Идеи для совещаний по продажам, чтобы мотивировать и сфокусировать вашу команду

Компании по всему миру имеют общую проблему: встречи . Их слишком много, они длятся слишком долго или включают в себя людей, которым на самом деле не нужно там находиться , или, во многих случаях, сочетание всех трех факторов.

Какой бы ни была причина, факт остается фактом: слишком многие компании все еще проводят встречи, которые не являются настолько продуктивными или целенаправленными, как могли бы быть.

Согласно статистике, предоставленной Эриком Девани из Drift, средний сотрудник тратит 31 час в месяц на непродуктивные встречи, в то время как предполагаемая стоимость ненужных встреч для американского бизнеса составляет 37 миллиардов долларов.

Действительно, директор HubSpot Дэн Тайр ненавидит встречи. В недавнем разговоре он сказал мне: «Встречи — это пережиток 1980-х. Тогда они были отстойными, а сейчас еще хуже».

Трудно спорить.

Согласно статистике, предоставленной Эриком Девани из Drift, средний сотрудник тратит 31 час в месяц на непродуктивные встречи, в то время как предполагаемая стоимость ненужных встреч для американского бизнеса составляет 37 миллиардов долларов.

Конечно, это не означает, что мы не должны проводить встречи — это просто означает, что нам нужно переосмыслить то, как мы их проводим. Нам нужно придумывать идеи для встреч по продажам, которые максимально экономят наше время и усилия.

Хотя эта проблема касается всех отраслей и отделов, отделы продаж должны быть особенно осведомлены о трате времени на встречи, поскольку время на встречах — это время, когда они не продают , а это означает потерю дохода.

Правила проведения продуктивной встречи по продажам

Прежде чем мы перейдем к идеям для встреч по продажам, чтобы мотивировать и сфокусировать вашу команду по продажам, давайте сначала убедимся, что вы правильно усвоили основы. Вот несколько общих правил проведения продуктивных встреч (продаж или иных):

Установите единую цель

Каждая встреча должна вращаться вокруг достижения одной конкретной цели. Совещания, посвященные более чем одной цели, как правило, теряют фокус, поэтому, если в повестке дня несколько целей, серьезно подумайте, можете ли вы оставить менее насущные цели на другое время.

Не можете придумать цель?

Тогда вам, вероятно, не следует проводить встречу.

Назначить лидера

На всех встречах должен быть кто-то ответственный, который отвечает за то, чтобы все шло по плану.

Заранее назначьте этого человека — это даст ему время обдумать свою роль на собрании при его планировании.

Делайте встречи как можно короче (и придерживайтесь своего расписания)

Встречи обычно планируются через получасовые или часовые интервалы. Я полагаю, что основная причина этого заключается в том, что, хотя вы можете перезаписать его, 30 минут являются настройкой по умолчанию в Календаре Google.

В то время как для некоторых встреч может потребоваться полчаса или больше, для многих этого не требуется.

На чисто мотивационное совещание может уйти всего 10 минут, а на мозговой штурм может уйти целый час.

Будьте реалистичны в отношении того, сколько времени вам нужно, и не попадайтесь в классическую ловушку планирования встреч получасовыми или часовыми блоками только потому, что Google так настроен, и вы к этому привыкли.

На самом деле, Гэри Вайнерчук выступает за планирование встреч в очень короткие и очень точные временные интервалы — всего 7 или даже 5 минут — а почему бы и нет? Знание того, что на достижение цели осталось менее 10 минут и что часы тикают, является отличным мотиватором. Это также предотвратит классическую трату времени — затягивание встреч на полчаса или час только потому, что в вашем календаре указано, что вы должны быть там так долго.

По словам Дэна, все его встречи по продажам ограничены строгим 25-минутным лимитом времени. «Последнее, что вам нужно, это чтобы кто-то бубнил о нелепых вещах, до которых никому нет дела», — сказал он.

Почему 25 минут? «Вот так мы и живем сегодня. Мы все заняты». И ваша команда по продажам будет благодарна вам за это, так как это дает им дополнительные пять минут, чтобы проверить свою электронную почту. Если у вас нет дел на 25 минут, Дэн предлагает либо отменить встречу, либо перенести ее на десятиминутную встречу.

