Что такое загрузка ресурсов и почему это важно в управлении проектами?

Вы слышали это бесчисленное количество раз; команды — самый ценный ресурс проектов. Они делают работу. Но руководитель проекта должен подключить к этой работе каждого члена команды. Загрузка ресурсов — это процесс, обеспечивающий полную вовлеченность членов команды на протяжении всего проекта.

Очень важно иметь возможность сбалансировать нагрузку на ресурсы в вашей команде. Загрузка ресурсов в управлении проектами помогает избежать их перераспределения, которое может подорвать моральный дух и снизить производительность. Но сначала давайте поговорим о том, что такое загрузка ресурсов, и рассмотрим загрузку ресурсов и выравнивание ресурсов.

Что такое загрузка ресурсов?

Загрузка ресурсов — это полное количество назначенных часов, которые вы поручили своей команде, разделенное на количество часов, которые у вас есть для выполнения работы. Вы можете просматривать загрузку ресурсов ежедневно, еженедельно, ежемесячно или по проекту.

Проблема с загрузкой ресурсов заключается в том, что легко перераспределить членов команды. Например, если у вас есть один член команды, полностью загруженный, и он должен вмешаться, чтобы помочь или заменить другого члена команды по какой-либо причине, то этот член команды перераспределен.

Это одна из причин, по которой проекты сбиваются с пути, срываются с дедлайном или расходуются сверх бюджета проекта. Загрузка ресурсов рассматривает работу, которую необходимо выполнить, и делит ее на полную мощность ресурса, например восьмичасовой рабочий день. Обязательно учитывайте встречи, праздники, время отпуска и даже перерывы в течение дня.

Программное обеспечение для управления проектами может помочь вам с загрузкой ресурсов. ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение для управления проектами, которое позволяет вам видеть доступные часы вашей команды, включая глобальные праздники для удаленных сотрудников. Вы можете отслеживать это на диаграмме рабочей нагрузки в режиме реального времени, которая имеет цветовую кодировку, чтобы ее было легко прочитать с первого взгляда. Если вы выделяете кому-то больше ресурсов, вы можете перераспределить ресурсы прямо из диаграммы рабочей нагрузки. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Загрузка ресурсов и выравнивание ресурсов

Легко спутать загрузку ресурсов с выравниванием ресурсов. Они во многом похожи, но отличаются приоритетами. Оба, конечно, имеют дело с управлением ресурсами, но они сосредоточены на разных ресурсах.

Как мы уже говорили, загрузка ресурсов касается вашей команды, сотрудников или рабочей силы. Каждому работнику назначается задача или процент от проекта, пока они не будут забронированы на 100 процентов. Это позволяет руководителям проектов назначать свои команды и знать, нужно ли им нанимать дополнительных членов команды для завершения всей работы по проекту.

Загрузка ресурсов в первую очередь связана с рабочей силой. Выравнивание ресурсов также связано с ресурсами, но также и со временем, например, с датами начала и окончания проектов и бюджетов. Выравнивание ресурсов помогает сбалансировать графики и бюджеты с ресурсами, разбивая вещи на время и доступные ресурсы. Он используется в проектах, которые ограничены во времени.

Подводя итог, можно сказать, что загрузка ресурсов позволяет рассчитать объем работы, которую вы ожидаете от каждого члена команды в течение определенного периода времени, в зависимости от их доступности и возможностей. Это использование ресурсов. Выравнивание ресурсов заключается в обеспечении правильного распределения ресурсов с учетом приоритета, графика проекта, этапов и бюджета. Загрузка ресурсов привязана к датам начала и окончания проекта, а выравнивание ресурсов можно настроить в соответствии с конфликтами ресурсов.

Как создать график загрузки ресурсов

Используйте диаграмму загрузки ресурсов, чтобы увидеть, как работа над проектом распределяется в команде. Это простой документ, похожий на простую электронную таблицу. Лучше всего то, что вы можете построить его за три шага.

1. Сравните членов команды с задачами

Используя матрицу, начните с перечисления всех участников вашего проекта горизонтально вверху. Затем в левой части перечислите все задачи, необходимые для завершения проекта.

2. Подсчитайте часы, потраченные на задачи

Узнайте, сколько времени каждый член команды тратит на свои задачи в неделю. Теперь выясните, сколько времени они тратят на каждую из своих проектных задач. Сделайте это для всех в команде проекта.

3. Сравните фактические часы с целевым использованием

Возьмите собранные вами данные о планировании ресурсов и сравните их с вашим целевым использованием. Это поможет вам определить, сколько часов в день вы хотите, чтобы команды работали над своими задачами.

Важность загрузки ресурсов в управлении проектами

Без ресурсов ваш проект — это просто план. Загрузка ресурсов помогает вам при назначении ваших команд, убедившись, что у них достаточно работы, но не слишком много. Слишком мало заданий, и вы не работаете в полную силу, что замедляет вашу работу. Это означает отставание от графика и, возможно, превышение бюджета.

С другой стороны медали, вы можете перераспределить свои ресурсы. Если вы сделаете это, маловероятно, что ваши команды будут продуктивными и будут отставать от графика. Даже если они могут идти в ногу с темпом, это не является устойчивым. Ваша команда будет страдать от выгорания, что выведет многих из них из проекта, или вы не сможете удержать членов команды. В любом случае, это проблема, возникающая, когда менеджеры проектов упускают из виду ограничения ресурсов.

Держите ваши команды продуктивными

Загрузка ресурсов — это метод, который помогает поддерживать работу команд на полную мощность, чтобы выполнить проект вовремя и в рамках бюджета. С точки зрения планирования загрузка ресурсов является ключевым компонентом реалистичного графика и бюджета. Это позволяет менеджерам понять, какие ресурсы им потребуются для проекта и сколько они могут стоить.

