RFP: Краткое руководство по запросу предложений (шаблоны включены)

После утверждения проекта вполне вероятно, что для его выполнения потребуются товары и услуги, не входящие в компетенцию организации, управляющей работой. Процесс запроса предложений от сторонних поставщиков и подрядчиков осуществляется с помощью документа, называемого запросом предложения или, чаще, RFP.

Именно через этот канал менеджеры проектов собирают заинтересованных лиц и принимают решение о том, с кем заключить контракт по проекту. Лучший способ ознакомиться с этим процессом — использовать шаблон запроса предложений, который позволяет вам заполнить пробелы для составления подробного запроса предложений. Ниже мы предоставим несколько шаблонов RFP, которые вы можете использовать, но сначала давайте лучше поймем, о чем мы говорим.

Что такое запрос предложений?

Запрос предложений (RFP) используется для поиска поставщиков и подрядчиков, которые могут предоставить проекту компании необходимые продукты и услуги, выходящие за рамки того, что запрашивающая организация может предоставить внутри компании. Таким образом, RFP является документом для поиска источника этой работы и позволяет поставщикам и подрядчикам участвовать в торгах на эту работу.

RFP содержит обзор проекта, чтобы предоставить компаниям-участникам торгов четкое описание того, что необходимо и как они могут помочь в достижении этих целей. Он объяснит процесс и условия контракта, чтобы помочь участникам торгов. Большинство организаций ведут бизнес, используя RFP, и правительства почти всегда будут вести свой бизнес таким же образом.

После отправки нескольких запросов предложений у вас будет выбор заинтересованных сторон, которые могут предоставить товары и услуги, которые вам нужны, которые наилучшим образом соответствуют вашим потребностям, как в отношении предлагаемых ими навыков, так и в отношении того, как они соответствуют требованиям вашего бюджета.

Запросы предложений — это не только способ упростить поиск поставщиков и подрядчиков, которые соответствуют критериям вашего проекта; они также детализируют объем работ и то, какова будет оплата за товары и услуги. Четкое изложение этого в RFP помогает избежать любых недопониманий в отношении компенсации, сроков поставки и многого другого.

В чем разница между RFP, RFI и RFQ?

Существует так много различных типов форм запросов, что может быть немного запутанно различать их. Например, существует запрос информации (RFI), который используется, когда компания знает, чего она хочет от участника торгов, но требует более подробной информации. Таким образом, RFI являются менее объемными документами, поскольку они больше касаются уточнения информации, предоставленной поставщиком или подрядчиком.

Еще одним деловым документом, который часто путают с RFP, является запрос предложения (RFQ). Эти документы, опять же, менее подробны и вместо этого сосредоточены исключительно на том, сколько продавец или подрядчик хочет за свой товар или услугу. В RFQ также может запрашиваться информация о том, как поставщик или подрядчик будет соответствовать вашим требованиям.

Короче говоря, RFI и RFQ на самом деле являются подмножествами RFP, которые представляют собой призыв к предложениям более высокого уровня для решения бизнес-проблемы или потребности проекта. Обычно он гораздо более подробный и формальный, со строгими правилами закупок, включая содержание, сроки и т. д. Все три документа часто используются вместе, в той или иной комбинации, а иногда даже независимо друг от друга.

RFP в управлении проектами

Запросы предложений особенно важны в области управления проектами, поскольку они помогают организовать менеджеров проектов и помогают им принимать важные бизнес-решения. В каждом запросе предложения описываются различные варианты поставщиков с подробной информацией о ценах, этапах процесса, условиях контракта и многом другом.

Именно с помощью этих RFP менеджеры проектов могут просеивать информацию, чтобы определить наилучший путь продвижения вперед от имени своей организации. Менеджер проекта должен выбрать RFP, который лучше всего соответствует проекту и его целям, чтобы выбрать идеального поставщика для проекта.

