Описание содержания проекта: включите эти 7 пунктов

Масштаб проекта — это движущаяся цель, которую вы хотите получить в яблочко, прежде чем наметить свой план управления проектом . Объем вашего проекта, определяемый как сумма всей работы над проектом, является границей, в которой существует весь ваш проект.

Но масштаб проекта касается не только управления работой. Чтобы определить его, вам необходимо понять цели проекта, структуру работы, требования и многое другое. Затем, как только вы определили область проекта, вы можете создать описание области.

Что такое Заявление о содержании проекта?

Описание содержания — это документ, определяющий все элементы содержания проекта, а также предположения, требования проекта и критерии приемлемости. Ваше описание содержания проекта будет выступать в качестве основного инструмента для заинтересованных сторон и товарищей по команде, к которому можно обращаться и использовать в качестве руководства для точного измерения успеха проекта.

Описание содержания проекта является частью плана управления содержанием, более крупного документа, который содержит все стратегии, правила и процедуры для управления содержанием проекта. Точно так же план управления содержанием является важным компонентом вашего плана проекта.

Эти три проектных документа очень важны для успеха вашего проекта, и как руководитель проекта вы должны их отслеживать. Для этого важно использовать надежное программное обеспечение для планирования проектов, такое как ProjectManager. ProjectManager оснащен профессиональными инструментами планирования проектов, такими как диаграммы Ганта, доски канбан, списки задач и многое другое.

Описание содержания проекта

Теперь, когда мы знаем, что такое описание содержания проекта, давайте научимся писать этот важный документ по управлению проектом. Подобно «Пяти W» в журналистике — кто, что, когда, где, почему — для того, чтобы правильно описать содержание вашего проекта, вы должны решить следующие семь вопросов:

1. Цели и задачи проекта

Цели и задачи проекта определяют цель проекта. Цели проекта — это более мелкие шаги, ведущие к более широким целям проекта. Начните описание содержания проекта с их объяснения. Эти цели и задачи также должны быть задокументированы в уставе проекта.

2. Требования к проекту

Руководители проекта и заинтересованные стороны должны прийти к соглашению относительно объема проекта и других требований к проекту, таких как ожидаемое качество, риск, выгоды и стоимость, среди прочего.

3. Описание содержания проекта

Это может показаться достаточно простым, но это самый важный шаг. Здесь вы определите объем своего проекта, то есть всю работу, которую необходимо выполнить для завершения проекта. Вот несколько простых шагов, которые помогут вам определить объем проекта.

• Используйте структуру декомпозиции работ, чтобы визуализировать все задачи проекта, результаты и этапы.
• Перечислите, что входит в рамки вашего проекта, а что выходит за его рамки. Все, что не входит в объем проекта, называется исключениями проекта.
• Определите ограничения проекта, которые являются всеми ограничениями, такими как время или стоимость.
• Создайте базовый план объема, чтобы сравнить фактический прогресс с запланированным объемом проекта.

Исключения и ограничения проекта очень важны, поскольку они помогают установить границы существования проекта. Они также управляют ожиданиями/вкладом ваших заинтересованных сторон и дают членам вашей команды некоторые творческие ограничения для работы.

4. Исключения проекта

Хотя крайне важно, чтобы вы с самого начала определили границы того, что включает в себя проект, также чрезвычайно важно, чтобы вы перечислили то, что этот проект не включает. Например:

• Обновления приложений, запланированные для более позднего проекта и намеренно не включенные в этот проект.
• Ограниченный или измененный график доступа клиентов к определенным линиям поддержки/функциям продукта

5. Ограничения проекта

Ограничения проекта — это то, что делает управление проектами такой загадкой, которую нужно решить. Обычно тремя главными ограничениями для управления любым проектом являются время, деньги и масштаб, известные как тройное ограничение управления проектами. Они взаимосвязаны, а это означает, что если вы нажмете один рычаг на «сфере», другой рычаг на «деньгах» или «времени» также сдвинется.

Но есть дополнительные ограничения проекта, которые могут возникнуть в любое время, включая риск, ресурсы, организацию, метод, клиентов и многое другое. Перечислите все ограничения, которые вы предвидите в своем проекте, чтобы вы могли попытаться иметь решения, готовые к запуску, когда это необходимо.

6. Предположения проекта

Предположения вашего проекта обычно вращаются вокруг тех самых вещей, которые в конечном итоге становятся ограничениями, включая время, деньги и масштабы. Например, именно в этом разделе вы укажете, что «команда разработчиков внешнего интерфейса будет доступна в течение этого периода времени проекта» или «группа поддержки клиентов пройдет обучение новому продукту к x времени». Важно перечислить их, так как это не только покажет ключевым заинтересованным сторонам, какие ваши основные ресурсы необходимы для запуска проекта, но также даст вам быстрое представление о том, где находятся ваши самые большие факторы риска.

7. Результаты проекта

Перечислите результаты, которые члены вашей команды должны произвести для достижения бизнес-целей. Это может включать сам продукт, инструкции по эксплуатации и установке, маркетинговые материалы, пресс-релизы, рекламные кампании и многое другое.

