Мониторинг и контроль проекта: инструменты и этапы

Проекты разделены на этапы, чтобы сделать их более управляемыми. Все важно, особенно мониторинг проекта. Мониторинг и контроль проекта — это то, как менеджер проекта гарантирует, что план, который они реализуют вместе с командой проекта, выполняется без заминок.

Управление проектом включает в себя множество шагов для тщательного контроля графика проекта, ресурсов и затрат. Конечно, есть инструменты мониторинга проектов, но, как и все в управлении проектами, есть процесс, который мы объясним.

Что такое мониторинг и контроль проекта?

Прежде чем мы перейдем к шагам по мониторингу вашего проекта, давайте рассмотрим концепцию в контексте. Процесс управления проектом состоит из пяти этапов: инициация, планирование, выполнение, мониторинг, контроль и закрытие. Мониторинг и контроль проекта происходят в тандеме с этапом выполнения в жизненном цикле проекта.

Мониторинг и контроль проекта — это этап управления проектом, посвященный измерению производительности проекта и обеспечению того, чтобы он соответствовал тому, что было установлено в плане проекта. Руководители проектов будут внимательно следить за ходом и эффективностью проекта, проверять статус проекта, выявлять потенциальные проблемы и предпринимать корректирующие действия, когда это необходимо, чтобы проект выполнялся в соответствии с графиком и бюджетом.

Чтобы найти проблемы в проекте, вам необходимо программное обеспечение для управления проектами, которое может отслеживать ход выполнения и производительность по мере их развертывания. ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами, которое предоставляет вам инструменты, необходимые для мониторинга и управления проектами в режиме реального времени. Менеджеры проектов могут получить общее представление о своем проекте, переключившись на панель мониторинга в реальном времени. Он автоматически собирает данные проекта по таким показателям, как время, стоимость, рабочая нагрузка и т. д., которые отображаются в виде удобных для чтения графиков и диаграмм. В отличие от облегченного программного обеспечения, нет необходимости в трудоемкой настройке. Наша панель инструментов готова, когда вы готовы. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Почему важен мониторинг и контроль проекта?

Мониторинг и контроль проекта настолько важны для управления проектами, что это один из пяти процессов управления проектами. Как уже отмечалось, мониторинг проекта идет рука об руку с выполнением проекта, чтобы гарантировать, что по мере выполнения задач они остаются в соответствии с графиком и бюджетом проекта.

Помимо соблюдения графика проекта и предотвращения перерасхода средств, мониторинг проекта также является отличным способом управления рисками и предотвращения расползания объема. Отслеживая различные показатели, руководитель проекта может выявить риск раньше, когда он проявится в проекте как проблема. Более раннее обнаружение означает более раннее смягчение последствий. То же самое и с расширением масштаба. Когда изменения вносятся в проект, процедуры контроля, такие как запросы на изменение, могут помочь предотвратить их негативное влияние на график.

Пренебрегать мониторингом и контролем проекта — значит оставить свой проект в руках судьбы. Может быть, все сойдется, может быть, нет. Но это не то, чем должен заниматься руководитель проекта. Они не только планируют проект и назначают команду, но также несут ответственность за то, чтобы команда выполняла свои задачи в соответствии с графиком проекта без дополнительных затрат.

Связанный: 12 лучших шаблонов планирования проектов для Excel

Этапы мониторинга проекта

После того, как менеджер проекта запланировал задачи и создал план проекта, одобренный спонсорами проекта, пришло время перейти к этапу выполнения проекта. Как определено выше, мониторинг проекта осуществляется вместе с выполнением проекта, чтобы убедиться, что проект выполняется в соответствии с графиком и бюджетом. Ниже приведены восемь шагов, которые необходимо предпринять, чтобы обеспечить надлежащий мониторинг проекта.

1. Создайте базовый план содержания проекта

Масштаб проекта определяет ожидания и требования заинтересованных сторон проекта. Он используется на протяжении всего проекта для отслеживания прогресса. Базовый план содержания проекта фиксирует эти ожидания и требования и может использоваться для измерения запланированных усилий по сравнению с фактическими усилиями, чтобы гарантировать, что выполнение проекта соответствует плану проекта. Базовый план содержания можно пересматривать и пересматривать в ходе проекта, но только посредством формального процесса управления изменениями, чтобы избежать расползания содержания.

2. Сделайте базовый график проекта

Когда ваше расписание будет одобрено ключевыми заинтересованными сторонами, сохраните его. Это называется базовым планом графика проекта. Затем его можно использовать на протяжении всего проекта в качестве базового плана, но в данном случае он используется для сравнения вашего фактического прогресса с запланированным процессом. Это позволяет руководителям проектов отслеживать отклонения в проекте и предпринимать корректирующие действия, чтобы вернуть проект в нужное русло. Это также помогает в общении с заинтересованными сторонами, поскольку их всегда интересует, идет ли проект по графику. Базовый план графика проекта — еще один необходимый элемент управления проектом.

3. Оцените стоимость проекта и определите бюджет проекта

Чем точнее стоимость вашего проекта, тем точнее ваш бюджет проекта. После того, как вы отправили бюджет и он был одобрен заинтересованными сторонами, последнее, что вам нужно сделать, это запросить дополнительные средства для реализации проекта. Существуют различные методы, которые можно использовать для точной оценки затрат и соответствующего планирования бюджета. Теперь вам нужно отслеживать все расходы по проекту и использовать системы управления изменениями, чтобы отслеживать затраты по проекту и реагировать на любые несоответствия. Вы также можете создать базовый план бюджета, чтобы использовать его для сравнения фактических и запланированных затрат в качестве способа контроля расходов.