Руководители проектов RFP не только критически мыслят и являются руководителями групп, но и ориентированы на детали, терпеливы и стратегически настроены, чтобы выступать в качестве защитника своей организации.

Процесс RFP: как создать RFP

Не существует установленных правил для создания RFP, поскольку они могут варьироваться от компании к компании, от отрасли к отрасли, а также от коммерческих и некоммерческих организаций. Тем не менее, у них есть общая цель, и обычно процесс RFP затрагивает эти важные моменты.

1. Создайте границы проекта

Прежде чем ручка коснется бумаги, поговорите с высшим руководством в вашей организации об ограничениях для проекта, например, о том, какой максимальный бюджет они утвердят, о гибкости сроков, о том, какие требования являются обязательными и так далее.

2. Определите заинтересованные стороны

Запрос предложений — сложный вопрос, требующий глубоких знаний проекта и организации. Определите ключевые заинтересованные стороны и выберите репрезентативную группу, которая открыта для встречи с любым, кого вы назначите для наблюдения за процессом, чтобы они могли использовать их в качестве доски.

3. Интервью с заинтересованными сторонами

После того, как вы определили заинтересованные стороны, и пока вы находитесь в процессе выяснения того, кто может быть на связи с любыми вопросами, также попросите их определить потребности проекта. Их ответы повлияют не только на процесс запроса предложений, но и на весь проект.

4. Напишите запрос предложений

В написании запроса предложений может помочь использование шаблона запроса предложений, ссылки на который мы предоставим ниже. Обычно они устроены следующим образом.

• Организационный фон
• Краткое описание проекта
• Требования и цели проекта
• Бюджет проекта
• Вехи и сроки
• Дополнительная информация и/или вопросы
• Контактная информация и крайний срок подачи

5. Создайте критерии оценки

Прежде чем отправить запрос предложений, просмотрите его еще раз, но на этот раз оцените важность ответов, которые вы получаете от ответивших поставщиков и подрядчиков. Это хороший метод для отбора небольшой группы квалифицированных кандидатов.

6. Разошлите RFP

Естественно, весь смысл этого процесса заключается в том, чтобы передать его в руки потенциальных поставщиков и подрядчиков. Поэтому вам нужно найти лучшее место для публикации вашего запроса предложений, чтобы он дошел до нужных людей. Это помогает нанять консультантов, которые проведут вас через этот этап.

7. Просмотрите ответы

По истечении крайнего срока подачи соберите все ответы и быстро прочитайте их, чтобы получить представление о предлагаемых решениях. Затем вы можете применить систему подсчета очков, которую вы разработали ранее.

8. Исследования

Вы можете получить некоторые ответы, предлагающие решение, с которым вы не знакомы. Важно провести исследование и посмотреть, могут ли они быть жизнеспособными, даже если они не находятся на вашем радаре. Другая часть исследования включает в себя предварительную работу с поставщиками и подрядчиками, которые ответили, чтобы получить более полное представление о том, с кем вы можете нанять работу.

9. Выберите поставщика или подрядчика

Выберите поставщика или подрядчика, который соответствует вашим критериям; затем проведите проверку биографических данных, чтобы отследить их послужной список в предыдущих проектах. Это инициирует переговоры, так как предложение — это именно то, что нужно. Это может быть принято как есть, или может потребоваться некоторое время назад и вперед. Как только все будут на одной странице, подпишите контракт.

Примеры предложений предложений

Мы говорили об общих запросах предложений, но на самом деле существует несколько различных типов, относящихся к конкретной отрасли или стадии разработки проекта. Вот несколько примеров RFP, но есть и много других, и RFP могут различаться по стилю в зависимости от организации и отрасли.

