Управление закупками проекта: краткое руководство
Опубликовано: 2023-02-11Каждый бизнес нуждается в ресурсах, таких как рабочая сила, сырье, оборудование и другие ресурсы. Ваша команда использует ресурсы для выполнения различных проектов, таких как создание продуктов или предоставление услуг. Эти ресурсы должны быть приобретены вашей организацией, а процесс закупки должен быть тщательно спланирован и выполнен. Вот что такое управление закупками.
Что такое управление закупками?
Управление закупками относится ко всем действиям и стратегиям, связанным с циклом выявления, оценки и выбора поставщиков производственных ресурсов. Это включает в себя создание плана управления закупками, тестирование качества, управление контрактами на закупки, выполнение закупок и любые другие действия, необходимые для контроля того, как закупки совершаются в вашей организации.
ProjectManager идеально подходит для отслеживания ваших производственных планов, чтобы вы могли лучше оценить, когда вам нужно закупить оборудование, материалы, детали или что-либо необходимое для ваших проектов. Используйте наши диаграммы Ганта для планирования задач в производственном процессе, автоматизируйте рабочие процессы с помощью канбан-досок и отслеживайте затраты с помощью диаграмм рабочей нагрузки и табелей учета рабочего времени. Начните бесплатно сегодня.
Большинство людей путают термин «управление закупками» с управлением закупками, но есть большая разница, которая очень важна как в бизнесе, так и в производстве и управлении проектами. Вот чем отличаются эти два похожих понятия.
Управление закупками против управления закупками
Управление закупками — это лишь небольшая часть управления закупками, которая является более крупной и более стратегической. Управление закупками — это просто набор документов, инструментов и процедур, которые используются для управления процессом закупок, таких как заявки на покупку, запросы котировок и заказы на покупку.
Что такое управление проектными закупками?
Закупки, с точки зрения управления проектами, — это когда вам нужно купить, арендовать или заключить контракт с каким-либо внешним ресурсом для достижения цели вашего проекта. Эти отношения, как и любой процесс в проекте, нуждаются в управлении.
Управление этими отношениями означает получение наилучшего качества от внешних поставщиков, нанятых компанией для помощи в ведении бизнеса. Существуют ограничения управления поставщиками, связанные со стоимостью и временем. Управление закупками — это способ более эффективно и продуктивно управлять процессом поиска, подачи заявок, заказа, ускорения, проверки и согласования закупок.
Однако прежде чем вступать в партнерские отношения или совершать покупки, необходимо ответить на вопрос, требуются ли товары и услуги от сторонних поставщиков. Взвесьте все за и против производства товаров или услуг собственными силами и заключения контракта на выполнение работ. Являются ли отношения с внешними компаниями необходимыми и рентабельными в долгосрочной перспективе? Только после того, как будет принято обоснованное решение, вы сможете двигаться вперед с уверенностью в том, что предпринимаемые вами шаги являются финансово обоснованными и соответствуют вашим временным рамкам.
Что такое план управления закупками?
План управления закупками описывает требования к закупкам, руководящие принципы и общий процесс, которым будет следовать организация для конкретного проекта. Уровень сложности и детализации плана управления закупками варьируется от одной организации к другой, но на базовом уровне ваш план управления закупками должен:
- Определить критерии оценки для выбора поставщиков
- Опишите процесс торгов
- Определите методологию затрат, которая будет использоваться
- Включите анализ затрат и результатов
- Объясните, почему необходимы закупочные мероприятия и как они согласуются со стратегическими целями организации.
- Установите график закупочной деятельности
- Определите заинтересованные стороны в управлении закупками
- Определить KPI для закупочной деятельности
- Перечислите любые ограничения ресурсов или предположения проекта, которые могут повлиять на деятельность по закупкам.
- Определить общие юридические условия и условия оплаты
- Объяснить различные роли и обязанности в управлении закупками
- Включите смету затрат на проект закупок
- Перечислите потенциальные риски, которые могут повлиять на покупку, и любые стратегии их смягчения.
- Включите контракты на поставку и документацию, такую как заявки на покупку, заказы на покупку, запросы предложений и запросы котировок.
