Управление ресурсами: процессы, инструменты и методы

Управление ресурсами является одним из наиболее важных аспектов управления проектами. Ресурсы проекта включают в себя сырье, оборудование и человеческие ресурсы, необходимые для выполнения задач проекта, которыми необходимо управлять в ходе любого данного проекта.

Что такое управление ресурсами?

Управление ресурсами — это процесс планирования, составления графиков и распределения ресурсов для завершения проекта. Руководители проектов отвечают за наблюдение за процессом управления ресурсами от начала до конца. Для этого им необходимо использовать инструменты и методы управления ресурсами.

Управление ресурсами включает в себя создание планов и процессов для более эффективного управления ресурсами, и вы можете использовать электронные таблицы, документы, программное обеспечение для управления проектами или их комбинацию.

Чтобы управлять ресурсами, вы должны контролировать и отслеживать их производительность на протяжении всего проекта. ProjectManager — это программное обеспечение для управления работой и проектами с информационными панелями в режиме реального времени, помогающими контролировать ресурсы проекта. Настройка не требуется, мы автоматически собираем шесть показателей проекта и отображаем данные в красочных интуитивно понятных графиках. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Процесс управления ресурсами

Как указано выше, управление ресурсами — это непрерывный процесс, который начинается на этапе планирования проекта и продолжается до закрытия проекта. Это известно как жизненный цикл управления ресурсами, который состоит из четырех этапов, которые менеджеры проектов должны понимать, чтобы правильно управлять ресурсами проекта.

• Планирование ресурсов: после того, как вы определили объем проекта, вам необходимо оценить, какие ресурсы необходимы для каждой задачи. Не забывайте подсчитывать ресурсы, которые могут понадобиться для управления изменениями и реализации стратегий управления рисками.
• Планирование ресурсов. Теперь, когда в вашем распоряжении есть ресурсы проекта, вам необходимо обеспечить их доступность. Для этого вам нужно просто согласовать график ресурсов с общим графиком проекта и создать надежную цепочку поставок.
• Распределение ресурсов. Распределение ресурсов — это непрерывный процесс, который просто определяется как выбор правильных ресурсов в нужное время для выполнения задач проекта. Например, существуют критические задачи, которым необходимо приоритизировать при создании расписания ресурсов.

Связанный: Шаблон планирования ресурсов

Методы управления ресурсами

Руководители проектов применяют следующие методы управления ресурсами для прогнозирования, планирования, распределения, выравнивания и оптимизации ресурсов во время выполнения проекта.

1. Прогнозирование ресурсов

Руководители проектов должны сделать все возможное, чтобы оценить, какие ресурсы необходимы для проекта и как эти потребности в ресурсах соответствуют текущим планам организации. Для этого вы должны определить область проекта, чтобы определить все задачи проекта и требуемые для них ресурсы.

2. Распределение ресурсов

Распределение ресурсов заключается в оценке доступных ресурсов, мощностей, графика ресурсов и задач, которые необходимо выполнить, чтобы найти членов команды с наиболее соответствующими навыками и убедиться, что у них есть все необходимые ресурсы проекта, когда они им нужны.

3. Выравнивание ресурсов

Цель выравнивания ресурсов — оценить навыки членов вашей команды и найти возможности для лучшего распределения ресурсов. Тщательно понимая, что могут предложить члены вашей команды, вы можете назначать задачи в зависимости от их способностей, чтобы максимально эффективно использовать ресурсы.

4. Использование ресурсов

Тщательное планирование ресурсов так же важно, как и отслеживание ресурсов. Менеджеры проектов должны отслеживать использование ресурсов, чтобы выявлять любые ресурсы, которые используются неэффективно. Затем они могут просто перераспределить эти ресурсы или внести изменения в план управления ресурсами.

Инструменты управления ресурсами

Это инструменты, которые менеджеры проектов используют для применения методов управления ресурсами для планирования и мониторинга ресурсов проекта.

План управления ресурсами

Как и в любом другом аспекте управления проектами, когда вы планируете свои ресурсы, вы хотите сначала начать с плана ресурсов. Это основа, на которой вы будете строить свой процесс управления. Составьте подробный список всех ресурсов, которые, по вашему мнению, необходимы для завершения проекта. Чем детальнее, тем лучше.

