Заказы на покупку и объяснение процесса заказа на покупку

Большая часть вашего проекта будет выполняться собственными силами, но вы, вероятно, также будете заключать контракты с поставщиками и другими лицами на поставку необходимых материалов или услуг. Как убедиться, что товар именно того типа, который вам нужен, в оговоренном количестве и по цене, которая соответствует вашим финансовым ограничениям?

Все эти параметры согласовываются в заказе на поставку. Это способ прийти к соглашению о внешних услугах, необходимых в проекте, чтобы убедиться, что вы можете запланировать их в своем плане проекта.

Что такое заказ на покупку?

Заказ на поставку (PO) — это юридически обязывающий договор между покупателем и продавцом, в котором подробно описывается, чего хочет покупатель и что продавец соглашается поставить. Эти детали включают цену, количество, дату поставки и условия оплаты.

Заказы на покупку также включают номер отслеживания заказа на поставку. В зависимости от того, какой тип системы вы используете, это важно для отслеживания покупки — с момента ее размещения до момента ее доставки и оплаты.

Заказы на поставку возникли в виде бумажных документов и до сих пор используются во многих отраслях. Однако по мере того, как предприятия мигрировали на компьютеры, PO последовал их примеру. Существуют системы, которые упрощают процесс закупок, помогая отслеживать запасы и платежи.

Кто создает заказ на покупку?

В более крупных компаниях может быть отдел закупок, предназначенный для надзора за заказами на покупку. Небольшие компании могут полагаться на руководителей операций, финансовых менеджеров, офис-менеджеров или даже владельцев бизнеса для создания заказа на покупку.

Определенные команды могут назначать назначенных лиц для создания заказов на покупку. Например, компании-разработчики программного обеспечения могут назначать офис-менеджеров для создания заказов на покупку, а финансовая компания может назначать финансовых менеджеров для создания заказов на покупку. То, как компания настраивает свой процесс закупок, определяет, кто создает заказы на покупку.

Кто утверждает заказы на покупку?

Кто утверждает заказы на покупку, зависит от процесса, действующего в данной компании. Более крупные компании могли конкретизировать процессы закупок, состоящие из утверждений, исходящих от определенных мест и отделов. Например, компания-разработчик программного обеспечения может обратиться как к директору, так и к финансовому директору (CFO) для утверждения заказов на покупку.

Небольшие компании могут обратиться либо к финансовому директору, либо к генеральному директору для утверждения заказа на поставку, что в некоторых случаях может замедлить процесс.

Зачем использовать заказ на покупку?

Заказ на поставку ясно дает понять, что покупатель хочет от продавца. Это помогает избежать путаницы в отношении того, что хочет покупатель, в каком количестве, какова будет стоимость, когда и куда это будет доставлено и так далее. Заказ на покупку служит для защиты как покупателя, так и продавца. Например, если покупатель не платит, как это было согласовано в заказе, или продавец не выполняет детали заказа, они могут использовать юридические средства, чтобы получить свои деньги, товары или финансовую компенсацию.

Конечно, судебный процесс — это не то, чего хочет любой руководитель проекта. Таким образом, заказ на поставку действует как юридический документ, позволяющий избежать любых таких разногласий, создавая четкую связь между обеими сторонами. Это гарантирует, что все участники проекта согласны с закупаемыми товарами или услугами.

На практике заказ на поставку просто помогает отслеживать заказ, что очень важно, поскольку проекты меняются, и ресурсы должны перераспределяться, чтобы отразить эти изменения.

Элементы заказа на поставку

Заказ на поставку различается в деталях, но все они имеют следующие общие элементы:

• Номер заказа на покупку для идентификации и отслеживания заказа
• Дата заказа на поставку, чтобы зафиксировать, когда заказ был согласован
• Информация о поставщике, включая имя поставщика и его контактные данные.
• Контактная информация покупателя
• Дата поставки, когда товары или услуги подлежат оплате
• Способ доставки, если товар доставляется на место работы
• Любые требования к доставке
• Товары, которые входят в заказ
• Стоимость за каждый предмет
• Общая стоимость всей посылки
• Налоги на общую сумму приобретенных товаров
• Дата платежа
• Условия оплаты

Вашему бизнесу может потребоваться дополнительная информация, и это нормально, но если у вас есть хотя бы вышеуказанная информация в вашем заказе на поставку, владелец и продавец защищены контрактом. Поэтому для юридической защиты всех сторон очень важно, чтобы все детали сделки были четко изложены и согласованы.

Пример заказа на поставку

Давайте рассмотрим теоретический пример заказа на поставку, чтобы получить реальное представление о том, как работает этот процесс. Для этого мы будем использовать шаблон заказа на покупку ProjectManager.com, который вы можете бесплатно скачать здесь. Представьте себе строительную работу, когда Acme Construction понимает, что им нужно больше древесно-стружечных плит.

Они связываются со своим поставщиком Joe's Lumber и обсуждают заказ по телефону. Договариваясь о цене и доставке, Acme оформляет заказ на покупку. Они включают название своей компании и контактную информацию, создают номер заказа на покупку, дату и идентификатор поставщика для Джо.

