Что такое оптимизация ресурсов? Методы и лучшие практики

Оптимизация ресурсов является ключом к успешной реализации проекта. Ресурсы — это, конечно, все, что используется для выполнения проекта, включая человеческие и нечеловеческие ресурсы. Технологии управления ресурсами удерживают проект в соответствии с графиком.

Чтобы иметь нужные ресурсы в нужное время, руководители проектов должны понимать методы оптимизации ресурсов. Давайте посмотрим, как оптимизация ресурсов влияет на общую дисциплину управления проектами, включая некоторые передовые методы управления вашим проектом и портфелем проектов.

Что такое оптимизация ресурсов?

Оптимизация ресурсов — это общий термин, который охватывает широкий спектр методов, используемых в управлении проектами для согласования ресурсов проекта с расписанием проекта. Он участвует в распределении ресурсов и управлении ими максимально эффективным образом. Этими ресурсами может быть что угодно, от материалов и оборудования до рабочей силы.

Оптимизация ресурсов имеет решающее значение для любой организации, чтобы быть успешной и оставаться конкурентоспособной в своей отрасли, поскольку она помогает предприятиям и проектам работать бесперебойно. Знание доступных ресурсов и их эффективное планирование необходимо любой организации для достижения своих стратегических целей в установленные сроки и в рамках бюджета.

Одним из способов оптимизации ресурсов является управление рабочей нагрузкой человеческих ресурсов путем согласования проектных задач со сроками и доступными ресурсами. Это один из способов, которым организация может оставаться в рамках бюджета. Другие методы оптимизации ресурсов включают выравнивание ресурсов, сглаживание ресурсов и обратное распределение ресурсов.

Программное обеспечение для управления проектами помогает вам максимально эффективно использовать свои ресурсы и управлять ими, чтобы ресурсы были доступны, когда они вам нужны. ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами с функциями управления ресурсами, которые помогут вам сопоставить ресурсы с расписанием проекта. При приеме на работу вашей команды установите их доступность, включая выходные дни, отпуска и глобальные праздники, чтобы упростить назначение. Затем переключитесь на диаграмму рабочей нагрузки с цветовой кодировкой и легко увидите, кто перегружен. Сбалансируйте рабочую нагрузку прямо на этой диаграмме, чтобы команды работали более продуктивно. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Почему оптимизация ресурсов важна в управлении проектами?

Оптимизация ресурсов важна в управлении проектами, поскольку она помогает повысить производительность и производительность проектов. Это означает, что графики проектов могут быть соблюдены, а бюджеты проектов сохранены. Заинтересованные стороны всегда следят за прогрессом, чтобы убедиться, что вы соответствуете их ожиданиям в отношении проекта, включая достижение контрольных точек и отсутствие перерасхода средств.

Еще одна проблема в управлении проектами — командный дух. Если ваша команда недовольна, они не смогут хорошо работать вместе или быть максимально продуктивными, что негативно повлияет на ваши сроки и бюджет. Один из способов сделать команды счастливыми — не перегружать их работой, а распределять их по мощности. Это позволяет менеджерам проектов получать максимальную отдачу от своей команды, не выжигая ее, что влияет не только на проект, но и на удержание сотрудников.

При планировании проекта руководители проектов будут искать критический путь, чтобы узнать, какие задачи необходимо выполнить для успешного выполнения проекта. Знание критического пути ведет к лучшей приоритизации задач. Оптимизация ресурсов помогает руководителям проектов убедиться, что у них есть ресурсы, необходимые для выполнения этих важных задач, без необходимости вносить коррективы в свой график или бюджет.

Методы оптимизации ресурсов

Мы уже упоминали три наиболее распространенных метода оптимизации ресурсов: выравнивание ресурсов, сглаживание ресурсов и обратное распределение ресурсов. Каждый из них важен и заслуживает определения и предоставления более подробной информации, чтобы понять, как они работают.