4. Используйте журнал рисков

Одна из самых важных вещей, на которую следует обращать внимание при мониторинге проекта, — это риск. На этапе планирования вы можете создать журнал рисков, в котором будут собраны риски, которые, по вашему мнению, могут проявиться в проекте. Затем вы можете отметить потенциальное влияние риска на проект и ответственных за его выявление и смягчение. Вы также можете установить приоритеты, чтобы определить, с какими рисками следует бороться немедленно или они могут подождать. Пока вы следите за проектом, журнал рисков поможет вам быть в курсе проблем, которые могут повлиять на проект, как в лучшую, так и в плохую сторону. Если проблема выявлена, вы можете быстро и эффективно отреагировать.

5. Используйте журнал изменений

Мониторинг проекта заключается в обнаружении изменений. Когда вы это сделаете, вам понадобится журнал изменений, чтобы контролировать его. Журнал изменений — это документ, в котором в хронологическом порядке перечислены изменения, внесенные в проект. Это действует как сводка внесенных вами изменений и позволяет руководителям проектов отслеживать и сообщать обо всех произошедших изменениях. Это также дает менеджерам проектов еще один инструмент коммуникации, позволяющий информировать участников проекта, чтобы они понимали произошедшие изменения и то, что ими правильно управляли.

6. Установите процедуры контроля качества

Часто обсуждается важность выполнения проектов вовремя и в рамках бюджета, но не пренебрегайте важностью качества. Если продукт или услуга не соответствуют ожиданиям по качеству, это провал. Процедуры контроля качества гарантируют, что продукт или услуга проверены и соответствуют стандарту, установленному при планировании проекта. Это также работает, чтобы уменьшить количество ошибок. Таким образом, установление процедур контроля качества является ключевой частью любого тщательного мониторинга проекта.

7. Используйте инструменты мониторинга проекта

Инструменты мониторинга проекта необходимы для мониторинга проекта. Программное обеспечение для управления проектами имеет множество функций, которые дают руководителям проектов окно в проект, будь то затраты, ресурсы или время. Существуют информационные панели, которые обеспечивают высокоуровневое представление о ходе и производительности проекта, подробные отчеты о состоянии и другие типы отчетов для получения дополнительной информации и даже функции управления ресурсами для отслеживания производительности вашей команды. Обязательно ищите программное обеспечение для управления проектами, которое имеет эти функции и основано на облаке, чтобы вы могли получать данные в режиме реального времени для более глубокого мониторинга.

8. Создавайте отчеты по проектам

Мы только что коснулись отчетов по проектам, но они заслуживают более подробной информации. Отчеты по проекту предоставляют описание текущего состояния проекта. Отчеты о состоянии собирают данные за определенный период времени, в то время как отчеты о состоянии портфеля делают то же самое, но для нескольких проектов. Тем не менее, есть больше отчетов о отклонениях проекта, рабочей нагрузке и многом другом. Все отчеты важны для мониторинга проекта и должны предоставляться заинтересованным сторонам, чтобы обновлять их по проекту.

ProjectManager — надежное программное обеспечение для мониторинга проектов

ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение для управления проектами с инструментами, которые менеджеры проектов хотят контролировать и контролировать свои проекты. Наше программное обеспечение предоставляет данные в режиме реального времени, поэтому вы видите проект таким, какой он есть, а не таким, каким он был. Кроме того, наша платформа для совместной работы позволяет всем оставаться на связи, независимо от того, находятся ли они в офисе, в поле или где-то между ними. Это облегчает коммуникацию, а проблемы быстро выявляются и решаются, чтобы поддерживать проект в нужном русле.

Настраиваемый отчет

Информационные панели отлично подходят, когда вам нужен общий обзор проекта, но если вы хотите глубже изучить данные, используйте наши настраиваемые отчеты. Всего пара нажатий клавиш создает отчеты о статусе проекта или портфеля, рабочей нагрузке, отклонениях и многом другом. Все отчеты можно фильтровать, чтобы отображалась только та информация, которую вы хотите видеть. Менеджеры проектов могут не только контролировать свои проекты, но и каждый отчет может быть опубликован в различных форматах или распечатан для презентаций заинтересованным сторонам.

Следите за своими ресурсами

Мониторинг ваших ресурсов, будь то ваша команда, материалы или оборудование, является важной частью процесса мониторинга проекта. Наши инструменты управления ресурсами имеют диаграмму рабочей нагрузки с цветовой кодировкой, чтобы легко увидеть, кто перераспределил ресурсы. Вы можете перераспределить задачи из этой диаграммы и сбалансировать рабочую нагрузку команды, чтобы они работали с полной нагрузкой. Продуктивность команды помогает не отставать от графика. Вы также можете использовать наш безопасный инструмент табеля рабочего времени не только для оптимизации расчета заработной платы, но и для просмотра зарегистрированных часов команды и обеспечения соблюдения плана проекта.

ProjectManager имеет несколько представлений проекта, которые позволяют каждому работать с тем инструментом, который ему нравится. Будь то диаграмма Ганта, канбан-доска, список задач или представление календаря, все данные обновляются в режиме реального времени одновременно, что позволяет всем работать вместе. У нас также есть функции управления рисками, которые помогут вам выявлять и отслеживать риски проекта, чтобы избежать нарушений графика.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами, которое позволяет командам планировать, управлять и отслеживать свои проекты в режиме реального времени. Наши многочисленные функции мониторинга и контроля означают, что руководители проектов всегда в курсе изменений и управляют ими на протяжении всего жизненного цикла проекта. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.