Что такое RFP-документ в области маркетинга, бизнеса и дизайна веб-сайтов и как его написать?

Независимо от того, в какой компании вы работаете, начать проект с нуля всегда непросто. Но как только вы дадите зеленый свет своему крупномасштабному проекту - например, маркетинговой кампании, дизайну веб-сайта или инициативе ребрендинга - вы сможете перейти к следующему шагу: выбрать правильного партнера, который поможет вам его реализовать. Чтобы сделать это наименее болезненным и наиболее полным способом, вам нужно будет написать документ RFP.

Вопреки тому, что вы думаете изначально, написание запроса предложения не должно быть трудным или утомительным занятием. И, к счастью для вас, мы подготовили все лучшие практики и рекомендации. Если вы будете следовать нашим инструкциям, ваш запрос предложений сделает всю работу за вас - каждый потенциальный партнер будет точно знать, что вы ищете, и вы сможете легко определить, подходят ли они для вашего бренда и проекта.

Что такое RFP?

RFP - это сокращение от «запрос предложения». По сути, RFP - это документ, который компании составляют и отправляют потенциальным поставщикам услуг или поставщикам, когда им необходимо передать проект на аутсорсинг. В нем изложены детали относительно компании-эмитента и проекта.

Как правило, RFP включает подробные сведения о масштабах проекта, сроках и результатах, существующем обеспечении и доступном бюджете. Затем этот документ доставляется множеству возможных партнеров. Некоторые компании присылают свои запросы предложений в печатном виде, но большинство рассылается по электронной почте.

Если вендоры заинтересованы в работе над проектом, они ответят, отправив свои предложения. Таким образом, компания-клиент может сравнить, что разные поставщики могут им предложить, и выбрать, кто, по их мнению, лучше всего подходит для их проекта.

Зачем компаниям нужен запрос предложений?

С точки зрения компании-эмитента написание запроса предложения может показаться не более чем чрезмерной нагрузкой. Наоборот!

Выбор подходящей аутсорсинговой компании часто может стать решающим фактором между успешным и провальным проектом. Прямым результатом потраченного времени на создание хорошо написанного запроса предложений является качество ответов, которые вы получите. Как правило, RFP также включает набор рекомендаций по формату ответа, которым должны отвечать поставщики. Это, в свою очередь, значительно упрощает сравнение различных подрядчиков, предлагающих схожие услуги.

Кроме того, подробный обзор проекта поможет поставщику услуг аутсорсинга понять, что именно вам нужно. Судя по описаниям и срокам, включенным в RFP, они смогут точно определить, могут ли они выполнить ваши требования. Это может спасти вас от потенциальной катастрофы с подрядчиками, которые слишком обещают, срывают сроки и отказываются от проекта в последнюю минуту. Имея перед собой тщательно описанный проект, потенциальные партнеры с меньшей вероятностью будут недооценивать ваши потребности или переоценивать свои собственные возможности для их удовлетворения. И в дальнейшем это может сделать или сломать ваш проект.

Наконец, давайте посмотрим на важность RFP с другой точки зрения. Конечно, основная цель RFP - получить информацию о поставщиках, из которых вы можете выбрать. Однако продавцы также должны выразить заинтересованность в сотрудничестве с вами. В конце концов, партнерство - это улица с двусторонним движением. Написав и распространяя запрос предложений, вы также можете представить свою компанию и фирменный стиль другим компаниям, с которыми вы могли бы работать. Написание хорошо организованного и исчерпывающего запроса предложений гарантирует, что вы оставите хорошее первое впечатление и проинформируете их о своей миссии и основных ценностях.

Документы RFP: основы

По сути, ваш RFP будет состоять из трех отдельных частей - вашей компании, проекта и административной информации.

Ваша компания

Первая часть будет включать информацию о вашей компании. Думайте об этом как о разделе «О нас», который послужит уникальным введением в ваш бизнес. Вы не только представите себя потенциальным партнером, но и поможете продавцу понять вашу миссию, вашу целевую аудиторию и желаемые результаты одновременно.