Связанный: Лучшее программное обеспечение для управления ресурсами 2022 года

Поскольку это план, вы захотите привлечь к этому процессу других, поскольку некоторым членам команды могут потребоваться дополнительные ресурсы, чем вы ожидаете. Не забудьте включить необходимый и второстепенный персонал и оборудование. Лучше планировать предметы и в конечном итоге не требовать их, чем карабкаться, скажем, приобретать дорогое оборудование в последнюю минуту и ​​платить премиальную цену. Короче говоря, планирование ресурсов — это финансовое планирование.

Структура распределения ресурсов (RBS)

Теперь, когда у вас есть полный список ресурсов, необходимых для завершения вашего проекта, вы хотите каким-то образом упорядочить их. Вы можете создавать иерархии ресурсов, также известную как Структура распределения ресурсов (или RBS), в соответствии с организацией найма (например, структура отчетности или иерархия команд) или по географическому признаку (например, все команды или оборудование, необходимые в Азии или Африке).

Эти базовые иерархии должны включать персонал и, желательно, все ресурсы, на которые будут потрачены средства проекта, но вам решать, какие типы иерархий относятся к вашему проекту. Обратите внимание, что RBS отличается от структуры декомпозиции работ типичным планом проекта, в котором определяются задачи, связанные с основными частями проекта.

Матрица распределения ответственности

Когда ваши ресурсы перечислены и организованы, вы можете приступить к определению ресурсов, которые имеют различные уровни ответственности за выполнение задач проекта или проекта в целом. Это называется матрицей распределения ответственности (или ОЗУ). Здесь вы можете уточнить роли и обязанности всего проекта.

Вы можете разделить это на тех, кто отвечает за выполнение каких задач, кому принадлежит эта задача, кто может помочь, если есть вопросы по задаче, и кто должен быть в курсе хода выполнения этой задачи. Многие RAM представляют собой простые диаграммы с закодированными буквами, которые определяют различные функции подотчетности на основе метода RACI. R означает «Ответственный», A — «Подотчетный», C — «Консультируемый», а I — «Информированный». Вы можете сделать это отдельным лицом или ролью в зависимости от потребностей организации.

Гистограмма ресурсов

Гистограмму ресурсов можно использовать для визуализации ресурсов для всех участников проекта, которым необходимо быть в курсе событий. Это быстрый и простой способ просмотреть распределение ваших ресурсов и отметить, не перераспределены ли они или недостаточно. Затем вы можете быстро справиться с перераспределенным ресурсом и при необходимости перераспределить его тому, чья рабочая нагрузка меньше. Однако в некоторых программных инструментах управления проектами это больше, чем просто представление. Это инструмент планирования для перераспределения работы в зависимости от доступности или избыточного или недостаточного распределения.

Ключевые термины управления ресурсами

Чтобы лучше понять управление ресурсами для проектов и узнать, как разработать эффективный план ресурсов, мы сначала хотим разбить различные термины и процессы, которые часто связаны с управлением ресурсами. Помните, что ресурсы могут быть человеческими или нечеловеческими, например, оборудование или офисные помещения. Это все, что имеет стоимость, необходимую для завершения проекта.

Превышение доступности ресурсов

Гиперлокация просто означает, что человеку дается слишком много работы. Они не могут закончить работу в то время, которое вы запланировали или выделили для ее завершения. Это может привести к сверхурочной работе, что повлияет на бюджет, или может заблокировать и даже сорвать проект. Крайне важно, чтобы ресурсы были сбалансированы, поэтому вам понадобится способ оставаться в курсе рабочей нагрузки вашей команды на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Чтобы точно увидеть, как программное обеспечение для управления проектами может помочь вам управлять своими ресурсами, посмотрите короткое видео ниже. Такие функции, как диаграммы Ганта, календари рабочей нагрузки, табели учета рабочего времени и отчеты по проектам, объединяются для упрощения управления ресурсами. А когда эти функции подключены к сети, все ваши данные находятся в режиме реального времени, поэтому обновления ваших ресурсов всегда свежие. Учить больше:

Зависимость от ресурсов

Зависимость от ресурсов относится к теории, согласно которой организация не должна класть все яйца в одну командную корзину. То есть чрезмерная зависимость от одной команды для выполнения основной работы, особенно если это внешняя команда, может привести к блокировке рабочей нагрузки и нехватке ресурсов. Вы хотите избежать нездоровой зависимости от одной команды или одного ресурса для выполнения работы.

