Прогнозирование ресурсов в управлении проектами: краткое руководство

Прежде чем приступить к новому проекту, вы должны знать некоторые вещи. Стоит ли возврат? Можете ли вы сделать это должным образом к сроку? У вас есть ресурсы? Прогнозирование ресурсов — это то, как вы можете ответить на этот последний вопрос.

Ресурсы — это все, что вам нужно для выполнения плана проекта. От вашей команды до необходимых инструментов, материалов, оборудования, программного обеспечения, офисных помещений и так далее. Хотите знать, почему прогнозирование ресурсов так важно? Продолжай читать.

Что такое прогнозирование ресурсов в управлении проектами?

Прогнозирование ресурсов — это способ оценить количество необходимых ресурсов для успешной реализации вашего проекта. Это инструмент, используемый менеджерами проектов и их командами, чтобы узнать, есть ли у них ресурсы, необходимые для выполнения назначенных задач в проекте.

Как уже отмечалось, ресурсы могут означать многое. Однако самым ценным ресурсом в любом проекте являются люди, благодаря которым этот проект реализуется. Говоря о прогнозировании ресурсов, большинство менеджеров проектов смотрят на то, как распределить свою команду, учитывая их возможности, рабочую нагрузку и уровни использования.

Это означает возможность видеть, кому какие задания поручены, и справедливо ли распределяет эту нагрузку команда. Если у вас есть только несколько ресурсов, несущих нагрузку на команду, эти люди, скорее всего, сгорят, а их боевой дух упадет. Это не способ сохранить вашу рабочую силу или завершить проект вовремя.

Существуют программные решения для управления проектами, предназначенные для прогнозирования ресурсов. ProjectManager — это программное обеспечение для онлайн-управления проектами, которое фиксирует ресурсы в режиме реального времени, помогая вам принимать более эффективные решения о том, как распределять ресурсы. Наша диаграмма рабочей нагрузки имеет цветовую кодировку, поэтому вы можете сразу увидеть, кто перегружен, а затем сбалансировать рабочую нагрузку из этого представления, чтобы поддерживать продуктивность команд. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Прогнозирование ресурсов и планирование ресурсов

Прогнозирование ресурсов используется при планировании ресурсов. Вы не можете планировать свои ресурсы, если не знаете, какие ресурсы у вас есть. Эти два аспекта планирования проекта связаны и дополняют друг друга.

Планирование ресурсов — это способ организации ресурсов, необходимых для завершения проекта. Как мы уже упоминали, ресурсы обширны и охватывают множество категорий. Прогноз ресурсов определяет эти ресурсы и то, могут ли они удовлетворить потребности проекта в течение определенного периода времени.

План ресурсов точно описывает, что вам нужно с точки зрения ресурсов. Сначала он делает это, разделяя ресурсы на хранимые ресурсы, например наличные, на не хранимые ресурсы, которые включают вашу команду, оборудование и т. д. График проекта и его бюджет будут сильно влиять на прогнозирование ресурсов.

Прогнозирование ресурсов и управление ресурсами

Управление ресурсами — это то, где находятся прогнозирование ресурсов и планирование ресурсов. Управление ресурсами — это более широкая практика планирования, составления графиков и распределения ресурсов для проекта, программы или портфеля. Цель управления ресурсами состоит в том, чтобы получить максимальную отдачу от ваших ресурсов, имея нужный ресурс в нужное время для нужной работы.

Прогнозирование ресурсов является важным аспектом управления ресурсами, поскольку оно влияет на планирование ресурсов. Один из способов взглянуть на эти интегрированные практики — как на русскую куклу, где одно находится внутри другого. Управление ресурсами требует прогнозирования ресурсов, чтобы понять, какие ресурсы доступны и будет ли их достаточно для выполнения проектной деятельности.

Без прогнозирования ресурсов (и планирования ресурсов) управление ресурсами не сможет выполнить свою задачу по оптимизации и распределению ресурсов для нужных инициатив. Это верно независимо от того, применяется ли он к одному проекту, программе или портфелю проектов. Управление ресурсами направлено на сокращение потерь и дублирования, а также на оптимизацию и автоматизацию процессов для повышения эффективности.

Преимущества прогнозирования ресурсов

Теперь, когда вы знаете, как управление ресурсами состоит из планирования и прогнозирования ресурсов, давайте посмотрим, как прогнозирование ресурсов приносит пользу проекту. Наиболее очевидным является то, что это позволяет менеджерам проектов знать, с чем они работают и как эффективно использовать эти ресурсы, чтобы выполнить проект вовремя и в рамках бюджета.

Когда дело доходит до вашей команды, прогнозирование ресурсов позволяет вам увидеть, кто вам нужен для успешного завершения проекта, и показывает любые пробелы, которые вам, возможно, придется заполнить. Прогнозирование ресурсов сообщает вам, какие навыки вам нужны, и упрощает поиск талантов, необходимых для достижения ваших целей.

