Структура распределения рисков для проектов: полное руководство по RBS

Неопределенность – это определенность в проектах. Риски будут возникать и угрожать успешной реализации вашего проекта. Использование структуры разбивки рисков (RBS) — это способ подготовиться к неожиданностям.

Структура разбивки рисков отлично подходит для выявления и приоритизации рисков, чтобы вы знали, какие из них будут более или менее значимыми. Это первый шаг в планировании, управлении и снижении рисков в ваших проектах.

Что такое структура распределения рисков в управлении проектами?

Структура разбивки рисков — это инструмент для управления рисками, то есть любыми событиями, которые вы не запланировали или не ожидали. Риск обычно рассматривается как негативное влияние на бюджет, сроки или качество проекта. Однако существуют и положительные риски, которые могут принести пользу проекту.

В любом случае руководители проектов должны быть готовы к риску, как хорошему, так и плохому, — он может помешать достижению целей проекта. Структура разбивки рисков разбивает риски на иерархический график, начиная с более высокого уровня и спускаясь к рискам более мелкого уровня.

Иногда руководители проектов создают структуру разбивки рисков во время инициации проекта, чтобы увидеть, жизнеспособна ли работа. Чаще всего вы обращаетесь к этому на этапе планирования, когда назначаете роли и обязанности членам вашей команды.

Четыре категории риска в проекте

Существует четыре категории риска. Их можно разбить дальше, но в большинстве структур разбивки рисков риски подразделяются на следующие четыре категории:

• Внешние: риски, находящиеся вне вашего контроля, такие как экологические, нормативные, поставщики, конкуренты и т. д.
• Внутренние: риски, возникающие внутри вашей организации, включая нехватку ресурсов, задержки финансирования или ошибки в расстановке приоритетов.
• Технические: объем, требования и другие технические вопросы относятся к этой категории.
• Управление: риски, связанные с вашим планированием, коммуникацией, контролем и так далее.

Например, в отношении риска верхнего уровня вы можете начать с широкой темы, такой как технические, управленческие, внешние риски или риски планирования. Следующий уровень может дополнительно определить эти категории как проектные, финансовые или ресурсные риски. Вы можете все больше и больше улучшать свой риск, достигая детального уровня или настолько тонкого в риске, насколько это подходит для проекта. Конечно, вы никогда не сможете остановиться, но это окажется контрпродуктивным.

Зачем использовать структуру распределения рисков в управлении проектами?

Структура разбивки рисков помогает понять риск. Это упрощает выявление и оценку рисков в вашем проекте. Вы можете увидеть, какие проекты требуют особого внимания, и определить повторяющиеся риски и концентрацию рисков. Вы даже можете использовать этот инструмент, чтобы узнать общую подверженность риску проекта и обобщить потенциальные потери, наметив процесс управления рисками.

Чтобы правильно управлять рисками, вам необходимо использовать программное обеспечение для управления проектами. ProjectManager — это облачное программное обеспечение, которое отслеживает вашу работу в режиме реального времени, поэтому вы можете обнаружить проблему, когда она появится, а не после того, как ущерб уже был нанесен.

Интерактивная информационная панель ProjectManager настроена и готова к работе, автоматически собирая и вычисляя данные проекта, которые затем отображаются в виде удобных для чтения диаграмм и графиков. Отслеживайте метрики по времени, стоимости, дисперсии и т. д. и быстро фиксируйте аномалии, чтобы смягчить их влияние. Начните работу с ProjectManager бесплатно.

Как составить структуру распределения рисков для проекта

Структура разбивки рисков представляет собой простую сетку с широким определением риска вверху и более конкретными определениями по мере продвижения вниз по сетке. Его также можно настроить в виде электронной таблицы, в которой риск становится более определенным при движении слева направо.

При построении структуры разбивки рисков необходимо выполнить следующие три шага.

1. Определите категории риска для RBS

Первым шагом является определение основных категорий риска. Как уже отмечалось, основными категориями структуры разбивки рисков являются внешние, внутренние, технические и управленческие. В зависимости от отрасли, в которой вы работаете, эти категории могут быть немного более точными.

Например, разработка программного обеспечения может иметь ограничения по проектированию продукта, среде разработки и программе. В целом, эти основные категории выявления рисков включают:

• Расписание
• финансовый
• Технические
• Управление
• Клиент
• договорной
• Погода
• политический
• Относящийся к окружающей среде

Методом определения рисков для обнаружения рисков может быть мозговой штурм с вашей командой, семинары и интервью для обзора исторических данных, проведение анализа сильных и слабых сторон, возможностей и угроз (SWOT) и многое другое. Также хорошо составить диаграмму RACI (ответственность, подотчетность, консультации и информированность), чтобы помочь определить ваше управление заинтересованными сторонами в отношении риска.

2. Специфические риски поломки в RBS

Затем вы хотите разбить категории первого уровня на категории второго уровня: это означает, что вы начинаете с широкого и уточняете эту тему на все более и более мелкие части.

Например, в категории клиентов вы можете разбить ее на более мелкие темы, такие как команда клиента, команда проекта, цели, финансирование и тактика.

Затем в группе проекта вы можете заметить, что для выполнения задач недостаточно ресурсов или ваша команда недостаточно опытна и требует дополнительного обучения для успешного выполнения своих задач.

