Удаленное управление проектами: краткое руководство с рекомендациями

В начале управления проектами все физически работали вместе. Но управление работой больше не находится под одной крышей. Сейчас люди работают удаленно больше, чем когда-либо.

Удаленные команды — это гибридные команды, они работают в разных местах с разными инструментами и навыками. Как менеджеры проектов поддерживают их совместную работу и продуктивность? Удаленное управление проектами и программное обеспечение для управления проектами, вот как.

Что такое удаленное управление проектами?

Удаленное управление проектами — это то, как менеджеры проектов связывают удаленные и гибридные команды и обеспечивают совместную работу всех для достижения целей проекта. В этом смысле это ничем не отличается от управления любым проектом, за исключением того, что вы выполняете проект удаленно.

Управление удаленной командой создает уникальные проблемы, которые не нужно учитывать традиционным руководителям проектов. Вот почему удаленные менеджеры проектов используют онлайн-инструменты управления проектами, чтобы виртуально связывать людей, которые физически удалены. Недавние события показали, что многие отрасли могут выжить и даже процветать, используя удаленное управление проектами.

В отличие от других методологий, удаленное управление проектами является гибким. Он не следует жесткому набору или правилам, хотя он жизнеспособен как с традиционными, так и с гибкими подходами. Он может даже поддерживать гибридное управление работой, которое объединяет разрозненные стили работы и делает их совместимыми.

ProjectManager имеет несколько представлений проекта и данные в режиме реального времени, что позволяет гибридным командам чувствовать, что они работают вместе, независимо от того, где они находятся. Списки задач организуют проект и вашу индивидуальную работу, а также вы можете установить приоритет и просмотреть статус, чтобы узнать, укладываетесь ли вы в график. Команды могут комментировать задачи для улучшения совместной работы. Попробуйте ProjectManager сегодня бесплатно!

Преимущества удаленного управления проектами

Как показали недавние события, преимущество удаленного управления проектами заключается в том, что оно поддерживает свет. То есть многие предприятия смогли продолжить свою деятельность благодаря инструментам управления проектами, позволяющим им работать из дома. Однако, как бы это ни было важно, в удаленном управлении проектами есть и другие плюсы.

Управление задачами

Инструменты удаленного управления проектами позволяют командам взять на себя ответственность за свою работу и дают менеджерам возможность контролировать свою работу, не мешая им. Инструмент планирования может назначить им работу с подробным описанием. Затем команды могут управлять своим невыполненным заданием и планировать спринты. Это приводит к более сильным командам и создает хороший моральный дух, лучшее удержание и производительность.

Экономически эффективным

Если у вас есть удаленная команда, вы сэкономите деньги на офисных помещениях и коммунальных услугах. Эти сбережения могут пойти на развитие бизнеса или зарплаты вашей команды. Говоря о командах, они тоже выигрывают. Им больше не нужно тратить деньги на поездки на работу, будь то общественный транспорт или бензин, а также нормальный износ их автомобилей.

Баланс между работой и личной жизнью

Работа в полностью удаленной команде или в гибридной модели может повысить моральный дух. Счастливая команда — продуктивная команда. Что бы вы ни решили между руководством и сотрудниками, это обязательно пойдет на пользу обоим. Меньше поездок — больше времени дома с семьей. Это также может помочь вам набирать таланты дальше, чем когда-либо было возможно.

Отчетность и обратная связь

Управление проектами для удаленных команд отличается прозрачностью благодаря лучшей отчетности о ходе выполнения и производительности. Коммуникация — это улица с двусторонним движением, и обратная связь от команд также является мощным способом постоянного улучшения процессов. Удаленное сотрудничество укрепляет связи, а отчетность позволяет лучше принимать решения.

Проблемы удаленного управления проектами

Управление проектами для удаленных команд — не панацея. Существуют проблемы управления проектами и проблемы, выходящие за рамки управления проектами. Некоторые отрасли не могут работать удаленно, даже если бы захотели. Но те, кто может позволить себе роскошь работать за пределами офиса, все равно могут столкнуться с препятствиями, независимо от того, какой метод управления проектами они используют.

Сотрудничество

Хотя существуют инструменты для совместной работы, которые объединяют людей, некоторые утверждают, что совместная работа всегда лучше, когда команды физически находятся в одной комнате. Текст, чат и другие средства обмена сообщениями лишены нюансов и часто могут сбивать с толку. Использование голосовой или видеоконференции — это решение, но даже это не то же самое, что команда, работающая бок о бок.

