План управления качеством в управлении проектами

Руководители проектов знают все о тройном ограничении: времени, объеме и стоимости. Но, по правде говоря, должно быть четвертое ограничение: качество. Качество вашей работы может решить судьбу проекта, поэтому так важен план управления качеством.

Если вы выполняете работу вовремя и в рамках бюджета, но качество не соответствует ожиданиям ваших заинтересованных сторон, проект не увенчается успехом. Давайте рассмотрим, какое влияние план управления качеством может оказать на проект, как его составить и рассмотрим несколько шаблонов, с которых можно начать.

Что такое план управления качеством?

План управления качеством — это документ, который помогает руководителю проекта и команде проекта выполнять действия по управлению качеством и обеспечению качества. Качество в контексте управления проектами означает выполнение требований проекта и удовлетворение потребностей заказчика.

Общий план проекта будет включать план управления качеством, в котором описываются действия, которые вы будете применять на протяжении всего жизненного цикла проекта для достижения поставленных целей в области качества. Вы также описываете эти действия (и ресурсы, необходимые для их реализации) в плане управления качеством.

Глупо ожидать качества, не планируя его. Качество является преднамеренным и требует умелого исполнения. План управления качеством является первым шагом к определению и систематизации шагов, необходимых для достижения ожидаемого качества проекта. Это лучше всего сделать с помощью программного обеспечения для управления проектами, которое может организовать и поделиться планом с командой проекта.

ProjectManager — это облачное программное обеспечение для работы и управления проектами, которое имеет несколько представлений проекта, позволяющих создавать и выполнять план управления качеством. Менеджеры проектов могут построить план качества на диаграммах Ганта, которые связывают зависимости, добавляют вехи и даже фильтруют критический путь. Затем команды могут выполнять план на канбан-досках и в списках задач. Каждое рабочее представление обновляется в режиме реального времени для единого источника правды. Начните сегодня бесплатно.

Почему важен план управления качеством проекта?

План управления качеством является важным компонентом успешного выполнения проекта для ваших заинтересованных сторон. Но не только один проект выигрывает от плана управления качеством. Клиенты ожидают постоянства, и, имея план поддержания качества производства любого продукта или услуги, которые вы производите, вы можете постоянно соответствовать их ожиданиям в отношении качества.

Управление качеством также не ограничивается командой проекта. Когда все в организации понимают план, эффективность возрастает. Хотя крайне важно, чтобы все, кто участвует в производственном процессе, руководствовались планом управления качеством, ознакомление всех отделов с планом повышает эффективность и создает общую цель, понятную всем.

Когда вы создаете качественный продукт или услугу, клиенты это замечают. На рынке существует конкуренция, и качество — это то, что выделяет ваш бренд. План управления качеством поможет вам обеспечить постоянное качество. Это, в свою очередь, делает клиентов лояльными к вашему продукту или услуге. Лояльные клиенты повышают ценность бренда; а это значит рентабельность.

Конечно, никто не идеален, и это еще одна причина, по которой проекту нужен план управления качеством. Наличие руководств и принципов для ваших бизнес-процессов означает, что все знают, что делать. Это создает дорожную карту, которая уменьшает человеческий фактор. Чем меньше ошибок, тем меньше времени и денег придется потратить на проект.

Кто участвует в планировании, выполнении и поддержании плана управления качеством?

План управления качеством создается руководителем проекта, который может получить рекомендации от некоторых членов команды, заинтересованных сторон и клиентов. В некоторых проектах и ​​организациях могут быть особые роли специалиста по обеспечению качества или эксперта по качеству, но большинство планов управления качеством планируются, выполняются и поддерживаются руководителем проекта.

Независимо от того, кому принадлежит план управления качеством, каждый в команде проекта должен сыграть определенную роль, чтобы убедиться, что результаты соответствуют ожиданиям в отношении качества:

• Менеджер проекта: PM разрабатывает процесс управления качеством, чтобы убедиться, что все результаты соответствуют ожиданиям в отношении качества.
• Члены команды: Команда несет ответственность за соответствие ожиданиям в плане качества при выполнении своих задач в соответствии со стандартами, разработанными руководителем проекта.
• Организация: Организация стандартизирует контроль качества для всех проектов и следит за тем, чтобы ее сотрудники были обучены навыкам, необходимым для предоставления качественных продуктов или услуг.
• Заинтересованные стороны: Заинтересованные стороны должны четко объяснить, каковы их ожидания в отношении качества, и они несут ответственность за утверждение поставки этого продукта или услуги.
• Клиенты: с клиентами и пользователями следует консультироваться как с заинтересованными сторонами, если проект предназначен для создания продукта или услуги для клиентов.

Как создать план управления качеством для проекта

При составлении плана управления качеством в первую очередь необходимо определить ключевые компоненты. К ним относятся результаты проекта и процесс проекта. Вам также необходимо определить стандарты качества, по которым вы будете оценивать свои результаты, а также критерии, которые вы используете для измерения удовлетворенности клиентов.

Вам также потребуется перечислить действия по контролю качества, стандарты качества процессов, ожидания заинтересованных сторон, действия по обеспечению качества и создать качественные результаты. Как только это будет сделано, план управления качеством состоит из следующих четырех шагов:

1. План разработки плана управления качеством

Здесь вы определяете цели качества ваших клиентов, исследуя их и опрашивая их. Вы хотите, чтобы они выражали свои потребности ясно и объективно. Затем вы рассмотрите профессиональные стандарты, касающиеся вашего продукта или услуги, такие как юридические, экологические, экономические, нормы, безопасность жизни и здоровье.