Загрузка ресурсов помогает не только узнать, сколько членов команды и сколько стоит. Также важно определить материалы и оборудование, которые потребуются для проекта. Не только что, но и когда они вам понадобятся. Все это является ключом к правильному планированию проекта.

Бесплатные шаблоны управления ресурсами

Должно быть понятно, что загрузка ресурсов важна. Но это лишь небольшая часть вашего более крупного плана управления ресурсами. Управление ресурсами — это все планирование, планирование и распределение ваших ресурсов, включая команды, деньги, технологии, материалы, оборудование — все, что вам нужно для выполнения проекта.

Управление ресурсами информирует почти о каждом аспекте вашего проекта. Конечно, это касается планирования и составления расписания, а также доступности и навыков вашей команды, использования ресурсов, мощностей и расстановки приоритетов при распределении и многого другого. Наличие надежного плана управления ресурсами не только приводит к тому, что вам нужно, когда вам это нужно, но и повышает моральный дух. Счастливая команда — продуктивная команда.

В ProjectManager есть отличные инструменты управления ресурсами, и мы скоро к ним вернемся. Если вы не готовы к обновлению, позвольте нам рассказать вам о бесплатных загружаемых шаблонах, которые есть на нашем сайте. Существуют шаблоны управления проектами для каждого этапа вашего проекта. Вот некоторые из них, которые относятся к управлению ресурсами.

Шаблон плана ресурсов

Загрузка ресурсов является частью общего планирования ресурсов. Здесь вы определяете и организуете свои ресурсы, помогая вам узнать, что вам нужно для завершения проекта. Наш бесплатный шаблон плана ресурсов для Excel позволяет планировать ресурсы в соответствии с графиком и бюджетом проекта.

Шаблон бюджета проекта

Бюджет проекта — это то, что оплачивает ресурсы вашего проекта. Независимо от того, используете ли вы ресурсы для формирования своего бюджета или наоборот, вам необходимо помнить и то, и другое при планировании проекта. Использование нашего бесплатного шаблона бюджета проекта для Excel — это мощный инструмент для точной оценки стоимости проекта, включая ресурсы.

Шаблон еженедельного графика работы

Когда вы выполняете загрузку ресурсов, у вас есть лучшее представление о том, как распределить свои ресурсы и поддерживать их работу на полную мощность. Использование нашего бесплатного шаблона еженедельного рабочего расписания для Excel позволяет вам организовать еженедельный рабочий график вашей команды, чтобы лучше управлять их рабочим процессом и рабочей нагрузкой, чтобы поддерживать их продуктивность.

ProjectManager и загрузка ресурсов

Наши бесплатные шаблоны проектов отлично подходят для управления ресурсами и проектами, но вы столкнетесь с препятствием, которое поможет вам преодолеть только программное обеспечение для управления проектами. ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение для управления проектами, которое помогает вам с загрузкой ресурсов и дает вам доступ к доступности и рабочей нагрузке вашей команды в режиме реального времени, а также быстро и легко перераспределяет их, чтобы избежать узких мест.

Получите общее представление о ресурсах

Чтобы разумно перераспределять ресурсы, вам необходимо следить за своим проектом в режиме реального времени. Наша живая информационная панель дает вам обзор проекта, когда вы хотите. Нет никаких настроек, которые замедляли бы вас, как в случае с некачественными продуктами. Вы можете увидеть состояние, процент выполненных задач, стоимость, рабочую нагрузку и многое другое с помощью красочных диаграмм и графиков. Возможность отслеживать эти показатели в режиме реального времени позволяет принимать более взвешенные решения.

Назначение и отслеживание ресурсов на диаграммах Ганта

Прежде чем вы сможете контролировать свои ресурсы, вам необходимо их спланировать. Загрузка ресурсов помогает, но использование наших интерактивных диаграмм Ганта позволяет сопоставлять ресурсы с членами команды, отслеживая стоимость и график. Все это делается онлайн, поэтому легко поделиться с вашей командой и заинтересованными сторонами. Вы можете связать зависимости, чтобы избежать задержек, и установить базовый план, чтобы увидеть, как ваши фактические ресурсы работают по сравнению с вашим планом, перераспределяя их по мере необходимости, чтобы не отставать от графика.

Конечно, это еще не все. У нас есть автоматические уведомления, чтобы держать вас в курсе изменений или комментариев, добавленных к задачам. Табели рабочего времени отслеживают работу вашей команды, и у нас есть быстрые, настраиваемые и подробные инструменты отчетности, которые предоставляют вам больше данных, а также ими легко делиться с заинтересованными сторонами, чтобы держать их в курсе.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами, которое расширяет возможности команд и дает менеджерам инструменты, необходимые им для лучшего планирования, управления и отслеживания своей работы в режиме реального времени. Здесь есть не только управление ресурсами, но и функции для управления вашими задачами и рисками. Присоединяйтесь к командам Avis, Nestle и Siemens. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Связанный контент

Если вы все еще заинтересованы в управлении ресурсами, вы пришли в нужное место. ProjectManager — это не просто превосходное программное обеспечение, это онлайн-центр для всего, что связано с управлением проектами. Вы получаете не только бесплатные шаблоны, но и регулярные сообщения в блогах, подробные электронные книги, технические документы и многое другое. Вот образец этого контента, относящегося к нашей теме.

• Руководство по планированию ресурсов
• Управление ресурсами: процессы, инструменты и методы
• Как измерить использование ресурсов для проекта
• Как создать структуру разбивки ресурсов (RBS)
• Что такое гистограмма ресурсов в управлении проектами?