Как составить план управления рисками

Вы определяете их, записываете, отслеживаете и планируете: риски — неотъемлемая часть каждого проекта. Некоторые риски проекта обязательно станут проблемными областями, например, выполнение проекта в праздничные дни и необходимость планировать сроки проекта с их учетом. Но в любом конкретном проекте есть много рисков, которые без оценки рисков и стратегий снижения рисков могут стать неприятными сюрпризами для вас и вашей команды управления проектом.

Вот тут-то и приходит на помощь план управления рисками, который поможет уменьшить риски до того, как они превратятся в проблемы. Но во-первых, что такое управление рисками?

Что такое управление рисками?

Управление рисками — это часть управления проектами, которая занимается управлением потенциальными рисками проекта. Управление рисками, возможно, является одним из наиболее важных аспектов управления проектами.

Процесс управления рисками состоит из следующих основных этапов:

• Идентификация рисков . Первым шагом в управлении рисками проекта является их идентификация. Вам нужно будет использовать источники данных, такие как информация из прошлых проектов или мнения экспертов в предметной области, чтобы оценить все потенциальные риски, которые могут повлиять на ваш проект.
• Оценка рисков: после того, как вы определили риски своего проекта, вам необходимо определить их приоритетность, рассмотрев их вероятность и уровень воздействия.
• Снижение рисков: теперь пришло время создать план действий в непредвиденных обстоятельствах с действиями по снижению рисков для управления рисками вашего проекта. Вам также необходимо определить, какие члены команды будут владельцами рисков, ответственными за мониторинг и контроль рисков.
• Мониторинг рисков: риски необходимо отслеживать на протяжении всего жизненного цикла проекта, чтобы их можно было контролировать.

Если хотя бы один риск, преодолевший порог, соответствует условиям, это может поставить под угрозу весь ваш проект. Также обычно не существует только одного риска на проект; существует множество категорий рисков, которые требуют оценки и обсуждения с заинтересованными сторонами.

Связанный: Шаблон отслеживания рисков

Вот почему управление рисками должно быть как упреждающим, так и реактивным процессом, постоянным на протяжении всего жизненного цикла проекта. Теперь давайте определим, что такое план управления рисками.

Что такое план управления рисками?

План управления рисками определяет, как будет выполняться процесс управления рисками вашего проекта. Сюда входят средства, инструменты и подходы, которые будут использоваться для выявления, оценки, смягчения и мониторинга рисков.

План управления рисками обычно включает:

• Методология: определите инструменты и подходы, которые будут использоваться для выполнения действий по управлению рисками, таких как оценка рисков, анализ рисков и стратегии снижения рисков.
• Реестр рисков: Реестр рисков — это диаграмма, на которой вы можете документировать всю информацию об идентификации рисков вашего проекта.
• Структура распределения рисков: это диаграмма, позволяющая определить категории рисков и иерархическую структуру рисков проекта.
• Матрица оценки рисков. Матрица оценки рисков позволяет анализировать вероятность и влияние проектных рисков, чтобы определить их приоритетность.
• План реагирования на риски: План реагирования на риски — это документ по управлению проектом, в котором объясняются стратегии снижения рисков, которые будут использоваться для управления рисками вашего проекта.
• Роли и обязанности. Члены группы управления рисками несут ответственность как владельцы рисков. Им необходимо отслеживать риски проекта и контролировать свои действия по реагированию на риски.
• Финансирование: есть раздел, в котором вы указываете средства, необходимые для выполнения вашей деятельности по управлению рисками.
• Сроки: Включите раздел, чтобы определить график действий по управлению рисками.

Как составить план управления рисками

Для каждого проекта веб-дизайна и разработки, строительного проекта или дизайна продукта будут риски. Такова природа управления проектами. Но именно поэтому всегда лучше максимально опередить их, разработав план управления рисками. Шаги по составлению плана управления рисками описаны ниже.

1. Идентификация риска

Идентификация рисков происходит в начале фазы планирования проекта, а также на протяжении всего жизненного цикла проекта. Хотя многие риски считаются «известными рисками», для обнаружения других могут потребоваться дополнительные исследования.