Вы можете смягчить это, распределив работу между несколькими ресурсами или создав планы резервного копирования, если запланированные ресурсы оборудования станут недоступны. Вы также хотите убедиться, что ваши ресурсы не заблокированы чрезмерной зависимостью или чрезмерной зависимостью от одного или нескольких ресурсов. Если у одного члена команды слишком много задач и недостаточно времени для их выполнения, он может блокировать работу других людей.

Помните, что не каждый ресурс работает только над вашим проектом, им может быть назначена другая работа. Вы должны иметь возможность видеть все их проекты, если вы собираетесь эффективно управлять ресурсами, и именно здесь вам пригодится выравнивание ресурсов.

Как ProjectManager помогает в управлении ресурсами

Управление ресурсами было разработано для управления ресурсами в вашем проекте, что требует контроля доступности ресурсов, рабочей нагрузки и многого другого. ProjectManager — это программное обеспечение для управления работой и проектами, которое предоставляет данные в режиме реального времени для принятия более взвешенных решений при управлении ресурсами.

Планируйте ресурсы с помощью интерактивных диаграмм Ганта

Ресурсы и затраты можно планировать с помощью задач в представлении проекта на диаграмме Ганта. После того, как вы установили базовый план, вы также можете свериться с запланированным и фактическим ходом вашего общего проекта, чтобы быть в курсе, если возникнет проблема с ресурсами. Индикатор выполнения сообщает вам о ходе выполнения конкретной задачи в соответствии с запланированными усилиями. Если вы не достигаете своего базового уровня, перераспределите свои ресурсы, чтобы не сбиться с пути.

Управляйте рабочей нагрузкой и поддерживайте продуктивность команд

Ваша команда — ваш самый ценный ресурс. Вы можете настроить доступность вашей команды, ее рабочие дни, праздники и выходные дни для любого места, где работает ваша команда. Как только они начнут работать, вы не захотите сжечь их или оставить без дела. Наша страница рабочей нагрузки с цветовой кодировкой позволяет сразу увидеть, перегружены или недостаточно распределены члены вашей команды. Сбалансированная рабочая нагрузка приводит к более продуктивной и счастливой команде, а более счастливые команды более продуктивны.

Отслеживайте свои ресурсы с помощью информационных панелей и отчетов в реальном времени

Вы запланировали управление ресурсами, но по мере выполнения проекта вам необходимо отслеживать эти ресурсы. Если вы не следите за тем, как вы используете ресурсы, вы рискуете превысить бюджет или не уложиться в сроки. Наша информационная панель в режиме реального времени автоматически собирает оперативные данные и отображает их в виде красочных графиков, отображающих шесть показателей проекта. Один щелчок, и вы можете создавать отчеты, в которых подробно рассматривается рабочая нагрузка, время, затраты и многое другое. Все отчеты можно фильтровать и делиться ими с заинтересованными сторонами по своему усмотрению.

Наше программное обеспечение поможет вам планировать, управлять и составлять отчеты о ресурсах проекта. Вы можете распределять и отслеживать затраты на ресурсы, видеть доступность вашей команды для выполнения заданий и отслеживать все с помощью информационных панелей, которые действуют как мгновенные отчеты о состоянии. Получите все необходимое для управления ресурсами в одном месте.

Когда вы управляете ресурсами в проекте, нужно держать в воздухе множество вопросов, и этот процесс может стать сложным и запутанным. Однако с помощью правильного онлайн-инструмента вы сможете планировать, отслеживать и составлять отчеты о своих ресурсах с большим контролем и точностью. ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами, которое предоставляет вам инструменты, необходимые для успешного завершения вашего проекта. Попробуйте сами.