Контактная информация поставщика

Следующая часть заказа на покупку — это контактная информация поставщика или того, у кого Acme совершает покупку. Далее следует место, куда будут отправлены товары, в данном случае место работы. Отмечается утвержденная дата доставки и способ доставки, в данном случае — автомобильным транспортом.

Детали платежа

Ниже приведены подробности об оплате, когда она должна быть произведена и есть ли какие-либо условия. В этом случае оплата производится при доставке и только после того, как контактное лицо, указанное в информации о доставке, осмотрит и утвердит древесину.

Информация о позиции

Там есть список товаров, показывающий товар, его описание, количество, цену за единицу, а затем общую сумму по строке. Для этого заказа есть только одна позиция, но их может быть несколько. Сколько бы их ни было, они суммируются после добавления налогов на покупку.

Дополнительная информация

Есть поле, в которое можно добавить любую дополнительную информацию. Это может быть как добраться до места работы, как нужно упаковать товар и т. д. Для этой работы не требуется дополнительной информации, и поле можно оставить пустым.

Подпись

Наконец, есть место для подписи поставщика и даты подписания заказа на поставку. После подписания он становится юридически обязывающим контрактом.

Процесс заказа на покупку

Процесс заказа на поставку включает его составление до доставки. Процесс PO разбивается на следующие этапы.

1. Создание

После подачи заявки на покупку заказ на покупку создается, как правило, группой закупок или администратором проекта.

2. Утверждение

Если все участники согласны с требованиями к позициям, количеству, цене и доставке, документ утверждается подписью продавца, соглашающегося с условиями.

3. Отправка

Заказ на поставку отправляется поставщику через любой канал, который был принят. Это можно сделать лично, на бумаге, отправить по факсу или электронной почте и т. д.

4. Доставка

Продавец поставляет товары, указанные в заказе на поставку. Эти товары проверяются и утверждаются, когда их качество является приемлемым, например, при отсутствии дефектов или отсутствующих предметов. Обычно это делает администратор или менеджер по закупкам на рабочем месте.

5. Закрытие

Если с заказом все в порядке, в отдел финансирования отправляется счет-фактура для обработки платежа. После оплаты заказ закрывается.

Заказ на покупку и счет-фактура

Возможно, вы слышали, что заказы на покупку и счета-фактуры используются взаимозаменяемо, но важно различать их. В заказах на покупку описываются товары и услуги, в приобретении которых заинтересован покупатель, и они включают такие детали, как дата покупки, сведения о покупателе, информация о заказе, информация о доставке, условия оплаты и номер заказа на поставку. Покупатели отправляют заказы на покупку поставщикам, чтобы помочь отслеживать процесс покупки.

Счета, с другой стороны, действуют как платежный запрос, отправляемый продавцом покупателю, как только заказ выполнен. В дополнение к списку товаров и услуг, которые были доставлены, в нем также указывается, сколько денег причитается. Счета-фактуры обычно содержат идентификационный номер, информацию о поставщике, детали платежа и сумму, подлежащую оплате.

Пытаясь отличить заказы на покупку от счетов-фактур, помните об этих ключевых различиях:

• Покупатели отправляют поставщикам заказы на покупку, чтобы отслеживать и контролировать процесс покупки.
• Продавцы отправляют покупателям счета-фактуры в качестве официального платежного запроса после выполнения заказа.

И заказы на поставку, и счета-фактуры являются важными документами, в которых излагаются детали приобретаемых товаров.

Как ProjectManager.com может помочь в процессе заказа на поставку

ProjectManager.com — отмеченный наградами инструмент управления проектами, который организует работу для большей эффективности. Использование нашего программного обеспечения для оптимизации процесса заказа на покупку позволяет вам легче создавать, отслеживать и закрывать ваши заказы на покупку, поэтому вам не нужно отвлекаться от управления проектом.

Одно из представлений нашего проекта — это канбан-доска, которая визуализирует рабочий процесс. Доска представляет собой ряд столбцов со сложенными под ними карточками, которые можно перетаскивать из одного столбца в другой по мере прохождения процесса заказа на покупку.

Если у вас есть потребность в закупках, вы можете использовать настраиваемые столбцы, чтобы описать пятиэтапный процесс заказа на покупку. Создайте карточку для представления заказа на покупку. Прикрепите фактический заказ на покупку к карточке и перемещайте его по доске по мере его утверждения, доставки и закрытия.

Ваши закупки можно отслеживать с первого взгляда, чтобы убедиться, что они доставлены вовремя, установив дату выполнения на карточке. Добавьте теги, чтобы обозначить его для отдела или проекта и упростить поиск в поиске. Вы даже можете назначить карточку своему менеджеру по закупкам и оставить комментарий, чтобы поддерживать связь.

ProjectManager.com — отмеченный наградами инструмент, который поможет вам оставаться организованным для повышения производительности. Он может управлять вашими закупками, планированием, мониторингом и отчетностью по проектам. Присоединяйтесь к таким организациям, как NASA, которые уже используют наш инструмент для реализации успешных проектов. Попробуйте это бесплатное 30-дневное пробное предложение сегодня.