Объем проекта 101

Определение масштаба проекта является важной частью процесса планирования проекта. Это связано с тем, что объем проекта определяет границы того, что будет и не будет частью работы над проектом, что очень важно при составлении бюджета и графика проекта.

Так что, естественно, управление содержанием — очень важная область управления проектами, и о ней нужно многому научиться. Но прежде чем мы перейдем к этому, давайте начнем с определения содержания проекта.

Что такое объем проекта?

Масштаб проекта — это общий объем работы, который необходимо выполнить для завершения проекта. Это также одно из тройных ограничений управления проектами. Определение содержания является частью процесса планирования проекта и помогает руководителям проектов определить цели проекта, результаты, задачи, затраты и сроки.

Объем проекта обычно определяется в документе, называемом описанием содержания, а план управления содержанием объясняет, как он будет контролироваться. Давайте узнаем об этих важных документах по управлению проектами.

Заявление о содержании проекта

Как упоминалось выше, описание содержания — это документ управления проектом, в котором описывается содержание проекта. Обычно он включает в себя следующие элементы:

• Цели и задачи проекта: требования проекта или критерии приемлемости.
• Результаты проекта: результаты выполнения задач проекта.
• Исключения и ограничения проекта: Как руководитель проекта вы должны объяснить, что нельзя делать и почему.
• Предположения проекта: некоторые первоначальные предположения, которые делает команда управления проектом перед выполнением работы.
• Вехи проекта: они отмечают важные моменты в жизненном цикле вашего проекта, например, конец фазы.
• Базовый план масштаба: ваш первоначальный масштаб, как вы его планировали. Базовый план области позволяет вам сравнивать фактические результаты с тем, что указано в вашем описании области действия.

Заявление о содержании также является ориентиром для менеджера проекта. Это помогает им принимать решения о запросах на изменение на протяжении всего жизненного цикла проекта. Изменения — неизбежная часть любого проекта, независимо от того, насколько тщательным является ваш план проекта, поэтому вы хотите включить вероятность изменений в свое описание содержания, чтобы лучше управлять им позже.

Наш бесплатный шаблон описания содержания проекта — идеальный инструмент для определения содержания вашего проекта. Он легко настраивается, поэтому вы можете настроить его в соответствии с потребностями вашего проекта. Затем вы можете попробовать ProjectManager для надежного управления областями и задачами.

План управления содержанием

План управления содержанием является элементом плана проекта. Он включает в себя описание содержания, а также план действий, который команда проекта будет выполнять для мониторинга и контроля содержания проекта.

Как определить объем проекта

Определение масштаба проекта означает больше, чем просто определение всех задач, результатов, вех и зависимостей. Выполните следующие действия, чтобы получить более целостное представление о масштабах вашего проекта.

1. Определите цели и задачи проекта

Цели проекта и задачи проекта — не одно и то же. Цели более высокого уровня, чем задачи, которые являются более конкретными. Они должны быть определены в уставе проекта на этапе инициации проекта.

2. Соберите требования к проекту

Требования к проекту также можно найти в уставе проекта. У заинтересованных сторон есть требования к качеству, финансам и другим типам требований к проекту. Эти требования помогут вам определить, что может и не может быть включено в вашу область.

3. Исключения и ограничения проекта

Исключения проекта относятся ко всему, что не будет сделано. Определение этого так же важно, как и определение масштаба. Это поможет вам избежать недоразумений с заинтересованными сторонами проекта. Также важно отметить любые важные ограничения, такие как затраты, которые могут повлиять на объем проекта.

4. Определите задачи и результаты

Структура декомпозиции работ (WBS) — это инструмент планирования, который помогает руководителям проектов визуализировать все задачи, необходимые для завершения проекта, организовывать их по иерархии и определять зависимости и результаты.

