Что такое календарь ресурсов в управлении проектами?

Управление проектом требует большего, чем планирование и составление бюджета, оно также требует планирования. Несмотря на то, что конечные результаты должны быть выполнены в определенные моменты на временной шкале вашего проекта, для их своевременного выполнения требуется планирование ваших человеческих ресурсов с помощью календаря ресурсов.

Для этого важно знать, что такое календарь ресурсов, как он используется в управлении проектами и как программное обеспечение для управления проектами может помочь сделать процесс планирования более эффективным.

Что такое календарь ресурсов?

Календарь ресурсов — это инструмент, позволяющий убедиться, что ваша проектная группа готова к работе, когда вам нужно, чтобы они выполняли задачу. Он показывает, кто доступен и когда, поэтому менеджер проекта может назначать им задачи.

Наличие доступных рабочих дней для вашей команды важно, но не менее важно иметь профиль каждого члена команды. Профиль помогает с календарями ресурсов, позволяя менеджеру проекта быстро увидеть, кто что может делать. Другими словами, профиль показывает навыки и опыт.

Вместо того, чтобы отслеживать ресурсы вручную, программное обеспечение для управления проектами помогает вам управлять своими ресурсами. ProjectManager — это программное обеспечение для управления проектами, позволяющее отслеживать ресурсы в режиме реального времени. Руководители проектов могут видеть, сколько задач назначено их команде, с помощью нашей диаграммы рабочей нагрузки. Если вы перераспределили кого-то в своей команде, перераспределите их задачи прямо из диаграммы рабочей нагрузки. Сбалансированная рабочая нагрузка вашей команды делает ее более продуктивной и поддерживает моральный дух. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Какова цель календаря ресурсов в управлении проектами?

Календарь ресурсов является важным инструментом для менеджеров проектов, поскольку он позволяет им планировать заранее, зная, что назначенный ими член команды доступен для выполнения задачи, когда ожидается.

Это может показаться незначительным, но если вы работаете даже над довольно сложным проектом, вам нужно знать, что ресурсы доступны, когда они вам нужны. Более того, обычно существует несколько зависимостей, которые еще больше усложняют планирование. Управление ресурсами на высоком уровне является ключом к успешной реализации проекта.

Фактически, менеджер проекта может спланировать свои ресурсы и обнаружить, что проект невыполним. Лучше знать это на этапе планирования, чем после того, как вы взялись за работу. Последнее, что вам нужно, это узнать на этапе выполнения, что вы не готовы справиться с проектом из-за нехватки ресурсов.

Но это не обязательно означает откладывание проекта. У менеджеров проектов есть варианты; они могут корректировать объем проекта, график, распределение ресурсов и стоимость, чтобы найти жизнеспособный путь вперед. Но без использования календаря ресурсов это практически невозможно.

Календарь ресурсов — это не только инструмент для более эффективного распределения задач, он также помогает отслеживать как оборудование, так и сотрудников. Одна из функций календаря ресурсов включает в себя табели учета рабочего времени, в которых отслеживается количество времени, которое каждый член команды тратит на выполнение задач. Существуют также диаграммы рабочей нагрузки, чтобы сбалансировать рабочую нагрузку команды и поддерживать ее продуктивность. Диаграммы Ганта полезны для отслеживания затрат на ресурсы, чтобы уложиться в бюджет.

Еще одна цель календаря ресурсов заключается в том, что он полезен, если вы управляете программой или портфелем проектов, которые совместно используют ресурсы. Календарь ресурсов помогает менеджеру программы или портфеля определить общие ресурсы, что упрощает планирование нескольких проектов.

Что должно быть включено в календарь ресурсов?

Если кажется, что календарь ресурсов много делает, что ж, так оно и есть. Ресурсы включают в себя все, что вам нужно для выполнения проекта, например, людей, оборудование, материалы и так далее. С этим сложно справиться, но календарь ресурсов — это многогранный инструмент, предназначенный для выполнения этих разнообразных задач. Ниже перечислены элементы календаря ресурсов, которые должны быть под рукой у менеджера проекта на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Информация об участниках команды

Когда вы присоедините свою команду, не забудьте добавить их информацию в календарь ресурсов. Это может быть общая контактная информация, например номера мобильных телефонов, если вам нужно связаться с ними в экстренной ситуации. Но вы также захотите создать профиль их навыков и опыта, поскольку эта информация имеет решающее значение при принятии решения о том, кому поручить какую задачу.

