11 советов по корректуре электронных писем

Электронная почта позволяет нам общаться — или неправильно общаться — со скоростью света. Вот почему проверка электронной почты так важна. Грамматические ошибки, неверные ссылки и отсутствующие вложения сигнализируют о непрофессионализме, а запутанное предложение может создать совершенно неверный посыл.

Надежная стратегия электронного маркетинга лежит в основе большинства кампаний цифрового маркетинга, поэтому важно, чтобы ваши электронные письма всегда выглядели профессионально и безупречно. Это руководство по эффективной корректуре электронной почты может помочь, если вы будете следовать этим советам:

1. Сделай перерыв
2. Знайте свои обычные ошибки
3. Используйте инструмент для корректуры
4. Проверяйте темы и заголовки
5. Проверьте имена и местоимения
6. Читать вслух
7. Проверяйте ссылки и вложения
8. Проверяйте факты и даты
9. Проверьте свой тон
10. Упрощать
11. Окажите поддержку

1. Сделайте перерыв

Трудно исправлять ошибки, пока вы все еще находитесь в том же мышлении, которое их создало. Сделайте небольшой перерыв, прогуляйтесь или какое-то время поработайте над чем-то другим, а затем вернитесь и перечитайте то, что вы написали.

Вам будет намного легче заметить расплывчатые фразы, запутанные словосочетания и грамматические ошибки, когда ваш мозг будет свежим. На следующий день откорректируйте важные сообщения, которые будут отправлены большому количеству людей, такие как коммерческие предложения, информационные бюллетени и автоматические электронные письма.

2. Знайте свои обычные ошибки

Если вы знаете свои собственные шаблоны, вы можете использовать функцию поиска/изменения вашего компьютера — в меню «редактировать» в большинстве браузеров и приложений — чтобы проверить их.

Некоторые распространенные ошибки, которые становятся привычками, включают в себя:

• Двойной интервал после периодов
• Использование ненужных модификаторов, таких как «просто» или «вроде», которые ослабляют ваше сообщение.
• Распространенные опечатки, такие как «тех» вместо «этого»
• Неправильное использование апострофов во множественном числе
• Путаница с некоторыми словами, такими как их/там/они или слишком/до/два
• Использование слишком большого или недостаточного количества запятых

3. Используйте инструмент для корректуры

Знаете ли вы, что существуют бесплатные плагины, которые проверяют вашу грамматику и пунктуацию, пока вы печатаете в браузере или почтовой программе? Grammarly — самый популярный, а его бесплатная версия — настоящая рабочая лошадка. Это похоже на расширенную версию проверки орфографии, которая помечает всевозможные проблемы со словами и пунктуацией.

Используйте его сами и рекомендуйте своей команде, чтобы все ваши письменные сообщения выглядели профессионально и безупречно.

4. Проверяйте темы и заголовки

Ошибки в строке темы — это последнее, что вы заметите при корректуре, но это первое, что увидят читатели. Не забудьте еще раз взглянуть на свои темы.

Если вы используете инструмент электронного маркетинга Constant Contact для форматирования профессиональных информационных бюллетеней и кампаний, этот совет также относится к заголовкам и заголовкам тем. Вы, скорее всего, не заметите ошибок в заголовках, но клиенты — нет.

5. Проверьте имена и местоимения

Еще одно место, которое легко упустить из виду, — это имя адресата. Многие люди испытывают сильное отвращение к неправильному написанию своего имени. Это может стать препятствием для сделки, поэтому не полагайтесь на свою память — сверьтесь со своим источником, чтобы убедиться, что вы правильно написали имя получателя. Если вы используете функцию слияния, важно убедиться, что ваша база данных не содержит ошибок в именах ваших контактов.

Будьте осторожны со своими предположениями о местоимениях. Современное использование местоимений может быть гибким. В наши дни многие люди указывают свои предпочтительные местоимения в строках подписи электронной почты, поэтому вы можете легко определить, с кем вы разговариваете: с ней, с ними или с ним. Если кто-то четко заявил о своих предпочтениях в отношении местоимений, будет разумно уважать их.

