлайн-программа, которая обновляет данные в режиме реального времени. Вы даже можете запланировать встречи по проекту и пригласить свою команду на определенное время и дату. Добавляйте файлы и другую информацию и даже делайте встречи повторяющимися, если они повторяются на протяжении всего проекта. Но это только верхушка айсберга с точки зрения нашего многофункционального программного обеспечения.

Превратите действия в задачи

Совещания по управлению проектами важны, но еще важнее действовать в соответствии с выводами. Наше программное обеспечение имеет несколько представлений проектов, которые позволяют командам из разных отделов использовать удобные им инструменты. Они могут фиксировать действия в списках задач, на досках канбан или в представлениях календаря. В то время как менеджеры, вероятно, предпочитают обновлять свои онлайн-диаграммы Ганта. Какое бы представление проекта вы ни использовали, все данные распределяются между программным обеспечением и обновляются в режиме реального времени, чтобы все работали с самой актуальной информацией.

Используйте информационные панели в реальном времени

Вместо шаблона панели инструментов наши панели мониторинга в реальном времени постоянно обновляются. Они автоматически обрабатывают числа и отображают результаты в виде удобных для чтения графиков и диаграмм, которые отслеживают время, стоимость и многое другое. Используйте информационную панель в режиме реального времени на собраниях проекта в качестве наглядного пособия, которое всегда предоставляет вам данные в реальном времени. В отличие от других программных инструментов, не требуется своевременная настройка. Наши информационные панели настроены и работают, поэтому вы можете использовать их немедленно. Настоящая работа начинается, как только вы покидаете проектную встречу. В нашем программном обеспечении есть функции управления рисками, задачами и ресурсами, которые помогут вам не сбиться с пути и работать продуктивно, независимо от того, какие задачи ставит перед вами проект. Наша платформа для совместной работы означает, что все подключены друг к другу, независимо от того, находятся ли они в другом отделе или часовом поясе. Они всегда могут комментировать на уровне задач и обмениваться файлами, чтобы лучше работать вместе.

Связанное содержание совещания по проекту

Если вы все еще хотите узнать больше о собраниях по управлению проектами, вот несколько ссылок, по которым вы можете туда попасть. Мы публикуем еженедельные блоги, руководства, видео и, конечно же, шаблоны для каждого этапа жизненного цикла управления проектами. Это только часть бесплатного контента, который вы найдете на нашем сайте.

• 6 шагов к планированию встречи
• 25 забавных игр-ледоколов для совещаний
• 7 советов для комфортной виртуальной встречи
• Идеи для совещаний персонала: 7 творческих приемов, которые понравятся вашей команде

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, которое позволяет менеджерам и их командам лучше планировать, управлять и отслеживать свои проекты. Получите максимальную отдачу от совещаний по проекту и применяйте это для более эффективного выполнения своей работы. Повысьте производительность, как это сделали команды из Avis, Nestle и Siemens, используя наше программное обеспечение. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.