Как отслеживать доступность ресурсов в управлении проектами

Проекты планируются и расписаны, но это только преамбула к настоящей работе. Выполнение проектов в срок без перерасхода бюджета требует от менеджера проекта понимания доступности ресурсов. Это часть более крупного процесса управления ресурсами.

Ресурсы — это все, что используется для выполнения задач проекта, включая материалы, оборудование, рабочую силу и многое другое. Мы поговорим о различных типах ресурсов проекта, о том, почему они так важны для управления проектами и о том, как программное обеспечение для управления ресурсами помогает вам управлять доступностью ресурсов.

Что такое доступность ресурсов?

Доступность ресурсов — это понимание того, что вам нужно для выполнения проекта, когда вам это нужно и при каких обстоятельствах. Возможность координировать ресурсы, необходимые для реализации вашего проекта, является ключом к успешному проекту, уложившемуся в срок и уложившемуся в бюджет.

Выяснение того, как распределять и распределять ресурсы, является частью любого эффективного плана управления ресурсами. Во-первых, руководитель проекта должен знать, какие ресурсы необходимы для проекта. Это легче сказать, чем сделать.

Затем вы должны знать все ресурсы, от инструментов, которые будет использовать ваша команда, до команды, которую вы соберете. Когда у вас есть полный список ресурсов, вы должны собрать их, как кусочки головоломки, чтобы вписать их в свое расписание, чтобы они были доставлены, когда они вам нужны. В противном случае будут дорогостоящие задержки.

Программное обеспечение для управления проектами с инструментами управления ресурсами необходимо для планирования и планирования ваших ресурсов. ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами с мощными диаграммами Ганта, которые могут организовать ваши ресурсы и связать их с задачами вашего проекта. Вы можете связать все четыре типа зависимостей, чтобы избежать задержек, и даже отфильтровать критический путь, чтобы помочь расставить приоритеты в работе. Когда вы устанавливаете базовый план, вы фиксируете свой план ресурсов и можете отслеживать его в режиме реального времени, сравнивая запланированные усилия с фактическими усилиями. Знайте доступность ваших ресурсов и оставайтесь в графике. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Типы ресурсов проекта

Список ресурсов проекта почти бесконечен, но их можно разделить на две категории: материальные и нематериальные. Осязаемые ресурсы — это материальные ценности, люди, места и вещи. Нематериальные ресурсы нематериальны, такие как энергия, мораль, время, информация и т. д.

Это не означает, что эта дихотомия определяет все ресурсы проекта. Есть такие, которые сложнее классифицировать, например, деньги. Это ощутимо тем, что вы можете держать его в руке и считать. Но он также неосязаем, поскольку его стоимость зависит от государства, которое его выпустило.

Таким образом, ресурсы проекта требуют немного больше деталей для адекватного определения. При управлении проектом полезно рассматривать ресурсы, разделенные на следующие семь категорий: люди, информация, материалы, инструменты, энергия, капитал и время. Давайте дадим определение каждому из этих терминов и приведем пример, чтобы проиллюстрировать его для лучшего понимания.

Люди

Это ваши человеческие ресурсы, такие как команды, которые вы собираете для выполнения проекта. Говорят, что люди — ваш самый ценный ресурс. На это есть причина. Без вашей команды остальные шесть категорий ресурсов инертны. У вас могут быть все деньги мира и отличный набор инструментов, но без команды все, что у вас есть, — это пустынная строительная площадка. Потратьте время, чтобы собрать команду с навыками и опытом, необходимыми для достижения ваших целей.

Информация

Знания, необходимые вам и вашей команде для завершения проекта, также являются ресурсом. Независимо от того, нужно ли вам обучать их или они приходят в проект с уже приобретенными навыками, эта информация бесценна для успеха проекта. Информация может быть любой: от знания того, как использовать инструменты, необходимые для выполнения задач, до понимания процессов и методологий проекта. Информация является гибкой, и команды должны быть такими же. Поскольку все меняется, все должны быстро адаптироваться.

Материалы

Материалы легко понять, поскольку они осязаемы. Эти объекты используются при выполнении проекта и могут быть чем угодно: от кирпичей и раствора, если вы занимаетесь строительством, до бумаги и карандашей, если вы работаете в более абстрактной среде. Но обычно материалы связаны с более конкретными проектами, такими как строительство или производство. Этим отраслям приходится иметь дело с управлением цепочками поставок и поиском материалов, что добавляет еще один уровень к доступности ресурсов.

Инструменты

Инструменты — еще один материальный ресурс. Однако они используются на протяжении всего жизненного цикла проекта, а не строго на этапе выполнения. Инструменты охватывают всю гамму от строительных и производственных инструментов, таких как молотки и тяжелая техника, до аппаратного и программного обеспечения. Компьютеры используются почти для любого проекта, в то время как используемое программное обеспечение больше приспособлено к типу проекта. В любом случае инструменты являются необходимыми ресурсами для любого проекта, и их доступность является ключом к успеху проекта.

Энергия

Многие могут не включать энергию в список необходимых ресурсов, но это важно. Энергия может означать энергию, которая превращает инструменты и оборудование, используемые в проекте, в инструмент или программное обеспечение, которые делают вашу команду продуктивной. Для большинства проектов энергия — это электричество. Он запускает ваш компьютер, который является рабочим местом для разработки программного обеспечения и многого другого. Но строительство и даже некоторые производственные проекты требуют других видов энергии, будь то бензин или дизель. Наличие бесперебойного источника энергии имеет решающее значение и должно быть частью любого планирования доступности ресурсов.