Связанный: Тенденции управления проектами в 2022 году: взгляд в будущее

Производительность

Как вы могли догадаться, каждое положительное для удаленного управления проектами можно рассматривать и как отрицательное. Например, производительность может пострадать, когда команды работают из дома. Есть отвлекающие факторы, которых просто нет в офисе, например, посуда, дети и так далее.

Тимбилдинг

Создать команду легко, но сложно поддерживать сплоченность команды и развивать доверие, даже если они физически работают в одном пространстве. Это может быть экспоненциально сложнее с гибридными командами и клиентами, когда вы не вместе лично. Создание команды может произойти, но это может быть сложнее и занять больше времени.

Сбор команды удаленного проекта

Чтобы собрать группу, выполните следующие действия:

1. Знайте, с каким типом удаленной структуры вы работаете.
2. Найдите подходящих кандидатов. Те, чьи навыки соответствуют вашим потребностям, конечно, но вам также нужны люди, которые хорошо общаются и быстро реагируют на вещи.
3. Убедитесь, что ваши рекомендации и ожидания ясны, включая рабочее время, частоту проверок, отслеживание времени, цели, полномочия и т. д.
4. Оставайтесь на связи с командой с помощью виртуальных встреч, чата и т. д., чтобы команды чувствовали себя на связи.
5. Убедитесь, что у вас есть надежный канал, который все используют как для прямого чата, объявлений и обратной связи.
6. Имейте подходящие инструменты для совместной работы, чтобы команда проекта могла работать вместе, где бы они ни находились.
7. Имейте инструменты управления, такие как табели учета рабочего времени, чтобы ваша команда контролировала, сколько времени они тратят на выполнение задач.

Типы удаленных проектных команд

Существуют различные типы удаленных команд. Вы должны решить, что соответствует культуре вашей компании и отвечает потребностям ваших сотрудников. В целом существует три типа удаленных проектных команд. Они следующие:

Полностью удаленный

Как и следует из названия, полностью удаленная команда — это команда, в которой все работают из дома или в разных офисах в регионе или даже в разных часовых поясах.

Гибридный

Гибридная команда — это команда, в которой члены команды распределены, некоторые работают вместе в офисе, а другие — дома или в разных офисах.

Гибкий

Гибкие или гибкие команды могут работать из дома или в офисе, а также в совместно расположенном пространстве, как это определено соглашением между ними и руководством.

Как управлять удаленной командой проекта

Когда вы собрали команду удаленного управления проектом и определили структуру их работы, начинается настоящая работа.

• Первое, что вам нужно сделать, это собрать удаленные команды для встречи и установить для них четкие ожидания при планировании проекта. Надеюсь, вы наняли членов команды, которые могут управлять собой во время удаленной работы, но в любом случае каждый должен знать свои роли и обязанности. Матрица RACI может помочь.
• Каждый день должен начинаться с регистрации. Люди могут объяснить, что они сделали и что они ожидают сделать в течение наступающего дня. Это хорошее время, чтобы убедиться, что все понимают свои задания. Линии связи должны оставаться открытыми, но ежедневные стендап-встречи — хорошее место для начала.
• Несмотря на то, что вы хотите иметь самостоятельных стартапов, командных игроков и независимых членов команды, которые могут управлять собой, проект по-прежнему требует процессов для управления работой и поддержания высокой производительности. Любая методология, которую вы предпочитаете или подходит для проекта, хороша, но убедитесь, что все в команде знают, что это такое, как она работает и как часто они должны обновлять свой статус.
• Вы захотите поддерживать свои удаленные команды. Когда нет постоянного личного общения, как в офисе, члены команды могут чувствовать себя изолированными и брошенными. Это приводит к ухудшению морального духа и недовольству членов команды, а это совсем не то, что вам нужно. Найдите способы оставаться на связи с ними, будь то еженедельные встречи один на один или другие способы сообщить им, что их слышат.
• Наконец, вам нужен гибридный инструмент управления работой, который объединяет команды независимо от того, где они находятся, каков их уровень квалификации или отдел, чтобы позволить им общаться с другими и работать с инструментами, которые им нужны для выполнения работы. Облачные инструменты управления работой помогают преодолеть барьеры расстояния, поэтому ищите тот, который достаточно гибок, чтобы обслуживать менеджеров проектов и членов команды.