Закупочная документация
Есть несколько документов, которые необходимы для процесса закупки. Вот некоторые из наиболее важных из них.
Запрос информации (RFI)
Этот документ используется для формального процесса сбора информации. Он предназначен для тех поставщиков товаров и услуг, с которыми вы, возможно, захотите заключить контракт. RFI помогает менеджерам по закупкам найти поставщика, который поставит то, что им нужно, и в то время, когда им это нужно, по приемлемой для них цене.
Запрос предложений (RFP)
Когда организация хочет заключить контракт с поставщиком или подрядчиком, она рассылает запрос предложений, в котором объясняется, что они хотят сделать. Затем документ фиксирует описание и стоимость выполнения этой работы различными организациями, из которых можно выбрать одну, поскольку они предлагают наилучшее комплексное предложение.
Запрос цен (RFQ)
Этот процесс используется, чтобы попросить поставщика или поставщиков представить свои ценовые предложения на товары, которые будут использоваться в проекте или другом предприятии. Это позволяет отправителю сравнить цены с другими потенциальными поставщиками, которые борются за работу. Это важная часть принятия правильного решения о том, с кем заключать контракт.
Процесс управления закупками
Когда вы будете готовы закупать товары у поставщика, управление закупками проекта разбивается на четыре процесса.
1. Планирование управления закупками
Закупки определяются на этапе планирования проекта. Для каждого внешнего подрядчика должно быть техническое задание (SOW), которое будет служить документом, описывающим работы, на которые распространяется контракт.
Однако перед заключением контракта следует запрос предложений, в котором несколько подрядчиков могут участвовать в торгах на работу, и менеджер проекта может определить по их ставкам, кто получит контракт.
Эти запросы хорошо продуманы, поскольку они служат руководящими документами на протяжении всего проекта. Чем конкретнее, тем лучше. Это позволит избежать путаницы позже и поможет разработать более точные планы. Этот процесс собран в плане управления закупками, который включает в себя документы с требованиями, реестр рисков, требования к ресурсам деятельности, график проекта, смету затрат на деятельность и многое другое.
Для руководства этими решениями существуют инструменты и методы, такие как анализ «производить или покупать», который помогает определить, нужен ли для этой деятельности внешний поставщик или ее можно выполнить собственными силами. Обращение за помощью к экспертам, проведение маркетинговых исследований и встречи с заинтересованными сторонами также помогают принять это решение.
2. Проведение закупок
После завершения работы с документами на первом этапе на этапе проведения закупок вы изучаете поступающие предложения и решаете, какое из них принять. Однако, прежде чем принять решение, должен быть установлен критерий, чтобы решить, какое предложение лучше всего подходит для проекта и подходит для вашего управления логистикой. Затем подписываются соглашения и обновляется план управления проектом.
Определите победителя, посовещавшись с участниками торгов, имея методы оценки предложений и независимые оценки, чтобы убедиться, что ставки находятся в пределах нормы. Не помешает обратиться за советом к экспертам в областях, с которыми вы заключаете контракт, чтобы узнать их точку зрения.
Есть также аналитические методы, которые вы можете применить. Реклама — это хороший способ убедиться, что вы забрасываете максимально широкую сеть, чтобы вы могли принять решение, основываясь на всех потенциальных участниках торгов. Затем идут переговоры о закупках, которые потребуются для корректировки окончательных контрактов в соответствии с вашими потребностями и потребностями подрядчика. Вы должны использовать заказ на поставку, чтобы задокументировать цену, количество, срок поставки и условия оплаты товаров/услуг, которые вы заказываете. Это юридически обязывающий документ, который гарантирует, что вы и ваш поставщик находитесь на одной странице. Наш шаблон заказа на поставку поможет вам создать тот, который подходит для вашего проекта.
3. Контроль закупок
После подписания контрактов управление этими подрядчиками должно быть включено в общие управленческие обязанности. Подрядчики могут оказать негативное влияние на бюджеты и графики, что может привести к тому, что проект пойдет не по плану или еще хуже.