5. Составьте план управления ресурсами

Теперь, когда вы определили задачи своего проекта, пришло время определить, какие ресурсы потребуются для их выполнения. Это включает в себя членов команды, оборудование и материалы. Вам нужно будет выделить эти ресурсы для выполнения каждой задачи в рамках вашего проекта. Оцените эти затраты и добавьте их в бюджет проекта.

6. Процесс управления изменениями

Масштаб проекта может отрицательно сказаться, если такие изменения, как новые требования к проекту, останутся незамеченными. Это потому, что они создают дополнительную работу, которая не учитывается. Это называется расширением масштаба. Чтобы этого избежать, вам необходимо изменить процедуры контроля, такие как запросы на изменение, чтобы команда проекта могла скорректировать план управления содержанием.

Теперь, когда вы определили объем проекта, вы выполнили первый шаг в процессе управления содержанием.

Процесс управления содержанием проекта

Управление содержанием — одна из наиболее важных областей управления проектами, потому что управление проектом — это на самом деле управление его содержанием. Это потому, что управление содержанием заключается в достижении целей проекта в рамках времени и бюджета, утвержденных заинтересованными сторонами. Но эти решения не обязательно являются обязательными. Конечно, все меняется, но вы должны убедиться, что эти изменения соответствуют целям проекта заинтересованной стороны.

Управление масштабом с самого начала означает, что у вас и заинтересованных сторон есть четкая линия связи. Вы должны знать их видение, чтобы знать, чего они ожидают от проекта. Таким образом, когда происходят изменения, вы можете направить их на достижение целей проекта, сохраняя при этом общий ход проекта. Но это только начало.

Чтобы управлять масштабом проекта, вам нужно сделать пять вещей:

1. Определите объем проекта
2. Напишите заявление о содержании
3. Создайте план управления содержанием
4. Определите базовый уровень области действия для управления областью действия
5. Мониторинг и контроль содержания проекта в течение жизненного цикла проекта

Совет для профессионалов: Scope Management определяется Институтом управления проектами (PMI) как область знаний по управлению проектами.

Как управлять содержанием проекта с помощью ProjectManager

В ProjectManager есть множество инструментов, помогающих менеджерам отслеживать масштабы своих проектов. Прежде всего, с точки зрения руководителя проекта, это наша онлайн-диаграмма Ганта. Используйте нашу диаграмму Ганта, чтобы создать план проекта, где все ваши задачи запланированы с исполнителями и сроками. Кроме того, наши диаграммы Ганта содержат индикаторы выполнения, которые обновляются в режиме реального времени по мере того, как члены команды выполняют свои задачи, что обеспечивает максимальную прозрачность.

Функции управления задачами для выполнения работы

ProjectManager поставляется с тремя различными представлениями для работы над задачами. Ганта, о котором мы упоминали, доски канбан и списки задач. Все три представления можно использовать для работы над одним и тем же проектом, что означает, что члены команды могут работать над задачами проекта по-своему. Эта гибкость повышает производительность всей команды, гарантируя, что вы избежите ужасного расползания области.

Панели управления проектами для лучшего отслеживания

Информационные панели — ваш лучший друг, когда вы пытаетесь определить расползание области. Наша информационная панель проекта в режиме реального времени позволяет вам в режиме реального времени просматривать важные показатели вашего проекта. Эти оперативные данные позволяют выявлять узкие места и проблемы быстрее, чем вы могли бы подумать. Кроме того, все это отображается в виде простых графиков, которыми можно легко поделиться с заинтересованными сторонами или членами команды.

Лучший способ управлять масштабами проекта — это иметь онлайн-инструмент управления проектами, который предоставляет вам данные в режиме реального времени, чтобы вы могли действовать, когда возникают проблемы и до того, как они станут проблемами. ProjectManager основан на облаке, поэтому, когда ваша команда обновляет свои статуи, где бы они ни находились и в любое время, эта информация немедленно обновляется, и вы можете более точно отслеживать ход своего проекта. Убедитесь сами, воспользовавшись бесплатной 30-дневной пробной версией.