Выявление и преодоление ограничений ресурсов в управлении проектами

Ресурсы — это то, что вам нужно для выполнения плана вашего проекта: люди, оборудование и материалы. Управление этими ресурсами является частью того, как вы реализуете успешный проект.

Каждая задача в вашем плане проекта будет иметь ресурсы проекта, такие как люди, время и бюджет. Поэтому вы должны знать их доступность, чтобы запланировать их. Это ограничение ресурсов, и менеджеры проектов должны научиться управлять этими ограничениями, чтобы поддерживать продвижение проекта.

Что такое ограничения ресурсов в управлении проектами?

Ограничение ресурсов — это любое ограничение и/или риск, связанный с ресурсами проекта. Выявление этих ограничений управления ресурсами является важным действием по планированию ресурсов, которое происходит на этапе планирования проекта. Ограничения ресурсов — это препятствия, которые могут сорвать ваш проект и помешать успешной реализации.

Ограничения влияют на каждый аспект жизненного цикла проекта. Фактически, наиболее распространенные ограничения в управлении проектами называются тройными ограничениями; время, стоимость и объем. У проектов есть бюджет (стоимость), крайний срок (время), и руководитель проекта должен точно знать, что будет включать в себя проект (объем).

Управление ресурсами вашего проекта и наличие инструментов для быстрого распределения того, что необходимо, — вот что делает программное обеспечение для управления проектами. ProjectManager — это облачное программное обеспечение, которое позволяет вам организовывать, отслеживать и распределять ресурсы в соответствии с возможностями. Управляйте своими ресурсами с помощью онлайн-диаграмм Ганта, которые полностью совместимы с нашими функциями управления ресурсами. Попробуйте ProjectManager бесплатно уже сегодня!

Потенциальное влияние нехватки ресурсов

Ресурсные ограничения чаще всего связаны со стоимостью. Бюджет проекта определяет опыт и навыки команды, которую вы собираете, а также нечеловеческие ресурсы, которые вы можете приобрести.

Вот почему доступность является таким важным компонентом ограничений ресурсов. Без управления доступностью ресурсов и распределением ресурсов во время проекта вы можете быстро получить отличные материалы, но нет команды для их использования. (Или группа экспертов, у которой нет оборудования, необходимого для выполнения ее задач.)

Таким образом, стоимость, доступность и доступ тесно связаны с управлением ограничениями ресурсов в проекте. Это особенно важно для проекта, когда менеджер проекта отвечает за географически распределенные команды, что может еще больше усложнить процесс управления ресурсами.

Примеры ограничений ресурсов

Ограничения — это факторы, которые ограничивают или ограничивают использование ресурса. Ограничения ресурсов разнообразны, но обычно имеют одну общую черту; Стоимость. Люди, места и вещи стоят денег, будь то зарплата, аренда или покупка.

Если вы работаете на стройке и в марте вам нужно арендовать тяжелую технику для рытья канавы, но вся техника находится на контракте до лета, это нехватка ресурсов. Вы должны определить и устранить эти ограничения на этапе планирования жизненного цикла проекта.

В приведенном выше примере руководитель проекта должен изучить возможность резервирования оборудования, возможно, выбрав альтернативную компанию по аренде. В любом случае, они должны принимать эти решения задолго до того, как в проекте будет заложена хоть какая-то основа. Эти решения документируются в плане управления ресурсами, который представляет собой документ планирования проекта, определяющий, как будут управляться ресурсы проекта. Невыполнение этого требования — верный путь к срыву графика и перерасходу бюджета.

Связанный: Бесплатный шаблон планирования ресурсов

Советы по управлению ограничениями ресурсов

Теперь, когда мы понимаем ограничения ресурсов, давайте обсудим некоторые из лучших практик. Следование этим советам по управлению проектами может помочь в общем управлении ресурсами:

• Будьте стратегическими: прежде чем чем-либо управлять, вам необходимо разработать стратегию и убедиться, что она согласуется с корпоративной стратегией. Для этого необходимо знать, чего вы пытаетесь достичь, как вы определите успех и что поможет вам достичь ваших целей.
• Знайте требования к проекту: Знайте свои сроки, вехи, цели, бюджет и ключевых конкурентов. Сбор требований стоит дополнительного времени и усилий, необходимых для успешной настройки вашего проекта.
• Имейте план на случай непредвиденных обстоятельств: вы можете определить и подготовиться к ограничению ресурсов, но всегда будут возникать проблемы с управлением ресурсами, которые возникают неожиданно. Не позволяйте этому отвлекать вас. Имейте план B, C или D на случай непредвиденных обстоятельств. Вы можете не знать, что произойдет, но у вас должен быть план на случай непредвиденных обстоятельств, чтобы знать, как вы будете реагировать.
• Отслеживание времени: ресурсы, как и проекты, ограничены во времени. Вы должны знать, как долго они вам понадобятся, и отслеживать использование ресурсов. Это очень полезно, когда вы имеете дело с повторяющейся работой. Возможно, вы не правильно распределяете время.
• Расставьте приоритеты: не все задачи одинаковы, и, следовательно, не все ресурсы будут распределены равномерно. Найдите время, чтобы расставить приоритеты в своей работе. Определите разницу между срочным и важным и узнайте, какие усилия требуются, чтобы правильно распланировать свое расписание.
• Используйте программное обеспечение для управления ресурсами: Наличие программного обеспечения для управления ресурсами, которое планирует и отслеживает ваши ресурсы, экономит ваше время и усилия. Вам нужны функции, которые предоставляют данные в режиме реального времени и упрощают перераспределение ресурсов при необходимости.

Как сделать планирование с ограниченными ресурсами

Без планирования с ограниченными ресурсами ограничения ресурсов являются только абстрактными. Планирование с ограниченными ресурсами имеет дело со сценариями, в которых ресурсы ограничены, и позволяет вам разрабатывать способы обеспечения своевременного выполнения задач.

Завершение проектов в условиях ограниченности ресурсов требует решения проблем. Требуется творческий руководитель проекта, чтобы посмотреть на проект и определить, как перераспределить ресурсы для устранения ограничений. Для этого руководители проектов должны сбалансировать ресурсы тройного ограничения, поэтому это может означать использование бюджета, графика или объема работ. Какое бы ограничение ни использовалось, конечным результатом должен быть проект, который продолжает укладываться в установленные сроки и бюджет.

Проекты могут потерпеть неудачу или не быть завершены, если вы не можете устранить ограничения ресурсов. Планирование с ограниченными ресурсами часто является уравновешивающим действием. Если вы не можете нанять достаточно людей для производства продукта и удовлетворения спроса, вы можете искать более дешевые материалы или сокращать запасы.

Конечно, существуют риски для качества вашего результата и удовлетворенности вашей клиентской базы. Вы должны учитывать все эти результаты при составлении и корректировке расписаний.

Как ProjectManager помогает с ограничениями ресурсов

Очевидно, что управление ограничениями ресурсов и создание расписаний с ограниченными ресурсами требует большой гибкости. Вам нужно больше, чем электронная таблица, чтобы управлять всеми этими изменениями. ProjectManager — это облачное программное обеспечение, которое дает руководителям проектов более полное представление об ограничениях ресурсов, чтобы они могли реагировать быстро и эффективно.

Создайте ресурсный план на диаграмме Ганта

Первое, что нужно сделать, это организовать все свои ресурсы, и лучший способ получить эти сложные данные на одной странице — это интерактивные диаграммы Ганта ProjectManager. Используйте его, чтобы перечислить свои задачи и добавить к ним запланированные затраты ресурсов. Зависимости могут быть связаны, и вехи установлены.

Управляйте своими ресурсами в режиме реального времени

Люди — ваш самый важный ресурс, и ими часто труднее всего управлять. Функции управления ресурсами ProjectManager помогут вам более эффективно управлять своей командой. Во-первых, вы можете установить их доступность. Затем, когда вы назначаете им задачи, используйте диаграмму рабочей нагрузки с цветовой кодировкой. Вы можете перераспределить их работу прямо из диаграммы, чтобы помочь им работать более продуктивно.

Просматривайте прогресс вашей команды на досках Канбан

Обеспечьте прозрачность рабочего процесса вашей команды с помощью канбан-досок. Они позволяют команде управлять своим невыполненным заданием, в то время как менеджеры получают представление о работе своей команды. Они могут видеть любые предстоящие блоки и перераспределять ресурсы, чтобы поддерживать работу команды.

ProjectManager — это удостоенное наград программное обеспечение, которое организует графики и обновляет ресурсы в режиме реального времени для успешного управления проектами. Следите за своей командой и нечеловеческими ресурсами, чтобы выполнять проекты вовремя и в рамках бюджета. Попробуйте ProjectManager бесплатно уже сегодня!