Таким образом, регулярные обновления статуса необходимы для проверки соглашений с подрядчиками, получения обновлений о ходе работы и проверки выполнения работ, чтобы убедиться, что подрядчики выполняют требования, изложенные в их контрактах. Хотя вы нанимаете подрядчиков, потому что они являются экспертами в том, что они делают, вам все равно необходимо контролировать и отслеживать их работу, чтобы убедиться, что она идет по плану.
Лучше всего заключить договор с системой контроля изменений и проводить регулярные обзоры эффективности закупок, включая проверки и аудиты, чтобы убедиться, что работа идет правильно. Отчеты об эффективности также помогают информировать менеджеров. Должна существовать платежная система, а также администрация требований и система управления записями. Заказы на работу должны включать все подробности о работе, выполняемой подрядчиками, чтобы облегчить мониторинг производительности.
4. Закрытие закупок
Точно так же, как существует процесс для начала закупок, необходим процесс для его завершения. Что представляет собой выполненная работа, должно быть подробно описано в первоначальном соглашении с подрядчиком, чтобы ни у одной из сторон не возникло путаницы в отношении того, когда работа будет выполнена.
Страхование и залог также обычно требуют официального освобождения от ответственности. Это позволяет убедиться в отсутствии неурегулированных изменений, связанных со стоимостью и датой завершения контракта.
В этом процессе помогают аудиты закупок, а также структурированные переговоры о закупках. Система управления записями также потребуется для управления всеми документами, которые будут связаны с этим этапом процесса закупок.
Какова роль руководителя проекта в закупках?
Менеджер проекта участвует в закупках, как и любой другой аспект, который они контролируют в процессе управления проектом. Однако это процесс, которым они могут владеть не так, как другие части проекта.
Хотя менеджер проекта имеет право заключать соглашения с подрядчиками от имени компании, менеджер проекта часто не является лицом, которое управляет этим контрактом после его заключения. Несмотря на это, важно, чтобы менеджер проекта был в курсе событий.
Это означает знание шести процессов в области знаний по управлению закупками проекта, как указано в Своде знаний по управлению проектами (PMBOK). Первый — это план закупок и приобретений, то есть определение того, какие внешние ресурсы необходимы для проекта. Менеджер проекта контролирует это, поскольку он лучше осведомлен об общих потребностях проекта.
Планирование контрактов — это создание требований к любым необходимым продуктам или услугам, включая то, какие компании предлагают эти продукты или услуги. Они запрашивают ответы продавцов, сужая список компаний до нескольких, а затем выбирая продавцов, которые обычно являются поставщиками отдела закупок.
Администрирование контракта — это управление контрактом с поставщиком. Менеджер проекта ежедневно работает с менеджером по работе с клиентами поставщика. Когда контракт выполнен, происходит закрытие контракта. Обычно этим занимается отдел закупок.
Как ProjectManager может помочь с закупками
Как и в любой части проекта, наличие правильных инструментов может сделать закупки управления проектом более эффективными. ProjectManager предлагает онлайн-диаграмму Ганта, которая позволяет вам планировать контракт ваших закупок, отмечая, когда они начинаются и когда они должны закончиться. Обновления статуса отражаются мгновенно, и вы можете отслеживать ход работы ваших подрядчиков, чтобы убедиться, что проект идет по графику. Диаграмма Ганта также может помочь в планировании материалов, если они должны появиться в проекте в определенное время.
Поскольку ProjectManager находится в сети, все обновления статуса, включая платежи по закупкам, мгновенно отражаются на информационной панели в режиме реального времени. Затем панель мониторинга в реальном времени берет эти числа и обрабатывает эти данные, которые представляются в виде удобных для чтения графиков и диаграмм. Теперь вы можете видеть, идет ли проект по плану, и управлять всеми закупками, сделанными для проекта.
Связанный контент
- Управление закупками: практическое руководство с передовым опытом
- Шаблон инвентаря
- Как составить план управления закупками
ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение для управления проектами, в котором есть онлайн-диаграммы Ганта для помощи в планировании и панель мониторинга в реальном времени, которая дает вам актуальную картину хода выполнения проекта. Управление проектными закупками еще никогда не было таким простым. Попробуйте сами, воспользовавшись бесплатной 30-дневной пробной версией.