По теме: 10 бесплатных шаблонов Excel для производства

Деньги

Всем известно, что проекты бесперспективны, если они не финансируются, и все же очень часто деньги не включаются в планы доступности ресурсов. Но, конечно, прежде чем проект сможет двигаться вперед, вам нужна финансовая поддержка со стороны заинтересованных сторон. Если вы не получаете должного финансирования или неправильно управляете своим бюджетом, проект не будет продолжен. С деньгами вы можете получить больше практически любого ресурса, но без денег вы застряли.

Время

Время — это ресурс, которым вы можете управлять, но никогда не контролируете. В управлении проектами нет тайм-аутов, поэтому точное планирование ваших ресурсов, чтобы они были там, когда они вам нужны, является еще одним важным аспектом управления ресурсами. Хранение вашего проекта на временной шкале — это отличный способ просмотреть весь проект от начала до конца и работать в обратном направлении от вашего крайнего срока, чтобы убедиться, что вы можете сделать все в отведенное время. Время универсально и влияет на каждый проект, но это один из самых неуловимых ресурсов в этом списке.

Почему важно отслеживать доступность ресурсов?

Возможность отслеживать возможности ресурсов является ключом к управлению вашими ресурсами. Если вы не знаете, где находятся ваши ресурсы, то вы не сможете получить их там, где они должны быть, когда они должны быть там. Вот почему планирование, составление графиков и оптимизация ресурсов вашего проекта так важны. В противном случае вы тратите ресурсы проекта впустую, а это будет стоить вам времени и денег.

Существует множество способов отслеживать доступность ресурсов. Тремя наиболее распространенными методами являются планирование ресурсов, планирование ресурсов и оптимизация ресурсов. Используйте их, чтобы контролировать свои ресурсы и использовать их более эффективно.

Планирование ресурсов

Планирование ресурсов используется для наиболее эффективного распределения ресурсов по задачам или проектам. Частью этого является планирование даты начала и окончания, необходимых для ресурсов, необходимых для завершения проекта. Эти даты основаны на мощности и доступности ресурсов.

Планирование ресурсов

Планирование ресурсов заключается в определении ресурсов, необходимых для проекта, а также в том, как вы будете их приобретать и распределять. Это справедливо для управления проектами, но также является важной частью управления портфелем, когда вам приходится распределять ресурсы между несколькими проектами.

Оптимизация ресурсов

Оптимизация ресурсов относится к методам, обеспечивающим соответствие наличия человеческих и нечеловеческих ресурсов графику проекта. Некоторые методы для достижения этого включают выравнивание ресурсов (корректировка дат начала и окончания), сглаживание ресурсов (сохранение требований в рамках бюджета, чтобы избежать добавления дополнительных ресурсов) и обратное распределение ресурсов (начиная с последней или наиболее важной задачи и начиная с нее планируя в обратном направлении).

Как управлять доступностью ресурсов с помощью ProjectManager

ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение для управления проектами, которое дает вам инструменты для планирования, управления и отслеживания ваших ресурсов в режиме реального времени. В нашем программном обеспечении есть табели учета рабочего времени, которые позволяют вам отслеживать трудозатраты и видеть, какой процент задач вашей команды выполнен. Существует также несколько представлений проектов, таких как списки задач, канбан-доски и многое другое, что позволяет вашим командам работать так, как они хотят, в то время как менеджеры получают прозрачность в своем процессе. Менеджеры могут выявлять потенциальные узкие места и быстро перераспределять ресурсы, чтобы команды работали с максимальной нагрузкой.

Отслеживайте рабочую нагрузку вашей команды с помощью графиков рабочей нагрузки

Планирование и планирование ваших ресурсов — это только первый шаг; вы также должны отслеживать их. С помощью нашего программного обеспечения вы можете перечислить навыки и доступность вашей команды, включая выходные дни, отпуска и глобальные праздники, что упрощает адаптацию и назначение задач. Когда вы переключаетесь на страницу рабочей нагрузки с цветовой кодировкой, вы можете сразу увидеть, кто перегружен. Просто перераспределите их задачи прямо из диаграммы, чтобы сбалансировать их рабочую нагрузку и сделать ваши ресурсы более продуктивными.

Отслеживайте использование ресурсов с помощью информационных панелей в реальном времени

Еще один инструмент для отслеживания ресурсов в вашем проекте — это панель мониторинга в реальном времени. Это не требует трудоемкой настройки, как вы обнаружите с помощью легкого программного обеспечения. Наша живая информационная панель немедленно собирает данные в режиме реального времени и автоматически отображает их в виде удобных для чтения графиков и диаграмм. Вы можете отслеживать время, затраты и многое другое. Просто нажмите на панель управления, чтобы получить общий обзор вашего проекта или портфолио.

Если вам нужна более подробная информация, чем та, что доступна на информационной панели в реальном времени, вы можете легко создать ряд отчетов о статусе проекта, статусе портфеля, отклонениях, расписаниях и многом другом. Каждый отчет настраивается, поэтому вы можете фильтровать данные, чтобы отображать только то, что вы хотите видеть. Кроме того, всеми отчетами можно легко поделиться в различных форматах, чтобы информировать заинтересованные стороны.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, которое позволяет командам планировать, управлять и отслеживать свою работу в режиме реального времени. Помимо управления ресурсами, на платформе для совместной работы есть функции управления задачами и управления рисками, которые объединяют команды из разных отделов и часовых поясов. Присоединяйтесь к командам Avis, Nestle и Siemens, которые используют наш инструмент. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.