Материалы, оборудование и другие материальные ресурсы

Хотя ваша команда является вашим самым ценным ресурсом, она не является вашим единственным фактором. Вероятно, есть материалы, оборудование и другие материальные ресурсы, которые необходимо учитывать. Вы захотите отметить их стоимость, а также их доступность или когда ваши поставщики смогут их отправить, чтобы вы могли убедиться, что у команды есть то, что им нужно, когда им это нужно.

Расписание

Определение ваших ресурсов — это только начало управления ими. Теперь пришло время для календаря. В календаре ресурсов должно быть указано, когда ресурсы потребуются в проекте. Только так все окажется там, где оно должно быть в нужное время. Календари ресурсов могут быть ежедневными, еженедельными или ежемесячными, в зависимости от проекта и менеджера проекта.

Информация о ежедневной нагрузке

Календарь ресурсов часто берет назначения и расписание для ваших человеческих ресурсов и создает информацию о рабочей нагрузке. Это диаграмма, которая показывает распределение каждого члена команды. Это критически важный инструмент, который позволяет вам сбалансировать рабочую нагрузку вашей команды, чтобы повысить производительность, не перегружая их.

Календарь ресурсов и календарь проекта

Конечно, календарь ресурсов — не единственный календарь, используемый в управлении проектами. Также есть календарь проекта. Но одно и то же? Оба разрабатываются на этапе планирования проекта. Мы уже отмечали, что календарь ресурсов показывает доступность, и они полезны, когда ресурсы совместно используются различными проектами и включают человеческие и нечеловеческие ресурсы.

Календарь проекта поможет вам определить рабочие дни и смены вашей команды. Без прозрачности оплачиваемых выходных (PTO), праздников и рабочих дней вашей команды невозможно правильно запланировать ваш проект. График проекта может состоять из любого количества календарей проекта, каждый из которых можно обновлять по мере необходимости.

Как видите, и календарь ресурса, и календарь проекта похожи, но это не одно и то же. Календари ресурсов более динамичны, чем календари проектов, поскольку изменения в календаре ресурсов могут быть частыми. Календарь проекта более фиксирован, так как праздники и выходные не обязательно меняются.

Преимущества использования календаря ресурсов

Календарь ресурсов — неотъемлемая часть расписания ресурсов и более крупного плана управления ресурсами. Он разрабатывается на этапе планирования проекта и определяет, как все будет скоординировано, чтобы уложиться в сроки. Каковы преимущества использования календаря ресурсов? Вот несколько примеров.

Лучшее планирование ресурсов

Планирование ваших ресурсов является ключом к выполнению вашего графика. Календарь ресурсов позволяет руководителям проектов планировать заранее в случаях, когда все ресурсы, необходимые для выполнения задачи, согласованы. Отсутствие даже одного ресурса, когда это необходимо, приведет к задержке проекта и увеличению затрат.

Сбалансированная рабочая нагрузка для вашей команды

Как отмечалось выше, рабочая нагрузка вашей команды — это уравновешивание. Вы хотите, чтобы они работали на полную мощность, чтобы быть максимально продуктивными, но не перегруженными, чтобы они выгорали, а мораль команды падала на дно. Календарь ресурсов позволяет менеджерам проектов сразу увидеть, кому что назначено, и в случае дисбаланса они могут перераспределить, чтобы выровнять рабочую нагрузку.

Улучшить отслеживание ресурсов

Ваши ресурсы могут быть распределены между разными командами, что является еще одним преимуществом календаря ресурсов. Он предлагает централизованное место для отслеживания вашего проекта или ресурсов портфолио для полной видимости.

Создайте календарь ресурсов с помощью ProjectManager

ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение для управления проектами с функциями управления ресурсами, включая календарь ресурсов. Наши инструменты управления ресурсами интегрированы в полный набор функций управления проектами, которые позволяют руководителям проектов планировать, контролировать и составлять отчеты по каждому этапу своих проектов. Все это можно делать в режиме реального времени для более эффективного управления ресурсами.