Повестка встречи по продажам

Частью обеспечения того, чтобы встречи по продажам были максимально продуктивными и не тратили чье-либо драгоценное время, является создание оптимальной повестки дня встречи по продажам.

Вам нужно, чтобы ваши встречи по продажам были не только образовательными и мотивационными, но вы также хотите, чтобы ваши представители с нетерпением ждали встреч и получали удовольствие от участия в них.

Это редкая возможность в течение рабочей недели собраться вместе, чтобы пообщаться и, по словам Дэна, немного повеселиться.

Поэтому не стоит недооценивать важность составления идеальной повестки дня встречи и продолжайте оттачивать ее методом проб и ошибок на протяжении многих лет.

Ваши самые успешные сегменты будут частью встречи, которую ваши представители регулярно ждут, которая заставит их говорить.

Как вы можете достичь этого?

Дэн считает, что все, что вы пытаетесь втиснуть на встречу, должно быть эффективным. Проще говоря, срезать пух.

В нашем чате он поделился своей собственной структурой встреч по продажам: такой, которая не оставляет места для болтовни.

Приветствие и знакомство

Раздел приветствия и знакомства не должен быть длинным — на самом деле, так и должно быть, — но он должен задавать тон собранию и гарантировать, что все будут чувствовать себя комфортно.

Если на встречах появляется кто-то новый, Дэн задает им три ледокольных вопроса. Первые два: Кто ты? Как давно вы на HubSpot? Третий вопрос немного необычный, например: «Какой ваш любимый сыр?» или «Где вы были в последний раз?»

Обзор прошлой недели

Дэн говорит: «Именно в этот момент команда спрашивает себя: «Есть ли какие-нибудь зависшие чедды с прошлой недели?»

Если это так, подумайте, какие из них следует перенести на эту неделю — обеспечение непрерывности является ключом к тому, чтобы убедиться, что все вопросы учтены и ничего не упущено.

Трубопровод

Одна из самых важных частей совещаний, секция Pipeline, посвящена тому, чтобы убедиться, что команда находится на правильном пути к достижению своей цели.

Дэн говорит: «Мы выигрываем как команда, мы проигрываем как команда». Речь не идет о том, чтобы кого-то опозорить. А если цифры не очень хорошие, он призывает сотрудников «не беспокоиться об этом» и помнить, что у всех организаций бывают хорошие и плохие месяцы.

Не более трех замечаний

Эта часть встречи посвящена информированию команды, но не более трех очков. Дэн говорит, что если нужно поднять более трех вопросов, все они не могут быть такими важными и могут быть перенесены на следующую встречу.

Изучите новый навык за семь минут

Затем Дэн включает в собрание образовательную часть, где он может помочь повысить квалификацию своей команды. По словам Дэна, семи минут достаточно, чтобы освоить новый навык.

Часто задаваемые вопросы

Дэн предупреждает руководителей собраний, чтобы раздел часто задаваемых вопросов не превышал лимит времени.

«Я довольно жестко отношусь к своим 25 минутам, — говорит он. «Если это отличный вопрос и своевременный, я скажу: «Хорошо, сейчас мы потратим две минуты, чтобы ответить на него». Или я скажу: «Это отличный вопрос, позвольте мне записать видео и отправить его команде». Или я скажу: «Это беспокоит других людей? Это важно для всех? Если да, то я возьму дополнительные пять минут.

Если вопрос важен, но не своевременен, Дэн рекомендует перенести его на следующую встречу, если время истекает.

Мотивационная концовка

Это ваш момент, чтобы усилить свою команду, чтобы разбить их цели.

«Давайте сделаем это, давайте закончим хорошо», — говорит Дэн. Все дело в повышении мотивации команды, и это должно быть очень энергично.

Он объясняет: «Это как в футбольной команде: заходишь и БУМ!»

Сосредоточьтесь на позитиве

Приберегите обиды для встреч один на один — на групповых встречах следует упоминать только достижения и то, что прошло хорошо.

