Как измерить использование ресурсов для проекта

Каждой команде проекта нужны ресурсы для выполнения задач. Им нужны инструменты, оборудование, материалы и многое другое, чтобы выполнить работу. Управление ресурсами на протяжении всего жизненного цикла проекта имеет решающее значение для успеха, и измерение использования ресурсов является первым шагом в этом направлении.

Те, кому поручено управление проектом и его успешная реализация, должны знать, как поддерживать продуктивность своих команд и максимально эффективно использовать ресурсы. Одним из наиболее важных аспектов этого является надлежащее планирование и обеспечение того, чтобы у проектных групп было достаточно времени и возможностей для выполнения того, что от них требуется.

Другими словами, менеджеры проектов должны отточить важнейший навык управления ресурсами. Ваши ресурсы — это больше, чем просто команда, и каждый ресурс играет роль в беспрепятственном продвижении проекта вперед. Однако когда вы конкретно говорите о времени вашей команды, вы имеете дело с использованием ресурсов.

Что такое использование ресурсов?

В управлении проектами использование ресурсов — это мера того, сколько оплачиваемых часов назначено работнику. Таким образом, знание использования ваших ресурсов очень важно для понимания ваших затрат и принятия решений, таких как корректировка плана проекта, бюджета или расписания.

Использование ресурсов — это то, как менеджеры проектов узнают, какой объем ресурсов имеется у их команды за определенный период времени, и выясняют, какие из их ресурсов используются недостаточно или перегружены. Это дает менеджерам представление о том, сколько часов их команда тратит на проект. Использование ресурсов отличается от распределения ресурсов, и эту разницу важно понимать.

Использование ресурсов может быть чрезмерным без правильных инструментов управления ресурсами. Для измерения использования ресурсов менеджеры проектов используют программное обеспечение, оснащенное функциями отслеживания времени, управления задачами и планирования ресурсов, такими как табели учета рабочего времени и диаграммы Ганта. ProjectManager имеет идеальные инструменты для измерения, отслеживания и управления использованием ресурсов. Начните бесплатно.

Использование ресурсов и распределение ресурсов

Распределение ресурсов — это то, как менеджер проекта выбирает свою команду и распределяет ресурсы для задач на протяжении всего жизненного цикла проекта. Это включает в себя любые переназначения и изменения рабочей нагрузки их команды по мере необходимости.

Однако использование ресурсов является более стратегическим, поскольку оно измеряет эффективность ваших ресурсов. В идеале вы организуете свой проект с распределением ресурсов и добиваетесь его успеха, измеряя использование ресурсов и оптимизируя использование времени вашей команды. Оба процесса работают рука об руку, поэтому очень важно иметь надежный инструмент планирования ресурсов, который поможет вам измерить эффективность.

Типы использования ресурсов

Несмотря на то, что существует только одно определение использования ресурсов, существуют разные подходы к его измерению, которые используются для разных целей при планировании ресурсов. Вот наиболее часто используемые типы использования ресурсов.

Общее использование

При измерении общего использования ресурсов менеджеры проектов добавляют время, которое член команды тратит на все оплачиваемые, неоплачиваемые и стратегические действия, которые ему или ей назначены, и сравнивают это с его / ее общим доступным временем. Это помогает определить, используется ли время члена команды полностью и как его можно использовать лучше.

Оплачиваемое использование

Оплачиваемые часы — это рабочие часы, которые оплачиваются клиентом после завершения работы. Поэтому использование оплачиваемых ресурсов рассчитывается, когда клиенту или руководителю проекта необходимо определить количество оплачиваемых часов работника, исключая неоплачиваемые часы и стратегические действия. Этот метод использования ресурсов очень полезен при оценке и сравнении производительности сотрудников.

Неоплачиваемое использование

Все действия, которые не считаются оплачиваемыми, классифицируются как неоплачиваемые. Этот метод используется, когда руководителям проектов необходимо оценить, насколько эффективно используются их ресурсы. Высокая неоплачиваемая загрузка может быть признаком того, что команда тратит слишком много времени на некритические задачи.

Стратегическое использование

У организаций есть долгосрочные цели, которые являются частью их стратегических планов. Для достижения этих планов им необходимо выполнять стратегические проекты и программы. Стратегическое использование ресурсов измеряет количество часов, которое члены команды тратят на эти стратегические действия.