Создать календарь доступности ресурсов

Чтобы обеспечить видимость доступности вашей команды, первое, что нужно сделать после их адаптации, — это выбрать вариант отпуска в раскрывающемся меню вашего аватара. Всплывающее окно выходного дня позволяет пользователям выбирать личные, национальные и глобальные праздники и рабочие часы. Теперь вы знаете, кто доступен при планировании. Праздничные дни будут выделены желтым цветом на странице рабочей нагрузки.

Когда вы затем начнете назначать задачи, появится всплывающее окно, например, на диаграмме Ганта, которое показывает доступность в реальном времени для каждого члена команды. По мере выполнения заданий члены команды знают, над чем они работают. Когда они обновляют свои часы, эта информация мгновенно отражается в программном обеспечении.

Сбалансируйте свою рабочую нагрузку

Вы можете убедиться, что задачи вашей команды сбалансированы, посетив страницу рабочей нагрузки. Все сделанные вами настройки выходных будут отражены в графике загруженности. Разбивка часов работы членов команды с помощью цветовой кодировки позволяет легко увидеть, кто в отпуске, а кому нужно больше или меньше задач.

Если вы нажмете на имя члена команды, вы увидите раскрывающееся меню со всеми его заданиями. Вы также можете отфильтровать диаграмму, чтобы показать все задачи или скрыть их. Другие параметры фильтрации включают диапазон дат, конкретные проекты или использование панели поиска. Сбалансировать рабочую нагрузку легко; нажмите на поле, и всплывающее окно позволит вам переназначить задачу другому члену команды.

Просмотр ресурсов на информационной панели в реальном времени и в отчетах

Информационная панель представляет собой высокоуровневый обзор прогресса и производительности вашего проекта. Он автоматически обновляется в режиме реального времени и отображает шесть показателей проекта, включая диаграмму рабочей нагрузки, которая дает вам обзор распределения вашей команды. Это столбчатая диаграмма с цветовой кодировкой, показывающая выполненную, незавершенную и просроченную работу. В отличие от других инструментов управления ресурсами, наша информационная панель не требует настройки.

Чтобы глубже погрузиться в данные, используйте наши настраиваемые отчеты. Существует восемь различных отчетов, от расписаний до доступности, рабочей нагрузки и отклонений, а также состояния проекта и состояния портфеля. Вы можете фильтровать отчеты, чтобы видеть только за определенный диапазон дат, например, чтобы видеть расписания, рабочую нагрузку и доступность, чтобы лучше планировать свои ресурсы.

У нас также есть надежные диаграммы Ганта для планирования вашего графика и ресурсов. Вы можете добавить запланированные затраты на ресурсы и использовать данные в реальном времени для отслеживания фактических затрат на ресурсы после установки базового плана. Это позволяет вам создавать отчет об отклонениях по проекту или отслеживать затраты на человеческие и нечеловеческие ресурсы в диаграмме Ганта. У вас есть возможность контролировать ресурсы на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Связанный контент

Если вы все еще заинтересованы в изучении тем управления ресурсами, у нас их много на нашем веб-сайте. Помимо того, что наш сайт является мощным программным обеспечением для управления проектами, он также является онлайн-центром для всего, что связано с управлением проектами. Мы публикуем несколько блогов в неделю и публикуем обучающие видео, руководства, официальные документы, тематические исследования и многое другое. Вот несколько статей, раскрывающих тему нашего календаря ресурсов.

• Полное руководство по управлению ресурсами
• Шаблон плана ресурсов
• Лучшее программное обеспечение для управления ресурсами 2022 года

ProjectManager — это удостоенное наград программное обеспечение для управления проектами с передовыми инструментами управления ресурсами. Планируйте, отслеживайте и отчитывайтесь о ресурсах вашего проекта в режиме реального времени, чтобы принимать более взвешенные решения при распределении работы. Присоединяйтесь к командам NASA, Siemens и Nestle, которые используют наше программное обеспечение для достижения успеха. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.