Выравнивание ресурсов

Выравнивание ресурсов — это когда дата начала и дата окончания корректируются таким образом, чтобы проект мог завершиться с имеющимися у него ресурсами. Это помогает найти баланс между спросом и доступностью ресурса и избежать выгорания вашей команды. Менеджеры проектов используют это для распределения задач с соответствующими ресурсами, такими как член команды, который имеет квалификацию для выполнения этой конкретной работы.

Это помогает с использованием ресурсов и уменьшает дефицит при одновременном повышении эффективности ресурсов проекта. Это может помочь избежать чрезмерного распределения и помогает обеспечить качественные результаты. Однако это может привести к задержке других проектов, перерасходу бюджета и может потребовать от вас выделения дополнительных ресурсов.

Сглаживание ресурсов

Сглаживание ресурсов используется при работе с временными ограничениями. Сглаживание ресурсов, также называемое планированием с ограничением по времени, удерживает требования в рамках бюджета и позволяет избежать использования большего количества ресурсов, чем выделено для проекта. Для этого нужно иметь доступ к загруженности человеческих ресурсов. Это помогает выполнять работу вовремя и с минимальными затратами, но требует расстановки приоритетов для одних задач и отсрочки других.

Обратное распределение ресурсов

Обратное распределение ресурсов начинается с вашей последней или самой важной задачи и работает в обратном направлении от вашего расписания, откуда оно и получило свое название. Вы захотите использовать этот метод оптимизации ресурсов, когда есть фиксированный крайний срок или важные задачи должны быть выполнены в определенную дату. Это позволяет определить даты начала необходимых ресурсов.

Связанный: 15 шаблонов электронных таблиц Excel для отслеживания задач, затрат и времени

Преимущества эффективной оптимизации ресурсов

Управлять ресурсами всегда предпочтительнее, чем не делать этого, но есть определенные преимущества, связанные с эффективной оптимизацией ресурсов. Во-первых, это помогает с планированием ресурсов, поэтому у вас есть ресурсы с нужными наборами навыков для задач. Это также помогает прогнозировать спрос, быстро реагируя на меняющийся спрос клиентов.

Эффективная оптимизация ресурсов помогает менеджерам проектов лучше планировать свои человеческие ресурсы. Этот процесс можно не только упростить, но и обеспечить правильное освещение, что предотвращает подрыв морального духа и снижение производительности.

Существует также экономия средств за счет балансировки рабочей нагрузки и выявления и удаления ресурсов, которые вы не используете. Кроме того, чем лучше вы знаете свои ресурсы, тем лучше вы можете планировать будущие проекты, графики и бюджеты. Самое главное, вы получаете прозрачность своих проектов, что создает доверие, лучшее понимание и, таким образом, больший успех.

Вы также получите представление о навыках вашей команды. Программные инструменты, такие как ProjectManager, предоставляют обзор наборов навыков вашей команды, а также их доступность. Это позволяет менеджерам проектов просматривать потенциальных членов команды и выбирать тех, кто обладает набором навыков, которые будут соответствовать предстоящей работе над проектом.

Рекомендации по оптимизации ресурсов

Чтобы повысить эффективность вашей организации, независимо от отрасли, в которой вы работаете, вам нужно воспользоваться преимуществами оптимизации ресурсов. Вот несколько вещей, которые следует учитывать, чтобы реализовать успешную стратегию оптимизации ресурсов.

1. Измерьте емкость своих ресурсов

Чтобы правильно запланировать ресурсы, сначала необходимо их идентифицировать. Процесс распределения должен начинаться со знания ресурсов, которые доступны для выделения, а затем убедиться, что ни один из них не перераспределен сверх их возможностей. Это требует точной оценки ваших ресурсов до начала проекта. Затем, при необходимости, руководитель проекта может запросить дополнительные ресурсы, чтобы заполнить пробелы в своем плане ресурсов или подготовиться к возможной нехватке или избытку.