Вероятно, достаточно трех уровней риска. Более того, вы можете в конечном итоге увязнуть в мелочах без особого вознаграждения за усилия.

3. Оцените риск и влияние

После того, как вы разбили риски, вы захотите оценить их, чтобы определить, какие из них могут оказать наибольшее влияние на проект. Это начало вашего анализа рисков. Приоритизируя риск, вы знаете, какой из них заслуживает немедленного внимания, а какой можно подождать или даже избежать.

Это делается путем оценки каждого риска по вероятностному влиянию его возникновения и, если да, возможному влиянию на проект. Как вы оцениваете каждый из этих факторов, зависит от менеджера проекта, но хорошее эмпирическое правило состоит в том, чтобы разбить вероятность на четыре:

• Высокий (80-100 процентов)
• Средне-высокий (60-80 процентов)
• Средне-низкий (30-60 процентов)
• Низкая вероятность (0-30 процентов)

Что касается воздействия, то оно традиционно делится на три: высокое (критическое), среднее (умеренное) и низкое (минимальное). Ваши выводы будут частью вашей отчетности о рисках, и вы можете поручить членам команды следить за этими рисками. Получив оценку рисков, добавьте их все в реестр рисков, если они появятся в проекте как проблемы.

Преимущества использования структуры разбивки рисков

Риски неизвестны, но это не значит, что вы не можете ими управлять. Структура разбивки рисков — это инструмент, который помогает вам идентифицировать и упорядочивать риски в вашем проекте. Это первый шаг к снижению риска. Ваш план управления рисками позволяет определить, какие ресурсы потребуются для решения проблем, возникающих в вашем проекте.

Возможность точно оценить риск повышает вероятность успеха проекта. Не все риски плохи, но отсутствие плана по устранению рисков никогда не бывает хорошим. Не подготовившись к риску, вы не сможете воспользоваться позитивом и смягчить негатив.

Использование структуры разбивки рисков позволяет управлять рисками и составлять план управления рисками. Имея представление о том, что может произойти в ходе проекта, а затем зная, на какую потенциальную проблему (или возможность) стоит реагировать, вы управляете рисками и превращаете то, что может стать катастрофой, в небольшую неровность на дороге.

Связанный : Бесплатные шаблоны управления проектами

Примеры структуры распределения рисков

Хотя мы уже упоминали, что существует множество примеров структуры разбивки рисков, они различаются в зависимости от того, для какой отрасли они предназначены. Фактическая многоуровневая структура RBS в основном такая же.

На веб-сайте Института управления проектами размещен информативный документ конференции по RSB. Документ «Используйте структуру распределения рисков (RBS) для понимания ваших рисков» будет полезен, если вы пытаетесь понять, что такое структура распределения рисков и как ее использовать.

Есть несколько примеров, чтобы дать вам представление о том, как будет выглядеть один для определенных отраслей. Примеры структуры разбивки рисков включают следующее.

Пример общей структуры распределения рисков

Пример структуры разбивки строительных рисков

Пример структуры риска разработки программного обеспечения

Как создать RBS с помощью ProjectManager

Вы можете найти шаблоны структуры разбивки рисков, которые помогут вам определить и спланировать риски в вашем проекте в Интернете, но шаблон является статическим документом и бесполезен, когда возникают проблемы, которые необходимо назначать и отслеживать. Лучше всего загрузить этот шаблон RBS в ProjectManager, облачное программное обеспечение, которое поможет вам планировать, отслеживать и составлять отчеты о рисках.

Выполнение разрешения рисков на диаграммах Ганта

Управление рисками заключается в выявлении рисков и создании планов по устранению или использованию преимущества проблемы, если она возникает в вашем проекте. Интерактивные диаграммы Ганта ProjectManager предоставляют инструменты для планирования, расстановки приоритетов, связывания зависимостей и назначения вашей команды. Получите критический путь без сложных и трудоемких вычислений. Затем установите базовый уровень, чтобы отслеживать фактический прогресс по сравнению с вашим планом, и следите за тем, чтобы не сбиться с пути.

Создавайте рабочие процессы на досках Канбан

Поскольку ProjectManager имеет несколько представлений проекта, которые подходят для вашей работы, просто переключитесь с представления Ганта на представление канбан. Теперь вы можете определить производственный цикл риска, создав настраиваемые столбцы для идентификации, обработки и разрешения. Команды могут управлять своим невыполненным заданием и планировать спринты для устранения рисков, в то время как менеджеры могут видеть свою работу и перераспределять ресурсы по мере необходимости, чтобы они работали с полной нагрузкой.

Создавайте отчеты о проделанной работе за считанные секунды

Используйте отчеты ProjectManager в один клик, чтобы отслеживать устранение риска и информировать заинтересованные стороны о прогрессе в снижении риска. Есть общие отчеты о статусе проекта или портфеля, но есть более подробные по времени, стоимости и загруженности. Все они полезны при управлении рисками. Каждый отчет можно отфильтровать, чтобы показать только то, что вы хотите видеть, и легко поделиться с заинтересованными сторонами, чтобы они могли оставаться в курсе.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, которое помогает гибридным командам работать так, как они работают, когда хотят и где бы они ни находились. Получите инструмент, который дает вам единый источник достоверной информации и является достаточно гибким для работы в традиционном или более гибком окружении. Начните работу с ProjectManager сегодня бесплатно!