Лучшие инструменты удаленного управления проектами

На рынке существует множество инструментов для удаленного управления проектами. Некоторые лучше, чем другие, объединяют гибридные команды и способствуют более продуктивному управлению работой. Вот краткий список некоторых из лучших инструментов удаленного управления проектами, которые помогут вам объединить гибридные команды для продуктивного управления работой.

Руководитель проекта

ProjectManager — это облачный инструмент, который облегчает удаленное управление проектами с данными в реальном времени, совместным использованием файлов, комментированием на уровне задачи и возможностью отметить любого члена команды проекта и вовлечь его в обсуждение. Вы можете назначать задачи и управлять уведомлениями по электронной почте, а также в инструменте, чтобы держать всех в курсе.

Несколько способов работы

Существует несколько представлений проекта, которые позволяют каждому работать так, как он хочет. Менеджеры могут заранее создавать структурированные планы с помощью инструментов планирования проекта, таких как онлайн-диаграмма Ганта, которая фильтрует критический путь и устанавливает базовые показатели, чтобы при выполнении проекта можно было отслеживать запланированные и фактические усилия. Затем планами Ганта можно поделиться с заинтересованными сторонами и всей командой.

Мощные функции совместной работы в команде

Команды могут работать над списками задач, которые не только собирают работу. Они показывают приоритет, статус, могут прикреплять файлы к задачам, добавлять комментарии и многое другое. Существуют также доски канбан для визуализации рабочего процесса и представления календаря. Все представления проекта обновляются одновременно, поэтому никто никогда не работает со старыми данными.

Данные в реальном времени

Руководители проектов могут отслеживать прогресс и производительность независимо от того, где и когда работают их команды. Панели мониторинга в реальном времени не требуют своевременной настройки. Они автоматически собирают данные о проекте, обрабатывают числа и отображают диаграммы и графики, показывающие отклонение проекта, стоимость и многое другое. Отчеты одним щелчком еще глубже раскрывают данные, их можно фильтровать и делиться с заинтересованными сторонами.

Слабый

Slack — это инструмент для общения, который объединяет команды. Вы можете создавать специальные каналы для команд, отделов и т. д. Существует чат один на один, а также видео- и голосовые конференции. Это отличный инструмент, позволяющий всем работать над одной и той же страницей, даже если они никогда не встречались лично.

Google Workplace

Google Workplace — это инструмент, помогающий командам сотрудничать. Существует набор приложений, которые позволяют всем оставаться на связи, таких как Gmail, Google Calendar, Meet и Drive, в которых есть бесплатные документы, электронные таблицы и программное обеспечение для презентаций, которыми можно делиться и использовать команды.

Трелло

Trello — это способ управлять проектами и помогать командам сотрудничать. Он использует модель доски канбан для управления задачами и интегрируется с другими приложениями. Если вы ищете решение, основанное только на канбане, возможно, этот инструмент вам подойдет.

Лучшие практики удаленного управления проектами

Некоторые советы по управлению проектами, о которых следует помнить, заключаются в том, что независимо от того, используете ли вы полностью удаленный или гибридный вариант, вы должны быть прозрачными при указании целей проекта и процесса, который вы будете использовать. Это держит команды на одной волне с вами и помогает мотивировать их. Не помешает начинать каждый день со стендапа, когда четко сформулирована повестка предстоящего рабочего дня.

Отчеты о состоянии — это основа удаленного управления проектами. Команды должны держать менеджеров проектов в курсе, а менеджеры проектов должны иметь возможность четко общаться с командами. Когда члены команды не вместе под одной крышей, легко потерять связь. Поддержание прочных коммуникативных связей — вот что поддерживает удаленное управление проектами. Вы хотите, чтобы члены команды знали, что им нужно делать, а руководители проектов должны оставаться открытыми для обратной связи с командой.

Наличие единого источника достоверной информации имеет решающее значение для того, чтобы управление командой удаленного управления проектами продвигалось вперед без дорогостоящих задержек. Если команды работают с одним набором данных, а менеджеры проектов имеют другой, на горизонте могут возникнуть проблемы. Наличие облачного инструмента удаленного управления проектами означает, что данные в режиме реального времени распределяются между всеми представлениями проекта, что позволяет всем работать с самой актуальной информацией.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для удаленного управления проектами, которое организует работу и упрощает гибридные команды по всему миру и в компании. Его многочисленные представления проектов позволяют командам работать так, как они хотят, а менеджеры получают инструменты отчетности, необходимые им для мониторинга ресурсов, прогресса и производительности, чтобы поддерживать проект в нужном русле. Попробуйте ProjectManager сегодня бесплатно!