Публично обсуждать ошибки редко бывает полезно. Это смущает вовлеченного человека (или людей) и демотивирует остальную часть команды. Это также выставляет заинтересованных лидеров в плохом свете и, вероятно, (негативно) повлияет на чувства их подчиненных по отношению к ним.

Подумайте о своих удаленных работниках

У компаний с удаленными работниками — будь то один или два человека или целая команда — есть совсем другая проблема.

Удаленным работникам гораздо легче отвлечься и отвлечься от встречи, чем тем, кто физически присутствует. Также сложнее, если вообще возможно, реализовать некоторые концепции, приведенные ниже.

Это означает, что вы должны быть особенно осторожны при проведении собраний с участием удаленных сотрудников. Тем более, если в вашей встрече участвуют как локальные, так и удаленные работники (поскольку удаленные работники слишком легко чувствуют себя исключенными и теряют интерес).

Если это относится к вам, вот несколько вещей, которые следует иметь в виду:

• Всегда важно, чтобы встречи были как можно короче. Это еще более важно, когда задействованы удаленные работники.
• Убедитесь, что у каждого есть шанс высказать свое мнение.
• Обращайтесь с удаленными работниками так, как будто они находятся в комнате.
• Убедитесь, что все участники говорят громко, четко и со всеми, независимо от того, находятся они в комнате или нет.
• Инвестируйте в качественное оборудование. Сделайте это неправильно, и ваши удаленные работники могут вообще не присутствовать на собрании.

Идеи для совещаний по продажам, чтобы мотивировать и сфокусировать вашу команду

После того, как вы освоите основы продуктивного проведения совещаний, вы должны быть готовы разнообразить содержание своих совещаний и изучить новые способы поддержания мотивации и концентрации вашего отдела продаж на протяжении всего совещания.

Просто имейте в виду, что содержание любой встречи — продажи или что-то другое — будет варьироваться в зависимости от участников и их иерархии. Например, встреча между генеральным директором и директором по маркетингу сильно отличается от встречи директора по маркетингу и его команды руководителей. Структура, скорее всего, снова изменится, если совещание будет состоять из директора по маркетингу или руководителя отдела продаж и группы новых сотрудников.

Сделать это весело

Когда дело доходит до лучших идей для встреч по продажам, обеспечение того, чтобы они были веселыми и приятными, является ключевым фактором вовлечения сотрудников.

Дэн сообщает: «Если эти парни или женщины не уходят с совещания по продажам в полном восторге, думая, что вы довольно забавны, значит, собрание было плохим. А если ты не смешной, найди кого-нибудь, кто может быть забавным. Вы должны быть эффективными, вы должны добавлять ценность, вы должны быть уверены, что все готово к работе. И если вы сделаете это, вы добьетесь большого успеха».

Для этого Дэн подходит к своим встречам так же, как к стендапу. Он даже «тематизирует» их.

«Вы когда-нибудь проводили встречи по продажам в пижаме?» он спросил. «У вас должны быть костюмы. Приведите свою собаку на торговую встречу. Если у вас нет собаки, возьмите ее напрокат».

«Вы просто хотите, чтобы это было свободно», — говорит он. «Развлекайся. Дайте им немного информации, но они должны уйти оттуда со словами: «Хорошо, я не забуду ту встречу, на которой у каждого была своя собака». И тогда вы достигли своей цели».

Делитесь инсайдерской информацией

Компании, которые прозрачны, имеют более счастливых и вовлеченных сотрудников — в первую очередь потому, что открытость и честность со своими сотрудниками порождает культуру доверия и открытости, а также ощущение, что вы все работаете для достижения общей цели.

Чтобы начать внедрять более открытую и честную культуру в своей компании, сделайте обмен информацией регулярной частью встреч по продажам.

Попросите персонал отыграть роль

За несколько дней до встречи дайте своим сотрудникам тему и попросите их подготовить ролевую игру на ее основе. Теоретически это может быть что угодно, но вот несколько идей, которые имеют смысл в среде продаж:

• Как они преодолели сложное возражение.
• Самый сложный шаг, который они когда-либо делали.
• Их самый неловкий момент в качестве продавца.
• Как они справились с аргументированной перспективой.