Проэкт

Как следует из названия, вторая часть будет включать исчерпывающую информацию о проекте, в котором вам нужна помощь. Хотя рекомендуется включать краткое описание проекта на первую страницу документа, сохраните основные сведения для этого раздела.

Например, если вашей целью является создание нового веб-сайта для вашей компании, информация, которую вы должны включить, будет относиться к области веб-дизайна. Тем не менее, мы более подробно остановимся на деталях конкретного проекта, которые вы должны включить в запросы предложений для веб-дизайна, маркетинга и дизайна логотипов позже в этой статье. Однако информация о компании и административные материалы универсальны для всех тем запроса предложений.

Административная информация

Последняя часть будет содержать административную информацию о проекте, например, как ответить на запрос предложений, что должно включать предложение и как будет работать процесс оценки предложения. Тщательное заполнение этой части поможет вам сравнить полученные предложения.

Расскажите потенциальным партнерам, кто вы

Так же, как для вас важно лучше понимать потенциальные агентства и аутсорсинговые компании, они должны знать, кто вы и чего стремится достичь ваш бренд - и что может быть лучше, чем через их собственное представление! Убедитесь, что вы представитесь и оставите хорошее впечатление на протяжении всего документа запроса предложений.

Однако убедитесь, что вы не утомляете своих читателей до смерти, рассказывая историю своей компании в мучительных подробностях. Начните с базового знакомства с вашей услугой или продуктом. Это должно быть кратко, но достаточно долго, чтобы нарисовать картину того, кто вы есть. И, скорее всего, у вас уже есть такой кусок текста, написанный где-то в другом месте.

Отличная вещь, которую стоит включить, особенно если вы ищете веб-сайт, логотип или маркетинговые услуги, - это уникальная черта вашего бизнеса. Что-то, что выделяет вас среди конкурентов, вероятно, то же самое, что вы хотите подчеркнуть.

Кроме того, немного расширите свою миссию и ценности вашей компании. Это даст некоторый контекст для инициируемого вами проекта, а также мотивацию, стоящую за ним. Если вам повезет, это гарантирует, что вы найдете идеального кандидата со схожими ценностями. И кто знает, может, в итоге у вас получится партнерство, выходящее за рамки временных целей проекта!

Наконец, обсудите своих клиентов. Постарайтесь не быть слишком широким - определение демографической группы поможет вашим партнерам точно понять, на кого им нужно ориентироваться. Выявите общие интересы или качества членов вашей аудитории и почему они предпочли ваш бренд вашим конкурентам. Если возможно, укажите их средний возраст, пол, географическое положение, экономическое и культурное происхождение. Подойдите к этой части внимательно и тщательно, используя различные показатели, чтобы убедиться, что решения основаны на информации, а не на личных предпочтениях или «догадках».

Что включать в документ RFP

Центральная и самая важная часть вашего запроса предложений - это раздел деталей проекта, который мы кратко затронули ранее. Информация, которую вы включаете, будет отличаться в зависимости от характера вашего проекта, но все описания проектов RFP будут содержать некоторые универсальные элементы.

Обязательно напишите о цели этого проекта и результатах, которых вы надеетесь достичь. Коснитесь основных проблем, которые вы хотите решить. Это поможет профессионалам, с которыми вы в конечном итоге будете работать, помочь вам найти хорошие и устойчивые решения - просто убедитесь, что они знают, что вы открыты для выслушивания их профессиональных мнений и предложений.

Кроме того, вам также необходимо указать бренд и стандарты качества, результаты, ожидаемые сроки (включая даты начала и окончания), условия оплаты и другие договорные детали, положения и условия.

Теперь давайте посмотрим на конкретную информацию, которую вам нужно будет включить при написании документа RFP для маркетинговой кампании, проекта дизайна веб-сайта и инициативы по дизайну логотипа.

Получайте дополнительную информацию о бизнесе, отправленную прямо на вашу электронную почту. Подпишитесь на нашу рассылку!

