Управление временем проекта: стратегии, советы и инструменты

Время не на вашей стороне, когда дело доходит до управления проектами. Работы накапливается, и сроки приближаются быстро. Хотя менеджеры проектов еще не придумали, как использовать время и пространство в соответствии со своими ставками, существуют методы управления временем, которые вы можете использовать для управления временем, которое вы тратите на задачи.

Нет, это не научная фантастика, это тайм-менеджмент проекта . Управление временем проекта требует планирования, планирования, мониторинга и контроля задач на протяжении всего жизненного цикла проекта. Но мы забегаем вперед. Начнем с самого начала.

Что такое управление временем проекта?

Управление временем проекта — это процесс управления проектом, состоящий в анализе работы и разработке временной шкалы, чтобы гарантировать выполнение проекта в рамках определенного графика.

Существует шесть шагов управления временем проекта:

1. Определите действия: определите все задачи, необходимые для получения окончательного результата проекта.
2. Последовательность действий: Установите порядок задач и результатов.
3. Оцените ресурсы: определите, какие ресурсы необходимы (а также их количество) для выполнения задач и получения результатов.
4. Оцените продолжительность: выясните, сколько времени потребуется для выполнения каждой задачи, и оцените продолжительность всей временной шкалы проекта.
5. Разработка расписания: Используя приведенную выше информацию, создайте расписание проекта.
6. График контроля: разработайте стратегию для снижения риска и внесения изменений в график проекта после его выполнения.

Вышеупомянутые этапы управления временем требуют участия вашей проектной группы, а также заинтересованных сторон и других сторон, участвующих в проекте, чтобы быть максимально точными. Ваш план управления временем проекта не является статичным и должен пересматриваться и пересматриваться на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Почему важно управление временем проекта?

Проекты пугают. Предстоит многое сделать, но на это обычно мало времени или денег. Здесь нет места ошибкам, которые могут быть дорогостоящими и трудоемкими. Заинтересованные стороны любят определенность, и хотя вы не можете обещать им, что все будет работать как часы, вы, безусловно, можете сделать все возможное, чтобы управлять временем.

Управление временем проекта дает вам возможность разбить проект на более управляемые части, такие как задачи. На самом деле, управление временем проекта прекрасно сочетается с управлением задачами и ресурсами, чтобы вы не отставали от графика.

Назначая время для каждой задачи в вашем проекте, вы можете контролировать график проекта и выполнять его в соответствии с графиком. Будь то список дел или более надежное программное обеспечение для управления проектами, вы можете расставлять приоритеты задач, определять зависимости и устанавливать контрольные точки, чтобы отслеживать прогресс.

Программное обеспечение для управления проектами может помочь управлять всеми этими движущимися частями. ProjectManager — это облачное программное обеспечение, оснащенное инструментами управления временем для отслеживания работы вашей команды в режиме реального времени. Вы также получаете обзор с интерактивной панелью инструментов и отчетами в один клик. Попробуйте ProjectManager бесплатно уже сегодня!

Стратегии тайм-менеджмента

Существует множество стратегий управления проектным временем в проектах:

• Выполните шесть шагов, описанных выше: это очень важно для организации и планирования вашей работы. Вы должны знать, как вы проводите свое время. Это включает в себя часы регистрации для себя и своей команды.
• Посмотрите, сколько времени занимает каждая задача: сравните это со временем, которое вы оценили. Если есть несоответствие, выясните причину и скорректируйте свой график. Может быть, эту задачу следует выполнить, когда ваша команда свежа, будь то первое дело дня или недели.
• Сосредоточьтесь на своих задачах: держите список задач в порядке. Независимо от того, используете ли вы простой список дел или программное обеспечение для управления проектами, организуйте свои задачи по сроку выполнения, чтобы увидеть, когда они должны быть выполнены.
• Что бы вы ни делали, не переусердствуйте: иногда лучше оставить задачу, которая занимает слишком много времени, и перейти к следующей. Это может показаться нелогичным, но в этом суть управления временем проекта: эффективности.
• Используйте правило 80/20 . Правило 80/20 гласит, что 80 процентов ваших результатов связаны с 20 процентами вашей работы. Это означает, что вы учитесь оптимизировать свою рабочую нагрузку, расставляя приоритеты задач и времени.
• Используйте подходящие инструменты для управления временем проекта. Программное обеспечение для управления проектами может сэкономить время, оптимизируя и автоматизируя работу, которая утомляет вас в течение дня.