На самом деле вы могли бы уточнить некоторые из них. Например, вы можете расширить этот последний пункт, чтобы рассмотреть такие вещи, как общение с потенциальными клиентами, которые:

• Думает, что они более осведомлены, чем вы, в вашей области знаний
• Обвиняет вас во лжи
• Утверждает, что заинтересован, но будет говорить только с кем-то выше вас

Как минимум, ролевые игры обычно доставляют массу удовольствия, но они также могут быть очень образовательными, особенно если вы поощряете более опытных сотрудников разыгрывать сценарии, которые могут быть новыми для вашего менее опытного персонала.

Однако не принуждайте сотрудников к участию — вы не добьетесь многого, поставив свою команду в неловкое положение. Тем не менее, ролевые игры безумно полезны, когда дело доходит до оттачивания навыков продаж. Любой, кто не увлекается ролевыми играми перед своими коллегами, все равно должен играть в более уединенном месте.

«Ролевые игры — это самый малоиспользуемый, а также самый недооцененный инструмент обучения продажам во всей индустрии продаж». Маркус Шеридан, продавец-лев

Сыграть в игру (с призами)

Игры, которые призваны помочь вашим сотрудникам работать вместе, могут помочь укрепить отношения и повысить уверенность.

Существует бесчисленное множество идей для тимбилдинговых онлайн-игр, поэтому я не буду сейчас вдаваться в подробности, но вот несколько быстрых советов для игр, которые, по моему мнению, хорошо работают и их легко организовать.

Правда и ложь – попросите каждого человека придумать два факта о себе и один ложь. Затем «факты» сообщаются группе, и остальным членам команды предлагается угадать, какой из них является ложью.

Охота за мусором — разбейте свою команду на пары и дайте им список глупых задач, которые нужно выполнить, например, найти труднодоступный предмет или сделать селфи с незнакомцем. Чтобы получить максимальное количество очков для сплочения команды, убедитесь, что вы объединили в пары членов команды, которые еще не сблизились.

Падение яйца — разделите свою команду на небольшие группы и попросите их сделать приспособление, в котором будет храниться сырое яйцо (что-то вроде того, что вы видите ниже), и оно не разобьется при падении на твердую поверхность.

Проведите (короткую) тренировку

Выберите одну тему и проведите мини-тренинг, посвященный оттачиванию навыков ваших сотрудников в этой области или обучению новому навыку.

В первый раз, когда вы сделаете это, вы, вероятно, сами захотите взять на себя роль тренера; тем не менее, я бы посоветовал вам открыть будущие слоты для всей вашей команды (при этом, как и в случае с ролевыми играми, не заставляйте никого принимать участие — для всех будет лучше, если все участники захотят).

Устройте импровизированную церемонию награждения

Церемонии награждения часто приурочены к рабочей рождественской вечеринке или другой ежегодной встрече. Это нормально, но часто это означает, что более мелкие достижения остаются в основном непризнанными.

В дополнение к «официальной» ежегодной церемонии отметьте небольшие победы вашей команды импровизированными наградами во время одной из ваших регулярных встреч (конечно, вместе с наградами).

Удивите своих сотрудников

Проведите совещание в конце дня и удивите своих сотрудников чем-нибудь, не связанным с работой (еда и напитки, как правило, являются беспроигрышным вариантом — просто убедитесь, что учтены диетические требования каждого и то, что может понравиться непьющим/водителям).

Это одна из тех встреч, которую вам, вероятно, следует запланировать на полчаса или даже час. Просто не забудьте заранее сообщить своей команде, когда они должны подвести итоги дня и отправиться в конференц-зал.

Смешайте вещи

Избегайте следовать установленной повестке дня. Прополощите и повторите, и ваша команда быстро наскучит. Хуже того, они могут изо всех сил пытаться вспомнить детали встречи (это распространенное явление, называемое насыщением внимания).

Предотвратите это, смешивая формат, который вы используете, мероприятия, которые вы планируете, и продолжительность встреч.