Как составить матрицу распределения ответственности для проекта (шаблон включен)

Самый важный ресурс, который вы будете использовать для реализации проекта, — это люди. Они должны вписываться в график и поддерживать бюджет проекта. Определение их ролей и обязанностей при выполнении задач и достижении целей проекта является важной частью контроля над проектом.

Как вы можете координировать всех людей, участвующих в проекте, чтобы они знали, что они делают, и не мешали другим выполнять то, что им поручено? Может помочь использование матрицы распределения ответственности. Матрица назначения дает вашему проекту команду, которая добивается цели.

Что такое матрица распределения ответственности в управлении проектами?

Матрица распределения ответственности (RAM) — это диаграмма управления проектом, используемая для идентификации и определения различных людей и организаций и описания каждой из их ролей в работе над задачами или выполнении части проекта.

Руководители проектов используют матрицу назначений, чтобы прояснить, что делают межфункциональные команды в рамках проекта и его многочисленных процессов. Иногда при ответе на запрос предложения (RFP) требуется матрица распределения ответственности.

Матрицу распределения ответственности также можно назвать матрицей RACI, что означает «ответственный, подотчетный, консультируемый и информированный».

• Ответственный: отмечает, кто отвечает за выполнение задачи, которая затем назначается им.
• Подотчетность: Отмечает, кто имеет полномочия по принятию решений и как эти полномочия делегируются всей команде проекта.
• С консультацией: отмечает, кто может дать представление о задаче, от членов команды до заинтересованных сторон.
• Информирован: Отмечает, кто получает последнюю информацию о прогрессе и производительности, а также о том, когда и как эта информация распространяется.

Это создает карту связей между действиями и членами команды проекта. В зависимости от размера проекта может быть несколько матриц назначения, используемых для разных уровней проекта.

Зачем создавать матрицу распределения ответственности?

Матрица назначения определяет, за что каждый в команде отвечает, что означает не только их обязанности, но и то, как они участвуют в проекте. У некоторых будут определенные задачи, другие предложат помощь в работе, а некоторые будут назначены лицами, принимающими решения. Все эти группы имеют идентичность и функции в рамках проекта, помогая вести его к успешному завершению.

Четкое общение ведет к более эффективным проектам. Матрица назначения способствует лучшему общению между членами команды и обеспечивает прозрачность, создавая систему, которая гарантирует, что все в курсе и всегда на одной странице. Утомительное общение может затормозить проект из-за слишком большого количества бессмысленных встреч и запутанных взаимодействий, в ходе которых люди пытаются понять, что они должны делать. Использование матрицы распределения ответственности помогает, но идеально иметь программное обеспечение для управления проектами, которое объединяет команды в режиме реального времени.

ProjectManager управляет информацией о проекте, позволяя командам прикреплять файлы непосредственно к задачам, а наше неограниченное файловое хранилище позволяет держать важные документы проекта у вас под рукой в ​​любом месте и в любое время. Комментирование задач может сэкономить время, а отметка других членов проектной группы создает процесс коммуникации, который позволяет избежать ошибок, связанных с дублированием или ненужными встречами.

Когда следует создавать матрицу распределения ответственности?

Матрица распределения ответственности будет создана в начале проекта. Вы хотели бы, чтобы все в проектной группе знали, где они находятся с точки зрения их участия, прежде чем они начнут выполнять задачи.

Поскольку его использование является превентивной мерой, его можно использовать в качестве предписания. Если вы глубоко погрузились в проект и дела идут не так, как планировалось, может возникнуть коммуникационный тупик. Если члены команды не в курсе или неправильно понимают, что они должны делать, использование матрицы распределения ответственности может развязать эти узлы в коммуникационном канале.

Если есть проблема с отклонением руководством предложений о том, как продвигать проект, и это рассматривается как проблема, скорее всего, роли и обязанности проектной группы нуждаются в доработке. Матрица распределения ответственности определяет, кто имеет право принимать решения, и ее использование или пересмотр могут определить, нужные ли люди занимают эту должность.

На самом деле любое из определений может нуждаться в пересмотре на любом этапе проекта. Возможно, задачи отстают от графика. Это может быть связано с тем, что члены команды не знают, какими задачами они владеют. Каждый раз, когда возникает задержка, возвращение к матрице назначений является хорошим первым шагом, даже если вы прошли весь процесс так, как должны были на этапе планирования проекта.

Как создать матрицу распределения ответственности

На самом деле составить матрицу распределения ответственности не так сложно, как вовлечь всех в работу и определить их роли и обязанности.

Поэтому вы хотите включить свою команду в процесс, получить их вклад и, в конечном итоге, поддержку, не тратя слишком много времени и энергии на процесс. Выполните следующие шаги, чтобы убедиться, что все согласны, и вы успешно распределите обязанности.