Как написать RFP для проектов по дизайну веб-сайтов

Независимо от того, присутствует ли ваша компания во всемирной паутине или вы просто решили перейти на цифровые технологии, выбор подходящего веб-дизайнера и разработчика - это то, что вы должны держать в своем списке приоритетов. В конце концов, ваш веб-сайт является одновременно цифровой визитной карточкой и полезным инструментом цифрового маркетинга. Благодаря ему большинство потенциальных клиентов будут взаимодействовать с вашей компанией, и, таким образом, наличие отличного функционального веб-сайта гарантирует, что вы оставите отличное первое впечатление.

Прежде всего, укажите основную цель сайта. Будет ли это сайт электронной коммерции или информационное пространство? Вы бы предпочли, чтобы это привлекало новых клиентов или информировало инвесторов? Какого типа взаимодействие с ним должны иметь ваши клиенты? Кто ваша целевая аудитория и кого вы хотите привлечь? Вы создаете веб-сайт B2B (Business to Business) или B2C (Business to Consumer)?

Ваш веб-сайт, скорее всего, будет иметь несколько применений - первичное, вторичное и, возможно, даже третичное. Существуют разные типы веб-сайтов, на которых разработчики и дизайнеры часто специализируются. Как можно лучше определите свои потребности, чтобы найти профессионала, который знает вашу нишу.

Если у вас уже есть сайт, дайте ссылку! Объясните, что вам в ней нравится и что не нравится; напишите о его хороших и плохих элементах. Никогда нельзя слишком подробно рассказывать о том, как он сослужил вам хорошую службу и как разочаровал вас.

Не забудьте сообщить компаниям, занимающимся дизайном и разработкой веб-сайтов, какие материалы и материалы у вас уже есть. Например, схемы, каркасы, функциональные возможности и части программного обеспечения, которые у вас уже есть, могут значительно снизить окончательную цену. Кроме того, не стесняйтесь спрашивать мнения и предложения у профессионалов веб-дизайна и разработки, к которым вы обращаетесь! Вы нашли время, чтобы подробно описать цель и целевую аудиторию веб-сайта, и вам нужна компания, которая может предоставить неоценимую информацию.

Если вам нужно начать с нуля или вам нужно радикально изменить существующий веб-сайт, вам также необходимо определить, на какой платформе он будет построен. Такие платформы, как WordPress, Magento и Drupal, имеют свои преимущества и недостатки, в зависимости от типа веб-сайта, который вам нужен. Если у вас есть серьезные предпочтения, укажите это в своем запросе предложений. И наоборот, если вы хотите, чтобы агентство предлагало платформу, сообщите им об этом.

Составьте список функций, которые должен иметь ваш сайт. Затем разделите список на функции, которые вам абсолютно необходимы, и те, которые находятся в вашем списке желаний. Создание организованного списка приведет к тому, что поставщики предоставят исчерпывающую разбивку затрат по элементам списка, что (опять же) упростит процесс сравнения.

Наконец, проведите собственное исследование, чтобы определить, что ваши конкуренты и другие модные бренды включают на свои веб-сайты. Это может вдохновить вас включить в свой RFP определенные важные функции, о которых вы, возможно, и не подумали.

Как только ваш запрос предложений будет готов, вы можете обратиться к нашему разделу со списком агентств, чтобы найти несколько удивительных компаний, занимающихся веб-дизайном и разработкой, а также их контактную информацию!

Как написать запрос предложения для маркетинговых кампаний

Вы освоили процессы создания продукта или оказания услуги, но убедиться, что вы обращаетесь к потенциальным клиентам и убеждает их действовать, - это совсем другое. Если вам нужно улучшить взаимодействие с брендом, продвигать определенный продукт или услугу или просто хотите расширить свой бизнес, часто бывает полезно нанять маркетинговое агентство для конкретных кампаний или общего стратегического руководства.

Первое, что вам нужно включить в свой запрос предложений, - это краткое описание вашей конкретной проблемы. Укажите, что вас беспокоит в вашем конкретном положении на рынке. Вы имеете дело с низким коэффициентом удержания или вы вышли на плато с продажами? Привлекаете ли вы новых потенциальных клиентов, и если да, то сколько из них вы успешно конвертируете в возможности? Согласован ли ваш брендинг? Ваше текущее общение находит отклик у вашей аудитории? Также расскажите им немного о своих конкурентах. Что отличает вас от других?