Использование прогнозирования ресурсов помогает сбалансировать спрос и предложение, гарантируя, что у вас есть ресурсы, соответствующие требуемой рабочей нагрузке. Он говорит вам, кто вам нужен в вашей команде для предстоящих проектов. Без прогнозирования ресурсов вы можете перерасходовать или в конечном итоге выйти за рамки графика, потому что неправильно рассчитали ресурсы, необходимые для выполнения поставленных задач.

Другими словами, прогнозирование ресурсов обеспечивает большую эффективность, что приводит к большей прибыли. Это потому, что вы получаете больший доход, зная, какие наборы навыков вам потребуются для адаптации к будущим тенденциям рынка. Это также делает планирование ресурсов более гибким, поэтому вы можете изменять его по мере изменения спроса.

Советы по прогнозированию ресурсов

Мы понимаем, что такое прогнозирование ресурсов, как оно вписывается в планирование ресурсов и управление более крупными ресурсами и почему оно полезно для проектов. Давайте рассмотрим, как выполнять прогнозирование ресурсов, чтобы воспользоваться этими преимуществами.

Начните с полного понимания того, какие навыки потребуются для проекта. Это означает знание плана проекта и результатов. Исходя из этого, вы можете создавать профили членов команды, необходимые для достижения целей проекта. Это информирует вас о списках вакансий или, в случае программы или портфолио, о перечне навыков, разработанном офисом управления проектами (PMO).

Связанный: Бесплатный шаблон плана проекта для Word

Далее пройдитесь по навыкам, чтобы понять сильные и слабые стороны вашей команды. Проанализируйте их результаты в прошлых проектах и ​​создайте диаграмму, отображающую уровень их навыков, качество их работы и скорость выполнения задач. Возможно, вам придется инвестировать в обучение, чтобы довести их до уровня, необходимого для проекта, или искать новых сотрудников за пределами вашей организации. Обязательно свяжитесь с их менеджерами и другими руководителями проектов, чтобы узнать об этих потенциальных членах команды.

Исторические данные также полезны при прогнозировании ресурсов. Старые проекты должны быть заархивированы и доступны для просмотра, чтобы вы могли видеть, как использовались эти ресурсы и были ли они использованы недостаточно или чрезмерно. Анализ уроков прошлого прогнозирования ресурсов — отличный способ избежать старых ошибок.

Имейте в виду, что вам нужно сопоставить правильный ресурс с правильной задачей. Это происходит после того, как вы собрали свою команду и смотрите на весь проект. Помните: не делайте предположений на основе названий должностей и будьте осторожны, чтобы не недооценить потребности во времени или ресурсах.

Не забывайте о показателях отсева. Производительность вашей компании и тенденции найма будут влиять на ресурсы, которые вы привлекаете. Знание рынка дает вам преимущество, когда дело доходит до найма талантов. Рассмотрение прошлых тенденций может помочь вам спрогнозировать, куда будут направляться ресурсы в будущем.

ProjectManager помогает с управлением ресурсами

ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение для управления проектами, которое планирует, управляет и отслеживает ресурсы в режиме реального времени. Наши функции управления ресурсами позволяют вам создавать профили членов вашей команды, отслеживать их прогресс и производительность и балансировать их рабочую нагрузку, чтобы поддерживать их продуктивность.

Планируйте, управляйте и отслеживайте ресурсы в режиме реального времени

Диаграммы Ганта отлично подходят для планирования проекта и организации задач, ресурсов и затрат на временной шкале. После того, как вы установите базовый план, этот план фиксируется и может использоваться для сравнения вашего фактического использования ресурсов в проекте. Эта информация передается через наш инструмент по мере развития проектов. Используйте панель мониторинга в режиме реального времени для высокоуровневого представления о ходе и производительности проекта, включая рабочую нагрузку и процент выполнения. Нет необходимости в настройке, как в случае с некачественными продуктами, и он готов к работе, когда вам это нужно.

Отслеживайте время, затрачиваемое на задачи, с помощью безопасных расписаний

На странице команды вы можете получить обзор распределения ваших задач по вашим проектам и увеличить профиль конкретного члена команды. Чтобы увидеть, как работает каждый участник, вы можете создать настраиваемый отчет в его расписании и просмотреть время, затраченное им на выполнение своих задач. Теперь вы знаете, нужно ли вам перераспределять ресурсы, чтобы придерживаться графика. Наши защищенные табели рабочего времени также упрощают начисление заработной платы и блокируются после отправки.

Существуют и другие полностью настраиваемые отчеты, которые дают вам полное представление о проекте и позволяют сосредоточиться на деталях, которые вы хотите увидеть. Отчетами также можно легко делиться, чтобы держать заинтересованные стороны в курсе. Вы можете видеть доступность для вашей команды, включая глобальные праздники, чтобы упростить распределение ресурсов для задач. Вы не можете предсказать будущее, но мы помогаем сделать прогнозирование и управление ресурсами более точным.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, которое позволяет командам планировать, управлять и отслеживать свои ресурсы в режиме реального времени. Помимо надежных функций управления ресурсами, существуют инструменты управления задачами и рисками, которые помогают поддерживать продуктивность проектов. Присоединяйтесь к командам Siemens, Nestle и Avis, которые используют наше программное обеспечение для достижения успеха. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.