Теперь, когда мы узнали о различных типах использования ресурсов, мы можем использовать формулы использования ресурсов для его измерения.

Формула использования ресурсов

Существует множество формул, которые рассчитывают использование ресурсов. Они используются для получения различных сведений, и вы даже можете создать их для удовлетворения своих потребностей в управлении ресурсами. Наиболее часто используемой формулой использования ресурсов является формула эквивалента полной занятости (FTE):

Использование ресурсов = выделенные часы работника / общее количество доступных часов работника * 100

Эта формула вычисляет процент использования ресурсов каждого члена команды или команды в целом на основе соотношения между их общим доступным временем и отработанными часами. Чтобы измерить различные типы использования ресурсов, просто измените значение выделенных рабочих часов на оплачиваемые, неоплачиваемые и стратегические часы.

Как измерить использование ресурсов

Сегодня большинство компаний используют программное обеспечение для управления проектами, оснащенное функциями отслеживания времени и управления ресурсами, чтобы измерять, отслеживать и управлять использованием своих ресурсов в любой момент времени. Вот несколько общих шагов, которые вы можете выполнить, чтобы измерить использование ресурсов с помощью программного обеспечения, такого как ProjectManager.

Связанный: Лучшее программное обеспечение для управления ресурсами 2022 года

1. Определите оплачиваемые и неоплачиваемые часы

Первым шагом к точному измерению использования ресурсов является определение оплачиваемых и неоплачиваемых действий, которые будет выполнять ваша команда. Как только вы определите, что вы можете рассчитать общее использование, оплачиваемое использование и неоплачиваемое использование.

2. Определите свободные часы каждого члена команды

Теперь вам нужно определить доступные часы для каждого члена команды на основе их контрактов, которые могут быть либо полными, неполными, либо с оплатой за единицу, среди прочего. Теперь у вас есть информация, необходимая для назначения работы и использования расписаний для отслеживания использования ресурсов.

3. Используйте табели учета рабочего времени для измерения использования ресурсов

Таблицы учета рабочего времени являются важным инструментом для измерения использования ресурсов, поскольку они позволяют документировать время вашей команды, использовать формулы использования ресурсов и измерять общее использование ресурсов.

4. Используйте формулу использования ресурсов

В зависимости от ваших потребностей вы можете измерять использование оплачиваемых, неоплачиваемых или стратегических ресурсов. Просто используйте приведенные выше формулы использования ресурсов, чтобы измерить использование ресурсов.

5. Определите производительность сотрудника

На основе анализа использования ресурсов вы можете определить, какие работники перераспределены, недораспределены и какие из них имеют низкую производительность на основе сравнительного анализа сверстников и работы, которую они выполнили с точки зрения результатов.

Почему важно использовать ресурсы?

Должно быть ясно, почему использование ресурсов имеет решающее значение для запуска проекта, но не помешает углубиться в преимущества такого процесса. Во-первых, использование ваших ресурсов является ключом к продуктивности вашего проекта. Если ваша команда перегружена, она не сможет работать на оптимальном уровне.

Использование ресурсов также обеспечивает видимость вашего проекта. Чем больше прозрачности и чем лучше вы отслеживаете свой проект, тем меньше вероятность того, что вы пропустите важные шаги. Это позволяет вам улавливать риски до того, как они перерастут в проблемы, которые могут отвлечь вас.

Все это означает, что вы получите больше отдачи от затраченных средств или, выражаясь бизнес-терминами, рентабельности инвестиций. Если вы следите за тем, чтобы ваши ресурсы не подвергались чрезмерному налогообложению или чрезмерному использованию, вы будете работать более эффективно и увеличите прибыль.

Наконец, процесс использования ресурсов дает менеджерам проектов инструменты для более гибкой работы. У них есть возможность быстро перепланировать свои ресурсы, что означает, что они могут избежать проблем или быстро решить проблемы. Это держит проект в нужном русле.

Шаблоны управления ресурсами

У нас есть десятки бесплатных шаблонов управления проектами, которые помогут вам управлять своими проектами. Вот три шаблона, которые очень полезны при измерении использования ресурсов и могут помочь вам с вашими потребностями в управлении ресурсами.