Укажите свои бизнес-цели и напишите о том, чего вы хотите достичь с помощью своей маркетинговой стратегии. Вы хотите расширить свою клиентскую базу или у вас есть более конкретная цель, например, достижение целевых продаж отдельного продукта? Является ли просто повышение узнаваемости бренда вашей основной целью или вам нужно изменить определение бренда? Вам нужно переосмыслить свой контент и то, как вы общаетесь с целевой аудиторией? Какие показатели вы примените для определения успеха? Подробное описание ваших проблем и целей поможет агентству понять, как именно они могут вам помочь.

Кроме того, решите, хотите ли вы провести локальную или глобальную кампанию и должны ли какие-либо инициативы быть цифровыми или физическими. Конечно, это зависит от характера вашего продукта, демографических характеристик и бюджета.

Вы должны указать, нужна ли вам помощь в определении вашей маркетинговой стратегии, запуске рекламной кампании, использовании средств массовой информации в ваших интересах или разработке идентичности и дизайна вашего бренда. После этого вы можете точно перечислить, что имеете в виду. Опишите объем ваших маркетинговых потребностей. Планируете ли вы производить бумажные печатные материалы и как их следует распространять? Вам нужно создать веб-сайт и учетные записи в социальных сетях? Потребуются ли для этого мультимедиа или поисковая оптимизация?

Наряду с перечислением результатов и результатов, которые вам нужны, вы должны сообщить агентствам, что у вас уже есть. Укажите, есть ли у вас фото- и видеоматериалы и актуальны ли они. Предоставьте им обзор своего присутствия в Интернете со ссылками на свой веб-сайт и учетные записи в социальных сетях. Опишите содержание, которое у вас есть. Укажите, проводятся ли у вас какие-либо рекламные кампании, и опишите полученные ими результаты.

Наконец, уделите время описанию вашей существующей и целевой аудитории. Расскажите, что вы знаете о своих существующих клиентах, и обсудите, какого типа вы хотели бы получить. Что бы вы хотели, чтобы человек сделал, когда он впервые узнает о вашей компании? Определите, кто они, где они живут и как вы общаетесь с ними на эмоциональном уровне. Если вам нужно больше узнать о своих клиентах и ​​развить взаимодействие с ними, укажите это в своем запросе предложений.

После того, как вы детализируете эту информацию, изучите лучшие маркетинговые агентства, которые могут помочь вам в достижении ваших бизнес-целей!

Как написать RFP для проектов по дизайну логотипа и брендингу

Если вам нужно определить (или переопределить) визуальный аспект вашей компании, вам понадобится логотип и запрос предложения для конкретного бренда. Для этих запросов предложений особенно важно предоставить исчерпывающее представление о компании, когда вам нужно заняться визуальным брендингом. В конце концов, логотип предназначен для полного представления компании.

Многие дизайнерские агентства используют фирменный брендбук для создания единого логотипа и индивидуальности. Но ожидание - что на самом деле является брендбук и вы на самом деле нужен?

По сути, брендбук (также называемый «руководством по стилю») - это набор определяющих характеристик вашего бренда. Он используется в качестве руководства для разработки каждого продукта, коммуникации и маркетинговой кампании, которую запускает ваша компания. Создание брендбука гарантирует, что вы избежите несоответствий в стиле, качестве и характере на всем протяжении вашего бизнеса.

Брендбук всегда будет включать ваш логотип, но он также обычно содержит утвержденную цветовую палитру, семейство шрифтов, дизайн визитных карточек и фирменных бланков, макет веб-сайта, тон копирайтинга, утвержденные изображения и даже стиль иллюстрации и другие графические элементы, которые использует ваш бренд. В большинстве случаев некоторые элементы брендбука разрабатываются одновременно с логотипом. Однако вам не обязательно получать их все одновременно, поэтому обязательно укажите, что вам нужно!

Если у вас уже есть логотип и брендбук, но вы хотите внести небольшие изменения, обрисуйте это. Предоставьте материалы, которые у вас есть на данный момент, а затем расскажите, что вам в них нравится и не нравится. Вносите предложения о том, что вы хотели бы изменить. Если у вас уже есть представление о том, чего вы хотите, опишите это.

