Управление закупками: практическое руководство с передовым опытом

Управление закупками имеет решающее значение для поддержания организации в хорошем состоянии. От заказов на поставку до управления запасами — должен быть процесс, чтобы команды были оснащены необходимыми расходными материалами.

Как вы управляете обработкой заказа на покупку? Давайте посмотрим на входы и выходы отдела закупок и некоторые рекомендации, которым следует следовать при покупке инвентаря.

Что такое управление закупками?

Управление закупками — это процесс закупки товаров у внешних поставщиков. Это управление закупками, получением, рассмотрением и утверждением заказов на покупку. Управление закупками также включает в себя управление отношениями с поставщиком.

Часть взаимоотношений в управлении закупками является одним из наиболее важных аспектов процесса. Хотя каждый шаг в процессе покупки важен, без хороших рабочих отношений могут возникнуть проблемы. Чем лучше отношения между компанией и продавцом, тем более гладкой будет покупка.

Нужно рассматривать управление закупками как нечто большее, чем просто покупку товаров и услуг. Процесс закупки включает в себя изучение материалов и источников, обеспечение своевременности поставок, проверку их качества, а также тщательное управление запасами и учет.

ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления работой, которое позволяет вам управлять своими покупками в нескольких представлениях, таких как доски, списки и диаграммы Ганта, и отслеживает ваши покупки в режиме реального времени. Динамическая информационная панель фиксирует несколько показателей, таких как время и затраты, и автоматически рассчитывает данные, чтобы помочь вам контролировать свои закупки. Попробуйте ProjectManager сегодня!

Преимущества управления закупками

Деньги — это главное, и игнорирование этих аспектов управления закупками негативно повлияет на итоговую прибыль бизнеса. Управление закупками поможет вам в управлении закупками, собрав документацию, чтобы показать, что ваша прибыль выше, чем вы тратите.

• Снижение затрат. Снижение затрат — это самое большое преимущество, которое компания может получить от управления закупками. Это включает в себя более эффективное управление вашим отделом закупок за счет получения лучших цен и условий. Отдел закупок также может воспользоваться гарантиями и скидками, которые в противном случае могли бы остаться незамеченными.
• Снижение риска: управление закупками может снизить риск и обеспечить безопасность вашей цепочки поставок. Риски распределяются между поставщиками, и вы потенциально можете передать риски поставщикам, которые могут с ними справиться. Отдел закупок также может определить ключевые поставки и обеспечить безопасность цепочки поставок.
• Программное обеспечение. Технологии могут дополнительно улучшить управление вашими закупками за счет использования программного обеспечения, которое выявляет проблемы в цепочке поставок и повышает эффективность.
• Управление цепочками поставок: Цепочка поставок — это поток товаров и услуг. Управление цепочками поставок помогает компаниям оптимизировать свою деятельность на стороне снабжения, чтобы помочь клиентам получить максимальную отдачу. Это позволяет им получить конкурентное преимущество на рынке, что ведет к более жизнеспособному бизнесу.
• Управление запасами: управление запасами связано с контролем и наблюдением за покупками бизнеса. Управление закупками помогает настраивать утверждения для улучшения товарных запасов за счет оптимизации процессов управления запасами. Это приводит к большей эффективности и меньшим затратам. Канбан-управление запасами — один из способов взять это под контроль.
• Управление взаимоотношениями с поставщиками (SRM): Отношения являются ключом к управлению закупками. Это способ найти выгоду как для компании, так и для поставщиков. Когда поставщики работают с предприятиями и инвестируют в долгосрочные отношения, в выигрыше остаются оба. Поэтому управление этими отношениями имеет решающее значение. Системы управления закупками улучшают отношения с поставщиками, отслеживая и подключая вашу компанию к данным о складских запасах в режиме реального времени.
• Управление качеством: качество также выигрывает от установки целевых уровней производительности для качества и отслеживания их, чтобы убедиться, что они выполняются. Такие показатели, как долговечность и своевременность доставки, могут улучшить общее качество продукции.

Связанный: Бесплатный шаблон заказа на покупку

Этапы цикла закупок

На протяжении всего цикла закупок предприятия будут определять требования, исследовать поставщиков, проводить анализ стоимости, проводить обзор, отслеживать и оценивать заказ и многое другое.

Семь шагов процесса покупки включают следующее.

1. Создайте заявку на покупку

Заявка на покупку — это внутренний документ, используемый для приобретения товаров или услуг. Заявка на покупку может относиться к бизнес-операциям или производству. Заявка на покупку включает имя и отдел лица, запрашивающего товары или услуги, дату запроса, запрашиваемые продукты или услуги, описание товара, количество и цену.

2. Утверждение бюджета

Бюджет – это выделенные деньги, используемые для приобретения товаров или услуг. Бюджет гарантирует наличие достаточного количества денег, предназначенных для данного пункта. Когда бюджет закупки рассчитан, его необходимо представить менеджерам, имеющим полномочия утверждать закупку.