1. Определите всех участников, участвующих в проекте, от членов команды до заинтересованных сторон и всех, кто находится между ними.
2. Перечислите все результаты, связанные с проектом. Используйте структуру разбивки работ, чтобы ничего не пропустить.
3. Встретьтесь с членами команды, чтобы узнать, как выполнять задачи для создания результатов. Каждая задача должна обсуждаться с точки зрения ответственности и полномочий команды.
4. Составьте матрицу распределения ответственности, используя таблицу с задачами проекта, перечисленными в левой колонке. Вверху добавьте имена всех участников проекта.
5. Там, где задачи встречаются с членом проектной группы, назначьте, является ли он ответственным, подотчетным, консультируемым или информированным.
6. По завершении предоставьте матрицу распределения ответственности команде проекта и заинтересованным сторонам и при необходимости проведите собрание, чтобы убедиться, что все понимают свою роль в проекте. Если вы работаете в общем пространстве, распечатайте копию и разместите ее.

Бесплатный шаблон матрицы распределения ответственности

Использование шаблона RACI — это ярлык, который настраивает вашу команду и проект на успех. ProjectManager — это больше, чем отмеченное наградами программное обеспечение, которое организует задачи, команды и проекты для оптимизации работы и повышения производительности, это также онлайн-центр для всего, что связано с управлением проектами.

Среди сотен сообщений в блогах, руководств и обучающих видеороликов есть десятки бесплатных шаблонов, которые помогут вам на каждом этапе жизненного цикла вашего проекта. Использование нашего бесплатного шаблона RACI поможет вам лучше руководить всеми проектными группами, позволяя им узнать, какое место они занимают в отношении проекта и каков их уровень ответственности и подотчетности.

Используйте его в начале проекта, чтобы избежать задержек и распутать любые коммуникативные узлы, которые мешают реализации проекта в соответствии с планом. Чтобы ваш проект не отставал от графика, загрузите наш бесплатный шаблон RACI и начните работу над созданием работоспособной матрицы распределения ответственности.

Лучшие практики

Использование нашего бесплатного шаблона RACI — хорошее начало, но вы должны убедиться, что заполнили его правильно. Матрица распределения ответственности хороша настолько, насколько хороши усилия, затраченные на ее создание. Вот несколько рекомендаций, которые следует применять, когда вы находитесь в процессе построения матрицы назначений.

• Вовлеките команду: именно они будут выполнять работу. Вам нужен их вклад и поддержка, чтобы избежать дорогостоящих ошибок или трудоемких вопросов о том, что не было ясно в начале проекта.
• Определите каждую задачу: определите все задачи, необходимые для достижения конечного результата. Когда у вас будет этот подробный список, убедитесь, что в команде есть только один ответственный человек.
• Регулярно обновляйте свой RACI: убедитесь, что каждая новая версия четко помечена как самая последняя версия и распространена среди всех членов команды. Будут времена, когда вы захотите пересмотреть матрицу распределения ответственности или изменения в персонале потребуют редактирования.
• Эффективно разделяйте ответственность: один человек не должен брать на себя большую часть ответственности за проект, и вы хотите наделить полномочиями всю проектную команду, а не только самую высшую управленческую команду.
• Оптимизация задач: менеджеры могут использовать матрицу RACI, чтобы увидеть, не слишком ли много членов команды назначено на задачу. Может быть, этих рабочих можно было бы рассредоточить для большей производительности. В списке консультируемых может быть слишком много людей, что замедляет процесс. Матрица назначения бесконечно полезна.

Как ProjectManager помогает вам лучше управлять проектами

ProjectManager — это облачный инструмент, который объединяет всех в режиме реального времени для облегчения планирования, мониторинга и отчетности по проекту. Он работает, чтобы дать каждому в команде проекта работу и знания о том, где у них есть полномочия и когда консультироваться с другими, а также определить процесс отчетности.

Давайте посмотрим на ответственных людей, например, на команду, выполняющую проект. После приглашения в программное обеспечение вы можете поделиться планом проекта, назначить им задачи, добавить подробное направление, добавить крайний срок и тег для приоритета и многое другое. Затем команды могут сотрудничать, прикрепляя файлы и изображения к задачам и комментируя в режиме реального времени, чтобы лучше работать вместе.

Те, кому нужно быть в курсе проекта, могут сделать это, также получив приглашение в проект и поделившись с ними планами и графиками. Заинтересованные стороны могут оставаться в курсе событий благодаря функциям отчетности, которые могут генерировать отчеты о отклонениях проекта, стоимости, времени и многом другом одним щелчком мыши. Затем поделитесь ими в формате PDF. Отчеты можно даже быстро фильтровать, чтобы сосредоточиться на данных, которые интересуют заинтересованные стороны.

Матрица распределения ответственности может помочь вам перераспределить ресурсы, когда дела идут не так, как планировалось. Используйте наше программное обеспечение, чтобы получить дополнительную информацию. Функции управления ресурсами включают диаграмму рабочей нагрузки с цветовой кодировкой, поэтому легко увидеть, у кого слишком много задач и кто может взять на себя больше работы. Затем вы можете просто перераспределить эти ресурсы со страницы рабочей нагрузки, чтобы помочь вашей команде работать более продуктивно.

ProjectManager организует вас, помогает вашей команде сосредоточиться на своих задачах и держать в курсе все заинтересованные стороны. Повысьте эффективность на всех этапах жизненного цикла вашего проекта с помощью онлайн-диаграммы Ганта для планирования работы и канбан-досок, визуальной функции рабочего процесса, обеспечивающей прозрачность производства. Все это, и это на совместной платформе, чтобы держать всех на связи. Попробуйте ProjectManager сегодня бесплатно.