План реагирования на риски в управлении проектами: ключевые стратегии и советы

Проекты — это деликатные операции. Есть так много всего, что может повлиять на них; шторм, прерывающий цепочку поставок, поломка оборудования или трудовой спор — это всего лишь три возможные ситуации в, казалось бы, бесконечной череде рисков.

План реагирования на риски, который вы создаете для борьбы с этими рисками, который описывает выявление, оценку и стратегии реагирования на риски, может означать успех или неудачу проекта. Неудивительно, что так много управления проектами сосредоточено на риске!

Контроль рисков, наличие плана реагирования на риски и реализация стратегий реагирования на риски — это методы, позволяющие лучше управлять проектом и добиваться успеха. Другой способ — иметь программное обеспечение для управления проектами, чтобы планировать и отслеживать ваши стратегии реагирования на риски.

Что такое риск проекта?

Риск проекта — это неопределенное событие, которое потенциально может повлиять на проект как положительно, так и отрицательно. Руководителям проектов необходимо создать планы реагирования на риски, описывающие стратегии снижения рисков, которые они будут использовать, чтобы свести к минимуму негативное влияние рисковых событий.

Связанный: Бесплатный шаблон отслеживания рисков для Excel

О чем многие не думают, так это о том, что риск также может быть полезен для проекта. Отрицательный риск? Шторм, вызвавший отключение электроэнергии, останавливающий производство. Положительный риск? Цена на материалы, необходимые для вашего проекта, значительно снизилась. В управлении проектами негативные риски обычно называют угрозами, а позитивные риски — возможностями.

• Негативные риски (угрозы)
• Положительные риски (возможности)

Какой бы тип риска вы ни получили, вам нужно иметь реестр рисков и план реагирования на них.

Хотя невозможно подготовиться ко всему, что может произойти в проекте, используя исторические данные, опыт и удачу, вы можете определить вероятные риски проекта, а затем создать план реагирования на них.

Что такое реакция на риск?

Реагирование на риски — это процесс управления событиями риска, которые возникают как проблемы в вашем проекте. Процесс реагирования на риски регулируется планом реагирования на риски.

Что такое план реагирования на риски?

План реагирования на риски — это документ, в котором объясняются стратегии, которые следует предпринять для снижения негативных рисков проекта. Это часть более крупного плана управления рисками, который впоследствии становится частью любого плана управления проектом.

Реакция на риск такова, как это звучит. Вы реагируете на риски. Для этого руководители проектов должны работать с заинтересованными сторонами, обеспечивать ресурсы для стратегий реагирования на риски и назначать владельцев рисков для их развертывания.

Прежде чем реагировать на риск, вы должны его идентифицировать. Идентификация рисков осуществляется на этапе планирования проекта. Хотя определение риска является неопределенностью, это не означает, что каждый потенциальный риск для вашего проекта выйдет из поля зрения и удивит вас.

Хорошее реагирование на риски начинается с правильной идентификации рисков. Как отмечалось выше, вы можете определить множество потенциальных рисков проекта, просмотрев аналогичные проекты, которыми вы руководили, поговорив с опытными членами проектной группы о том, что, по их мнению, может произойти, и связавшись с заинтересованными сторонами и наставниками.

Сбор всех этих данных — это только начало. Теперь надо это организовать. Программное обеспечение для управления проектами может помочь. ProjectManager — это облачное программное обеспечение, которое объединяет всех участников проектной группы. Если у них есть потенциальный риск, который они могут предложить, они могут добавить его в представление списка задач, одно из нескольких доступных представлений проекта. Попробуйте ProjectManager сегодня бесплатно.

Почему план реагирования на риски важен в управлении проектами?

Очевидно, что поскольку риск случается, важно иметь план реагирования на него. Управление проектом заключается в организации действий в соответствии с графиками и бюджетными ограничениями. Риски проекта могут повлиять на эти сроки и увеличить затраты. Чем быстрее вы определите их и решите любые возникающие проблемы, тем больше вероятность того, что ваш проект будет успешным.

Следовательно, план реагирования на риски — это способ уменьшить или устранить любые угрозы для проекта. Его также можно использовать для увеличения возможностей, предлагаемых положительным риском. То есть, если есть положительные риски, которые могут помочь проекту, хорошо продуманный план устанавливает, как быстро получить от него как можно больше пользы.

Иногда риски не решаются. Реагирование на риски также является способом привести в действие план действий в чрезвычайных ситуациях. То есть у вас должен быть план Б, если вы не можете продолжать работу в том же духе, что и раньше.

Опять же, план реагирования на риски дает менеджеру проекта выбор. Он обеспечивает осведомленность о многих рисках, которые могут возникнуть в проекте, и предоставляет различные средства их устранения.

Типы стратегий реагирования на риски

Мы много говорили о реагировании на риски для устранения положительных и отрицательных рисков по мере их проявления в вашем проекте. Вот тут и приходит на помощь план реагирования на риски.

План дает менеджеру проекта различные стратегии реагирования на риски, чтобы уменьшить негативный риск, если он возникнет. Как определено, риск — это неопределенность, которая может повлиять на проект как отрицательным, так и положительным образом. Таким образом, существуют стратегии максимизации выгоды от положительного риска.