3. Создайте запрос предложений

Запрос предложений описывает работу и запрашивает предложения от поставщиков на товары или услуги, связанные с предложением. Не все процессы управления закупками включают RFP, но это хороший способ стандартизировать отношения с поставщиками и получить лучшую цену за высочайшее качество.

4. Выбор поставщика

После того, как вы получите обратно RFP, вам нужно будет выбрать поставщика. Наличие оценочной карты выбора поставщика может помочь вам свести к минимуму ваш выбор, подробно описав характеристики, стратегическое соответствие, бизнес-политику и любые ограничения, с которыми вы будете или не будете работать. Когда у вас есть подходящий поставщик, который отвечает на ваш запрос цен, времени и качества, которые соответствуют вашим критериям, вы можете вести переговоры, что приведет к следующему шагу.

5. Создайте заказ на покупку

Когда у вас есть поставщик, который согласен с вашими условиями, пришло время создать заказ на поставку (PO). Заказ на поставку является обязательным документом от покупателя к продавцу. Разница между заказом на покупку и заявкой на покупку заключается в том, что последний является контрактом. Компания обязуется совершить покупку у поставщика, как указано в заказе на поставку. Заказ на покупку создается компанией перед покупкой, в нем излагается то, что необходимо, и включаются предлагаемые платежные реквизиты.

6. Утверждение счета

После того, как вы проверили заказ на покупку, чтобы убедиться, что он соответствует вашему RFP и любым другим документам, связанным с покупкой, таким как запросы на покупку, квитанции и т. д., и определили все исключения, чтобы убедиться, что не упущена важная информация, вы можете принести заказ на покупку, чтобы получить все необходимые утверждения.

7. Утверждение контракта

Контракт с поставщиком может быть долгосрочным или на определенное количество поставок. В любом случае, вы должны просмотреть договор и убедиться, что все стороны согласны с его условиями. Лучше всего иметь стандартный контракт, чтобы упростить этот процесс. Прежде чем утвердить, внимательно ознакомьтесь с ним, так как подписанный документ становится юридически обязывающим.

Стратегии закупок и лучшие практики

Наличие стратегии закупок помогает принимать более эффективные решения о закупках и своевременно поставлять качественные товары на взаимоприемлемых условиях. Существует ряд стратегий закупок, которые компании могут использовать для получения этих преимуществ.

Одним из них является закупка из одного источника, когда компания использует только один источник для закупок. Для этого требуется поставщик с отличным сервисом, который предан отношениям. В основном вы найдете такую ​​​​стратегию при покупке канцелярских товаров.

Цикл закупок — это когда компания заказывает у группы постоянных поставщиков, но отдает на аутсорсинг более крупные разовые закупки. Закупочные аукционы используются в краткосрочных проектах для получения наилучшей цены. Однако при работе с поставщиками существует несколько основных стратегий, применимых ко всем передовым методам закупок.

Наконец, вы можете работать с поставщиками, которые предложат вам лучшие условия и цены и выстроят прочные отношения. Методы полного качества (TQM) требуют, чтобы поставщики обеспечивали все более высокое качество. Но независимо от того, что вы выберете, программа управления рисками должна применяться при работе с любой цепочкой поставок.

Как ProjectManager помогает в управлении закупками

ProjectManager — это программное обеспечение, которое помогает оптимизировать процессы управления работой, объединяя гибридные команды независимо от их местонахождения и уровня квалификации. Покупатели могут отслеживать свои запасы и связываться с поставщиками в инструменте, чтобы обмениваться документами покупки и счета-фактуры. Уведомления можно настроить, чтобы держать всех в курсе, чтобы избежать дорогостоящих задержек.

Обеспечьте прозрачность производства с помощью канбан-досок

Обеспечьте прозрачность своего производства, чтобы убедиться, что у ваших команд есть все ресурсы, необходимые им для продолжения работы с полной нагрузкой с помощью канбан-досок. Этот визуальный инструмент рабочего процесса позволяет менеджерам видеть производственный процесс, чтобы они могли видеть, когда запасы заканчиваются, и запрашивать дополнительные поставки у своих поставщиков.

Создавайте отчеты за считанные секунды

Для более глубокого погружения в процесс есть отчет в один клик. Получайте отчеты о расписаниях, статусе, времени, стоимости и многом другом. Этими отчетами можно делиться с поставщиками, чтобы держать их в курсе и строить более тесные отношения. Все отчеты можно фильтровать, чтобы сосредоточиться только на тех данных, которые вы хотите отслеживать.

Храните неограниченное количество файлов в одном месте

ProjectManager имеет неограниченное хранилище файлов, которое может быть центральным хабом для всех ваших документов по закупкам. Безопасность можно настроить таким образом, чтобы предоставить поставщикам доступ только к тем частям программного обеспечения, которые имеют решающее значение для их работы, в то время как остальные ваши конфиденциальные данные будут защищены и защищены.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, которое упрощает процесс закупок для производителей и любой компании, работающей с внешними поставщиками. Организуйте свою работу, объедините команды и создайте единый источник достоверной информации, чтобы все всегда работали с самой свежей информацией. Попробуйте ProjectManager сегодня бесплатно!