Анализ основных причин: краткое руководство

Проблемы возникают практически в каждом проекте. Но одно дело знать, что есть проблема; выяснить, как решить это, это другое. Если вы срываете сроки и качество вашего продукта или услуги страдает, это проблема.

Чтобы решить проблему, вам нужно использовать методы, которые дают вашей команде возможность быть открытыми и честными, чтобы вы могли обсудить пути решения проблемы. Один из способов сделать это — использовать анализ первопричин.

Что такое анализ первопричин?

Как следует из названия, анализ основных причин — это метод решения проблем, который дает командам возможность определить проблемы, вызывающие проблему.

Анализ первопричин используется при возникновении проблем с проектом, особенно тех, которые негативно влияют на клиента. Это может варьироваться от клиента, жалующегося на какой-то аспект проекта, до блокировки команд и отставания от графика.

Конечно, проблемы в проекте не являются результатом одной причины. Вот почему анализ первопричин настроен так, чтобы зафиксировать множество причин, вызывающих проблему, с которой вы столкнулись.

Почему важен анализ первопричин?

Вопросы плохие! Они нарушают график вашего проекта и стоят денег, а анализ первопричин помогает их решить. Это должно быть достаточным стимулом, чтобы вы применяли этот метод. Анализ первопричин также помогает предотвратить повторное возникновение проблемы. Как только вы узнаете, в чем проблема и как ее остановить, вы сможете предотвратить ее повторение.

Итеративный подход

Еще одна причина для использования анализа первопричин заключается в том, что это инструмент для постоянного улучшения, а именно, как поддерживать качество вашего продукта или услуги. Ни один проект не будет успешным, если его качество не соответствует ожиданиям заинтересованных сторон.

Документация

Проекты известны своей документацией. Есть исследования, технико-экономические обоснования и многое другое. Есть даже документация при закрытии проекта. Но часто пренебрегают документацией о проблемах проекта и о том, как они были решены. Анализ первопричин — это способ задокументировать процесс и применить его в будущих проектах.

Улучшение процесса

Другими вещами, которые метод может определить, являются недостатки в процессе, которые можно исправить, снова повышая эффективность в будущем, но также отмечая пробелы в обучении команды. Следовательно, это может открыть возможности для того, чтобы привести вашу команду в порядок и сделать их более ценными ресурсами.

Как выполнить анализ основных причин

При проведении анализа первопричин важно не зацикливаться на симптомах. Помните, что это анализ для выявления основных причин. Это те места, на которых вы хотите сосредоточить свое внимание и исправить любые проблемы проекта.

1. Определите проблему: не имея четко определенной проблемы, невозможно вернуться назад и найти причины в процессе, который привел к ней. Это самый важный шаг: знание проблемы и определение ее масштаба.
2. Работайте в обратном направлении: чтобы выявить потенциальные причины выявленной вами проблемы, повторите шаги. Опять же, вероятно, их больше одного. Отметьте столько, сколько уместно. Часть этого процесса включает в себя мозговой штурм с вашей командой, использование карты процесса и диаграммы «рыбий скелет» для выявления различных причин, ведущих к вашей проблеме.
3. Определите основную причину: есть и другие инструменты, которые могут помочь, такие как пять причин, к которым мы вскоре вернемся, дерево ошибок, дерево причин и событий и многое другое.
4. Придумайте решения: опять же, мозговой штурм с командой полезен. Это те, кто тесно связан с проектом и его выполнением, и они будут вашим лучшим ресурсом, чтобы найти способ решить проблему.
5. Реализуйте решение: помните, что это не одноразовая вещь, она должна быть устойчивой, и что решение на самом деле делает то, что было запланировано. Это требует терпения и последующих действий, привлекая всех, на кого это изменение повлияет.
6. Контролируйте, отслеживайте и сообщайте о решении: программное обеспечение для управления проектами может облегчить этот шаг.

ProjectManager — это облачный инструмент, который собирает данные в режиме реального времени, чтобы предоставить вам более точную информацию для принятия взвешенных решений. Отслеживайте прогресс и производительность на высоком уровне с помощью интерактивных информационных панелей, а затем используйте фильтруемые одним щелчком отчеты, чтобы делиться ими с заинтересованными сторонами, чтобы держать их в курсе.

5 причин анализа первопричин

Один из лучших методов анализа первопричин называется «Пять почему». Этот подход просто спрашивает «почему?» снова и снова. Это упражнение позволяет глубже погрузиться в проблему и ее причины, а не принимать первый ответ, и приближает вас к тому, что на самом деле вызывает проблему.

Лучший способ понять эту технику — на примере. Обратите внимание, что, хотя это и называется «Пять почему», может быть всего несколько «почему» или десятки, прежде чем вы доберетесь до основной причины своей проблемы.

Допустим, вы строите мост, но сроки срываются.