Вы можете создать структуру разбивки рисков, чтобы идентифицировать все риски вашего проекта и классифицировать их по категориям рисков. Вы можете сделать это, опросив всех участников проекта и отраслевых экспертов. Многие проектные риски можно разделить на категории рисков, например технические или организационные, и перечислить по определенным подкатегориям, таким как технологии, интерфейсы, производительность, логистика, бюджет и т. д. Кроме того, создайте реестр рисков, которым вы можете поделиться со всеми, с кем вы работаете. опрошены для централизованного размещения всех известных рисков, выявленных на этапе идентификации.

Вы можете легко создать реестр рисков для своего проекта, используя программное обеспечение для управления проектами в Интернете. Например, используйте представление списка в ProjectManager, чтобы зафиксировать все риски проекта, добавить их уровень приоритета и назначить члена команды для их идентификации и устранения. Лучше, чем приложения со списками дел, вы можете прикреплять файлы, теги и отслеживать прогресс. Посмотрите, какой процент выполнения работы по решению вопроса. Не допускайте срыва проекта, подписавшись на бесплатную пробную версию ProjectManager.

2. Оценка риска

На следующем этапе вы рассмотрите качественное и количественное влияние риска — например, вероятность возникновения риска по сравнению с его влиянием на ваш проект — и отразите это в матрице оценки рисков.

Во-первых, вы сделаете это, присвоив вероятности риска оценку от низкой вероятности до высокой вероятности. Затем вы наметите свое влияние на риск от низкого до среднего и высокого и присвоите каждому балл. Это даст вам представление о том, насколько вероятно, что риск повлияет на успех проекта, а также насколько срочным должен быть ответ.

Чтобы все члены группы управления рисками и заинтересованные стороны проекта могли эффективно понимать матрицу оценки рисков, присвойте общую оценку риска, умножив оценку уровня воздействия на оценку вероятности риска. Вы можете начать с нашего бесплатного шаблона оценки рисков.

3. Создайте план реагирования на риски

Реагирование на риски — это план действий, который предпринимается для снижения рисков проекта при их возникновении. План реагирования на риски включает в себя стратегии снижения рисков, которые вы будете выполнять, чтобы смягчить влияние рисков на ваш проект. За это обычно приходится платить — за счет вашего времени или вашего бюджета. Таким образом, вы захотите выделить время и деньги для управления рисками до создания плана управления рисками.

4. Назначьте владельцев рисков

Кроме того, вы также захотите назначить владельца риска для каждого риска проекта. Те члены группы управления рисками, которые являются владельцами рисков, несут ответственность за мониторинг рисков, которые им назначены, и надзор за выполнением мер реагирования на риски, если это необходимо.

Кроме того, вы также захотите назначить владельца риска для каждого риска проекта. Те члены группы управления рисками, которые являются владельцами рисков, несут ответственность за мониторинг рисков, которые им назначены, и надзор за выполнением мер реагирования на риски, если это необходимо.

Когда вы создаете свой реестр рисков и матрицу оценки рисков, перечислите владельцев рисков, чтобы никто не запутался в том, кто должен будет реализовать стратегии реагирования на риски, когда риски проекта возникнут, и каждый владелец риска может принять незамедлительные меры.

Обязательно запишите точное реагирование на риск для каждого риска проекта в реестре рисков и убедитесь, что ваш план реагирования на риск одобрен всеми заинтересованными сторонами перед реализацией. Таким образом, вы можете получить запись о проблеме и решении для рассмотрения после завершения всего проекта.

5. Поймите свои триггеры

Это может произойти как с риском, уже повлиявшим на ваш проект, так и без него, особенно во время контрольных точек проекта как средство проверки хода выполнения проекта. Если да, рассмотрите возможность реклассификации существующих рисков.

Даже если эти триггеры не были выполнены, лучше всего придумать запасной план по мере продвижения проекта — возможно, условия для определенного риска не будут существовать после того, как в проекте будет достигнута определенная точка.

6. Составьте резервный план

Считайте свой реестр рисков и матрицу оценки рисков живым документом. Риски вашего проекта могут измениться в классификации в любой момент вашего проекта, и поэтому важно, чтобы вы придумали план действий в непредвиденных обстоятельствах как часть вашего процесса.

Планирование на случай непредвиденных обстоятельств включает в себя обнаружение новых рисков во время этапов проекта и переоценку существующих рисков, чтобы увидеть, были ли соблюдены какие-либо условия для этих рисков. Любая реклассификация риска означает небольшую корректировку вашего плана на случай непредвиденных обстоятельств.