Связанный: Бесплатный шаблон оценки ИТ-рисков для Excel

Стратегии реагирования на негативные риски (угрозы)

Четыре стратегии управления рисками перечислены ниже:

1. Избегайте: эта стратегия реагирования на риски направлена ​​на устранение угрозы любыми способами. Это может означать изменение вашего плана управления проектом, чтобы избежать риска, потому что это наносит ущерб проекту.
2. Смягчить: некоторые риски проекта вы просто не можете избежать. Те, которые вам нужно смягчить, что снижает влияние негативного риска на проект.
3. Передача: Как следует из названия, здесь вы будете передавать или передавать работу по устранению риска проекта третьей стороне, например, купить страховку или получить гарантию и поручительство.
4. Принятие: Эта стратегия реагирования на риски состоит в выявлении риска и документировании всей информации по управлению рисками, но не в принятии каких-либо действий, если риск не возникнет.

Стратегии реагирования на риски для позитивных рисков (возможностей)

На другой стороне медали есть те положительные риски, которые вы хотите использовать. Для них тоже есть три стратегии:

1. Эксплойт: когда есть положительный риск или возможность, которую вы хотите использовать, вам нужно добавить больше задач или изменить план управления, чтобы воспользоваться этим. Такой подход сопряжен с риском, но часто вознаграждение того стоит.
2. Увеличить: Здесь вы увеличиваете вероятность положительного риска, возникающего в вашем проекте.
3. Поделиться: здесь вы поделитесь реакцией на риски с другими партнерами из разных команд или проектов. Это может означать участие опытного члена команды в различных проектах.

Что, если в риске есть как плюсы, так и минусы?

Иногда риск может содержать как угрозу, так и возможность. В этом случае вы можете применить несколько стратегий реагирования на риски:

1. Принять: Здесь вы принимаете риск и ждете, пока не будет определен адекватный ответ, например, план действий в чрезвычайных ситуациях или распределение времени и затрат. Это решение должно быть доведено до сведения заинтересованных сторон.
2. Эскалация: если риск невозможно контролировать и он выходит за рамки управления проектом, он передается на более высокий уровень, например, на уровень управления программой или портфелем.

Как составить план реагирования на риски

Только после того, как вы поймете типы стратегий реагирования на риски, вы сможете приступить к разработке плана реагирования на риски. В процессе планирования реагирования на риски вы определяете стратегии, которые будете использовать для управления отрицательными рисками (угрозами) и положительными рисками (возможностями).

План будет включать в себя идентификацию рисков, задач, связанных с реагированием на них, и владельца риска, который принимает меры. План — это способ структурировать ваши стратегии, чтобы убедиться, что ни один шаг не пропущен.

Вы должны учитывать вероятность и уровень воздействия риска и расставить приоритеты в своем реагировании на него. Затем определите, является ли это рентабельным, реалистичным и будет ли оно успешным, если его довести до конца. Ваша оценка рисков должна быть согласована со всеми участниками, особенно с заинтересованными сторонами проекта.

В плане будет использоваться одна из перечисленных выше стратегий реагирования на риски. Затем будут триггеры риска, которые запустят план. Эти ответы также должны быть расставлены по приоритетам, от низкой вероятности и низкого воздействия до высокой вероятности и сильного воздействия. Это поможет вам определить, на какие риски реагировать.

Как ProjectManager помогает с реагированием на риски

ProjectManager — это облачное программное обеспечение, которое помогает вам организовывать свой план, отслеживать его ход и отчитываться перед заинтересованными сторонами, чтобы держать их в курсе вашего прогресса. ProjectManager предоставляет данные в режиме реального времени, которые помогают быстрее выявлять риски и отслеживать риски в режиме реального времени.

Создавайте планы реагирования на риски на диаграммах Ганта

После того как вы определили вероятные риски в своем проекте, вам необходимо разработать план реагирования на риски. Онлайн-диаграмма Ганта в ProjectManager помогает упорядочивать задачи, назначать членов команды и устанавливать базовый план. Затем, если возникает риск, вы можете отслеживать его фактическое продвижение по плану, чтобы убедиться, что вы соблюдаете свой график и бюджет. Кроме того, диаграммой Ганта можно поделиться с членами команды и заинтересованными сторонами, чтобы держать всех в курсе.

Отслеживайте ход решения проблем с помощью канбан-досок

Визуальный рабочий процесс, предлагаемый представлением доски канбан, является лишь одним из многих представлений проекта, предлагаемых в ProjectManager. Команды могут использовать доску для управления своим невыполненным заданием и планирования спринтов, в то время как менеджеры получают прозрачность в своих процессах и могут распределять ресурсы по мере необходимости, чтобы они работали с полной нагрузкой.

Отслеживайте риски в режиме реального времени на панелях управления проектами

Еще одним инструментом, позволяющим менеджерам получить общее представление о реагировании на риски, является информационная панель в реальном времени. В отличие от облегченных инструментов, нашу панель управления не нужно настраивать. Он готов работать, когда вы готовы. Он автоматически собирает обновления статуса и рассчитывает показатели проекта, которые затем отображаются в виде удобных для чтения диаграмм и графиков.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, которое организует, отслеживает и составляет отчеты о рисках проекта с помощью оперативных данных, которые помогают принимать взвешенные решения. Держите свои команды на связи, будь то в офисе или по всему миру. Узнайте, почему NASA, Bank of America и Ralph Lauren используют наш инструмент для более продуктивной работы. Попробуйте ProjectManager бесплатно уже сегодня!