Сбор требований: краткое руководство

Представьте, что вы возглавляете новый ИТ-проект, который включает в себя создание колл-центра от сети до серверов. В самом колл-центре будут работать сотни рабочих мест, и он устранит разрыв между клиентом и продуктом.

Есть много требований к такому большому проекту, как этот, и как менеджер проекта вы должны отслеживать их все. Сбор требований — это шаг в процессе управления требованиями, который состоит из сбора, документирования и анализа требований проекта.

Мы начнем с определения сбора требований, а затем рассмотрим процесс и инструменты, которые вы можете использовать.

Что такое сбор требований?

Сбор требований или выявление требований — это процесс определения всех требований проекта. Существует два основных типа требований к проекту: бизнес-требования и технические требования.

Бизнес-требования определяют, что организация будет выполнять с проектом, а технические требования объясняют, как проект должен быть выполнен. Они собираются на этапе инициации жизненного цикла проекта, но руководители проектов должны отслеживать их на протяжении всего срока проекта, поскольку они могут меняться.

Программное обеспечение для управления проектами может помочь в сборе требований. ProjectManager — это облачное программное обеспечение для работы и управления проектами, которое упорядочивает ваши требования. Используйте наше представление проекта со списком задач, чтобы собирать, расставлять приоритеты и назначать требования вашего проекта. Кроме того, в нашем программном обеспечении они отслеживаются в режиме реального времени с помощью интерактивных информационных панелей и функций отчетности. Начните работу с ProjectManager бесплатно уже сегодня.

По-настоящему эффективный сбор требований и управление ими начинается в самом начале проекта и должен отвечать на следующие вопросы:

• Каковы будут сроки реализации проекта?
• Кто будет участвовать в проекте?
• Каковы риски для процесса сбора требований?
• Какова наша конечная цель в понимании требований нашего проекта?
• Каковы наши технические и бизнес-требования?

Звучит довольно просто, но это невероятно важно. После того, как проектная группа собрала требования, они должны быть скомпилированы в документ с требованиями.

Что такое документ требований?

Документ с требованиями используется для объяснения того, что требуется от продукта. Среди вещей, которые он определяет, — видение продукта и то, как оно должно быть достигнуто к концу проекта. При этом он не вдается в подробности о том, как он будет доставлен. Это больше, чтобы поместить продукт в контекст, например, зачем он нужен или какую проблему он решает. Детали того, как это будет сделано, не включены.

Связанный: Бесплатный шаблон сбора требований

Почему важен сбор требований?

Вспомните последний проект, которым вы руководили. Какие риски выявились? Какие ресурсы у вас закончились? Было ли какое-либо расширение масштабов или бюджетные неудачи? И в целом, как эти недостатки повлияли на проект в целом?

Сроки, объем, перерасход средств — без надлежащего определения требований с самого начала будут затронуты все эти элементы. Проблемы с дизайном продукта будут затронуты, и возникнут задержки в разработке. В конечном счете, ваш продукт не будет настроен на оптимальный успех, поскольку ему грозит перерасход бюджета.

Процесс сбора требований

Итак, как собрать требования наиболее эффективным и управляемым способом? Как правило, сбор требований состоит из нескольких отдельных шагов.

1. Назначать и назначать

Перво-наперво: кто будет человеком, который расскажет всем, что вы руководитель проекта? Убедитесь, что этот человек понимает, почему эта роль так важна — все должны обращаться к вам со всеми обновлениями проекта, поскольку вы будете действовать как центр знаний о ходе проекта.

Вы также захотите определить, кто будет ключевыми заинтересованными сторонами. Это будут люди, которые проводят мозговой штурм, анализируют, одобряют или отклоняют обновления проекта. Обычно они состоят из клиентов, руководителей групп, руководителей отделов, членов правления, деловых партнеров или производителей. Они будут иметь наибольшее влияние на ход проекта в целом.

2. Выявление требований и собеседование

Затем вы захотите опросить всех заинтересованных лиц, которых вы определили. Задайте им такие вопросы, как:

• Что в вашем списке пожеланий для этого обновления продукта?
• Какова ваша конечная цель этого проекта?
• Что бы вы хотели, чтобы этот продукт делал, чего он уже не делает?
• Что вас заинтересовало в этом продукте в первую очередь?
• Какие изменения убедили бы вас рекомендовать этот продукт другим?
• Какие инструменты вам понадобятся, чтобы сделать этот проект успешным?
• Что вас беспокоит в процессе этого проекта?