Вопрос: «Почему срывается дедлайн?»
A: Команда не смогла закончить свою задачу вовремя.
В: «Почему команда не смогла выполнить задание вовремя?»
A: Материалы были задержаны.
В: «Почему задержались материалы?»
О: С поставщиками не было никаких последующих действий.
Вопрос: «Почему не было согласовано с поставщиками?»
О: Команды не были должным образом подготовлены.
В: «Почему команды не были должным образом обучены?»
A: Гибридная методология имеет пробелы…

Это упражнение с вопросами и ответами приводит к первопричине проблемы сорванных сроков. В этом случае возникает много проблем, в том числе отсутствие обучения, плохие отношения с поставщиками и так далее. Основной причиной является методология, которая не обеспечивает должного управления проектом.

Диаграмма рыбьей кости

Анализ первопричины касается причины и следствия. Для выявления и документирования причин требуется диаграмма или какой-либо документ. Наиболее часто используемый в диаграмме «рыбий скелет» также называется диаграммой Исикавы и диаграммой «елочка».

Диаграмма «рыбья кость» называется так потому, что выглядит как рыбий скелет. Посередине есть линия, от которой сверху и снизу отходят шипы, причем каждый шип собирает причины проблемы. Они ведут туда, где должна быть голова рыбы, что и является самой проблемой.

ProjectManager предлагает десятки бесплатных шаблонов управления проектами, включая этот шаблон анализа первопричин. Используйте бесплатный шаблон, чтобы устроить мозговой штурм с вашей командой и найти решение, которое предотвратит повторение ваших проблем.

Анализ изменений

Еще один из многих методов, используемых при анализе первопричин, называется анализом изменений. Анализ изменений используется для определения и понимания того, что может произойти, если изменение будет принято, а также того, что необходимо для выполнения этого изменения, как его спроектировать, а также многих сопутствующих рисков, включая влияние на ресурсы, усилия и график.

Это отличный способ получить рекомендации по успешному добавлению вашего изменения. Его также можно использовать для поиска причин проблемы. Конечно, чтобы эта техника работала, должна быть основа для сравнения. Это также потребует много ресурсов, и результаты не всегда являются окончательными. Поэтому для подтверждения ваших выводов требуется много тестов.

Принципы анализа первопричин

Как отмечалось выше, общий принцип анализа первопричин заключается в том, чтобы найти то, что создает проблему, чтобы ее можно было исправить, и изменить вызвавшие ее процессы. Однако для того, чтобы это работало, необходимо систематически проводить анализ первопричин.

Другой принцип анализа первопричины заключается в том, что она может быть только одна. Да, могут быть десятки причин, собранных на диаграмме «рыбий скелет», но основная причина — единственная. Это может означать, что вам придется потратить много времени, чтобы найти его, но он всегда есть. Важно продолжать расследование, пока не найдете виновного.

Чтобы ваше расследование сработало, вам нужно установить хронологию событий. Это позволяет понять взаимосвязь между различными причинами и добраться до первопричины. Делая это, вы не просто решаете проблему, но и меняете корпоративную культуру с реакционной на активную. Этот стиль решения проблем уменьшит количество проблем, на которые вам приходится реагировать сверхурочно.

Как ProjectManager помогает с анализом

Выявление первопричины проблемы повышает эффективность, что помогает поддерживать проект в нужном русле. ProjectManager — это программное обеспечение для управления проектами, которое помогает находить проблемы и предоставляет инструменты для их решения и более эффективной работы.

Выявление проблем до того, как они станут проблемами, — лучший способ обеспечить бесперебойную работу вашего проекта. Поскольку ProjectManager — это облачный инструмент, вы получаете оперативные данные, которые помогают принимать более обоснованные решения. Это также позволяет быстрее выявлять расхождения и реагировать на них раньше, чтобы избежать задержки проекта или выхода за рамки бюджета.

Получите общее представление о своем прогрессе и производительности с помощью нашей панели управления в режиме реального времени. В отличие от других приложений, оно уже настроено для вас и автоматически рассчитывает отклонение проекта, рабочую нагрузку, время, задачи и многое другое, которые отображаются в виде удобных для чтения графиков и диаграмм. Это похоже на мгновенный отчет о состоянии без необходимости что-либо делать.

Ваши заинтересованные стороны инвестируют в проект и захотят быть в курсе любых изменений, которые могут повлиять на их прибыль. Наши функции отчетности упрощают создание отчета одним щелчком мыши, и им можно поделиться различными способами, чтобы соответствовать тому, как ваши заинтересованные стороны предпочитают свое общение. Более того, каждый из наших отчетов можно отфильтровать, чтобы показать только те данные, которыми вы хотите поделиться.

ProjectManager — это удостоенное наград программное обеспечение, которое упорядочивает задачи, команды и проекты для повышения производительности. Данные в режиме реального времени позволяют быстрее находить проблемы и не допускать их превращения в проблемы. Используйте интерактивные информационные панели и динамические отчеты для анализа и решения проблем уже сегодня, зарегистрировавшись бесплатно сегодня.