Примеры инструментов управления временем проекта

Существует множество программных инструментов, которые позволяют управлять временем проекта. Вот некоторые из основ:

Табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени – это необходимость. Команды хотят получать оплату, а табели учета рабочего времени упрощают процесс начисления заработной платы, давая менеджерам проектов представление о том, сколько времени их команды тратят на выполнение задач. Отслеживая свою производительность, менеджеры могут видеть, кто работает хорошо, а кому могут потребоваться дополнительные ресурсы, чтобы вернуться к графику.

отчеты

Чтобы получить больше данных о ходе проекта и производительности вашей команды, используйте отчеты по проекту. Большинство программ для управления проектами имеют несколько отчетов по проекту, таких как отчеты о состоянии, отчеты о времени и затратах. Все они предлагают разные взгляды на проект и на то, как используется время.

Базовый план расписания

Чтобы точно отслеживать свой прогресс, вам необходимо установить базовый уровень. Базовый план фиксирует план расписания проекта, поэтому вы можете сравнить план с вашим фактическим прогрессом. Облачное программное обеспечение предоставляет данные отслеживания в режиме реального времени и позволяет вам видеть, идет ли проект не по плану.

Исторические данные

Чтобы не сбиться с пути, вам нужны точные оценки времени. Один из лучших способов исследовать это — сравнить свой проект с аналогичными в прошлом. Использование этих исторических данных дает вам более четкое представление о том, сколько времени вы можете потратить.

Советы по тайм-менеджменту

Во-первых, ведите список дел. Это звучит как очевидный шаг к управлению проектным временем, но вы будете удивлены тем, как много людей не намеренно стараются работать более продуктивно. Хранить свою работу на клочках бумаги или засорять экран стикерами — это верный способ пропустить важную работу.

Далее вам нужно управлять отвлекающими факторами. Это стало большой проблемой, так как многие сотрудники работают удаленно или из дома. Если у вас есть свободное место, оборудуйте домашний офис в укромной части жилого помещения.

Наконец, составьте расписание для себя. Независимо от того, работаете ли вы из дома или в офисе, блокировка времени — лучшая защита от лени в вашем расписании. Планирование задач в проекте — это макрос, а планирование вашей работы — это микро. Вместе они завязывают тугой узел времени и выжимают из него максимум. Делайте все это, и вы эффективно управляете временем и улучшаете свои навыки тайм-менеджмента.

Как ProjectManager помогает в управлении временем проекта

Есть ли программное обеспечение для управления проектами, которое может делать все это и многое другое? Да. ProjectManager — это облачное программное обеспечение, которое предоставляет данные в режиме реального времени для отслеживания потраченного времени, позволяя отслеживать прогресс по мере его возникновения. Но это только начало того, что может сделать ProjectManager, чтобы помочь вам не сбиться с пути и эффективно управлять проектным временем.

Создавайте сквозные планы на диаграммах Ганта

Организуйте свои задачи на онлайн-диаграмме Ганта ProjectManager. Он не только может связывать зависимости и устанавливать вехи, но вы также можете фильтровать критический путь в вашем проекте. После того, как у вас есть временная шкала, установите базовый план, и ваш план расписания будет заблокирован. Теперь, когда вы собираете данные о своем прогрессе в режиме реального времени, их можно сравнить с исходным уровнем. Немедленно узнайте, если вы отклоняетесь от графика, и вернитесь в нужное русло, пока это не превратилось в большую проблему.

Отслеживайте время в надежных табелях учета рабочего времени

Точно управляйте своим бюджетом и временем с помощью функции безопасного расписания ProjectManager. Сэкономьте время, настроив табели учета рабочего времени, которые могут автоматически заполнять или копировать задачи прошлой недели, если ваша команда выполняет ту же работу. Пока команды работают над своими заданиями, менеджеры получают информацию об их прогрессе, чтобы убедиться, что они идут по графику. Когда член команды отправляет табель учета рабочего времени, он блокируется и защищается. Отслеживайте время, получайте более точные оценки и управляйте трудозатратами с помощью одной функции.

Управляйте ресурсами вашей команды с легкостью

Команды не могут быть продуктивными, если у них слишком много работы. Балансировка их рабочей нагрузки позволяет проекту продвигаться вперед с приличной скоростью и экономит время. Используйте функции управления ресурсами ProjectManager, такие как диаграмма рабочей нагрузки с цветовой кодировкой, чтобы увидеть распределение работы вашей команды. Если у кого-то слишком много заданий, вы можете перераспределить их работу прямо из диаграммы и обеспечить бесперебойную работу проекта.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, которое используется десятками тысяч команд для управления проектным временем и повышения продуктивности работы. Узнайте, почему такие разные организации, как NASA, Bank of America и Ralph Lauren, используют наше программное обеспечение, чтобы не отставать от графика. Попробуйте ProjectManager сегодня бесплатно.