Набросок описания содержания вашего проекта поможет действовать как маркер, когда вы составляете свое полное описание содержания. Поскольку предсказать будущее проекта на таком высоком уровне невозможно, это первый шаг к тому, чтобы максимально приблизить ваш проект к результату. Начав с семи ключевых утверждений, приведенных выше, вы сможете получить преимущество в успешном проекте.

Диаграммы Ганта — это рабочие лошадки управления объемом работ. Однако большая часть программного обеспечения Ганта крайне ограничена с точки зрения его функциональности. ProjectManager имеет динамические онлайн-диаграммы Ганта, которые регулярно организуют, расставляют приоритеты и связывают зависимости, а также добавляют вехи. Но в отличие от других инструментов, вы можете фильтровать критический путь. Когда вы устанавливаете базовый план, вы можете сравнить свой фактический прогресс с запланированным. Нет лучшего способа контролировать объем проекта.

Шаблон описания содержания проекта

Наш бесплатный шаблон содержания проекта — идеальный инструмент для создания описания содержания ваших проектов. Просто заполните поля, которые мы только что рассмотрели выше, и начните управлять работой.

Заявление о содержании проекта в сравнении с объемом работ

Есть несколько вещей, с которыми обычно путают описание содержания проекта, включая ваш объем работы. Они могут показаться похожими, но вот основные различия между ними.

Ваш объем работ представляет собой соглашение о работе, обычно между консультантом и клиентом, в котором подробно описывается соглашение о выполнении работ, включая, помимо прочего:

• Поставки/продукты/результаты
• Сроки реализации проекта
• Основные этапы проекта
• Отчеты о ходе проекта каталога

Хотя на написание вашего объема работы может уйти много времени, он описывает сам проект, а не обязательно план, которому нужно следовать. Заявление о содержании проекта, в свою очередь, выполняет эту роль, подробно описывая и намечая, чего ожидать от плана проекта и самого проекта.

Описание содержания проекта и план управления содержанием проекта

Они могут звучать одинаково, и результаты проекта могут быть похожими, но описание содержания проекта отличается от вашего плана управления содержанием проекта. План управления содержанием проекта — это то, что следует за описанием содержания проекта, подробно описывающее процесс управления содержанием от начала до конца жизненного цикла вашего проекта.

Кроме того, он помогает определить работу, которую необходимо выполнить в ходе проекта, а также контролирует и контролирует эти процессы. Он также документирует и отслеживает этапы, чтобы избежать расползания масштаба, и помогает при закрытии проекта, включая аудит результатов и оценку результатов проекта на предмет факторов успеха.

Ваше описание содержания не так сложно — это просто зонтик над вашим планом управления содержанием проекта, действующий как рубрика для заинтересованных сторон и членов команды.

Лучшие практики для успешного описания содержания проекта

Вот рекомендации, которые следует учитывать при написании описания содержания проекта:

• Избегайте использования жаргонного языка. Вы будете разговаривать с несколькими людьми из разных отделов и специализаций, поэтому язык должен быть последовательным и ясным.
• Держать его коротким. Поскольку этот документ требует одобрения заинтересованных сторон, вероятно, потребуется много правок, прежде чем он будет завершен, и он должен будет служить кратким справочным руководством на будущее. Итак, будьте проще и сохраните многословие для полного плана проекта.
• Держитесь подальше от огульных заявлений. Вы не хотите перерасходовать свои ресурсы на проект еще до того, как он начнется.
• Убедитесь, что он отвечает на вопросы , например:
  • Каковы долгосрочные преимущества для бизнеса?
  • Что он дает нашим клиентам, чего еще нет?
  • Это лучше, чем то, что мы сейчас предлагаем на рынке?

Менеджер проекта и управление содержанием проекта

Развертывание крупных проектов может потребовать от вас как времени, так и энергии. Не позволяйте ему ошеломить вас перед началом игры. Для начала вы можете использовать наше программное обеспечение для построения диаграмм Ганта, чтобы создать WBS и получить наглядное представление о результатах, а также о задачах, которые необходимо выполнить перед отправкой заявления о содержании проекта.

Оттуда вы можете попробовать ProjectManager и использовать наши функции управления задачами, чтобы организовать все необходимые задачи, расставить их по приоритетам и отсортировать по этапам проекта. Вы даже можете попросить других людей внести свой вклад: члены команды могут комментировать задачи непосредственно, чтобы общение оставалось организованным и по существу.

Следите за своими ресурсами, задачами, результатами и многим другим, чтобы вы могли следить за своим проектом. С помощью ProjectManager вы можете попрактиковаться в составлении графика проекта с помощью нашей диаграммы Ганта, перечисления результатов с помощью нашего списка задач или инструмента канбан и приглашения членов команды просмотреть график, прежде чем отправлять описание содержания ключевым заинтересованным сторонам. Начните бесплатную 30-дневную пробную версию сегодня.