Шаблон плана управления ресурсами

Наш бесплатный шаблон плана управления ресурсами — отличный инструмент для документирования рабочего времени вашей команды и отслеживания его на временной шкале. Вы можете настроить его по мере необходимости, а затем использовать как загружаемый файл Excel или импортировать в ProjectManager, чтобы вы и ваша команда могли получить к нему доступ в любом месте и в любое время.

Шаблон матрицы RACI

Матрица RACI — это идеальный инструмент для получения обзора обязанностей членов вашей команды, определения их обязанностей, ответственности и ролей в проекте. Наш бесплатный шаблон матрицы RACI — отличное место для начала процесса анализа использования ресурсов.

Шаблон панели мониторинга

Информационные панели — отличный способ мониторинга состояния вашего проекта с точки зрения высокого уровня. С помощью нашего шаблона панели управления проектами вы можете отслеживать затраты, рабочую нагрузку и задачи, что делает его отличным инструментом для отслеживания использования ресурсов.

Как ProjectManager рассчитывает для вас использование ресурсов

Использование различных уравнений для расчета использования ресурсов требует времени. Разве не было бы здорово, если бы существовал инструмент, который автоматически производил бы эти расчеты, чтобы вам не приходилось этого делать? ProjectManager — это удостоенное наград программное обеспечение для управления проектами, которое делает именно это.

У нас есть полный набор интегрированных инструментов управления проектами, что позволяет вам обмениваться данными и оставаться в одной программе для управления вашим проектом. Одной из важных функций является наше программное обеспечение для управления ресурсами, которое распределяет ресурсы и позволяет вам отслеживать их затраты, обеспечивая при этом доступность вашей команды. Вы даже можете сбалансировать их рабочую нагрузку с помощью одного инструмента.

Данные в реальном времени

Вот как это работает. Поскольку наше программное обеспечение основано на облаке, все ваши данные актуальны, что помогает вам принимать решения с помощью информации в режиме реального времени. Вы всегда можете увидеть, кто над чем работает, на нашей странице управления командой. Там вы получите список членов команды с подробной информацией об их задачах, сроках выполнения и их прогрессе.

Прежде чем вы сможете узнать, кто что делает, чтобы вы могли назначать им задачи, вам необходимо определить их доступность. Вы можете настроить это на странице управления командой, которая позволяет вам определять рабочие дни, праздники и оплачиваемый отпуск вашей команды. Это можно сделать, если ваша команда находится на месте или распределена по всему миру, с нашей функцией глобальных праздников.

Онлайн-диаграмма Ганта

После того, как вы заблокировали доступность своей команды, вы можете распределить ресурсы на онлайн-диаграмме Ганта. В этом представлении проекта вы также можете назначать задачи членам команды, видя, сколько часов они должны выполнять свою работу. Обратите внимание, выделены ли они больше или меньше. Даже получить оценки затрат на ресурсы.

Надежные функции управления ресурсами

Хлеб с маслом нашего программного обеспечения для использования ресурсов — это страница рабочей нагрузки. Здесь вы получаете диаграмму с цветовой кодировкой рабочей нагрузки каждого члена команды и того, есть ли у них слишком много или слишком мало задач, назначенных им. Никаких уравнений использования ресурсов не требуется. Лучше всего, если вы хотите сбалансировать их рабочую нагрузку, чтобы повысить производительность и избежать выгорания, просто перераспределите ресурсы прямо со страницы рабочей нагрузки. Не волнуйтесь, если вы управляете несколькими командами, вы можете отфильтровать страницу по проекту, команде или дате.

ProjectManager может сделать гораздо больше, чтобы повысить эффективность вашего проекта. У нас есть расписания, которые автоматически обновляются по мере того, как команды работают над задачами. Вы можете отслеживать их часы. Существует также панель управления в реальном времени для высокоуровневого просмотра прогресса и создания отчетов одним щелчком мыши, чтобы глубже изучить данные. Планируйте, контролируйте и отчитывайтесь с помощью одного инструмента. Узнайте, как это может помочь вам стать более продуктивным, воспользовавшись бесплатной 30-дневной пробной версией сегодня.