3. Соберите и задокументируйте

Запишите абсолютно все. Пишите, пока не сможете больше писать. Запишите каждый ответ и создайте легкодоступный репозиторий, к которому (утвержденные) другие пользователи смогут получить доступ, если им потребуется сослаться на какую-либо информацию, собранную на этапе сбора требований.

Эта документация будет не только полезна в конце проекта, когда вы будете анализировать достигнутые цели, выполненные обновления, добавленные функции и исправленные ошибки, она также поможет управлять ожиданиями заинтересованных сторон и держать членов команды в фокусе и на ходу.

4. Перечислите все предположения и требования

Это суть процесса. После того, как вы задокументировали все цели и ожидания, вы можете создать план управления требованиями, который будет действенным, измеримым и поддающимся количественной оценке.

На этом этапе вы ответите:

• Каковы будут сроки реализации проекта? Наметьте свою временную шкалу, а затем наметьте свои требования на этой временной шкале. Это поможет в случае, если некоторые требования зависят от зависимостей.
• Кто будет участвовать в проекте? Будет ли это вся команда дизайнеров и разработчиков или только избранные из каждой? Какие члены команды будут доступны? Какие члены команды специализируются на типах проблем, которые будет решать проект?
• Каковы риски для процесса сбора требований? Определите все предположения и задокументируйте все риски, которые могут повлиять на ваши требования. Поймите, что ваши предположения обычно делятся на три категории: время, бюджет и объем. Они могут варьироваться от принятия на себя отгулов, отпусков и больничных, до предположения, что заинтересованные стороны будут своевременно предоставлять обратную связь.
• Какова наша конечная цель в понимании требований нашего проекта? Какова цель, основанная на времени, цель бюджета и цель объема? Будет ли это более прямая конкуренция на рынке с конкурентом? Будет ли это решение проблемы клиента или исправление ошибки?

Ответив на все приведенные выше вопросы четко и лаконично, вы получите полную карту своих требований, готовую представить ее заинтересованным сторонам.

5. Отслеживайте прогресс

После того, как вы получите одобрение заинтересованных сторон по представленным вами требованиям, вы внедрите их в график и процесс проекта. На этом этапе вы захотите убедиться, что у вас есть метод для мониторинга и отслеживания всех ваших требований во всех командах, чтобы гарантировать, что триггеры риска остаются низкими.

Вы также захотите использовать эти данные, чтобы сообщать о ходе проекта заинтересованным сторонам, давать отзывы руководителям отделов и следить за тем, чтобы проект шел по графику с точки зрения времени, объема и бюджета.

Методы сбора требований

Теперь, когда мы знаем, что такое сбор требований, и изучили этапы процесса сбора требований, вы захотите иметь хорошие источники для их получения. Основными источниками являются заинтересованные стороны, такие как клиенты, пользователи и др. Другие источники могут включать экспертов, аналитиков и информацию о конкурентах.

После определения источников можно применить ряд методов для сбора требований. Это итеративный процесс, и ни один метод сбора требований не сделает работу сам по себе. Вам нужно будет использовать столько, сколько вы считаете необходимым. Вот некоторые из лучших методов сбора требований.

Сценарии использования

Вариант использования — это документ, в котором объясняется, как пользователи будут выполнять задачи в вашем продукте. Он написан с точки зрения пользователя и состоит из шагов, которые включают в себя: кто использует продукт, чего они хотят от продукта, цель пользователя, шаги, которые они предпринимают для выполнения своей задачи, и как продукт реагирует на их действия.

Мозговой штурм

Проведите мозговой штурм с группой участников, которые могут говорить о продукте все, что хотят, если они считают это важным. Пусть фасилитатор возглавит группу, организуя и расставляя приоритеты их ответов. Начните с объяснения цели мозгового штурма, попросите группу представить как можно больше идей, не критикуйте и не спорьте, а когда закончите, соберите всю информацию.

Связанный: Бесплатный шаблон действий

Майндмэппинг

Майндмэппинг — еще один способ сбора идей. Он включает в себя создание ментальной карты, которая начинается с размещения центральной идеи в центре страницы. Затем используйте линии, стрелки, речевые пузыри и различные цвета, чтобы показать связь между центральной темой и вытекающими из нее идеями. Это позволяет органично развивать идеи, связанные с вашей центральной идеей. Он показывает, как связаны разные факты.

Инструменты сбора требований

В конце проекта способность анализировать и понимать успех или неудачу полностью зависит от инструментов, которые вы используете для документирования всего.