6. Читайте вслух

Чтобы проверить, понятно ли ваше сообщение и имеет ли он плавный поток идей, прочитайте его вслух. Вы сразу заметите любую неловкость или отсутствие ясности.

Ваш компьютер может прочитать ваше сообщение в ответ — проверьте меню «редактировать» приложения, которое вы используете, для команды «речи». Если в вашем приложении есть функция речи, выделите текст, который вы хотите услышать в ответ, и выберите «начать говорить». Отводите взгляд от экрана, пока он читает, и смотрите, правильно ли выбранная вами пунктуация и язык наводят компьютер на правильный тон.

7. Проверяйте ссылки и вложения

Большинству людей приходилось отправлять дополнительные сообщения, в которых говорилось: «Ой, я хотел прикрепить этот документ к тому последнему письму» или «Извините, эта ссылка не работает — вот правильная».

Эти ошибки легко совершить, но их также легко избежать, если вы потратите время на вычитку. Вручную проверьте каждую ссылку в своем электронном письме, чтобы убедиться, что она работает, и убедитесь, что все, что вы хотели прикрепить, есть перед отправкой.

8. Проверяйте факты и даты

Еще одна распространенная ошибка — перепутать числа в электронной почте. Например, вы можете не указать часовой пояс, забыть перевести сумму из евро в доллары или случайно указать несуществующую комбинацию день/дата — например, сказать «пятница, 2 июня», когда 2 июня на самом деле выпадает на четверг.

Эти ошибки легко допустить, но на устранение возникшей путаницы может уйти много времени. Если вы неоднократно отправляете неверную информацию, это может подорвать доверие людей к вам как к надежному источнику информации.

Чтобы быстро просмотреть цифры и даты в электронном письме, потребуется всего несколько минут.

9. Проверьте свой тон

Тон может быть сложным. То, что одному человеку кажется профессиональным, другому может показаться кратким и резким, в то время как сообщение, задуманное как теплое и дружелюбное, может показаться читателю фальшивым или даже саркастическим. Эти различия являются культурными, а также индивидуальными, и если у вас уже есть трения с получателем, они могут не захотеть дать вам презумпцию невиновности.

Если вы не включили в свое сообщение светскую беседу, добавьте пару фраз. Начните и завершите свое сообщение приятными формальностями, которые сосредоточены на вашем читателе, а не на вас самих, например: «Я надеюсь, что ваша семья в порядке» или «Удачи с этой презентацией на следующей неделе».

10. Упростите

Хорошее редактирование заключается в том, чтобы убрать что-то вроде лишних слов или ненужных предложений, а не добавить. Когда вы вычитываете, ищите способы упростить и сократить ваше сообщение.

Чем короче, тем лучше, когда дело доходит до электронной почты. Большинство сообщений можно улучшить, сократив количество слов вдвое. Люди заняты, и они просто игнорируют сообщения, которые им кажутся слишком длинными. Лучший способ показать людям, что вы их уважаете, — уважать их время и внимание.

Замените сложные слова простыми. Сократите длинные предложения. Разбивайте длинные абзацы. Для электронных писем лучше всего использовать абзацы, содержащие не более 100 слов каждый.

Абзацы из одного предложения могут быть мощными.

11. Окажите поддержку

Попросите помощи, если вы пишете очень важное электронное письмо — например, рекламное предложение потенциальному клиенту, деликатные переговоры с поставщиком или приветственное сообщение, которое вы будете рассылать каждому новому подписчику в течение нескольких месяцев.

Второй человек может увидеть в вашем тексте то, чего вы никогда не увидите, потому что вы всегда будете читать свои слова в том духе, в каком хотели. Если есть способ неправильно истолковать ваше сообщение или ваш тон, второй читатель может это заметить.

Заставьте электронную почту работать на вас

Отправляйте профессиональные электронные письма с помощью шаблонов и инструментов, которые предоставляет Constant Contact. Следование этим советам по корректуре электронной почты гарантирует, что ваш бизнес всегда будет выглядеть отточенным и безупречным.