Управление требованиями проекта: краткое руководство

У каждого проекта есть требования, а это означает, что каждый руководитель проекта должен иметь план управления требованиями. Как это работает? Предположим, ваша организация строит новый распределительный центр, который, как сообщается, создаст сотни новых рабочих мест. В него войдут новые сотрудники, новый кадровый состав и новое оборудование.

Но без понимания со всех сторон — ваших специалистов по поддержке клиентов, заинтересованных сторон, членов команды и клиентской базы⁠ — как вы узнаете, каковы требования к проекту, чтобы сделать этот распределительный центр успешным?

Вот почему управление требованиями является важным аспектом, который необходимо освоить, так как это необходимо для долгосрочного успеха проекта.

Что такое требования в управлении проектами?

В управлении проектами требования представляют собой группу задач или условий, которые необходимо выполнить для успешного завершения проекта. Они могут включать характеристики продукта, качество, услуги или даже процессы. Цель этих требований — обеспечить согласование ресурсов и долгосрочных целей компании в конце проекта.

Наличие этих требований к управлению проектами необходимо для управления и выполнения проектов. ProjectManager — это программное обеспечение с неограниченным хранилищем файлов и связью в режиме реального времени, выступающее в качестве центрального узла для всех требований вашего проекта. Используйте наше представление списка, чтобы быстро просмотреть все требования вашего проекта, но любое из наших многочисленных представлений проекта может получить доступ к файлам в любом месте и в любое время. Если файлы обновляются, все уведомляются по электронной почте и в приложениях, поэтому есть только один источник правды. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Типы требований к проекту

В целом требования можно разделить на три категории: бизнес-требования, требования к решениям и требования заинтересованных сторон.

Бизнес-требования

Бизнес-требования — это общие потребности бизнеса для реализации проекта. Требования, которые попадают в эту категорию, являются более фундаментальными, долгосрочными потребностями, которые соответствуют долгосрочным целям организации.

Требования к решению

Требования к решению больше ориентированы на продукт и немного глубже. Они могут быть функциональными или нефункциональными, и они гарантируют, что конечный результат продукта удовлетворяет как тому, что продукт должен делать, так и тому, что продукт должен делать.

Как и в нашем примере выше, требования к решению могут включать в себя функциональные требования, такие как внедрение надлежащих инструментов, которые необходимы отделу продаж для выполнения своей работы с новой CRM. Нефункциональным требованием было бы, если бы инструмент CRM также включал календарь контент-маркетинга, чтобы помочь маркетинговой команде, но это не обязательно необходимо.

Требования заинтересованных сторон

Требования заинтересованных сторон описывают ваш ключевой персонал, который подписывает этапы, производит работу, дорабатывает результаты и многое другое. Это могут быть клиенты, члены команды, деловые партнеры или ключевое руководство. Требуется настойчивый менеджер проекта, чтобы убедиться, что требования всех вовлеченных заинтересованных сторон хорошо сбалансированы на протяжении всего проекта. Это важно для хорошего управления заинтересованными сторонами.

Что такое управление требованиями?

Управление требованиями — это процесс документирования, анализа, отслеживания, определения приоритетов и проверки требований проекта. Проще говоря, руководитель проекта должен собрать требования всех заинтересованных сторон, чтобы затем создать план управления требованиями. План управления требованиями будет служить руководством, в котором перечислены все требования проекта и определены правила и процедуры для их выполнения.

Затем, как только проект начнется, команда управления проектом должна убедиться, что действия и результаты проекта соответствуют требованиям проекта, которые были определены ранее.

Управление требованиями — это непрерывная деятельность, в ходе которой руководитель проекта должен общаться с заинтересованными сторонами, чтобы не отставать от любых изменений, внесенных в исходные требования. Любые изменения требований проекта должны надлежащим образом контролироваться с помощью определенной политики управления изменениями.

План управления требованиями (RMP)

Важно иметь план управления требованиями — или RMP. Этот план обычно включает следующий контрольный список:

• Роли и обязанности заинтересованных сторон : Были ли определены эти роли? Для каждой задачи был назначен ответственный за мониторинг рисков и ежедневное управление?
• Процесс управления требованиями : были ли они выявлены, задокументированы и поняты всеми отделами и заинтересованными сторонами?
• Определите типы требований : каковы функциональные и нефункциональные требования?
• Сопоставьте свои артефакты требований : это может включать дополнительные документы для рассмотрения заинтересованными сторонами.
• Расставьте требования по приоритетам : не все требования одинаково важны. Если одно требование имеет много зависимостей, то оно перемещается выше в списке, чтобы гарантировать, что оно не задержит ряд других задач. А если это самостоятельная потребность? Тогда его можно снять с приоритета.
• Сделайте это прослеживаемым . Безусловно, одним из главных компонентов хорошего управления требованиями является прослеживаемость. Отслеживание ваших требований дает заинтересованным сторонам и членам команды понимание того, почему требование существует, какие изменения были внесены и выполнено ли требование.
• Внедрите систему нумерации или версий : это поможет заинтересованным сторонам и членам команды оценить, сколько изменений произошло на каждом этапе, и гарантировать, что самая последняя версия всегда находится в работе.
• Разработайте план коммуникаций . Как мы уже упоминали ранее, лучше быть максимально прозрачным и все документировать. Это поможет, когда придет время проверить, где проект показал себя лучше всего, а где были сбои. План коммуникации также может стимулировать заинтересованность сотрудников, а также управлять ожиданиями как заинтересованных сторон, так и членов команды.