2. Отслеживайте использование ресурсов

Оптимизация ресурсов — это только первый шаг. Чтобы поддерживать использование ресурсов, вам необходимо отслеживать свои ресурсы, предпочтительно в режиме реального времени. Это можно сделать с помощью различных инструментов управления проектами, таких как информационные панели, отчеты и другие функции управления ресурсами. Они регистрируют использование ресурсов и дают руководителям проектов представление о фактической производительности, которую они затем могут сравнить с запланированной производительностью.

3. Используйте программное обеспечение для управления ресурсами

Большинство из этих передовых методов оптимизации ресурсов требуют использования программного обеспечения для управления ресурсами. Вам понадобится онлайн-сервис, который может предоставлять данные в режиме реального времени, чтобы помочь вам принимать более взвешенные решения при управлении своими ресурсами. Он также должен иметь возможности отчетности, которые показывают вашу рабочую нагрузку, отклонения и многое другое, а также панель мониторинга, чтобы обеспечить высокоуровневое представление о прогрессе и производительности, когда вам это нужно.

Как ProjectManager помогает оптимизировать ресурсы

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами, которое предоставляет руководителям проектов данные в режиме реального времени и объединяет команды из разных отделов или часовых поясов. Наше программное обеспечение имеет функции управления ресурсами, которые помогают вам подключать команды и отслеживать их рабочую нагрузку в режиме реального времени. Вы также можете отслеживать рабочую нагрузку, затраты, время и многое другое на информационных панелях в реальном времени, которые иллюстрируют эти показатели в виде удобных для чтения графиков и диаграмм всякий раз, когда вам нужно представление проекта на высоком уровне. Нет трудоемкой настройки, как в случае с легкими инструментами. Это подключи и играй.

Измеряйте затраты на оплату труда с помощью табелей учета рабочего времени

Управление расписаниями вашей команды может помочь вам отслеживать затраты на оплату труда. Команды могут регистрировать часы в любом месте, будь то подключение к Интернету или наше мобильное приложение. Когда эти часы обновляются во всем программном обеспечении, расписания автоматически обновляются. Вы можете добавлять задачи из разных проектов, копировать расписание за неделю до этого, если вы выполняете те же задачи, и даже автоматически заполнять расписания по мере необходимости. Наши расписания защищены и после отправки администратору на утверждение блокируются и не могут быть изменены. Вы можете создать отчет о расписании, чтобы узнать, какой процент задач члена команды выполнен, чтобы узнать, идет ли проект по плану.

Планирование ресурсов с несколькими представлениями планирования

Конечно, прежде чем вы сможете контролировать свои затраты на рабочую силу, вы должны их спланировать. Наше программное обеспечение имеет несколько представлений проекта, что означает, что вы можете планировать свой проект на мощных диаграммах Ганта, которые связывают все четыре зависимости задач, чтобы избежать задержек и даже фильтровать критический путь. Как только вы спланируете свои задачи, затраты и ресурсы, установите базовый план для отслеживания отклонений проекта в режиме реального времени. Планом Ганта можно легко поделиться и использовать его в нескольких представлениях проекта. Команды могут выполнять свою работу на досках канбан, списках задач, календарях или в виде листов, чтобы иметь инструменты, которые больше подходят для их работы.

Наше программное обеспечение позволяет вам планировать, управлять и отслеживать ваши ресурсы в режиме реального времени, независимо от того, являются ли они человеческими или нечеловеческими ресурсами. Но это только один аспект того, что может сделать наш инструмент. У нас есть функции управления задачами и управления рисками, которые помогут вам оставаться продуктивными и избегать дорогостоящих задержек, которые могут вывести вас из графика.

ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение для управления проектами, которое помогает планировать, управлять и отслеживать ваши проекты в режиме реального времени. Наша платформа для совместной работы позволяет вам обмениваться файлами, комментариями и многим другим в любом месте и в любое время. Присоединяйтесь к командам Avis, Siemens и Nestle, которые уже используют наш инструмент для успешного управления своими проектами. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.