В качестве альтернативы, если вы хотите создать совершенно новый дизайн логотипа с нуля, упомяните те типы, которые вы сейчас себе представляете. Подойдет ли вам словесный знак больше, чем графический логотип? Сработает ли комбинация? Не стесняйтесь попросить профессионала по дизайну помочь вам принять решение после того, как вы выбрали своего профессионального партнера!

Если у вас уже есть представление о стиле вашего логотипа, объясните его как можно лучше. Опишите желаемые цвета, выберите географические формы, которые, по вашему мнению, подходят вашему бренду, и не стесняйтесь добавлять рисунок, который вы сделали сами, даже если он неуклюжий! Многие агентства, которые работают с клиентами над созданием эффективной идентичности, используют это как источник вдохновения в будущем. Вы также должны указать, хотите ли вы получить несколько дизайнерских идей на выбор. Но будьте осторожны - это добавит к стоимости!

Наконец, объясните, как будет использоваться логотип. Будет ли это напечатано на вашем продукте? На какие материалы или оттенки он будет помещен? Можете ли вы предсказать размер, в котором он будет использоваться чаще всего - такой маленький, как печать на ручках, или такой большой, как рекламные щиты? Основываясь на этой информации, дизайнеры точно будут знать, что вам предложить. Определение способа использования вашего логотипа на самом раннем этапе поможет вам добиться успеха!

Более того, эти ведущие агентства по разработке логотипов и брендингу могут помочь вам раскрыть успешную идентичность бренда.

Правильный ответ на запрос предложения

Чтобы упростить процесс для обеих сторон, полезно включить подробную и конкретную информацию об административных деталях.

Прежде всего, точно укажите, что вы ожидаете увидеть в предложении. Чтобы у вас было достаточно информации для оценки респондентов, вам понадобится стандартизированный набор данных, поступающих от каждого потенциального партнера. Попросите их описать возможный график проекта и оценить бюджет по каждой позиции. Укажите, если вы хотите получить краткую информацию о предыдущих аналогичных проектах или перечисленный опыт и технические знания. Вы также можете запросить профессиональные биографии или портфолио людей, которые будут заниматься вашим проектом. Наконец, создайте набор вопросов, связанных с проектом, чтобы оценить их понимание и творческий потенциал.

Точное указание того, как должно выглядеть предложение, сделает ваш процесс выбора быстрым и безболезненным. Обозначьте формат, в котором вы хотели бы подать предложение (например, файл .doc, PRD или бумажная копия). Укажите крайний срок подачи предложений и укажите, когда соискатели могут ожидать вашего ответа. Вы также можете сообщить им, предпочитаете ли вы, чтобы какие-либо потенциальные собеседования проводились лично, по телефону или посредством видеоконференции (хотя эта информация также может быть сохранена на более поздний срок). Наконец, укажите всю контактную информацию своей компании!

RFP? Очень просто!

Несмотря на то, что поначалу это может показаться устрашающей задачей, создать тщательный RFP на самом деле нетрудно. После того, как вы решите, что именно нужно вашему бренду для успеха, написание запроса предложений станет гладким процессом. Что еще лучше, есть простые в использовании инструменты, которые помогут вам создать свой RFP - например, попробуйте Nusii и PandaDoc, чтобы начать работу.

Теперь вы точно знаете, что вам нужно включить в свой запрос предложений. Конечным результатом должен быть документ объемом в несколько страниц. Будем надеяться, что финальная версия будет всесторонним обзором проекта, который предоставит всю необходимую информацию.

Если вы будете следовать пунктам, перечисленным выше, вы обязательно найдете респондентов, которые хорошо подходят для вашего проекта, и вам придется сделать сложный выбор - какое из этих удивительных агентств выбрать? В любом случае, без сомнения, хорошо составленный документ запроса предложений станет началом красивой дружбы.

Хотите больше простых и действенных советов по развитию бизнеса? Подпишитесь на ежедневную дозу DesignRush!