Процесс управления требованиями за 5 шагов

Раннее перечисление ваших требований может разрушить стену общения между пользователем и разработчиком, заинтересованным лицом и членом команды, а также компанией и заказчиком. Давайте обсудим процесс сбора этих требований.

1. Выявление требований

Как и в случае любого хорошо составленного проекта, вы начнете процесс планирования с опроса и изучения требований и нужд проекта других участников. Это может быть краткое изложение всего вашего списка заинтересованных сторон, команды поддержки клиентов, продавцов и их потребностей или ваших клиентов. Этот процесс называется выявлением требований и является первым шагом к сбору требований для вашего проекта. Используйте наш бесплатный шаблон для сбора требований, чтобы начать работу.

2. Требования Документация и понимание

Запишите все и задокументируйте спецификации продукта, чтобы другие члены команды могли с самого начала иметь представление о масштабах проекта. Эта часть процесса называется документацией и пониманием требований. Чем более подробно вы можете получить, тем лучше.

3. Общайтесь рано и часто

Упростите перевод документации по требованиям между отделами. Даже если они никогда не встречались с вами, они должны четко понимать требования и объем проекта с самого начала. Включите обновленные заметки от заинтересованных сторон и внутренних встреч, чтобы каждый участник чувствовал, что он участвует в проекте, наблюдая за развитием обновлений.

Поймите свои предположения

Если вы понимаете свои предположения в своем проекте, вы можете лучше сбалансировать требования внутри. Предположения обычно связаны с тремя вещами: временем, бюджетом и масштабом. Предположения при управлении вашими требованиями могут выглядеть так:

• Забывая учитывать праздники, отгулы и больничные
• Неспособность учесть, находятся ли инструменты в рабочем состоянии или нуждаются в ремонте
• Предполагая, что заинтересованные стороны будут своевременно предоставлять обратную связь во время этапов

4. Мониторинг и отслеживание требований

На протяжении всего проекта убедитесь, что вы отслеживаете и отслеживаете свои требования на всех уровнях команды, гарантируя, что риск остается низким на каждом этапе. Вы также сможете использовать эти данные, чтобы убедиться, что проект идет по графику с точки зрения времени, масштаба и бюджета, поэтому вы можете сообщить о своих выводах ключевым заинтересованным сторонам, когда придет время пересматривать этапы.

5. Управление требованиями во время выполнения проекта

Требования обычно не управляются одним отделом в организации; они управляются от стратегического планирования до управления портфелем, управления программами, управления проектами и отделов постоянного улучшения.

Выгоды от управления вашими требованиями в течение всего проекта в пять раз: это помогает снизить затраты, может улучшить качество проекта, помогает сократить время, необходимое для завершения проекта, снижает риски и может сделать ваш план управления содержанием эффективным.

Как убедиться, что требования выполнены?

Важно, чтобы вы просматривали проект с заинтересованными сторонами на каждом этапе, а также в самом конце. Проведите посмертный обзор, в котором вы просматриваете вопросы интервью и контрольный список закрытия проекта, чтобы собрать окончательную информацию. Вы также можете добавить дополнительные вопросы, чтобы получить новую информацию. Это может включать:

• Считаете ли вы, что процесс проекта прошел гладко? Да или нет?
• Что можно было бы улучшить в процессе работы над проектом?
• Чему вы научились в процессе этого проекта?
• Что вы порекомендуете нам включить в проекты в будущем?

В конце проекта все зависит от прослеживаемости. Если вы можете оглянуться на требование и увидеть все изменения, которые оно претерпело, и то, как оно было выполнено, вы и ваша команда сможете оценить, было ли это подлинным решением. Вы также можете узнать, есть ли у него какие-либо связанные нефункциональные требования.

Понимание результатов проекта и его требований зависит от управления прослеживаемостью на протяжении всего жизненного цикла проекта, чтобы впоследствии вы могли тщательно проанализировать его.

ProjectManager помогает с управлением требованиями

Ключ к любому большому проекту — свести к минимуму неожиданности. При управлении требованиями цель заключается именно в этом: создать среду, в которой общение является сутью игры, и все находятся на одной странице, поэтому сюрпризы ограничены. В ProjectManager есть инструменты, которые делают это не только возможным, но и простым.

С нашими облачными диаграммами Ганта вы и ваша команда можете видеть весь план проекта в одном представлении, включая все его зависимости. Нужно отредактировать требование? Наши диаграммы Ганта легко редактируются и могут вносить любые изменения, что делает их отслеживаемыми.

ProjectManager отлично подходит для команд, которые хотят общаться с большей прозрачностью по всем направлениям. Благодаря нескольким представлениям, таким как диаграммы Ганта, доски канбан и списки задач, вы можете легко сотрудничать, добавляя комментарии от ключевых заинтересованных сторон или членов команды. Кроме того, когда один член команды обновляет задачу, уведомления отправляются нужным людям в нужное время.

Управление требованиями между несколькими командами — непростая задача. Подтвердите, что все участники вашего проекта находятся на одной волне, несмотря ни на что. ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, призванное помочь командам эффективно сотрудничать на разных платформах. Подпишитесь на нашу бесплатную 30-дневную пробную версию сегодня.