7. Измерьте порог риска

Измерение вашего порога риска заключается в том, чтобы определить, какой риск слишком высок, и проконсультироваться с заинтересованными сторонами вашего проекта, чтобы решить, стоит ли продолжать проект — стоит ли оно того по времени, деньгам или объему.

Вот как обычно определяется порог риска: рассмотрите свои риски, которые имеют оценку «очень высокая» или более чем несколько «высоких» оценок, и проконсультируйтесь с вашей командой руководителей и заинтересованными сторонами проекта, чтобы определить, может ли сам проект оказаться на грани возможного. риск неудачи. Риски проекта, требующие дополнительных консультаций, — это риски, которые преодолели порог риска.

Чтобы внимательно следить за рисками, поскольку они вызывают проблемы в вашем проекте, используйте программное обеспечение для управления проектами. ProjectManager имеет панели мониторинга в реальном времени, встроенные в наш инструмент, в отличие от другого программного обеспечения, где вы должны создавать их самостоятельно. Мы автоматически рассчитываем состояние вашего проекта, проверяя, успеваете ли вы вовремя или отстаете. Получите общее представление о своих расходах, прогрессе и многом другом. Чем быстрее вы определите риск, тем быстрее сможете его устранить.

Лучшие практики для поддержания вашего плана управления рисками

Планы управления рисками терпят неудачу только в нескольких случаях: постепенно из-за недостаточного бюджета, из-за ошибок моделирования или полного игнорирования ваших рисков.

Ваш план управления рисками постоянно развивается на протяжении всего жизненного цикла проекта, от начала до конца. Таким образом, передовая практика заключается в том, чтобы сосредоточиться на этапе мониторинга плана управления рисками. Продолжайте оценивать и переоценивать свои риски и их оценки, а также устранять риски на каждом этапе проекта.

Панели управления проектами и другие функции отслеживания рисков могут спасти жизнь, когда речь идет о поддержании вашего плана управления рисками. Посмотрите видео ниже, чтобы увидеть, насколько важными могут быть информационные панели управления проектами, оперативные данные и отчеты по проектам, когда речь идет о соблюдении графика и бюджета ваших проектов.

В дополнение к вашему обычному мониторингу рисков, на каждом этапе проводите еще один раунд интервью с тем же контрольным списком, который вы использовали в начале проекта, и повторно беседуйте с заинтересованными сторонами проекта, членами группы управления рисками, клиентами (если применимо) и отраслевыми экспертами. .

Запишите их ответы, при необходимости скорректируйте свой реестр рисков и матрицу оценки рисков и сообщите обо всех соответствующих обновлениях вашего плана управления рисками ключевым заинтересованным сторонам проекта. Этот процесс и уровень прозрачности помогут вам определить любые новые риски, которые необходимо оценить, и дадут вам знать, истек ли срок действия любых предыдущих рисков.

Как ProjectManager может помочь с вашим планом управления рисками

Не позволяйте рискам оставаться незамеченными. С помощью ProjectManager получите доступ к рабочим пространствам для совместной работы, которые помогают устранять риски быстрее и проще, чем когда-либо прежде. Используйте инструменты планирования проектов и задач для выявления рисков и назначения им ответственных за риск. Получите полное представление о том, какие задачи назначены тем или иным членам команды, и наблюдайте в режиме реального времени, как они устраняют эти риски. Отметьте их как выполненные и заархивируйте на потом — мы предлагаем неограниченное облачное хранилище для удобного ведения записей.

Отслеживание и отчеты

ProjectManager сияет и на этапе мониторинга. Наша запатентованная информационная панель в режиме реального времени позволяет в режиме реального времени просматривать важные показатели проекта, такие как проскальзывание, загруженность, бюджеты и многое другое. Кроме того, получите автоматизированную отчетность, которая позволяет создавать отчеты всего за несколько нажатий клавиш, чтобы вы всегда могли действовать, когда выполняются условия для риска. Отслеживание рисков никогда не было проще.

Риски неизбежны независимо от проекта. Но если у вас есть правильные инструменты для лучшего управления процессом планирования управления рисками, вы можете лучше смягчить ошибку. ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами, которое обновляется в режиме реального времени, предоставляя вам всю последнюю информацию о ваших рисках, проблемах и изменениях. Начните бесплатную 30-дневную пробную версию и начните лучше управлять своими рисками.