Итак, как мы уже упоминали, прежде чем вы начнете, вам понадобится репозиторий для всей вашей документации. Возможно, это система обмена файлами, в которой все документы могут быть доступны нескольким пользователям с одного сервера. Или инструмент, который вам нужен, включает в себя систему отслеживания времени, которую вы можете использовать для анализа времени, которое каждый член команды потратил на определенные области предыдущих проектов, чтобы понять, сколько времени это может занять у них на этом.

Также было бы полезно загрузить шаблон сбора требований, чтобы получить преимущество в процессе вашего проекта. Это поможет каждому соответствовать бизнес-требованиям, требованиям пользователей и системным требованиям.

Какими бы ни были инструменты, убедитесь, что к ним можно получить доступ из разных мест, с нескольких компьютеров, независимо от того, где находится каждый задействованный человек. Вы хотите, чтобы всем было как можно проще общаться, отправлять обновления и оставлять отзывы по всем каналам.

Шаблоны сбора требований

Каким бы ни был метод или их комбинация для сбора требований, вам необходимо собрать их в документ. Шаблоны — отличный инструмент для сбора требований и многого другого. ProjectManager — это онлайн-центр бесплатных шаблонов, связанных с любым аспектом проекта. Вот некоторые из них, которые могут помочь вам в сборе требований.

Шаблон сбора требований

Первый бесплатный шаблон — это наш шаблон требований для Word. Есть титульная страница, чтобы отличить сбор требований от других проектов, и место для отслеживания любых изменений в документе. Затем вы можете описать проект, его цель, объем и сроки. Там даже есть место для заинтересованных сторон, чтобы зафиксировать свои мысли.

Шаблон анализа заинтересованных сторон

Говоря о заинтересованных сторонах, наш бесплатный шаблон анализа заинтересованных сторон для Excel поможет вам определить заинтересованные стороны и управлять ими. Вы можете использовать этот бесплатный шаблон для описания заинтересованных сторон, участвующих в проекте, их отношения к проекту и уровня приверженности, что поможет вам спланировать, как ими управлять.

Шаблон плана проекта

Наконец, вам придется взять всю эту информацию и использовать ее для информирования вашего плана. Наш бесплатный шаблон плана проекта для Word поможет вам определить объем работы и разбить ее на управляемые задачи. Также есть место для управления рабочей нагрузкой вашей команды. Шаблон плана проекта берет на себя сбор всех требований и находит практическое применение.

ProjectManager помогает с требованиями

Ключом к любому большому проекту является сбор всех требований с самого начала. Для этого требуется бесшовный метод связи по всем каналам и репозиторий, который может хранить данные в течение бесконечного периода времени. В ProjectManager есть инструменты, которые делают это не только возможным, но и простым. С помощью нашего облачного программного обеспечения вы и ваша команда можете размещать неограниченное количество документов, чтобы вы могли хранить любые запросы от людей в течение любого периода времени.

Планируйте свой проект на интерактивных диаграммах Ганта

Нужна диаграмма Ганта, кросс-функциональная с системой отслеживания времени? Наше программное обеспечение содержит гибридные инструменты, которые можно адаптировать по мере продвижения вашего проекта. Наш Gantt делает все, чем известен Gantts, и даже больше. Вы можете отфильтровать критический путь и установить базовый уровень для отслеживания разницы между запланированными усилиями и фактическим прогрессом.

Используйте несколько представлений проекта

Наше программное обеспечение имеет несколько представлений проекта, поэтому то, что вы планируете на диаграмме Ганта, обновляется во всем инструменте, будь то доска канбан, список задач, лист или представление календаря. Каждый может работать так, как хочет, и общаться в режиме реального времени, где бы он ни находился.

Сотрудничество до глубины души

ProjectManager отлично подходит для команд, которые хотят общаться с большей прозрачностью в разных местах. С нашим программным обеспечением вы можете эффективно и легко сотрудничать, добавляя комментарии от ключевых заинтересованных сторон или членов команды. Кроме того, назначенные лица могут планировать задачи и делать оповещения, чтобы гарантировать, что клиенты хорошо управляются, а график остается неизменным.

Наша платформа — единственный источник правды для вашего проекта. Уведомления по электронной почте и оповещения в приложении информируют вас о комментариях и прогрессе. Панели мониторинга в режиме реального времени и отчеты в один клик предоставляют оперативные данные, необходимые для принятия взвешенных решений для успешного выполнения проекта.

Сбор требований и управление ими в нескольких командах — непростая задача. Убедитесь, что члены команды и заинтересованные лица в курсе последних событий, несмотря ни на что. ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, которое помогает командам эффективно сотрудничать по нескольким каналам. Начните сегодня бесплатно.