• Маркетинговый RFP: когда маркетинговое агентство создает свои маркетинговые материалы, будь то тематическое исследование или кампания, они часто нанимают таланты через один из них.
• Запрос предложений по брендингу: создание бренда для организации требует руководящих принципов, и у организации будут определенные ожидания, которые изложены в этом типе запроса предложений.
• Дизайн RFP: этот RFP нацелен на художников-графиков для разработки печатной, веб-, мобильной или другой рекламы.
• Запрос предложений веб-сайта: когда вы создаете веб-сайт, вам необходимо нанять веб-разработчиков и других специалистов, связанных с веб-дизайном, которые будут отвечать на такого рода запросы предложений.
• Правительственный RFP: Любая работа, выполняемая для государственного учреждения, требует RFP, в котором будут изложены конкретные требования, связанные с этим офисом.
• Некоммерческий RFP: При работе с некоммерческой организацией существуют другие критерии, чем с коммерческим бизнесом, которые будут подробно описаны здесь.
• Финансовый запрос предложений. Запросы предложений в области финансов часто представляют собой формальные анкеты, которые инвесторы рассылают фирмам, предоставляющим финансовые услуги, чтобы помочь им выбрать правильного финансового партнера.
• Строительный запрос предложений: организации могут получить дополнительную информацию и лучше понять, как достичь своих целей с помощью запросов предложений, что в конечном итоге поможет им выбрать лучшего поставщика.
• Запрос предложений о закупках: запросы предложений часто являются одним из первых шагов в процессе закупок и помогают компаниям выбрать поставщика, который соответствует их списку критериев. RFP в закупках часто следуют за запросом информации (RFI).
• RFP в сфере недвижимости: в сфере недвижимости агенты составляют RFP от имени своих арендаторов, чтобы указать важные моменты и экономические условия для каждой сделки.

Шаблоны предложений предложений

Шаблоны RFP бывают всех форм и размеров. Самые простые могут состоять всего из нескольких страниц, но их можно расширить до десятков. Некоторые из них имеют титульные листы и яркие презентации, в то время как другие представляют собой простые документы, содержащие только факты.

Что подходит именно вам, зависит от проекта и вашей организации или, может быть, просто от личных предпочтений. Ниже приведены несколько сайтов, которые предлагают скачать шаблоны RFP. Посетите их и посмотрите, есть ли тот, который работает для вас.

• Хабспот
• ШаблонЛАБ
• Техсуп
• Ориентир CRM
• Майкрософт

RFP — это проект: попробуйте использовать программное обеспечение для управления процессом

RFP, даже с шаблоном RFP, который поможет вам, — это не то, что можно быстро собрать. Он включает в себя исследование и тщательную разбивку предстоящего проекта. По сути, это проект в проекте. Поэтому имеет смысл, что программное обеспечение для управления проектами, такое как ProjectManager, может помочь вам при составлении вашего запроса предложений.

Спланируйте запрос предложения с помощью нашей интерактивной диаграммы Ганта, на которой расписаны все ваши задачи на временной шкале. Установите вехи на временной шкале, чтобы разбить свою работу на более управляемые сегменты, такие как предоставление описания проекта, целей, задач и бюджета.

Наши канбан-доски — это визуальный инструмент, который показывает ваш рабочий процесс и помогает избежать узких мест, поддерживая ресурсы в соответствии с возможностями. Выполните все этапы процесса запроса предложений и создайте для каждого из них канбан-карту, на которой есть место для его описания, пометки для определения приоритета и т. д.

После назначения наблюдайте, как он перемещается из столбца в столбец, указывая, на каком этапе процесса он находится. Члены команды могут комментировать на уровне задачи, если у них есть вопросы, и отмечать других участников проекта, чтобы при необходимости вовлекать их в обсуждение. Сотрудничество помогает всем работать более продуктивно.

Готовы сделать этот RFP успешным? Не рискуйте, используйте ProjectManager, облачное программное обеспечение, которое поможет вам работать более эффективно. Получите функции, необходимые для более эффективного планирования, мониторинга и составления отчетов о вашей работе. Попробуйте инструмент бесплатно в рамках 30-дневной пробной версии.