План управления качеством должен будет найти баланс между тем, чего хотят клиенты, и вашими затратами, графиком и профессиональными стандартами. Оттуда вы можете приступить к разработке плана и процессов для достижения ваших целей в области качества в рамках ограничений вашего проекта.

Затем вам нужно разработать пороговые значения показателей эффективности, чтобы убедиться, что все согласны с тем, что цели в области качества были достигнуты. Клиенты должны будут согласиться со всеми целями в области качества и измерениями качества.

2. Выполнение плана управления качеством

Теперь, когда у вас есть план, пришло время привести его в действие. Выполнение задач в соответствии с утвержденным планом и стандартами управления качеством. Коммуникация необходима на этом этапе, чтобы быстро реагировать на изменяющуюся динамику проекта. Задокументируйте все и изучите их на собрании по извлеченным урокам после завершения проекта.

3. Проведите проверку качества

Чтобы убедиться, что вы достигаете целей в области качества, необходимо проводить проверки качества, такие как технические обзоры, надзор со стороны руководства и проверка соблюдения стандартов качества. Сравните их с вашими целями в области качества для клиентов. Руководители проекта будут сообщать об этих выводах заинтересованным сторонам на регулярных встречах. Непрерывное совершенствование является целью этого процесса.

4. Примите меры по исправлению положения

Если во время мониторинга качества в вашем проекте вы обнаружите аномалии, вам необходимо отреагировать, чтобы вернуть проект к исходному уровню качества. Документируйте эти изменения, поскольку такие улучшения качества могут изменить план управления качеством, процедуры и распределение ресурсов.

Бесплатные шаблоны, которые помогут вам управлять качеством

Планы управления качеством сложны. Вам нужно планировать, отслеживать и сообщать о ходе работы, при этом сохраняя достаточную гибкость, чтобы быстро вносить изменения, когда они необходимы. В ProjectManager есть десятки бесплатных шаблонов управления проектами, которые вы можете использовать бесплатно. Вот некоторые из них, связанные с управлением качеством:

Шаблон диаграммы RACI

Бесплатный шаблон диаграммы RACI для Excel — это инструмент, который помогает убедиться, что все ваши заинтересованные стороны обновлены и работают над достижением общих целей проекта. Этот бесплатный шаблон позволяет определить роли и обязанности всех участников проекта.

Шаблон плана управления проектом

План управления качеством является частью вашего более крупного плана проекта. Бесплатный шаблон плана управления ProjectManager для Word поможет вам охватить весь проект, включая часть управления качеством. Затем вы можете планировать и назначать задачи своей команде.

Шаблон реестра рисков

В каждом проекте есть риски, и если они возникают, они могут повлиять на качество вашей работы. Вот почему вам нужен механизм для их идентификации и отслеживания. В бесплатном шаблоне реестра рисков ProjectManager для Excel есть все необходимое для определения риска, его приоритета и потенциального влияния на проект. Заранее установив свою реакцию на риск, вы с большей вероятностью устраните ее до того, как она повлияет на ваш проект.

Как ProjectManager помогает в планировании управления качеством

Хотя шаблоны — прекрасный инструмент, они меркнут по сравнению с программным обеспечением для управления проектами. Самая большая проблема заключается в том, что шаблоны — это статические документы, для обновления которых требуется много работы. ProjectManager — это облачное программное обеспечение, которое предоставляет данные в режиме реального времени для принятия более взвешенных решений и более быстрых действий, чтобы ваш проект не отклонялся от графика.

Получите несколько представлений проекта

Менеджеры любят диаграммы Ганта, но они не идеальны для команд. ProjectManager поставляется с несколькими инструментами проекта, которые позволяют командам работать так, как они хотят. У нас есть диаграммы Ганта, представления листов, доски канбан, представления календаря и доски канбан, которые визуализируют рабочий процесс. Все виды проекта обновляются в режиме реального времени, поэтому независимо от того, над чем вы работаете, вы видите самый последний вид.

Используйте автоматизацию для контроля качества

Менеджеры могут настраивать рабочие процессы и устанавливать триггеры для автоматизации рутинной работы. Это освобождает членов команды, чтобы они могли сосредоточиться на обеспечении качества. Вы также можете контролировать статус задачи с помощью утверждения задач, чтобы убедиться, что в производстве продвигается только качество. Вы уполномочиваете тех, кто будет следить за тем, чтобы задача соответствовала ожиданиям в отношении качества.

Мониторинг качества в режиме реального времени

Чтобы отслеживать качество и быстро выявлять любые проблемы, вам нужны данные в режиме реального времени. Интерактивная информационная панель ProjectManager собирает данные в режиме реального времени и рассчитывает для вас числа, которые отображаются в виде удобных для чтения графиков и диаграмм. Для получения более подробной информации используйте функцию создания отчетов в один клик. Отфильтруйте все наши отчеты, чтобы показать то, что вы хотите видеть, а затем легко делитесь ими с заинтересованными сторонами, чтобы держать их в курсе.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления работой и проектами, которое помогает планировать, контролировать и составлять отчеты по каждому аспекту вашего проекта. Создавайте планы управления качеством, назначайте команды, следите за их прогрессом и отчитывайтесь перед заинтересованными сторонами, чтобы управлять их ожиданиями. Вы также получаете функции управления ресурсами и задачами. Присоединяйтесь к командам NASA, Seimen's и Nestle, которые обеспечивают качество с помощью нашего инструмента, и начните бесплатно уже сегодня.